Crear y editar una presentación

Para quién: ADMIN y DUENO. La pantalla desde donde se llega solo la abren ellos. Dónde está: Administración → Gestión de productos → Ver Todos los Productos → la tarjeta del producto. Hace falta comprarlo aparte: no.

La presentación es la forma concreta en la que compras un producto: si el producto es «Carne de res», las presentaciones son «Lomo», «Costilla» y «Molida». Es la pieza que de verdad trabaja: lleva el código de barras, el precio, el stock y las categorías. La lista la llama «variante» y el formulario la llama «presentación»; son lo mismo.

Ficha de un producto

  1. «Nueva Variante». Abre el formulario en blanco para agregarle otra presentación a este producto.
  2. Los filtros. «Todas (N)», «Activas (N)», «Inactivas (N)» y «Eliminadas (N)». El último es la papelera; para salir de ahí, pulsa «Ver activas».
  3. Una presentación. Trae su foto, el nombre con el modelo, el «UPC», el «Precio», sus categorías, si está «Activa» y su «Stock». El lápiz de la esquina de la foto abre el formulario; pulsar el resto de la tarjeta lleva a sus precios y límites.
  4. «Impuestos del Producto». Los impuestos son del producto entero, no de cada presentación. Están contados en Ponerle impuestos a un producto.

Antes de empezar

  • El producto tiene que existir. Una presentación siempre cuelga de un producto. Se crea en Crear y editar un producto.
  • Ten a mano el código de barras, si lo vas a usar. Si lo dejas vacío, la aplicación le pone uno sola.
  • Las categorías de inventario tienen que estar creadas y marcadas para uso de insumo. Si no, el selector dice «Ninguna categoría está marcada para los insumos. Márcalas en Gestión de Categorías.». Se arregla en Categorías.

Crear una presentación

  1. Entra a Administración → Gestión de productos.
  2. Pulsa «Ver Todos los Productos».
  3. Pulsa la tarjeta del producto. Se abre su ficha, con el rótulo «Gestiona las variantes de este producto como administrador».
  4. Pulsa «Nueva Variante», arriba a la derecha. Se abre la ventana «Nueva Presentación».
  5. Escribe el «UPC», o déjalo vacío: el marcador de posición ya lo avisa —«Ej: 7701234567890 (se genera solo si lo dejas vacío)»—. Caben 13 caracteres.
  6. Escribe el «Modelo». Es obligatorio. Es el corte o el tipo: «Lomo», «Botella 350 ml», «Bulto x 50 kg».
  7. Escribe el «Prefijo». Es obligatorio. Es la abreviatura de la medida: «kg», «g», «litro», «unidad». De aquí sale el consumo por receta, así que conviene acertar.
  8. Marca sus «Categorías de inventario» en el árbol. Puedes marcar varias, y crear una nueva sin salir del formulario con el enlace «Nueva».
  9. Deja marcada la casilla «Presentación activa», abajo del todo.
  10. Pulsa «Guardar». Sale «¡Éxito!» / «Presentación creada correctamente».

Si el negocio tiene una sola sucursal, la presentación queda asignada a ella sola y ya sale en Insumos → Productos. Si tiene dos o más, hay que repartirla a mano en Administración → Gestión de productos, contado en Trabajar con varias sucursales.

El árbol de categorías marca «Categorías de inventario» con un asterisco rojo aunque te deje guardar sin marcar ninguna. Márcale al menos una: si no, el insumo no aparecerá cuando alguien filtre por categoría en Insumos → Productos.

El código de barras: uno o varios

En el formulario, junto al rótulo «UPC», hay un botón «Múltiple». Sirve para las presentaciones que llegan con más de un código —un six-pack y la unidad suelta, por ejemplo—.

  1. Pulsa «Múltiple». El campo se convierte en una lista.
  2. Escribe el primer código. El primero es obligatorio.
  3. Pulsa «Agregar UPC» para añadir otra línea.
  4. Si no tienes el código a mano, pulsa «Generar» al lado de la línea y la aplicación inventa uno.
  5. Para quitar una línea, pulsa su botón rojo. La última no se puede quitar.
  6. Pulsa «Guardar».

Ojo: en una presentación que ya existe, el campo «UPC» sencillo está bloqueado. Para cambiarlo hay que pulsar «Múltiple» y editar la lista. Si vuelves a pulsar «Múltiple» para apagarlo, lo que se guarda es lo que quede escrito en el campo sencillo.

Editar una presentación

  1. Entra a la ficha del producto, como arriba.
  2. Pulsa el lápiz de la esquina superior derecha de la foto de la presentación. Se abre la ventana «Editar Presentación» con todo bloqueado.
  3. Pulsa «Editar», abajo a la izquierda.
  4. Cambia lo que necesites.
  5. Pulsa «Guardar». Sale «¡Éxito!» / «Presentación actualizada correctamente».

Si pulsas el cuerpo de la tarjeta en vez del lápiz, no entras al formulario: vas a «Gestión de Variante», que es donde están los precios y los límites de stock.

Ponerle una foto

  1. Abre la presentación y pulsa «Editar».
  2. Pulsa el recuadro de «Imagen de la presentación», arriba a la izquierda.
  3. Elige la imagen. El propio formulario recuerda lo que le conviene: «Formatos: PNG, JPG, GIF», «Tamaño máximo: 5MB», «Resolución recomendada: 800x800px» y «Fondo preferiblemente blanco o transparente».
  4. Pulsa «Guardar».

Sin foto, la tarjeta muestra un cuadrito gris. No pasa nada: es solo estética.

