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Cobrar

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Cobrar. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la pantalla que cierra la cuenta de una mesa. Entras, eliges la cuenta, marcas lo que se va a pagar —la mesa entera o solo lo de un comensal—, eliges la propina, el método de pago y lo que te entregó el cliente, y pulsas «Cobrar $…». Se abre la hoja «Cobrar la cuenta» con todo a la vista: un toque más cobra, emite la factura electrónica si el negocio la usa e imprime. Cuando ya no queda nada pendiente en el pedido, la mesa se suelta sola.

Pantalla Cobrar

Cobrar. El atajo del carril. Si tu carril no lo trae, está en Más, dentro del grupo Salón.
Debajo del título, cuántas cuentas hay abiertas y cuánto suman entre todas: «4 cuentas abiertas · $466.000 sin cobrar».
El buscador «Mesa, número de pedido o mesero». Filtra mientras escribes; no hay que pulsar Enter. El botón de al lado vuelve a pedir la lista al servidor.
«Todas», «Mesas», «Mostrador» y «Domicilio», cada uno con cuántas cuentas hay de ese tipo, contando lo que hayas escrito en el buscador.
Cuánto lleva abierta. En palabras —«1 h 20 min»— y debajo desde qué hora: «desde 18:40». La lista viene ordenada por antigüedad: arriba la cuenta más vieja, que suele ser la que está esperando.
De qué es la cuenta. «Mesa 4», «Mostrador» o «Domicilio · Ana Pérez». Debajo, el número del pedido, quién atiende y cuántas líneas tiene. Toda la fila se pulsa para entrar a cobrarla.
El estado del pedido. «Pendiente», «En preparación», «Por entregar» o, en verde, «Entregado». Todos se pueden cobrar.
El total que lleva acumulado el pedido.

Cómo va un cobro de principio a fin

Flujo del cobro

Ojo: lo único que no se puede deshacer desde aquí es el botón «Cobrar $…» de la hoja «Cobrar la cuenta». En ese momento la cuenta queda guardada, el cupón y las promociones de sus líneas consumen un uso y —si lo pediste— sale la factura electrónica. Para revertirla hay que anularla desde Cuentas cobradas, y eso solo lo puede hacer un administrador, el dueño o un gerente.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en su sitio. Las dos primeras te avisan solas.

Esta terminal tiene que saber en qué sucursal está. Si no, en Cobrar sale «Esta terminal no tiene sucursal» con el texto «Las cuentas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para cobrar las suyas.» y el botón «Ir a la configuración», que te lleva allí.
Esta terminal tiene que tener una caja con el turno abierto. Al abrir una cuenta, si a la terminal le falta la caja, en vez de la cuenta sale «Esta terminal no tiene caja» con el botón «Configurar la terminal». Y si la caja existe pero no tiene turno abierto, se abre sola la hoja «Abrir turno». → Abrir el turno sin salir de Cobrar
El pedido tiene que existir y no estar cancelado. Solo aparecen en la lista los pedidos que todavía están vivos en el salón. Un pedido cancelado no se puede cobrar.

Para cobrar, un turno vale 18 horas desde su último arqueo: la apertura o, si lo hubo, el último arqueo intermedio. Es a propósito: un restaurante cierra pasada la medianoche, y el turno de las 6 de la tarde sigue siendo el mismo a las 2 de la mañana. Pasadas esas 18 horas, la hoja que se abre sola no es «Abrir turno» sino «Cerrar turno»: hay que cerrar el turno viejo primero. → Cajas y turnos

Lo que se hace desde esta pantalla

Tarea	Dónde está explicada
Marcar y desmarcar líneas, usar «Por platos» y «Toda la cuenta», y repartir la cuenta entre varios grupos	Dividir la cuenta
Aplicar un cupón por su código, quitarlo, y elegir el porcentaje de propina u otra cifra	Cupón y propina
Elegir el método de pago, anotar lo recibido, ver el cambio y repartir el pago entre métodos	Formas de pago y cambio
Cobrar con la hoja «Cobrar la cuenta», emitir la factura electrónica e imprimir la cuenta	Cerrar la cuenta

Lo que sigue son las tareas cortas que no dan para archivo propio.

