Restaurante
Restaurante es la aplicación para un negocio que sirve comida en mesa: un restaurante, una pizzería, un asadero o un bar. Toma el pedido en la mesa, lo reparte a la cocina, avisa cuando un plato se está demorando, cobra la cuenta y descuenta de la despensa los insumos que se gastaron. Además recibe los domicilios de Uber Eats, DiDi Food y Rappi, emite la factura electrónica ante la DIAN y maneja varias sedes desde el mismo computador.
Qué resuelve
«Se acabó el pescado y seguimos vendiéndolo toda la noche.» Marcas el plato como agotado —el famoso «86»— y desaparece de lo que el mesero puede pedir, sin sacarlo de la carta ni perder su receta. Al día siguiente lo vuelves a activar con un clic. Y si el plato tiene receta, cada venta descuenta sus insumos, así que también te enteras cuando lo que se está acabando es el queso, no el plato.
«La comanda se quedó en el papel y la cocina nunca la vio.» El pedido que se toma en la mesa entra directo a la pantalla de cocina, ya partido por estaciones: la parrilla ve lo suyo y la barra lo suyo. Cada estación marca lo que va saliendo y el salón ve en qué va cada mesa sin tener que asomarse a preguntar.
«La mesa 7 pidió a las ocho y todavía no le sale nada.» En Inicio sale un aviso rojo con los pedidos pasados de tiempo, con la mesa y los minutos que llevan en cocina. Te enteras mientras se puede arreglar, no cuando el cliente se para a reclamar.
«Cerramos a la una de la mañana y la caja no cuadra, pero nadie sabe desde cuándo.» El turno se abre con una base, y cada cuenta, cada propina y cada retiro queda pegado a ese turno. Un turno vale 18 horas seguidas, no un día del calendario, así que el servicio que pasa de medianoche no se parte en dos arqueos. Al cerrar, el sistema te dice cuánto debería haber en el cajón contra lo que contaste.
Cómo está organizado
La columna de menú de 288 px se fue. En un salón lo que importa es el espacio de trabajo: con esa columna, una tablet de 1180 px se quedaba en poco más de 800 para el plano de mesas, y las opciones medían 36 px de alto, que con el dedo se tocan de dos en dos. Ahora hay un carril de 80 px con los destinos del turno, y el menú completo se abre con «Más».
- Los seis destinos del turno, los de tu rol: a un mesero le salen Mesas, Pedidos, Cobrar, Carta y Delivery; a un cocinero, KDS y Platos; a un cajero, Cobrar, Cuentas, Caja y Facturas. Con varios roles, el carril los mezcla.
- «Más», al final del carril. Abre el panel con todo lo que tu rol puede ver.
- Tu avatar, abajo del todo, con un punto verde cuando el turno está abierto.
- Quién eres y dónde estás: tu nombre, tu rol y la sede de esta terminal.
- La franja del turno. Dice «Turno abierto» en verde o «Turno cerrado», y lleva a Cajas y turnos. Solo aparece si a este computador se le asignó una caja.
- El menú, agrupado por lo que estás haciendo: Salón, Cocina, Carta, Insumos, Caja y Administración. Antes eran veintitantas entradas planas y encontrar algo significaba leerlas todas.
- El punto azul marca lo que se compra aparte. Si tu negocio no lo contrató, esas entradas sencillamente no aparecen.
- El número rojo es el aviso de insumos por debajo del mínimo, al lado de Stock.
- Configuración y Cerrar sesión, al pie del panel.
En Administración casi todas son las mismas pantallas de siempre, pero con la franja de sedes arriba, para mirar otra sede sin estar sentado en ella. Gestión de productos es además el único sitio donde se crean productos nuevos.
Por debajo de 1024 px no hay carril: un botón flotante abre el mismo panel.
Encima de cada pantalla hay además una cabecera de 64 px con el icono, el título, el buscador y los botones de esa pantalla, y a la derecha la hora del salón.
Quién usa qué
Hay siete roles:
- ADMIN — el que instala y pone a punto el sistema. Es el único que lo ve todo.
- DUENO — el dueño del negocio (así aparece escrito, sin la eñe). Mira las cifras, la carta, las compras y los datos de la empresa. No ve Productos ni Stock: la despensa del día a día no es suya.
- GERENTE — el que maneja la sede: la carta, los precios, las cajas, las compras y los usuarios.
- ALMACENISTA — el de la despensa. Solo ve Inicio, el grupo Insumos y Configuración → General. Ni cobra ni toca la carta.
- MESERO — el del salón. Toma pedidos, maneja las mesas, cobra y atiende los clientes.
- COCINERO — el de la cocina. Solo ve Inicio y KDS. Si el negocio no compró la pantalla de cocina, se queda con Inicio a secas.