Las casillas de abajo, una por una

El formulario tiene cuatro bloques debajo de los datos básicos. Estos son:

«Venta en la carta» — la casilla «Se vende directo en la carta». Es para la cerveza, la gaseosa y lo empacado, que se despachan tal como se compran. Tiene su propia página: Vender un producto directo en la carta.

«Plato del menú» — la casilla «Tiene receta». Un ítem con receta es un plato preparado y no lleva stock propio: su disponibilidad se calcula a partir de los insumos. Al marcarla aparece el desplegable «Receta», que es obligatorio; si guardas sin elegir ninguna, sale «Falta la receta» / «Un plato con receta debe tener una receta seleccionada.». Lo normal es que los platos se armen en Platos, no aquí.

«Sectores de preparación» — a qué estaciones de cocina se manda. Solo tiene sentido en lo que pasa por cocina. Si la presentación es nueva sale «Guarda primero el plato para poder asignarle sectores.»; si a este computador le falta la sede, «Selecciona una sucursal en la configuración del sistema para ver sus sectores.»; y si la sede no tiene estaciones, «No hay sectores creados en esta sucursal todavía. Créalos desde la sección Sectores.». Está contado en KDS (pantalla de cocina).

«Stock» — dos casillas:

  • «No requiere inventario», para lo que no se cuenta. Si marcaste «Tiene receta», esta se marca sola y se bloquea, y el formulario lo dice: «(forzado: el plato se controla por su receta)».
  • «Presentación activa», que enciende o apaga la presentación sin borrar nada.

Entre los datos básicos hay además dos campos que solo importan si el ítem sale en la carta: «Tiempo prep. (min)», los minutos que tarda en salir de cocina, y «Orden en el menú», la posición dentro de su sección. Lo que no lleva número se muestra al final.

Desactivar una presentación

  1. Abre la presentación con el lápiz y pulsa «Editar».
  2. Desmarca la casilla «Presentación activa», abajo del todo.
  3. Pulsa «Guardar».
  4. La etiqueta de la tarjeta pasa de «Activa» a «Inactiva».

Para volver a encenderla, marca la casilla y guarda. También puedes verlas todas juntas con el filtro «Inactivas (N)».

Eliminar una presentación

Ojo: la presentación desaparece de la lista y del menú. No se borra de verdad —queda en el filtro «Eliminadas» y se puede restaurar—, pero mientras tanto no se puede comprar, contar ni cobrar. Si solo quieres apagarla, desmarca «Presentación activa», que es más suave.

  1. Abre la presentación con el lápiz.
  2. Pulsa «Editar».
  3. Pulsa «Eliminar».
  4. Confirma el aviso «¿Estás seguro?» / «Esta presentación será marcada como inactiva.».
  5. Sale «¡Eliminada!» / «La presentación ha sido eliminada».

Sus precios, sus límites de stock y su historial se quedan guardados por si la restauras.

Restaurar una presentación eliminada

  1. Entra a la ficha del producto.
  2. Pulsa el filtro «Eliminadas (N)».
  3. Encuentra la tarjeta y pulsa «Restaurar», abajo del todo.
  4. Para volver a la lista normal, pulsa «Ver activas».

Si no hay ninguna, sale «No hay variantes eliminadas».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
El navegador no te deja guardar y marca «Modelo» o «Prefijo» en rojo Los dos son obligatorios Rellénalos y vuelve a pulsar «Guardar»
«Falta la receta» / «Un plato con receta debe tener una receta seleccionada.» Marcaste «Tiene receta» y dejaste el desplegable «Receta» sin elegir Elige una receta, o desmarca «Tiene receta»
«Error» / «No se pudo guardar la presentación» Tu rol no puede guardar presentaciones —solo ADMIN, DUENO y GERENTE—, el producto ya no existe, o se cayó la conexión Comprueba tu rol, cierra y vuelve a abrir la ficha del producto. Si sigue, revisa la red
«Error» / «No se pudo eliminar la presentación» La presentación ya no existe, o se cayó la conexión Cierra y vuelve a entrar a la ficha del producto
«Ninguna categoría está marcada para los insumos. Márcalas en Gestión de Categorías.» El árbol existe, pero ninguna categoría está marcada para uso de insumo Márcalas en Categorías
«No hay categorías disponibles» Todavía nadie ha creado ninguna categoría Créalas con el enlace «Nueva» del formulario o en Categorías
Una categoría sale en gris, con «(otra rama)» al lado Esa categoría no está marcada para insumos; solo se muestra para llegar a sus subcategorías Márcala para insumos en Categorías
Una categoría sale en gris, con «(archivada)» al lado La archivaron y ya no se puede asignar Restáurala en Categorías
El campo «UPC» está bloqueado y no lo puedes cambiar En una presentación que ya existe el código sencillo no se edita Pulsa «Múltiple» y edita la lista
«Guarda primero el plato para poder asignarle sectores.» Todavía no has guardado la presentación Guarda, vuelve a abrirla y asigna los sectores
«No hay variantes» / «Comienza agregando la primera variante de este producto» El producto no tiene presentaciones todavía Pulsa «Crear primera variante»
«Sin variantes con este filtro» El filtro «Activas» o «Inactivas» las esconde todas Pulsa «Todas (N)»
Guardaste la presentación y no sale en Insumos → Productos Con dos o más sucursales hay que repartirla a mano Asígnala en Administración → Gestión de productos
La casilla «No requiere inventario» está gris y no la puedes desmarcar Marcaste «Tiene receta», y un plato con receta nunca lleva stock propio Desmarca «Tiene receta» si lo que quieres es contarlo

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