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Cajas y turnos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos. El detalle de una caja se abre pulsando su tarjeta. También se llega desde «Más», con el botón «Ver la caja» o «Abrir el turno» del aviso del turno, arriba del menú. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí es donde la plata del restaurante deja de ser un misterio. El turno se abre con un fondo inicial, todas las cuentas que cobres quedan pegadas a ese turno, y al final cuentas el cajón y el sistema te dice cuánto debería haber. Lo que entra o sale por fuera de una cuenta —el retiro a la caja fuerte, el domicilio que se pagó del cajón, el cambio que trajo el dueño— se anota aparte, para que no se vea como un faltante.

Pantalla Cajas y turnos

  1. El punto del turno. Abajo del carril, sobre tu foto de usuario, un punto verde dice que el turno de la caja de este computador está abierto y uno amarillo, que está cerrado. Al pulsar «Más», arriba del menú sale el mismo aviso: «Turno abierto» con la caja y la hora, y el botón «Ver la caja», o «Turno cerrado» con «Hay que abrirlo antes de cobrar una cuenta.» y el botón «Abrir el turno». Los dos botones traen a esta pantalla. Ni el punto ni el aviso salen si a este computador no se le asignó una caja.
  2. El buscador. «Número o ubicación»: encuentra la caja por su número o por dónde está.
  3. «Nueva caja». Crea una caja. Este botón solo les sale a ADMIN, DUENO y GERENTE. Debajo del título dice cuántos turnos hay abiertos en la sucursal.
  4. Los botones de estado. «Todas», «Turno abierto», «Sin turno» e «Inactivas», cada uno con cuántas cajas hay, contando lo que hayas escrito en el buscador.
  5. La tarjeta de la caja. «Caja 001» y debajo su ubicación, o «Sin ubicación». Pulsa cualquier parte de la tarjeta para abrir su detalle.
  6. El recuadro del turno. En verde, «Turno abierto» con desde qué hora y quién lo abrió. En amarillo, «Sin turno» con cuándo y quién lo cerró, o «Nunca se ha abierto». En gris, «Inactiva» con «No puede abrir turnos». Así ves de una cuál caja quedó destapada sin que nadie la cerrara.
  7. El último arqueo. Su tipo, cuándo fue y cómo quedó: «cuadró» en verde, «faltaron …» en rojo o «sobraron …» en verde. Si fue una apertura, sale el fondo con el que arrancó. Si la caja nunca se ha arqueado, dice «Sin arqueos».

Si la sucursal todavía no tiene cajas sale «Esta sucursal no tiene cajas» / «Crea la primera para poder abrir turnos y cobrar.», con el botón «Crear caja» para quien puede crearlas. Si es que los filtros no dejan ver ninguna, sale «No hay cajas con estos filtros» y el botón «Limpiar filtros».

Cómo funciona un turno

Flujo del turno

El turno es lo que amarra la plata a una persona y a un rato del día. Se abre una vez, se cierra una vez, y en la mitad pasa todo lo demás. Mientras esté abierto, cada cuenta que cobras suma a lo que el sistema espera encontrar en la caja, y cada ingreso o retiro que anotas lo corrige.

Una caja no tiene dos turnos abiertos a la vez: mientras haya uno, el detalle de la caja ya no ofrece «Abrir turno» sino «Cerrar turno». El «Arqueo intermedio» cuenta la caja sin cerrar el turno; el cierre lo termina, y para seguir cobrando hay que abrir uno nuevo. En la hoja del arqueo, quien puede elegir el «Tipo de arqueo» —ADMIN, DUENO y GERENTE— tiene además «Emergencia» y «Auditoría»: los dos cierran el turno igual que «Cierre».

