Crear y editar un cliente

Para quién: crear, los cinco roles (ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO). Editar, solo ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Administración → Clientes → botón «Nuevo Cliente» (o «Editar» en la tarjeta del cliente). Hace falta comprarlo aparte: no.

Todo cabe en una ventana. Arriba, «Información básica»: quién es y con qué número lo identificas. Abajo, «Información de contacto»: cómo lo ubicas. La misma ventana sirve para crear y para editar; lo único que cambia es el título y el botón de abajo.

Ventana Crear Nuevo Cliente

  1. Tipo de cliente. Obligatorio. «Persona Natural» para una persona, «Persona Jurídica» para una empresa. Ver más abajo: en esta versión el desplegable no toma el cambio.
  2. Grupo de cliente. Opcional, hasta 30 letras. Es una etiqueta tuya —«Frecuente», «Mayorista», «Empresa»—. La ⓘ de al lado avisa de que «Se usará más adelante para precios y promociones»: hoy no cambia ningún precio.
  3. Identificación. Obligatoria y única en todo el sistema: la cédula, el NIT o el documento fiscal. Es el dato con el que se le factura.
  4. Nombre y Apellidos. Los dos obligatorios. En una empresa, el nombre es la razón social y en «Apellidos» se pone lo que haga falta para completarla.
  5. Información de contacto. «Email» es obligatorio y tiene que llevar arroba. «Teléfono» y «Dirección» son opcionales.
  6. Crear. Guarda. En un cliente que ya existe, este botón dice «Actualizar». Al lado, «Cancelar» cierra sin guardar nada.

Antes de empezar

Busca antes de crear. La identificación no se puede repetir: si el cliente ya está en la libreta, el guardado va a fallar. En la lista, escribe su número en «Buscar» y pulsa «Cargar más clientes» si hace falta.

Lo mínimo para guardar son cinco datos: tipo, identificación, nombre, apellidos y correo. Si dejas alguno vacío, el navegador te marca el campo y no deja guardar.

Si no tienes el correo del cliente, escribe uno de relleno con arroba y punto —por ejemplo [email protected]—. Sin correo la ventana no guarda.

Crear un cliente

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Pulsa «Nuevo Cliente» arriba a la derecha.
  3. En «Identificación» escribe la cédula o el NIT, sin puntos.
  4. En «Nombre» escribe el nombre, o la razón social si es una empresa.
  5. En «Apellidos» escribe los apellidos.
  6. En «Email» escribe el correo.
  7. Si lo tienes, llena «Teléfono».
  8. Si lo tienes, llena «Dirección».
  9. Si te sirve, escribe una etiqueta en «Grupo de cliente».
  10. Pulsa «Crear».
  11. Sale el aviso «Cliente creado» — «El cliente ha sido creado correctamente.». Pulsa «Aceptar».

La ventana se cierra sola y el cliente aparece ya en la lista.

Ojo: el desplegable «Tipo de cliente» se deja abrir y elegir, pero al soltarlo vuelve al valor que tenía. En esta versión el tipo no se cambia desde esta ventana: el cliente que creas aquí queda como «Persona Natural». Los demás datos sí se guardan como los escribes. Si necesitas que quede como «Persona Jurídica», avísale a tu proveedor.

Los campos, uno a uno

Campo ¿Obligatorio? Qué conviene poner
«Tipo de cliente» Sí «Persona Natural» o «Persona Jurídica». En un cliente nuevo queda siempre en «Persona Natural»; en uno que ya existe se queda con el que tenía.
«Grupo de cliente» No Una etiqueta corta, máximo 30 letras. Se ve en la ficha de «Detalles».
«Identificación» Sí La cédula o el NIT. Único en todo el sistema; es lo que va a la factura.
«Nombre» Sí El nombre propio, o la razón social de la empresa.
«Apellidos» Sí Los apellidos. En una empresa, lo que reste del nombre completo.
«Email» Sí Un correo con arroba. Es el que se usa para la facturación.
«Teléfono» No El celular con el que lo llamas.
«Dirección» No La dirección completa, para domicilios y facturación.