La pantalla de una cuenta

Al pulsar una fila entras aquí. Es donde se hace todo.

Pantalla de cobro de una cuenta

Arriba

Volver. Sale sin cobrar nada y te devuelve a donde estabas. Lo que hayas marcado se pierde, pero no pasa nada: nada de esto se guarda hasta que cobras.
El título. «Cuenta de la mesa 4», o «Cobrar P-000118» si el pedido no es de mesa. Debajo, el número del pedido —o «Mostrador» o «Domicilio»—, quién atendió y, si esta mesa ya se cobró en partes, «1 cuenta ya cobrada · $54.000».
«Precuenta». Imprime la cuenta del pedido para llevarla a la mesa antes de cobrar.
El cliente. El botón dice «Sin cliente» o el nombre del cliente de la cuenta. Púlsalo para elegirlo o cambiarlo.

A la izquierda: qué se cobra

«Por platos» y «Toda la cuenta». «Toda la cuenta» marca todas las líneas; «Por platos» las desmarca para que elijas una por una. → Dividir la cuenta
El contador. Dice cuántas líneas llevas marcadas: «2 de 6 líneas».
Las líneas, por comensal. Cada grupo lleva el nombre que el mesero le puso a la ronda; lo que no lleva nombre va al final, bajo «La mesa». El botón del grupo, «Marcar lo suyo» o «Desmarcar lo suyo», marca o desmarca ese grupo entero. Una línea con promoción lo dice debajo del nombre, en verde —«Promo: Happy hour −$6.000»—, y a la derecha muestra el precio de la carta tachado encima de lo que se cobra. → Personalizar un plato y aplicar promociones
«Queda abierto». Debajo de las líneas: lo que no se marque sigue abierto en la mesa, y aquí dice cuánto suma.
Propina. «Sin», uno de los porcentajes u «Otra», con la cifra a la derecha. → Cupón y propina

A la derecha: el cobro

«A cobrar». El total en grande y, debajo, cuánto es de consumo y cuánto de propina: «$50.000 de consumo · $5.000 de propina». Si las líneas marcadas llevan promociones, una línea verde más dice cuánto rebajaron: «Ya descontados $6.000 en promociones». Ya van restadas en el consumo.
El método de pago. «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia».
«Recibido» y «Cambio». Lo que te entregó el cliente y lo que hay que devolverle, con «Exacto», los billetes redondos y el teclado al lado. Con tarjeta o transferencia solas no hay teclado: se cobra exacto. → Formas de pago y cambio
«Dividir el pago». Para pagar una parte con otro método.
El cupón. El campo «Código del cupón» con «Aplicar».
«Cobrar $55.000». Abre la hoja que cobra de verdad. Está apagado mientras no haya ninguna línea marcada, y un momento mientras se recalcula el cupón.

El botón «Cobrar $…» no se pierde. Si la pantalla es baja, el panel de la derecha no se corta: se desplaza por dentro, sin mover las líneas de la izquierda, y el botón se queda pegado abajo mientras subes o bajas. En una tableta vertical el panel va debajo de las líneas: baja hasta él y el botón se queda en el borde de abajo de la pantalla.

Buscar la cuenta de una mesa

Entra a Salón → Cobrar.
Escribe en el buscador «Mesa, número de pedido o mesero». La lista se filtra sola mientras escribes.
Si hay muchas, pulsa «Mesas», «Mostrador» o «Domicilio» para ver solo ese tipo.
Pulsa la fila de la cuenta.

Puedes buscar por el número de la mesa, por el número del pedido (por ejemplo P-000118), por el nombre del cliente o por el nombre o el usuario del mesero que atendió.

