Los datos de emisión

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloque «Datos de emisión». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Aquí se decide con qué resolución sale cada documento y qué municipio y qué plazo de pago viajan en la factura. Es el bloque que hay que revisar cada vez que cambian las resoluciones de la cuenta: si apunta a una que ya no sirve, la DIAN rechaza todo lo que salga.

Este bloque lee las resoluciones de la cuenta de Factus; no las crea. Crearlas es el bloque de abajo.

Elegir la resolución de facturas

  1. Busca el desplegable «Resolución de facturas».
  2. Elige una opción:
    • «Automático (la única activa)» cuando la cuenta tiene una sola resolución de facturas activa. Es lo recomendado: si mañana la cambias, no hay que volver aquí.
    • Una resolución concreta de la lista. Cada línea se lee así: el prefijo, después «res.» con el número de la resolución, y después «quedan» con los números que le faltan por consumir.
  3. Pulsa «Guardar configuración».

Debajo del desplegable sale una ayuda que cambia según el caso:

  • «Se llenan al guardar las credenciales. Si la cuenta no tiene ninguna, créala abajo.» — la lista está vacía: o todavía no hay credenciales guardadas, o la cuenta no tiene ni una resolución.
  • «Déjalo en automático si la cuenta tiene una sola resolución activa.» — la lista ya llegó.

Y la propia opción de automático dice la verdad de tu cuenta:

  • «Automático (la única activa)» — hay exactamente una y se usará esa.
  • «Automático (la cuenta no tiene ninguna de este tipo)» — no hay ninguna. No se puede emitir.
  • «Automático — hay N activas, elige una» — hay varias y automático no sirve. Debajo sale en rojo: «Hay N activas: elige una. Con varias, la API exige indicar cuál y los documentos se rechazarían.»

Las vencidas y las inactivas no se ofrecen. Si la que tenías elegida dejó de servir, sigue apareciendo con el texto «— no se puede usar» al final, para que la veas y la sueltes. Y si la eliminaron de la cuenta, aparece como «Resolución N — ya no está en la cuenta».

Elegir la resolución de notas crédito

Funciona igual que la de facturas, en el desplegable «Resolución de notas crédito». Debajo dice: «Las notas crédito consumen su propia numeración.»

  1. Abre «Resolución de notas crédito».
  2. Elige la resolución de notas crédito, o déjalo en automático si hay una sola.
  3. Pulsa «Guardar configuración».

Ojo: no pongas aquí una resolución de facturas. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN, y usar la que no le toca gasta consecutivos de factura en cada devolución. Esos consecutivos, ante la DIAN, quedan gastados. Si te equivocas, al probar la conexión sale: «La resolución configurada para notas crédito (id N) es de Factura de Venta.»

Si el negocio todavía no emite notas crédito y la cuenta no tiene resolución de ese tipo, no pasa nada: se puede dejar en automático y facturar igual.

Elegir el municipio

Es el municipio que viaja en la factura, con su código DANE. Son 1.122 y hay nombres repetidos en departamentos distintos, así que el campo es un buscador y no una lista.

  1. Pulsa el campo «Municipio». Dice «Buscar por ciudad o departamento…».
  2. Escribe el nombre del municipio, el del departamento o el código DANE.
  3. Elige el de la lista. Cada resultado muestra el municipio, su departamento y su «Código DANE», que es como se distinguen los repetidos.
  4. Comprueba la línea de abajo: «Seleccionado: …» con el municipio, el departamento y el código.
  5. Pulsa «Guardar configuración».

Para quitarlo, pulsa «Quitar» a la derecha del campo.

La lista muestra 100 resultados a la vez. Si el tuyo no aparece, al final sale «y N más — escribe el departamento para acotar.»: escribe el departamento en vez de seguir bajando. Si no hay ninguno, sale «Ningún municipio coincide con «…».»

Este municipio se usa para los datos de la sede que van en la factura y para el cliente que no tenga uno propio. Si lo dejas vacío, o si a la sede le falta el nombre, la dirección, el teléfono o el correo, el documento sale con los datos de la cuenta de Factus en lugar de los de tu sede. Los de la sede se completan en Empresa y sucursales.