Sobre la tarjeta y la ficha, el cliente se identifica por nombre + apellidos. Es lo que va a ver el mesero en el desplegable del pedido, así que escríbelo como lo vas a buscar.

Editar un cliente

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Busca al cliente y pulsa «Editar» en su tarjeta.
  3. Se abre «Editar Cliente» con los datos que ya tenía.
  4. Cambia lo que haga falta.
  5. Pulsa «Actualizar».
  6. Sale el aviso «Cliente actualizado» — «El cliente ha sido actualizado correctamente.». Pulsa «Aceptar».

Ojo: vaciar un campo no lo borra. Si dejas «Teléfono», «Dirección» o «Grupo de cliente» en blanco y guardas, el dato anterior se queda como estaba. Para cambiarlos hay que escribir algo encima.

Ojo: cambiar la identificación de un cliente cambia el número con el que se le va a facturar de aquí en adelante, y también el que se ve en las cuentas que ya le cobraste: la ficha del cliente es una sola. Lo que ya se emitió a la DIAN no cambia.

Si eres cajero o mesero, el botón «Editar» te abre la ficha en modo consulta: el título es el nombre del cliente, los campos salen apagados y no hay botón de guardar. Para cerrarla, usa la ✕ de la esquina.

Crear un cliente sin salir del cobro

Cuando estás cobrando y el comensal pide la cuenta a su nombre, no hace falta ir hasta Administración → Clientes:

  1. En el cobro, pulsa «Elegir» al lado de «Cliente».
  2. En «Buscar Cliente», escribe su cédula o su nombre.
  3. Si sale «No se encontraron clientes», pulsa «Crear Cliente».
  4. Llena la ventana igual que arriba y pulsa «Crear».
  5. El buscador repite la búsqueda solo; pulsa «Seleccionar» en la ficha del cliente nuevo.

Está contado a fondo en Elegir el cliente de una cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner puntos o guiones en la identificación? El campo los acepta, pero cuadra mejor escribirla como la vas a buscar y como va en la factura. Elige una forma y respétala en todos los clientes.

¿Le puedo crear una contraseña al cliente para que entre al sistema? No desde aquí. Esta ventana solo guarda los datos de la ficha.

¿Se puede repetir el correo entre dos clientes? Sí. El único dato que no se puede repetir es la identificación.

¿Dónde queda el nombre que escribí? En la tarjeta de la lista, en la ficha de «Detalles», en el desplegable «Cliente (opcional)» al tomar el pedido, en el panel del cobro y en la columna «Cliente» de Caja → Cuentas cobradas.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error al guardar el cliente» dentro de la ventana Casi siempre, esa identificación ya la tiene otro cliente: no se puede repetir. También sale si el servidor no respondió. Cierra con «Cancelar», busca esa identificación en la lista y usa el cliente que ya existe. Si no aparece, corrige el número y vuelve a intentar.
Pulsas «Crear» y no pasa nada Falta un campo obligatorio. El navegador marca el primero que está vacío. Llena tipo, identificación, nombre, apellidos y correo.
El navegador no deja guardar y señala «Email» Lo escrito no lleva arroba. Escríbelo completo, tipo [email protected].
Eliges «Persona Jurídica» y vuelve solo a «Persona Natural» En esta versión el desplegable «Tipo de cliente» no toma el cambio. Guarda igual: el resto de los datos sí quedan bien. Avísale a tu proveedor.
Borras el teléfono, guardas y sigue el de antes Un campo que se deja vacío no borra lo que había. Escribe el nuevo valor encima.
Escribes en «Grupo de cliente» y deja de aceptar letras El grupo admite 30 letras como máximo. Acórtalo.
El botón se queda en «Guardando...» El servidor no responde. Espera unos segundos. Si no vuelve, cierra con «Cancelar», comprueba que el servidor esté encendido y repite.
Pulsas «Editar» y la ventana sale apagada, sin botón de guardar Tu usuario es cajero o mesero: puedes consultar, no modificar. Pídele el cambio a un ADMIN, DUENO o GERENTE.

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