Un turno no vence a la medianoche: para cobrar vale 18 horas desde el último arqueo, la apertura o un intermedio. Por eso el servicio que arranca a las seis de la tarde y termina a la una de la mañana es un solo turno y un solo arqueo. Pasadas esas 18 horas, la pantalla Cobrar deja de darlo por bueno y abre sola la hoja «Cerrar turno», con el aviso «Este turno viene de hace muchas horas», aunque el menú siga diciendo «Turno abierto». Al cerrarlo, la misma hoja vuelve como «Abrir turno» para empezar el siguiente. → Abrir el turno sin salir de Cobrar

Antes de empezar

Este computador necesita saber en qué sucursal está. Se elige en Configuración → Sistema. Sin eso, la pantalla dice «Esta terminal no tiene sucursal» / «Las cajas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para ver las suyas.» y no carga ninguna caja; «Ir a la configuración» te lleva a esa pantalla.

Para cobrar también necesita una caja asignada. Es la misma pantalla, el campo «Caja». Sin caja asignada, el aviso del turno ni siquiera aparece en el menú, y al abrir una cuenta en Cobrar sale «Esta terminal no tiene caja».

Si eres cajero o mesero, esa configuración no la puedes hacer tú. Configuración → Sistema es de ADMIN, DUENO y GERENTE: a los demás ni siquiera les sale en Configuración, y si llegan a ella sale «Solo un administrador, el dueño o un gerente configuran el equipo». Pídeselo a un superior. → Elegir la caja de esta terminal

En el campo «Caja» de la configuración solo salen las cajas activas. Una caja desactivada desaparece de ahí, salvo que sea la que esa terminal ya tenía elegida: esa sigue, marcada «Inactiva».

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Ver las cajas, el turno, lo cobrado y los arqueos ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO, MESERO
Crear una caja con «Nueva caja» ADMIN, DUENO y GERENTE
«Editar caja», «Eliminar caja», «Desactivar caja» y «Activar caja» ADMIN, DUENO y GERENTE
«Abrir turno» y «Cerrar turno» ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO, MESERO
«Arqueo intermedio» y elegir el «Tipo de arqueo» ADMIN, DUENO y GERENTE
Anotar un «Ingreso o retiro» ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO
Entrar a Administración → Cajas por sucursal y restaurar una caja eliminada ADMIN y DUENO

Al mesero no le salen el botón «Ingreso o retiro» ni la vista «Ingresos y retiros» del detalle de la caja: anotar y revisar movimientos de caja no es de su rol.

Lo que se hace en cada turno

Las dos tareas largas están en su propia página:
Abrir y cerrar el turno El fondo inicial, el arqueo intermedio, el cierre y la diferencia entre lo contado y lo esperado.
Ingresos y retiros de efectivo El dinero que entra o sale del cajón sin ser una cuenta, y cómo anular una anotación.

El resto de tareas —entrar a una caja, crearla, imprimir un arqueo, activarla o desactivarla— están aquí abajo.

Entrar a una caja

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de la caja que quieres ver.

Detalle de la caja

  1. «Activa» y «Editar caja». La etiqueta dice si la caja sirve («Activa») o no («Inactiva»). «Editar caja» cambia el nombre y la ubicación; solo les sale a ADMIN, DUENO y GERENTE. Debajo del nombre de la caja va su ubicación y la sucursal.
  2. La tarjeta del turno. «Turno abierto» con quién lo abrió, desde qué hora y cuánto lleva, por ejemplo «Laura Gómez · desde las 7:02 (5 h 20 min)». Es la apertura, aunque después haya habido arqueos intermedios: el turno y lo que se espera en la caja se cuentan desde ahí. Sin turno dice «Sin turno», con cuándo y quién lo cerró, o «Esta caja nunca ha abierto un turno.»; con la caja apagada, «Caja inactiva».
  3. «Debería haber ahora». Lo que el sistema espera encontrar, por «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», y abajo el «Total esperado». Debajo del efectivo dice de qué sale: el fondo, más las cuentas, más los movimientos, sin las propinas. «Ya incluye ingresos y retiros» dice cuánto suman los que se anotaron; «Propinas en efectivo · sepáralas», la plata del cajón que es de los meseros; y «Propinas con tarjeta y transferencia, ya incluidas», las que sí están en lo esperado de su método. Solo sale con el turno abierto; sin turno, en su lugar va el «Último arqueo» con lo contado y cómo quedó.
  4. «Cerrar turno». Abre la hoja para contar la caja y cerrar. Sin turno abierto, en su lugar está «Abrir turno». → Abrir y cerrar el turno
  5. «Arqueo intermedio» e «Ingreso o retiro». El primero cuenta la caja sin cerrar el turno y solo les sale a ADMIN, DUENO y GERENTE; el segundo anota plata que entra o sale del cajón. Los dos solo aparecen con el turno abierto.
  6. «Desactivar caja». Apaga la caja para que no abra turnos. Con la caja inactiva, en lugar de los botones del turno sale «Activar caja». Solo ADMIN, DUENO y GERENTE.
  7. Lo que pasó en el turno. «Cobros», «Ingresos y retiros», «Anuladas» y «Arqueos», cada uno con su cifra. Los tres primeros son solo del turno abierto, desde la apertura; «Anuladas» lleva un punto rojo cuando hay alguna.
  8. La lista. Lo más reciente primero. Cada cobro trae la hora, la mesa o «Mostrador», el número de la cuenta, el método, quién cobró, la propina si la hubo y el total.

