Dar de alta el inventario de una presentación

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Stock → la presentación → Agregar Inventario. Hace falta comprarlo aparte: no.

Una presentación asignada a tu sede no tiene stock hasta que alguien le abre su registro de inventario. Ese registro es la ficha física del insumo en esa sede: cuánto hay, dónde está guardado, de qué lote es y cuándo se vence. Se hace una sola vez por sucursal.

Mientras no exista, la ficha dice «Sin inventario» y la cocina no puede gastar ese insumo.

Antes de empezar

  • La presentación tiene que estar asignada a tu sede. Si no aparece en el listado de Stock, no está asignada. Se reparte en Administración → Gestión de productos, una pantalla que solo abren ADMIN y DUENO.
  • Cuenta antes de abrir el formulario. El número que escribas es el que queda: aquí no hay un paso de corrección posterior sin registrar un movimiento.
  • Una sede, un registro. Cuando ya existe, el botón Agregar Inventario desaparece de la ficha y lo que hay es editar el que está.

Crear el registro

  1. Entra a Insumos → Stock.
  2. Busca la presentación y pulsa su tarjeta.
  3. Pulsa Agregar Inventario, arriba a la derecha. Se abre la ventana «Agregar Inventario».
  4. Deja Sucursal como está: viene puesta con la sede de este computador y es la única posible.
  5. Escribe Stock Actual: las unidades que hay ahora mismo. Acepta decimales, para los insumos que se pesan, y no admite números negativos.
  6. Escribe Stock Reservado si tienes unidades apartadas para algo. Si no, déjalo en 0.
  7. Escribe Ubicación: dónde está guardado. Es obligatorio. Por ejemplo Estante A-1, Bodega 2 o Cámara de refrigeración.
  8. Elige Tipo de Ubicación: Mostrador, Bodega, Tránsito u Otro. Viene puesto en Mostrador.
  9. Escribe Lote si lo llevas. Es opcional.
  10. Pon la Fecha de Caducidad si es perecedero. Es opcional.
  11. Pulsa Guardar.
  12. Sale «¡Éxito!» / «Inventario agregado correctamente» y la tarjeta aparece en Inventario por Sucursal.

Al crear el registro, el número de Stock Actual es el stock: no te pide ningún tipo de movimiento. Queda guardado como inventario inicial, con tu usuario.

Stock Disponible = Stock Actual − Stock Reservado. No se escribe: se calcula solo. El formulario te lo recuerda en el recuadro azul «Información importante».

Cambiar la ubicación, el lote o la caducidad

Esto no toca el stock, así que no hay que registrar ningún movimiento.

  1. Entra a Insumos → Stock y abre la presentación.
  2. Pulsa la tarjeta de tu sucursal, abajo, en Inventario por Sucursal. Se abre la ventana «Editar Inventario» en modo consulta: los campos salen bloqueados.
  3. Pulsa Editar. Los campos se desbloquean.
  4. Cambia lo que necesites: Stock Reservado, Ubicación, Tipo de Ubicación, Lote o Fecha de Caducidad.
  5. No toques Stock Actual. Si lo cambias, la ventana se agranda y te va a exigir un tipo de movimiento y un motivo; eso está contado en Corregir el stock.
  6. Pulsa Guardar.
  7. Sale «¡Éxito!» / «Inventario actualizado correctamente».

La fecha de caducidad pinta la tarjeta sola: amarilla y con la etiqueta Por Caducar cuando faltan 30 días o menos, roja y con Caducado cuando ya pasó. Es un aviso visual, nada más: no bloquea la venta ni descuenta nada.

Apartar unidades sin sacarlas

Stock Reservado es para las unidades que no quieres que nadie cuente como disponibles —lo de un evento del sábado, lo que ya está prometido—.

  1. Abre la tarjeta de tu sucursal y pulsa Editar.
  2. Escribe la cantidad en Stock Reservado.
  3. Pulsa Guardar.

Stock Disponible baja, pero Stock Actual no se mueve.

Ojo: reservar es solo informativo. No impide vender ni cobrar, y la cocina puede gastar esas unidades igual. Sirve para que quien mire la pantalla sepa que están comprometidas.

El Stock Reservado no puede ser mayor que el Stock Actual: si lo intentas sale «Error» / «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual» y no se guarda nada.

Presentaciones que no llevan control de stock

Algunas presentaciones están marcadas «No requiere inventario» en Productos (insumos) —y los platos con receta lo llevan puesto a la fuerza, porque su control está en los insumos, no en ellos—.

En su registro de inventario verás que Stock Actual, Stock Reservado, Ubicación y Tipo de Ubicación salen bloqueados, y que Ubicación trae escrito «No inventariable». Su stock nunca cambia, ni cuando se vende ni cuando registras un movimiento a mano. Es a propósito.

Si necesitas que esa presentación sí lleve stock, hay que desmarcarle «No requiere inventario» en su ficha de producto.

Eliminar el registro de inventario

Ojo: esto no se puede deshacer. No hay ninguna pantalla para recuperar un registro de inventario eliminado. Y mientras no exista, la cocina no puede gastar ese insumo en esa sede: al arrancar un plato que lo necesite, el KDS falla. Si lo que quieres es dejar la existencia en cero, registra una Salida en vez de borrar.

  1. Entra a Insumos → Stock y abre la presentación.
  2. Pulsa la tarjeta de tu sucursal.
  3. Pulsa Editar.
  4. Pulsa Eliminar, el botón rojo de la izquierda.
  5. Confirma el aviso «¿Estás seguro?» / «Este registro de inventario será eliminado.».
  6. Sale «¡Eliminado!» / «El inventario ha sido eliminado» y la tarjeta desaparece.

Ni el producto ni la presentación se borran: siguen en el catálogo y en el listado de Stock, pero sin existencias en esa sede.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No hay botón Agregar Inventario en la ficha Tu sede ya tiene un registro de esa presentación Pulsa la tarjeta de abajo, en Inventario por Sucursal, y edítala
«Error» / «El stock reservado no puede ser mayor al stock actual» Pusiste más unidades apartadas de las que hay Baja el Stock Reservado o sube el Stock Actual
El navegador te marca un campo en rojo y no deja pulsar Guardar Falta un campo obligatorio: Sucursal, Stock Actual, Ubicación o Tipo de Ubicación Llénalo. Los obligatorios llevan un asterisco rojo al lado del nombre
«Error» / «No se pudo guardar el inventario» La presentación o la sucursal ya no existen, o se cayó la conexión con el servicio del negocio Cierra con Cancelar, pulsa Recargar en el listado y vuelve a intentarlo
«Error» / «No se pudo eliminar el inventario» Se cayó la conexión con el servicio del negocio Cierra la ventana, pulsa Recargar y mira si la tarjeta sigue ahí
Stock Actual sale bloqueado y Ubicación dice «No inventariable» Esa presentación está marcada «No requiere inventario», o es un plato con receta Es correcto. Si de verdad quieres controlarle el stock, cámbialo en Productos (insumos)
Guardaste y el Stock Actual no cambió La presentación no lleva control de stock Lo mismo de arriba
En el KDS: «Error» / «No se pudo actualizar el estado de la comanda.» Un insumo de la receta no tiene registro de inventario en esa sede, o no alcanza Dale de alta el inventario en esa sede o regístrale una Entrada

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