Si nada coincide sale «Ninguna cuenta coincide» / «Prueba con otra mesa, otro número de pedido u otro mesero.» y un botón «Ver todas», que borra la búsqueda y el filtro.

Si no hay ninguna cuenta abierta, la pantalla muestra «No hay cuentas por cobrar» / «Cuando haya un pedido abierto aparece aquí para cobrarlo.» y un botón «Ir al tablero de pedidos», que te lleva a Pedidos.

Atajo: también se llega desde el plano del salón y desde el tablero de pedidos. En Mesas, toca la mesa y, en su hoja, pulsa «Cobrar · $…»; en Pedidos, el mismo botón está en el detalle del pedido. Vas a parar a esta misma pantalla, y Volver te devuelve a donde estabas.

Asignar un cliente a la cuenta

Sirve para que la cuenta y la factura queden a nombre del cliente y no de Consumidor Final.

Pulsa el botón del cliente, arriba a la derecha. Si la cuenta no tiene, dice «Sin cliente».
Se abre por la derecha la hoja «Buscar cliente».
Escribe en «Nombre, documento o teléfono». La búsqueda arranca sola en cuanto dejas de escribir.
Pulsa la fila del cliente; a la derecha dice «Elegir».
La hoja se cierra y el botón de arriba muestra el nombre del cliente.

Si el pedido ya venía con cliente, la pantalla lo trae puesto y no hay que hacer nada.

Si es la primera vez que viene, pulsa «Nuevo cliente», abajo a la izquierda de la hoja: está siempre, también cuando la búsqueda sí encuentra a alguien. Al guardarlo, la hoja lo busca por su documento para que lo elijas con un toque. Si no aparece nadie sale «Ningún cliente con ese dato». → Elegir el cliente de una cuenta

Ojo: no hay botón para quitar el cliente una vez elegido. Solo se puede cambiar por otro. Si te equivocaste y la cuenta no lleva cliente, sal con Volver y vuelve a entrar.

Cobrar una mesa completa

Es el caso de todos los días.

Entra a Salón → Cobrar y pulsa la fila de la mesa.
Deja todas las líneas marcadas: al entrar vienen marcadas todas.
Si el cliente pide factura a su nombre, elígelo con el botón de arriba a la derecha.
Elige la propina: «Sin» o uno de los porcentajes.
Deja «Efectivo», o cambia a «Tarjeta» o «Transferencia».
Si paga en efectivo, toca el billete que te entregó —«$60.000», «$100.000»— o «Exacto», y mira el «Cambio».
Comprueba «A cobrar».
Pulsa «Cobrar $…». Se abre la hoja «Cobrar la cuenta». → Cerrar la cuenta

Imprimir la precuenta

La precuenta es el papel que se lleva a la mesa para que revisen antes de pagar.

En la pantalla de la cuenta, pulsa «Precuenta», arriba a la derecha.
Sale por la impresora de la caja con todo lo pedido y el total del pedido. Cada plato con promoción lleva debajo una fila Promoción con lo que rebajó, y los totales traen Subtotal (a precio de carta), Promociones y Total.

No cobra nada ni gasta nada: se puede imprimir las veces que haga falta. No lleva propina ni formas de pago, porque todavía no se ha pagado. Lista todo el pedido, aunque hayas desmarcado líneas o parte de la mesa ya haya pagado.

Si la impresora no responde, abajo sale el aviso «No se pudo imprimir la precuenta» / «Revisa que la impresora de la caja esté encendida y conectada.».

Ver lo que ya se cobró de esta mesa

Cuando una mesa se cobró en varias cuentas, debajo del título dice cuántas van y por cuánto: «2 cuentas ya cobradas · $98.000».

Las líneas que ya pagó otro grupo no vuelven a salir en la lista: la pantalla solo muestra lo que queda pendiente. Después de cobrar una parte, la pantalla se queda en la misma mesa con lo que falta, lista para el siguiente que pague. Cuando no queda nada, en lugar de las líneas sale «No queda nada por cobrar» / «Todas las líneas de este pedido ya se cobraron.» con el botón «Ver las cuentas por cobrar».