En «Arqueos» está el historial de la caja: cada arqueo con su tipo, la fecha, quién lo hizo, lo contado y cómo quedó («Cuadró», «Faltaron …» o «Sobraron …»). Pulsa la fila para ver lo contado en «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», lo «Esperado», el «Desglose» por denominación si lo hubo y las «Observaciones:». Se cargan los 100 más recientes. Si la caja nunca se ha usado, sale «Sin arqueos registrados» y «Abre el primer turno para comenzar.».

En las otras vistas, si el turno todavía no tiene nada sale «Nada todavía en este turno», y sin turno abierto, «Sin turno abierto» / «Abre el turno para ver lo que se cobra en esta caja.».

Si el último arqueo del turno tiene 18 horas o más, arriba de lo esperado sale «El último arqueo de este turno tiene más de 18 horas. Al cobrar se pedirá un arqueo antes de seguir.». Un turno de noche que pasa la medianoche no lo muestra: Cobrar no pide el arqueo por cambiar de día, sino a las 18 horas. Si el servicio de ayer ya terminó, ciérralo tú y abre uno nuevo.

Para volver a la lista, pulsa la flecha de arriba a la izquierda.

Crear una caja

Una caja es cada punto donde se cobra: el mostrador, la barra, la tablet del mesero de la terraza.

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa «Nueva caja». Se abre la hoja «Nueva caja» por la derecha.
  3. Escribe el «Número o nombre». Puede ser un número (001) o un nombre (Caja principal). Si lo dejas vacío el sistema le pone uno, pero es mejor que lo escribas tú: es lo que se va a leer en la tarjeta y en el comprobante.
  4. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente, por ejemplo Barra. Es opcional.
  5. Deja encendido «Caja activa». Una caja inactiva no puede abrir turnos.
  6. Pulsa «Crear caja».

Sale abajo el aviso «Caja creada». La caja queda en la sucursal de este computador y aparece de una en la lista. Para crearla en otra sucursal se usa Administración → Cajas por sucursal. → Las cajas y las promociones de otra sucursal

Crear la caja no la deja lista para cobrar: el computador que va a cobrar en ella tiene que apuntarle en Configuración → Sistema, campo «Caja».

Editar una caja

  1. Entra a la caja pulsando su tarjeta.
  2. Pulsa «Editar caja», arriba a la derecha. Se abre la hoja «Editar caja 001».
  3. Cambia lo que necesites: «Número o nombre», «Ubicación» o el interruptor «Caja activa».
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Sale abajo el aviso «Caja 001 actualizada». Editar una caja no toca sus arqueos: el historial se queda tal cual.

Activar o desactivar una caja

Desactivar una caja no borra nada: deja de poder abrir turnos y sale del campo «Caja» de Configuración → Sistema. Es lo que se hace con la caja de la terraza en temporada baja.

Ojo: si la caja tiene el turno abierto, ciérralo antes. Con la caja inactiva, el detalle ya no muestra «Cerrar turno»: para cerrar ese turno habría que activarla otra vez.