- CAJERO — el de la caja. Cobra, consulta las cuentas cobradas y las facturas electrónicas.
| Sección del menú | ADMIN | DUENO | GERENTE | ALMACENISTA | MESERO | COCINERO | CAJERO |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Inicio | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Salón → Pedidos | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ ¹ |
| Salón → Mesas | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ ² | — | — |
| Salón → Cobrar | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| Salón → Delivery | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| Cocina → KDS | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | ✓ | — |
| Carta → Carta, Platos, Recetas, Combos, Descuentos | ✓ | ✓ | ✓ | — ³ | — | — ³ | — |
| Carta → Platos por sucursal | ✓ | ✓ ⁴ | ✓ | — | — | — | — |
| Insumos → Productos, Stock | ✓ | — | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Insumos → Conteo físico | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Insumos → Categorías | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ ⁵ | — | — | — |
| Insumos → Proveedores, Órdenes de compra | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — |
| Insumos → Facturas recibidas | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Caja → Cajas y turnos | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| Caja → Cuentas cobradas | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | ✓ ⁶ |
| Caja → Facturas electrónicas | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | ✓ |
| Administración → Gestión de productos | ✓ | ✓ | — ⁷ | — | — | — | — |
| Administración → Stock, Mesas, Cajas y Descuentos por sucursal | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
| Administración → Usuarios | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Administración → Clientes | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| Administración → Mapeo de delivery | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Administración → Auditoría | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Configuración → General | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Configuración → Sistema, Impresión, Facturación electrónica | ✓ | ✓ | ✓ | — | — | — | — |
| Configuración → Empresa, Canales de delivery | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — |
¹ El cajero ve el tablero de pedidos y puede seguirlo, pero «Nuevo pedido» le rebota: tomar un pedido es del mesero. «Cancelar» también le rebota, y al mesero igual, aunque a los dos les salga el botón: cancelar es de ADMIN, DUENO y GERENTE. ² Al mesero se le pintan «Nueva Mesa» y el lápiz de editar, pero al guardar le sale un error de permiso. Lo único que sí puede hacer es cambiar el estado de una mesa. ³ Recetas no se le ofrece al almacenista ni al cocinero a propósito. Si el almacenista llega por dirección directa, la pantalla le dice que todavía no hay recetas — y es mentira: lo que pasa es que no las puede leer. ⁴ El dueño entra en modo consulta y la propia pantalla se lo avisa. Repartir platos por sede es de ADMIN y GERENTE. ⁵ El almacenista consulta cómo está clasificada la despensa, pero no le salen los botones de crear ni de editar categorías. ⁶ El cajero ve el detalle de una cuenta cobrada, pero no el botón de anularla. Anular es de ADMIN, DUENO y GERENTE. ⁷ El menú se la ofrece al gerente, pero al abrirla le sale «Acceso denegado» y lo devuelve a Inicio. Esta pantalla es de ADMIN y DUENO.
Ojo: ver una pantalla y poder hacer todo lo de adentro no es lo mismo. Cada documento del manual dice quién puede hacer qué dentro de su pantalla.
Si intentas llegar por dirección directa a una sección que tu rol no ve, la aplicación te devuelve a Inicio con el aviso «Acceso denegado».
Lo que se compra aparte
Seis partes del sistema son opcionales. Si el negocio no las contrató, sus entradas sencillamente no aparecen en el menú; y si llegas a una por dirección directa, sale una tarjeta que dice «Módulo no incluido».
| Módulo | Qué entradas trae | Qué añade |
|---|---|---|
| KDS multi-estación | Cocina → KDS | La pantalla de cocina repartida por estaciones, con el trozo de cada pedido que le toca a cada una y el semáforo de tiempos. Sin él los pedidos siguen funcionando, pero se despachan desde el tablero, sin reparto por estación. |
| Descuentos y combos | Carta → Combos, Descuentos; Administración → Descuentos por sucursal | Reglas de descuento, cupones, promociones con happy hour y combos que se venden como un solo renglón de la cuenta. |
| Proveedores y órdenes de compra | Insumos → Proveedores, Órdenes de compra | Los proveedores y los pedidos que les haces, desde que se crean hasta que la mercancía entra al stock. Van juntos porque un pedido sin proveedor no existe. |
| Conteo físico | Insumos → Conteo físico | Sesiones de conteo de la despensa: la lista para ir contando, la diferencia contra el sistema y el ajuste de todo de un solo golpe. |
| Facturación electrónica | Caja → Facturas electrónicas; Insumos → Facturas recibidas; Configuración → Facturación electrónica | Emitir la factura de tus cuentas ante la DIAN, sacar notas crédito y responder las facturas que te mandan tus proveedores. Además de contratarlo, hay que encenderlo y cargar las credenciales. |
| Canales de delivery | Salón → Delivery; Administración → Mapeo de delivery; Configuración → Canales de delivery | Los pedidos de Uber Eats, DiDi Food y Rappi entrando solos al tablero, con confirmación a la plataforma y descuento de insumos por receta. Además de contratarlo, hay que encender cada canal y cargar sus credenciales. |
Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.