Para ver el detalle de cada cuenta cobrada, entra a Caja → Cuentas cobradas. Esa sección la ven el administrador, el dueño, el gerente y el cajero; al mesero no le sale en el menú. → Cuentas cobradas

Abrir el turno sin salir de Cobrar

Si al entrar a una cuenta la caja no tiene turno abierto, la hoja «Abrir turno» sale sola por la derecha, con el aviso «Para cobrar hace falta un turno abierto» / «Puedes cerrar esta hoja e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»

En «Cómo vas a contar», deja «Por total» para escribir solo la cifra, o elige «Por desglose» para contar billete por billete.
Escribe el «Fondo inicial» con el teclado: el efectivo con el que arranca el cajón. Puede ser $0.
Escribe las «Observaciones», o pulsa «Sin novedad». Son obligatorias.
Pulsa «Abrir turno · $…».
Sale abajo el aviso «Turno abierto con $…» y la cuenta se carga para cobrarla.

Si cierras la hoja con «Cancelar» o con la ✕, te quedas en la pantalla, que dice «Para cobrar hace falta un turno abierto» con un botón «Abrir turno» para volver a la hoja. → Abrir y cerrar el turno

Ojo: si la hoja que sale es «Cerrar turno», con el aviso «Este turno viene de hace muchas horas», el turno abierto pasó de las 18 horas desde su último arqueo. Ciérralo contando la caja: enseguida la hoja vuelve como «Abrir turno» para empezar el nuevo, y después cobras. Sin turno abierto no se cobra: si lo intentas, sale «El turno de esta caja está cerrado: ábrelo antes de cobrar.»

Preguntas frecuentes

¿Hace falta elegir cliente para cobrar? No. Sin cliente la cuenta queda a nombre de Consumidor Final, que es lo normal en una mesa que no pidió factura. Si el cliente la pide a su nombre, elígelo antes de cobrar.

¿La propina entra en la factura electrónica? No. La propina se cobra al cliente y aparece en la cuenta impresa, pero no viaja al documento que va a la DIAN. En el arqueo del turno también sale aparte: la de efectivo la separas antes de contar; la de tarjeta o transferencia se queda en lo esperado de su método.

¿Cuándo se libera la mesa? Cuando ya no queda ninguna línea del pedido por cobrar. Si dividiste la cuenta, las primeras cuentas no sueltan la mesa: todavía hay gente comiendo con cuenta abierta.

¿Puedo cobrar dos veces el mismo plato? No. Si otra terminal ya cobró una línea, al intentar cobrarla el sistema la rechaza y te dice en qué cuenta se cobró.

¿Puedo reimprimir la cuenta después? Sí, si eres administrador, dueño, gerente o cajero: entra a Caja → Cuentas cobradas, toca la cuenta y pulsa «Reimprimir», al pie de la cuenta elegida. El mesero no ve esa sección. → Reimprimir el recibo

¿Se puede anular una cuenta cobrada? Sí, si eres administrador, dueño o gerente. En Caja → Cuentas cobradas, toca la cuenta y pulsa «Anular la cuenta», en rojo, al pie. Se abre la hoja «Anular la cuenta V-…»: elige o escribe el motivo y pulsa «Anular la cuenta · $…». En «Factura y detalle» están los mismos botones, «Reimprimir» y «Anular». Los platos vuelven al saldo pendiente de la mesa. → Anular una cuenta

¿Y si el pedido tiene costo de domicilio? El domicilio se cobra una sola vez, en la cuenta que liquida el pedido: entra en el consumo de «A cobrar» cuando están marcadas todas las líneas que quedan. Si estás cobrando solo una parte, todavía no se suma.