  1. Entra a la caja pulsando su tarjeta.
  2. Pulsa «Desactivar caja», en rojo, abajo del todo en la tarjeta del turno.
  3. La caja se desactiva de una. Abajo sale el aviso «Caja 001 desactivada» / «No podrá abrir turnos hasta que se active.», con el botón «Deshacer»: si te equivocaste, púlsalo enseguida y la caja vuelve a quedar activa.

Solo pregunta antes si la caja tiene el turno abierto: «¿Desactivar la caja 001?» / «Tiene el turno abierto: si la desactivas, el turno queda abierto sin poder cobrar ni cerrarse desde aquí. Mejor ciérralo antes.». «No desactivar» la deja como estaba; «Desactivar igual» la apaga.

Para volver a encenderla, entra a la caja y pulsa «Activar caja». Sale «Caja 001 activada» / «Ya puede abrir turnos y cobrar.», también con «Deshacer».

También se puede hacer desde «Editar caja», con el interruptor «Caja activa».

Eliminar y restaurar una caja

Eliminar una caja la saca de la lista y del campo «Caja» de Configuración → Sistema. Sus arqueos no se borran, pero dejas de verlos: para volver a entrar hay que restaurarla primero.

Ojo: restaurar solo se puede desde Administración → Cajas por sucursal, y esa pantalla es de ADMIN y DUENO. Si eres GERENTE, para ti no hay vuelta atrás: si solo quieres retirarla, desactívala.

Para eliminar:

  1. Entra a la caja y pulsa «Editar caja».
  2. Pulsa «Eliminar caja», en rojo, abajo a la izquierda de la hoja.
  3. Confirma la pregunta «¿Eliminar la caja 001?» / «Deja de aparecer en la lista. Un administrador puede restaurarla desde «Eliminadas».» con «Sí, continuar».

Vuelves a la lista de cajas y abajo sale el aviso «Caja 001 eliminada».

Para restaurar (solo ADMIN y DUENO):

  1. Ve a Administración → Cajas por sucursal.
  2. Pulsa «Eliminadas», a la derecha de los botones de estado.
  3. En la tarjeta de la caja, pulsa «Restaurar».

Sale el aviso «Caja 001 restaurada» y la caja vuelve a la lista. Si no hay ninguna eliminada, sale «No hay cajas eliminadas». → Las cajas y las promociones de otra sucursal

Imprimir el comprobante de un arqueo

  1. Entra a la caja pulsando su tarjeta.
  2. Pulsa «Arqueos», arriba de la lista.
  3. Busca el arqueo.
  4. Pulsa el botón de la impresora, a la derecha de su fila.

Sale un tirillo con la sucursal, la caja, la fecha, el operario, las observaciones y una línea para la firma. En un arqueo de apertura imprime el fondo inicial; en los demás, los saldos por método, el total contado, lo esperado y el desglose por denominación si lo hubo. Lo que va escrito en ese papel se configura en Plantillas de impresión.

Se puede reimprimir las veces que quieras, incluso de un turno de la semana pasada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos turnos abiertos en la misma caja? No. Mientras haya uno abierto, el detalle de la caja solo ofrece «Cerrar turno». Cierra el que está y abre el siguiente.

¿Y dos cajas abiertas al mismo tiempo? Sí, cada caja lleva su propio turno. Lo que no puede es una terminal cobrar en dos cajas: cada computador se amarra a una sola en Configuración → Sistema.

¿Qué pasa si nadie cerró el turno de anoche? Se queda abierto y la caja aparece con «Turno abierto». Pasadas 18 horas desde el último arqueo, la pantalla Cobrar deja de aceptarlo y abre sola la hoja «Cerrar turno». Ciérralo con lo que haya en el cajón: enseguida sale «Abrir turno» para empezar el del día. El conteo de las dos jornadas no se puede mezclar.

¿El arqueo cuenta también las tarjetas y las transferencias? Sí, se escriben los tres. Pero la diferencia que queda registrada es solo la del efectivo: es lo único que puede desaparecer del cajón.

