Revisar y aprobar un pedido

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Delivery → «Revisar y aprobar» en la tarjeta del pedido. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Aprobar es lo único que mete un domicilio a la cocina. Antes de pulsar el botón tienes delante toda la ficha: quién pidió, a dónde va, qué se va a preparar y cuánto liquidó la plataforma. Lo que decides tú es una sola cosa más: en cuántos minutos va a estar listo.

Ficha de revisión de un pedido

Quién pidió y cómo se entrega. «Cliente:», «Teléfono:», «Entrega:» y, si la plataforma la mandó, «Dirección:». Un dato que no llegó sale como un guion (—).
«Lo que se va a preparar». Las líneas del pedido, con el nombre de tu carta en grande y su etiqueta («Plato», «Producto» o «Combo»). Debajo, en pequeño, «en la plataforma:» con el nombre original cuando no coinciden.
Los importes, como los liquida la plataforma. «Subtotal», «Domicilio», «Propina» y «Total». Son los de allá y no se recalculan: el agregador ya cobró con sus propias promociones.
«¿En cuántos minutos estará listo?». Arranca en 20. Es el único campo que llenas tú.
«Rechazar…». Cambia la misma ficha al modo de rechazo, sin cerrarla. Ver Rechazar un pedido.
«Aprobar y enviar a cocina». El botón que confirma. Está apagado mientras haya un ítem sin identificar.

En «Entrega:» vas a leer una de estas tres frases: «Lo recoge el repartidor de la plataforma», «Lo entrega el restaurante» o «El cliente lo recoge en el local».

Si el cliente escribió algo, arriba de las líneas sale un recuadro azul titulado «Nota del cliente». Léelo: ahí van los sin cebolla y los timbre dañado, llamar al llegar.

Antes de empezar

El pedido tiene que estar en «Esperando aprobación» o en «Falta identificar qué es». Los demás estados ya no llevan el botón.
Ninguna línea puede estar en rojo. Con una sola, el botón de aprobar queda apagado.
El canal necesita una sucursal asignada. Si no la tiene, el pedido se puede abrir pero no se confirma.
Ten a la vista lo que hay en cocina. El número de minutos que escribas es el que la plataforma usa para mandar al repartidor.

Aprobar un pedido

Ojo: esto no se puede deshacer desde la aplicación. Al pulsar el botón, el pedido queda confirmado en la plataforma, el repartidor entra en camino y la comanda se crea en cocina. Antes de aprobar, mira la cantidad de cada línea y las notas.

En Delivery, busca la tarjeta del pedido en «Esperando tu aprobación».
Pulsa «Revisar y aprobar». Se abre la ficha.
Lee «Cliente:», «Teléfono:», «Entrega:» y «Dirección:».
Si hay recuadro «Nota del cliente», léelo.
Repasa «Lo que se va a preparar» línea por línea: cantidades, etiquetas y añadidos.
Comprueba el «Total» del bloque de importes.
Escribe en «¿En cuántos minutos estará listo?» los minutos reales que va a tardar la cocina. Tiene que ser 1 o más.
Pulsa «Aprobar y enviar a cocina».
Espera: el botón cambia a «Aprobando...».
Sale el aviso «Pedido aprobado» diciendo qué plataforma recibió la confirmación y con qué número quedó la comanda.
La ficha se cierra sola y la tarjeta se pasa a «Ya aprobados» con la etiqueta «En cocina».

Si quieres cerrar la ficha sin decidir nada, pulsa «Cerrar». El pedido se queda donde estaba, con su reloj corriendo.

Sobre los minutos. El campo trae 20 puesto. No lo dejes por costumbre: pasarse deja al domiciliario esperando en la puerta y quedarse corto retrasa la entrega. Si borras el campo o escribes algo que no es un número, sale «Tiempo inválido» con el texto «Indica cuántos minutos tardará la cocina, mínimo 1.» y no se aprueba nada.

