Encender el módulo y cargar las credenciales

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloques «Estado», «Credenciales de Factus» y «Cuenta de Factus». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Es el arranque: el interruptor que enciende la facturación, los cuatro datos con los que el sistema entra a tu cuenta de Factus y la comprobación de que esa cuenta responde. Hasta que estos dos bloques no estén guardados, el resto de la pantalla no tiene de dónde leer nada.

Habilitar la facturación electrónica

  1. Entra a Configuración → Facturación electrónica.
  2. En el bloque «Estado», enciende «Habilitar facturación electrónica».
  3. Baja hasta el pie de la pantalla y pulsa «Guardar configuración».
  4. Espera el aviso «Configuración guardada» — «La facturación electrónica quedó actualizada.»
  5. Mira la etiqueta junto al título: tiene que decir «Activa».

Con el interruptor apagado, las ventas y la impresión funcionan exactamente igual que hoy. No se pierde nada; simplemente no sale ningún documento hacia la DIAN.

Ojo: encender el módulo agrega el bloque «Factura electrónica (CUFE y QR)» a la plantilla activa de «Cuenta de mesa», para que el tiquete pueda imprimir el CUFE. Es un cambio en tu plantilla de impresión, y se deshace desde Plantillas de impresión. Si lo borras, vuelve a aparecer la próxima vez que guardes esta pantalla con el módulo encendido: para que no se imprima, déjalo y quítale la marca de «Visible».

No basta con el interruptor: si faltan las credenciales, la etiqueta dirá «Activa» pero no se emitirá nada, y al intentarlo saldrá «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»

Elegir qué se emite solo

Los otros dos interruptores del bloque «Estado» deciden qué sale hacia la DIAN sin que nadie lo pida. Los dos vienen encendidos, y quedan grises mientras «Habilitar facturación electrónica» esté apagado.

  1. Enciende o apaga «Emitir automáticamente al completar la venta».
  2. Enciende o apaga «Emitir nota crédito al anular una cuenta».
  3. Pulsa «Guardar configuración».

«Emitir automáticamente al completar la venta» factura sola cada cuenta al cobrarla, pero solo las que tienen cliente identificado. Las de mostrador —las que salen a nombre de Consumidor Final— se facturan a mano desde Facturas electrónicas. Es a propósito: emitirlas todas quemaría numeración de la DIAN en tiquetes que nadie pidió facturar.

Apagarlo no impide facturar: solo hace que cada factura salga cuando alguien la pida.

«Emitir nota crédito al anular una cuenta» manda la nota crédito sola cada vez que se anula una cuenta ya facturada. Anular una cuenta en el sistema no la borra de la DIAN: sin la nota crédito, el negocio queda declarando un ingreso que devolvió.

Ojo: una nota crédito no se puede deshacer. Con este interruptor encendido, cada anulación de una cuenta facturada consume un número de la resolución de notas crédito y queda ante la DIAN.

El cajero no espera a la DIAN en ninguno de los dos casos: la cuenta se cierra y el documento sale después, por su cuenta. Si falla, queda registrado en Facturas electrónicas para reintentarlo.

Cargar las credenciales de Factus

Son cuatro datos y los entrega Factus, no el sistema: el Client ID y el Client Secret salen al registrar la integración, y el usuario y la contraseña son los de tu cuenta. Al lado del título «Credenciales de Factus» hay un signo de interrogación que abre esta misma explicación.

  1. Abre el desplegable «Ambiente» y elige «Sandbox (pruebas)» para empezar.
  2. Escribe el «Client ID» de tu cuenta de Factus.
  3. Escribe el «Client Secret».
  4. Escribe el «Usuario (correo de la cuenta)»: es el correo con el que entras a Factus.
  5. Escribe la «Contraseña» de esa cuenta.
  6. Pulsa «Guardar configuración» y espera «Configuración guardada».

Cuando ya hay credenciales guardadas, el «Client Secret» muestra «Guardado — escribe para cambiarlo» y debajo «Déjalo vacío para conservar el actual.»; la «Contraseña» muestra «Guardada — escribe para cambiarla» y «Déjala vacía para conservar la actual.» El sistema nunca devuelve esos dos datos a la pantalla, así que la única forma de cambiarlos es escribirlos de nuevo.

Lo que impide guardar:

  • Con el módulo encendido y el «Client ID» vacío: «Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.»
  • La primera vez, con el módulo encendido y el secreto o la contraseña vacíos: «Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.»

El «Usuario (correo de la cuenta)» no se comprueba al guardar, pero sin él la cuenta se considera incompleta: «Probar conexión» seguirá desactivado y las resoluciones no se cargarán.

Cambiar de pruebas a producción

El sistema guarda un solo juego de credenciales. Las de sandbox no sirven en producción.