Poner los días de plazo de la venta a crédito

  1. Escribe el número en «Días de plazo (venta a crédito)».
  2. Pulsa «Guardar configuración».

Debajo lo dice: «0 = las facturas se emiten de contado.» Con cualquier número mayor que cero, las facturas salen a crédito y con fecha de vencimiento a esos días contados desde el día de la emisión.

Es un valor único para todo el negocio: no se decide cuenta por cuenta. En un restaurante lo normal es dejarlo en 0.

Atender los avisos de numeración

Este bloque enseña dos avisos, y los dos hablan de la resolución con la que estás emitiendo de verdad — la elegida, o la única activa si estás en automático.

«La resolución de … se está agotando»

Sale en amarillo cuando a la resolución le quedan menos de 500 números. El texto dice cuántos quedan y en qué prefijo: «Quedan N números en SETP (resolución 18760000001). Solicita una nueva a la DIAN antes de que se acabe.»

  1. Solicita la resolución nueva a la DIAN. Eso se hace fuera del sistema y toma días.
  2. Cuando la tengas, regístrala en «Resoluciones de numeración».
  3. Vuelve a «Datos de emisión» y elige la nueva en «Resolución de facturas».
  4. Pulsa «Guardar configuración».

No esperes a que llegue a cero. Cuando se acaba, la DIAN rechaza cada venta que intentes facturar y el negocio se entera con un cliente esperando.

«No hay resolución de facturas activa»

Sale en rojo y es un bloqueo: sin resolución de facturas no se emite nada. El texto cambia según el caso:

  • «La cuenta de Factus no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta abajo: sin ella, la DIAN rechaza todo.» — hay que crearla.
  • «Ninguna de las resoluciones de la cuenta sirve para facturas de venta, o están vencidas o inactivas. Crea o activa una abajo.» — las que hay son de otro documento, se vencieron o están apagadas. Se activa o se crea otra.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Hay N activas: elige una. Con varias, la API exige indicar cuál y los documentos se rechazarían.» Hay más de una resolución activa de ese tipo y el desplegable quedó en automático. Elige una concreta en el desplegable y guarda.
«Automático (la cuenta no tiene ninguna de este tipo)» La cuenta no tiene resoluciones de ese documento. Créala en «Resoluciones de numeración».
«… — no se puede usar» al final de una opción La resolución elegida está vencida o inactiva. Elige otra y guarda.
«Resolución N — ya no está en la cuenta» La resolución que estaba elegida se eliminó de la cuenta. Elige otra y guarda.
«Se llenan al guardar las credenciales. Si la cuenta no tiene ninguna, créala abajo.» La lista llegó vacía: no hay credenciales guardadas, la cuenta no contestó, o no tiene ni una resolución. Guarda las credenciales y pulsa «Probar conexión». Si la cuenta está vacía, créala en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta tiene N resoluciones activas para facturas de venta y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Datos de emisión → Resolución de facturas»; no en «Resoluciones de la cuenta», que solo sirve para crearlas. Con varias activas la API exige indicar cuál, y los documentos se rechazarían.» Lo mismo, visto desde «Probar conexión». Elige la resolución en este bloque. El bloque de abajo se llama «Resoluciones de numeración».
«La resolución configurada para facturas de venta (id N) no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Datos de emisión → Resolución de facturas».» La elegida se eliminó, se desactivó o se venció. Vuelve a elegir una y guarda.
«La resolución configurada para notas crédito (id N) es de Factura de Venta. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN: usar la que no le toca gasta consecutivos de otro documento.» En «Resolución de notas crédito» hay puesta una de facturas. Cámbiala por una de notas crédito y guarda.
«La cuenta no tiene ninguna resolución activa para facturas de venta. Crea una desde esta misma pantalla antes de facturar.» No hay resolución de facturas utilizable. Créala o actívala abajo.
«La resolución de … se está agotando», con el nombre del documento en el hueco Quedan menos de 500 números. Solicita una nueva a la DIAN, regístrala y elígela aquí.
«Ningún municipio coincide con «…».» El texto escrito no corresponde a ningún municipio ni departamento. Escribe menos letras, o busca por el departamento.
«y N más — escribe el departamento para acotar.» Hay más de 100 coincidencias. Agrega el departamento a la búsqueda.

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