Cuando el botón de aprobar está apagado

Si en la ficha ves un recuadro amarillo titulado «No se puede aprobar todavía», el pedido trae algo que tu carta no reconoce. El texto te dice exactamente qué: ««Combo familiar» no corresponde a ningún plato, producto ni combo de tu carta. Indica a qué corresponde en Mapeo de productos y vuelve acá. Aprobar sin eso sería comprometerse con la plataforma a preparar algo que la cocina no sabe qué es.»

Anota el nombre entre comillas que sale en el aviso.
Pulsa «Cerrar».
Pulsa «Ir a Mapeo» en esa tarjeta, o «Mapeo» arriba a la derecha.
Empareja el ítem en la pantalla «Mapeo de productos».
Vuelve a Delivery y pulsa «Actualizar» cada tanto hasta que la línea deje de estar en rojo. No es inmediato: tarda alrededor de un minuto, que es lo que el sistema demora en volver a leer el pedido de la plataforma.
Abre otra vez «Revisar y aprobar»: el botón ya está encendido.

Los pasos completos están en Mapeo de delivery. Recuerda que esa pantalla es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Ojo: si la línea sigue en rojo pasados un par de minutos, ese pedido no se va a desbloquear solo. Recházalo antes de que se venza el plazo; la equivalencia queda guardada para los pedidos que lleguen después.

Qué pasa después de aprobar

El pedido queda confirmado en la plataforma con los minutos que escribiste.
Se crea la comanda. Sale en Pedidos como pedido a domicilio, con la plataforma y el código del cliente en las observaciones, y con la dirección de entrega.
El KDS la reparte por estaciones igual que un pedido de mesa.
Las recetas descuentan sus insumos del stock de la sucursal del canal.
La tarjeta se queda en «Ya aprobados» con la etiqueta «En cocina» y una etiqueta gris con el número de la comanda.
Cuando la cocina la marca como terminada, la etiqueta pasa a «Listo» y, si el canal tiene encendido «Avisar a la plataforma cuando la cocina termina», el sistema se lo comunica. Al repartidor lo despachan los minutos que escribiste, no ese aviso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo quitar una línea antes de aprobar? No. La ficha es de solo lectura salvo el campo de los minutos.

¿Puedo aprobar y luego cambiar los minutos? No desde aquí. El número viaja con la confirmación.

¿Qué pasa si dos personas aprueban el mismo pedido a la vez? El sistema no lo confirma dos veces: el segundo intento devuelve el pedido tal como quedó.

Aprobé y la comanda no aparece en cocina. ¿Lo apruebo otra vez? No, y tampoco hace falta: el sistema lo reintenta solo cada dos minutos, hasta cinco veces. Si tienes prisa, busca la tarjeta —dirá «Con problema»— y pulsa «Reintentar».