El manual
Las carpetas están en el orden en que se usan: primero lo que se hace con la mesa enfrente, después la carta y la despensa, y al final la administración y la configuración.
| Primeros pasos | De la aplicación recién instalada a tu primer pedido cobrado. |
| Inicio | Las cifras del día, los pedidos demorados y los accesos directos. |
| Pedidos | El tablero del salón: tomar un pedido, agregarle rondas, mandarlo a cocina y entregarlo. |
| Mesas | El plano del salón, el estado de cada mesa y a qué pedido está pegada. |
| Cobrar | Convertir el pedido en cuenta: dividirla, aplicar descuentos, cobrar y soltar la mesa. |
| Delivery | Los domicilios que llegan de las plataformas: aprobarlos, rechazarlos y seguirlos. |
| KDS (pantalla de cocina) | Lo que ve cada estación: qué preparar, en qué orden y cuánto lleva esperando. |
| Cajas y turnos | Abrir el turno con la base, registrar ingresos y retiros, arquear y cerrar. |
| Cuentas cobradas | Buscar una cuenta pasada, ver su detalle, reimprimirla o anularla. |
| Facturas electrónicas | Emitir la factura ante la DIAN, sacar notas crédito y saber en qué estado quedó cada una. |
| Carta | Qué se ofrece y en qué horario: cartas con vigencia, sus renglones y su vista previa. |
| Platos | El catálogo de lo que la cocina prepara: alta, precio, foto y el «86» de lo que se agotó. |
| Platos por sucursal | Qué platos se ofrecen en cada sede y cómo copiar la carta de una sede a otra. |
| Recetas | Qué lleva cada plato, cuánto cuesta hacerlo y qué se descuenta de la despensa al venderlo. |
| Combos | Los combos que se arman con varios platos y se cobran como uno solo. |
| Descuentos | Rebajas, cupones y promociones con horario, y a qué sedes aplica cada una. |
| Productos (insumos) | Lo que se compra: crear un producto, sus presentaciones y cuáles se venden directo en la carta. |
| Stock | Cuánto hay en la despensa, entradas y salidas, y el aviso de lo que se está acabando. |
| Categorías | Ordenar platos e insumos, y decidir qué categorías se usan en la carta. |
| Proveedores | La ficha de cada proveedor y a quién le compras qué. |
| Órdenes de compra | Pedirle insumos a un proveedor y recibirlos contra el pedido. |
| Usuarios | Crear usuarios, asignarles rol, cambiarles la contraseña y desactivarlos. |
| Clientes | La ficha de cada cliente, sus datos de facturación y su historial. |
| Mapeo de delivery | Decirle al sistema qué plato tuyo es cada ítem de Uber Eats, DiDi Food y Rappi. |
| Trabajar con varias sucursales | La barra de sedes, el copiar y pegar entre ellas, y qué se comparte y qué no. |
| Configuración de la terminal | El tema de la pantalla y a qué sucursal y a qué caja pertenece este computador. |
| Empresa y sucursales | El nombre, el logo, el NIT, las propinas y el alta de cada sede. |
| Plantillas de impresión | Qué sale impreso en la comanda de la estación, en la cuenta de la mesa y en el arqueo. |
| Configurar la facturación electrónica | Encenderla, cargar las credenciales y los rangos de numeración. Se hace una sola vez. |
| Canales de delivery | Encender Uber Eats, DiDi Food o Rappi y cargar las credenciales de cada uno. |
Si algo no funciona
Estos son los tropiezos que más se repiten los primeros días. Cada uno está explicado a fondo en su documento.
| Lo que ves | Qué está pasando | Dónde se arregla |
|---|---|---|
| «Sucursal no seleccionada» al entrar a Pedidos, Mesas, Stock, KDS o Cajas y turnos | A este computador todavía no se le dijo a qué sede pertenece. Casi ninguna pantalla carga sin eso. Si eres cajero o mesero no lo puedes arreglar tú: esa pantalla es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídeselo a un superior. | Configuración de la terminal |
| Entras a Cobrar y se abre solo un arqueo que no pediste, o sale «Terminal sin turno configurado» | Cobrar exige un turno abierto. Si además la terminal no tiene caja asignada, primero hay que asignársela. La franja verde de arriba del menú te avisa antes de que llegues con la cuenta pedida. | Cajas y turnos |
| «No se puede aprobar todavía» en un domicilio | Uno o varios ítems que mandó la plataforma no están emparejados con un plato tuyo. El aviso te dice cuáles. Ningún domicilio entra a la cocina sin aprobarlo a mano. | Mapeo de delivery |
| «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» | La impresora térmica no se elige en esta aplicación: se elige en NeoGestify y desde ahí llega. Aquí solo se decide qué va escrito en el papel. | Plantillas de impresión |
| Al mesero no le aparecen platos al armar el pedido | El catálogo llega recortado por las cartas vigentes a esa hora. Un plato solo sale si está activo, asignado a la sede, con precio y con su categoría marcada para usarse en la carta. | Carta |
| «Módulo no incluido», o a un compañero le falta una entrada del menú que tú sí ves | O su rol no la incluye, o esa parte se compra aparte y el plan no la tiene. | Las tablas Quién usa qué y Lo que se compra aparte, aquí arriba |
Si el problema es de una pantalla en concreto, cada documento del manual termina con su propia sección «Cuando algo no sale», con los mensajes tal como salen en pantalla.