¿Puedo corregir un arqueo ya registrado? No desde esta pantalla. Lo que sí puedes es hacer otro arqueo y explicar en las «Observaciones» qué pasó.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» / «Las cajas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para ver las suyas.» A este computador no se le ha dicho en qué sucursal está. Sin eso no hay cajas que listar. Pulsa «Ir a la configuración» y elige la sucursal. Si eres cajero o mesero, pídeselo a un superior.
«Esta terminal no tiene caja» al abrir una cuenta en Cobrar La terminal tiene sucursal pero no tiene caja asignada. Pulsa «Configurar la terminal» y elige la «Caja». Solo salen las cajas activas.
«Solo un administrador, el dueño o un gerente configuran el equipo» Entraste a Configuración → Sistema sin ser ADMIN, DUENO ni GERENTE. Pídele a uno de ellos que elija la sucursal y la caja de la terminal.
Entras a Cobrar y se abre sola la hoja «Abrir turno» con «Para cobrar hace falta un turno abierto» La caja de esta terminal no tiene turno abierto. Escribe el fondo inicial y las observaciones y ábrelo ahí mismo.
Entras a Cobrar y se abre sola la hoja «Cerrar turno» con «Este turno viene de hace muchas horas» El turno abierto lleva más de 18 horas desde su último arqueo y para cobrar ya no vale. Ciérralo contando la caja: enseguida sale «Abrir turno» para empezar el nuevo.
«El último arqueo de este turno tiene más de 18 horas. Al cobrar se pedirá un arqueo antes de seguir.» en el detalle de la caja El turno lleva 18 horas o más desde su apertura o su último arqueo intermedio. Si el servicio ya terminó, cierra ese turno y abre uno nuevo antes de cobrar.
«No se pudieron cargar las cajas» / «Revisa la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo.» El servidor no respondió. No quiere decir que no haya cajas. Pulsa «Reintentar».
«Esta caja ya no existe» / «Puede que la hayan eliminado. Un administrador puede restaurarla desde «Eliminadas».» La caja que abriste fue eliminada. Pulsa «Volver a las cajas». Si hacía falta, que un ADMIN o DUENO la restaure.
«No se pudo cargar la caja» / «Revisa la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo.» No llegó la caja: casi siempre es la conexión con el servidor. Pulsa «Reintentar».
«No se pudo guardar» / «Ya hay otra caja con ese número en la sucursal.» El «Número o nombre» ya lo tiene otra caja de esta sucursal. Ponle otro.
«No se pudo guardar» / «La caja sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El guardado no llegó. Si eres ADMIN, DUENO o GERENTE, casi siempre es la conexión. Revisa que el servidor esté conectado y vuelve a pulsar.
«No se pudo eliminar» / «La caja sigue en la lista.» El permiso o la conexión. Pídele a un ADMIN, DUENO o GERENTE que la elimine, o revisa la conexión.
«No se pudo cambiar» / «La caja 001 sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» al activar o desactivar El cambio no llegó al servidor. Revisa la conexión y vuelve a pulsar.
No ves «Ingreso o retiro» ni «Ingresos y retiros» en el detalle de la caja, con el turno abierto Eres mesero: anotar y revisar ingresos y retiros es de ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Pídele al cajero o al gerente que anote el movimiento.
«No se pudo imprimir el arqueo» / «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. Se elige en NeoGestify, no aquí. Ver Plantillas de impresión.
«No se pudo imprimir el arqueo» / «No se pudo enviar el arqueo: el equipo con la impresora (…) no respondió en 8 segundos. Verifica que esté encendido, con la aplicación abierta y en la misma red.» La impresora es de otro computador y ese no respondió. Comprueba que ese computador esté prendido, con la aplicación abierta y en la misma red. Después vuelve a pulsar la impresora: el arqueo ya quedó guardado.
La caja que necesitas no aparece en la lista O está filtrada, o está eliminada, o es de otra sucursal. Pulsa «Todas» y borra el buscador. Si sigue sin salir, búscala en Administración → Cajas por sucursal, en «Eliminadas».
La caja no sale en el campo «Caja» de Configuración → Sistema Está inactiva. Ahí solo se ofrecen las activas. Actívala desde su detalle con «Activar caja», o con el interruptor «Caja activa» de «Editar caja».

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