¿Dónde veo los impuestos? En la pantalla no: «A cobrar» es lo que paga el cliente, y el precio de la carta ya lleva el impuesto dentro. El desglose sale en la cuenta impresa: Subtotal, cada impuesto por su nombre, Domicilio, Cupón, Propina y Total. Subtotal más impuestos vuelve a dar exactamente lo que suman los platos de la tabla, ya sin sus promociones.

¿Por qué una línea cuesta menos que en la carta? Lleva una promoción, que el mesero dejó puesta al tomar el pedido. Lo dice debajo del nombre («Promo: …») y ya va restada en el total de la línea. La cuenta impresa la muestra en una fila Promoción debajo del plato, y la factura electrónica la declara como descuento de ese renglón.

¿El precio de una línea lo puso el mesero? No. El precio de cada plato lo pone el servidor con la carta vigente de la sucursal al crear el pedido o agregarle una ronda. Lo que ves aquí es lo que quedó guardado en el pedido. La excepción son los pedidos que llegan de una plataforma de domicilios: traen el precio que la plataforma ya cobró. → Delivery

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» / «Las cuentas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para cobrar las suyas.»	Esta terminal no tiene sucursal asignada.	Pulsa «Ir a la configuración» y déjala configurada en Configuración → Sistema. → Configuración de la terminal
«Esta terminal no tiene caja» / «Para cobrar, la terminal tiene que tener una caja asignada. Se elige en Configuración → Sistema.»	Esta terminal no tiene caja asignada.	Pulsa «Configurar la terminal» y elige la «Caja». Esa pantalla es de ADMIN, DUENO y GERENTE: si no eres uno de ellos, pídeselo.
La hoja «Abrir turno» con «Para cobrar hace falta un turno abierto»	La caja de esta terminal no tiene un turno abierto.	Escribe el «Fondo inicial» y las «Observaciones» y pulsa «Abrir turno · $…». → Abrir el turno sin salir de Cobrar
La hoja que sale es «Cerrar turno», con «Este turno viene de hace muchas horas»	El turno abierto pasó de las 18 horas desde su último arqueo.	Ciérralo: enseguida sale «Abrir turno» para empezar uno nuevo. → Cajas y turnos
La pantalla dice «Para cobrar hace falta un turno abierto» con el botón «Abrir turno»	Cerraste la hoja del turno sin abrirlo. Si debajo dice «El turno de esta caja viene de hace muchas horas: ciérralo con su arqueo y abre uno nuevo.», la cerraste sin cerrar el turno viejo.	Pulsa «Abrir turno» para volver a la hoja, o ve a otra sección si no vas a cobrar.
«No se pudo revisar el turno de la caja» / «Revisa la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo.»	La pantalla no logró preguntarle al servidor por el turno.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión con el servidor.
«El turno de esta caja está cerrado: ábrelo antes de cobrar.» al cobrar	Alguien cerró el turno de esta caja desde otro equipo mientras cobrabas —con un cierre, un arqueo de emergencia o uno de auditoría—.	No se cobró nada. Pulsa «Volver a la cuenta», sal con Volver y vuelve a entrar: la pantalla te pide abrir un turno.
«La caja 1 está inactiva. Actívala o elige otra.» o «Esta terminal no tiene caja: un cobro tiene que quedar en una…» al cobrar	La caja de esta terminal se desactivó, o la terminal se quedó sin caja. Un cobro siempre queda en una caja.	No se cobró nada. Pide que activen la caja o que le asignen una a esta terminal en la configuración del sistema.
Bajo «Observaciones» sale «Escribe una observación: queda con el arqueo.»	Pulsaste «Abrir turno · $…» con las «Observaciones» vacías.	Escribe algo, aunque sea «Apertura del turno de la noche», o pulsa «Sin novedad».