¿El plato agotado frena un domicilio? Sí. El «86» y el stock se revisan antes de confirmar, con el mismo criterio que un pedido de mesa.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Tiempo inválido» — «Indica cuántos minutos tardará la cocina, mínimo 1.»	El campo «¿En cuántos minutos estará listo?» quedó vacío, en cero o con algo que no es un número.	Escribe un número entero de 1 en adelante y vuelve a pulsar.
El recuadro «No se puede aprobar todavía» y el botón apagado	Hay ítems sin equivalencia en tu carta. El aviso los nombra.	Ver Cuando el botón de aprobar está apagado.
«No se pudo aprobar» — «Hay ítems sin equivalencia local: [Combo familiar]. Resuélvelos en Delivery → Mapeo de productos antes de aceptar el pedido.»	Alguien deshizo la equivalencia entre que abriste la ficha y pulsaste el botón.	Vuelve a Mapeo, revisa ese ítem, y regresa.
«No se pudo aprobar» — «El canal de Uber Eats no tiene sucursal asignada: sin ella no se sabe qué cocina prepara el pedido.»	Al canal le falta elegir la sede que atiende sus pedidos.	Un ADMIN o el DUENO la elige en Canales de delivery, en «Sucursal que atiende el canal».
«No se pudo aprobar» — «No se puede crear el pedido: Bandeja paisa (marcado como agotado hoy)»	Ese plato está marcado como agotado —el «86»— en esa sede.	Reactívalo en Platos si de verdad hay, o rechaza el domicilio.
«No se pudo aprobar» — «No se puede crear el pedido: Bandeja paisa (sin insumos suficientes)»	La receta del plato no alcanza con lo que hay en la despensa.	Ajusta el stock en Stock, o rechaza el domicilio.
«No se pudo aprobar» — «No se puede crear el pedido: Gaseosa 400 ml (se piden 3 y solo alcanza para 1)»	Piden más de lo que queda.	Repón, o rechaza el domicilio explicándolo en el motivo.
El recuadro «No se puede aprobar todavía» — «Lo marcado en rojo no corresponde a ningún plato, producto ni combo de tu carta.» pero ninguna línea está en rojo	El pedido llegó sin líneas: la plataforma no mandó qué se pide.	Recházalo y, si se repite, avisa a tu proveedor: es un problema de la conexión con esa plataforma.
«No se pudo aprobar» — «No se pudo confirmar el pedido en Uber Eats: …»	La plataforma no aceptó la confirmación. Suele ser que se venció el plazo o que el pedido ya se cayó de su lado.	Pulsa «Actualizar». Si la tarjeta desapareció, el pedido ya no existe allá.
«No se pudo aprobar» — «El pedido quedó confirmado en Uber Eats pero no se pudo crear la comanda: …»	Lo peor que puede pasar: el cliente ya tiene su pedido confirmado, pero la cocina no lo vio.	Avisa a la cocina de viva voz y pulsa «Reintentar» en la tarjeta, que ahora dice «Con problema». No vuelvas a aprobar.
«No se pudo aprobar» — «El canal de Rappi está deshabilitado.»	El canal se apagó después de que llegara el pedido.	Vuelve a encenderlo en Canales de delivery y reintenta.
«No se pudo aprobar» — «Faltan credenciales de Rappi (client id o client secret).»	El canal está encendido pero sin credenciales completas.	Cárgalas en Canales de delivery.
«No se pudo aprobar» — «Uber Eats no está configurado. Configúralo en Ajustes → Canales de delivery.»	Nunca se guardó la configuración de ese canal. Donde dice «Ajustes» busca Configuración.	Un ADMIN o el DUENO lo configura en Canales de delivery.
«No se pudo aprobar» — «El pedido ya está CANCELADO y no se puede aceptar.»	El cliente o la plataforma lo cancelaron mientras lo revisabas.	Pulsa «Actualizar»: la tarjeta desaparece. No hay nada que cocinar.
«No se pudo aprobar» — «La plataforma rechazó la confirmación.»	La plataforma contestó que no y sin explicación. Sale también cuando el computador se quedó sin conexión con el servidor.	Pulsa «Actualizar» y mira en qué estado quedó la tarjeta antes de volver a intentarlo.
«Error» — «No se pudo contactar a la plataforma.»	No hubo respuesta: la conexión con el servidor o con la plataforma se cayó.	Revisa la conexión. Antes de volver a pulsar, pulsa «Actualizar» y mira en qué estado quedó la tarjeta: si ya dice «En cocina», sí entró.
La ficha se cierra sola mientras la lees	El tablero se refrescó y ese pedido ya no está: lo cancelaron del otro lado.	No hagas nada. Ya no hay pedido.

Relacionado

Delivery — el tablero, los estados y las demás tareas.
Rechazar un pedido — la otra salida cuando el pedido no se puede preparar.
Mapeo de delivery — lo que desbloquea el botón de aprobar.
Canales de delivery — sucursal, credenciales y tiempo de preparación sugerido de cada canal.
Pedidos — dónde continúa la comanda.
KDS (pantalla de cocina) — quién la prepara y quién la marca lista.
Platos — el «86» que puede frenar la aprobación.
Stock — los insumos que la receta necesita para poder aprobar.