Ojo: en «Producción» cada documento que salga es real. Consume un número de la resolución, queda ante la DIAN y ya no se borra: si está mal, se corrige con una nota crédito.

  1. Ten a la mano el Client ID, el Client Secret, el usuario y la contraseña de la cuenta real.
  2. Abre «Ambiente» y elige «Producción».
  3. Escribe de nuevo el «Client ID» y el «Usuario (correo de la cuenta)».
  4. Escribe de nuevo el «Client Secret» y la «Contraseña». Dejarlos vacíos conservaría los de pruebas, y con esos no se entra.
  5. Pulsa «Guardar configuración».
  6. Pulsa «Probar conexión» y comprueba que salga «Conexión exitosa».
  7. Revisa «Datos de emisión»: las resoluciones de la cuenta real son otras, y el desplegable se quedó apuntando a las de pruebas.

Mientras el ambiente sea «Sandbox», arriba sale el aviso «Ambiente de pruebas» — «Las facturas emitidas en sandbox no tienen validez fiscal. Cambia a producción solo con las credenciales reales de tu cuenta de Factus y la resolución de numeración vigente.»

Probar la conexión con Factus

  1. Comprueba que el botón «Probar conexión» esté disponible. Si a su lado dice «Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.», guarda antes.
  2. Pulsa «Probar conexión». Mientras responde, el botón dice «Probando...».
  3. Lee el aviso que salga.

Hay tres finales posibles:

  • «Conexión exitosa» — «Factus respondió correctamente con las credenciales guardadas.» Todo bien.
  • «Conectado, pero falta numeración». Las credenciales sirven, pero la numeración no está lista. El texto dice exactamente qué falta y dónde arreglarlo; casi siempre es una resolución que hay que crear o elegir.
  • «Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.» O la cuenta no contesta, o las credenciales no son las de ese ambiente.

Pase lo que pase, la pantalla vuelve a leer los datos de la cuenta: la lista de resoluciones y el bloque «Cuenta de Factus» quedan al día después de probar.

Probar la conexión no exige que el módulo esté encendido. Se puede comprobar la cuenta antes de habilitar nada.

Leer el bloque «Cuenta de Factus»

Aparece solo cuando la cuenta contestó. Es informativo: no se edita desde aquí.

  • «Razón social», «NIT», «Régimen», «Organización», «Dirección», «Municipio», «Teléfono», «Correo» y «Responsabilidades» son los datos del emisor, o sea, a nombre de quién sale la factura.
  • El aviso «Plan contratado» dice cuántos documentos te quedan del plan de Factus y en cuántos días vence. Cuando bajan de 100 se pone en amarillo; en cero, en rojo.

Estos datos salen de la cuenta de Factus, no de los datos de empresa del sistema. Si aquí ves otra empresa, es la de esa cuenta: en «Sandbox» siempre es la de pruebas de Factus.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.» Tu rol no es ADMIN ni DUENO. Pídeselo al administrador o al dueño.
«Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.» Guardaste con el módulo encendido y sin Client ID. Escríbelo y vuelve a guardar.
«Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» Es la primera vez que guardas y falta el secreto o la contraseña. Escríbelos. Solo se dejan vacíos si ya hay unos guardados.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Nunca se llenaron los datos de la empresa. Complétalos en Configuración → Empresa.
«Error» — «No se pudo guardar la configuración.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a guardar.
«Guarda primero las credenciales para poder probar la conexión.» El botón está desactivado porque falta guardar alguno de los cuatro datos. Complétalos y pulsa «Guardar configuración».
«Todavía no hay configuración de facturación electrónica.» Se probó la conexión sin haber guardado nunca. Guarda primero.
«Faltan credenciales de Factus para probar la conexión.» Alguno de los cuatro datos está vacío. Complétalo, guarda y vuelve a probar.
«Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.» La cuenta no contestó, o contestó con un rechazo. Revisa internet y que las credenciales sean las del ambiente elegido.
«Error» — «No se pudo contactar a Factus.» La llamada ni siquiera salió del equipo. Revisa la red y vuelve a probar.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …» Alguno de los cuatro datos está mal, o son de otro ambiente. Cópialos otra vez del panel de Factus.
«No se pudo autenticar contra Factus: …» Factus no respondió al intento de entrar. Revisa internet. Si insiste, mira el estado del servicio de Factus.
El bloque «Cuenta de Factus» no aparece Factus no entregó ni el emisor ni el consumo del plan. No sale ningún mensaje: son datos informativos y la pantalla sigue sirviendo. Pulsa «Probar conexión»: ahí sí sale el motivo.
«Conectado, pero falta numeración» Las credenciales sirven, pero falta resolución o falta elegirla. Sigue el motivo que trae el aviso: está en Las resoluciones o en Los datos de emisión.

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