«No se encontró el pedido» / «Puede que lo hayan cancelado o que ya no exista.»	El pedido ya no existe o lo cancelaron mientras lo abrías.	Pulsa «Ver las cuentas por cobrar». Comprueba en Pedidos qué pasó con ese pedido.
«No se pudo cargar la cuenta» / «Revisa la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo.»	No llegó la cuenta del servidor.	Pulsa «Reintentar».
«No se pudieron cargar las cuentas» en la lista	El servidor no respondió. No quiere decir que no haya cuentas.	Pulsa «Reintentar».
«No se pudo actualizar la lista: puede que no esté al día.» debajo de la lista	Falló una recarga; las cuentas que ves son las de antes.	Pulsa «Reintentar».
«No hay cuentas por cobrar»	No hay ningún pedido abierto en esta sucursal.	No es un error. Pulsa «Ir al tablero de pedidos» para ver el estado de los pedidos.
«Ninguna cuenta coincide»	Lo que escribiste, o el tipo que elegiste, no coincide con ninguna cuenta.	Pulsa «Ver todas» y prueba con menos letras.
«No queda nada por cobrar» / «Todas las líneas de este pedido ya se cobraron.»	Otra cuenta ya cobró todo lo que quedaba.	Nada que hacer. Mira el detalle en Caja → Cuentas cobradas.
Bajo «Código del cupón» sale un motivo, como «No hay ningún cupón con ese código.»	El cupón no existe, está apagado, vencido o agotado, o no alcanza nada de lo marcado.	Comprueba el código letra por letra. → Cupón y propina
«Lo recibido no alcanza» / «Faltan $… para cubrir el total.» en la hoja de cobro	Lo anotado no cubre el total. El «Cobrar $…» de la hoja se queda apagado.	Pulsa «Recibido exacto · $…» o «Volver al teclado». → Formas de pago y cambio
«No se pudo imprimir la precuenta» / «Revisa que la impresora de la caja esté encendida y conectada.»	La impresora de esta terminal no respondió.	Revisa que esté encendida y con papel. No afecta el cobro.
«Uno de los platos ya fue cobrado en la cuenta V-000122. Recarga la cuenta para ver qué queda pendiente.»	Otra terminal cobró esa línea antes que tú. Es lo normal cuando dos personas cobran la misma mesa.	No se cobró nada. Pulsa «Volver a la cuenta», sal con Volver, vuelve a entrar y marca solo lo que quede pendiente.
«La línea … ya no existe en el pedido.»	El mesero quitó ese plato del pedido mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver y vuelve a entrar: la lista se recarga con lo que queda.
«El pedido P-000118 está cancelado.»	Cancelaron el pedido mientras lo cobrabas.	No se cobró nada. Revísalo en Pedidos.
«No se pudo cobrar la cuenta.»	El servidor rechazó el cobro y no mandó un motivo.	No se cobró nada. Pulsa «Volver a la cuenta»: todo sigue como estaba. Vuelve a intentar; si se repite, avisa a quien administra el sistema.
La cuenta se cobró pero no salió papel	La impresora no está configurada en esta terminal, o no respondió. En el cobro esto no muestra ningún aviso.	No repitas el cobro. La impresora se elige en NeoGestify, no en Restaurante; pídeselo a quien montó el equipo. Cuando esté, reimprime desde Caja → Cuentas cobradas con «Reimprimir». → Plantillas de impresión
El botón «Cobrar $…» está apagado	No hay ninguna línea marcada, o el cupón se está recalculando.	Pulsa «Toda la cuenta», o marca las líneas una por una. Si el cupón dice «calculando…», espera un segundo.
En una tableta vertical no ves el botón «Cobrar $…»	En una pantalla angosta el panel de cobro va debajo de las líneas de la cuenta.	Baja hasta el panel. Desde ahí, el botón se queda pegado al borde de abajo mientras lo recorres.
Después de cobrar, la pantalla se queda en la misma mesa	Quedan líneas del pedido sin cobrar: el aviso de abajo dice cuántas.	Es lo esperado. Cobra lo que falta, o sal con Volver. La mesa se suelta cuando se cobre todo. → Mesas