Empresa y sucursales

Para quién: ADMIN. La entrada del menú también le sale al DUENO, pero la pantalla lo devuelve (mira «Antes de empezar»). Dónde está: Configuración → Empresa. En el menú aparece con ese nombre a secas, Empresa. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí viven los datos del negocio: el nombre, el NIT, el régimen tributario, el teléfono, el correo y el logo. El nombre y el NIT son los que salen impresos en la cuenta de la mesa; el logo y el nombre son los que el menú lateral muestra arriba. En la misma pantalla se dan de alta los locales —las sucursales— y se decide qué porcentajes de propina le ofrece la caja al cliente.

Pantalla Actualizar datos de la Empresa

  1. Logo de la Empresa. El cuadrito blanco. Pasa el mouse por encima y sale un icono de cámara: eso abre el explorador de archivos. Al lado están las condiciones: «Formatos aceptados: JPG, PNG, SVG», «Tamaño máximo: 5MB», «Recomendado: imagen cuadrada (ej: 512x512px)».
  2. Los datos del negocio. «Nombre de la empresa», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email». Los cinco llevan asterisco rojo: sin ellos no se guarda.
  3. La propina. «Propina sugerida (%)» y «Botones de propina». Los dos son opcionales y los dos cambian lo que el cajero ve al cobrar.
  4. Agregar Sucursal. El botón azul de la columna derecha. Abre la ventana para dar de alta un local.
  5. La tarjeta de cada sucursal. Nombre, ciudad y país, y dirección. La que esté marcada como principal se pinta resaltada. Pulsándola se abre su ficha.
  6. Actualizar Empresa. El botón azul de abajo a la derecha. Es el que guarda todo: los datos, el logo nuevo y las sucursales que hayas agregado en esta visita. Mientras guarda dice «Guardando...».

Si el negocio todavía no está configurado, la pantalla se llama «Configurar Empresa» y el botón de abajo dice Crear Empresa. Una vez creada, pasa a llamarse «Actualizar datos de la Empresa» con el botón Actualizar Empresa. Es la misma pantalla.

Cómo se guarda

De los datos al impreso

Lo importante de esta pantalla: nada se guarda hasta que pulsas «Actualizar Empresa». Los datos que escribes y las sucursales que agregas se quedan en la pantalla, esperando. Si te vas sin pulsar el botón, se pierden.

Hay dos excepciones, y conviene tenerlas claras porque son las que no se pueden deshacer:

  • Borrar el logo se hace de una vez, sin pasar por «Actualizar Empresa».
  • Guardar o eliminar una sucursal que ya existía también se hace de una vez, desde su propia ficha.

Antes de empezar

Hace falta el rol ADMIN. La entrada Empresa aparece en el menú de Configuración para ADMIN y para DUENO, pero al abrirla la pantalla comprueba el rol otra vez. Si tu usuario no es ADMIN sale «Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.» y te devuelve a Configuración → General.

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada.

El negocio es uno solo. El sistema guarda una única empresa por instalación. No hay forma de crear una segunda: lo que se hace es actualizar la que ya está.

Sin al menos una sucursal no se puede guardar. Si el negocio es nuevo y no le agregas ninguna sede, al pulsar el botón sale «Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.»

Después de crear las sucursales, hay que repartirlas. Cada computador tiene que saber en qué sede está. Eso se dice en Configuración → Sistema, en el campo «Sucursal». Mientras un equipo no tenga sede asignada, casi ninguna pantalla le carga datos.

Cargar el logo del restaurante

El logo sale arriba del menú lateral, junto al nombre del negocio. Si no cargas ninguno, ahí se queda el icono por defecto de la aplicación.

Ojo: por ahora el logo no sale impreso. Las plantillas tienen un bloque llamado «Logo del restaurante», pero la imagen no llega a la impresora: la cuenta sale con el nombre y el NIT escritos, sin dibujo.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pon el mouse encima del cuadro blanco de «Logo de la Empresa». Se oscurece y sale un icono de cámara.
  3. Púlsalo. Se abre el explorador de archivos de tu computador.
  4. Elige la imagen. Tiene que ser JPG, PNG o SVG, y pesar menos de 5 MB.
  5. La imagen aparece en el cuadro. Todavía no está guardada.
  6. Pulsa Actualizar Empresa para dejarla puesta.

Ojo: si eliges varias imágenes de una vez, solo se guarda la primera. Elige una sola.

Ojo: si el archivo no es una imagen o pesa más de 5 MB, no pasa nada visible: el cuadro se queda como estaba, sin ningún mensaje. Si tras elegir el archivo el cuadro no cambia, revisa el peso y el formato.

Cambiar el logo por otro. Repite los mismos pasos y elige la imagen nueva. Al guardar, la anterior se reemplaza.

Quitar el logo

Ojo: esto no se puede deshacer y no espera a «Actualizar Empresa». En cuanto confirmas, el logo se borra. Si te equivocaste, toca volver a subir el archivo.

  1. Pulsa el botón rojo de la papelera, arriba a la derecha del cuadro del logo.
  2. Sale el aviso «¿Estás seguro?» — «Esta acción eliminará la imagen de forma permanente. Si hiciste cambios, primero guárdalos, ya que se recargará esta sección.»
  3. Si tenías datos a medio escribir, pulsa Cancelar, guarda primero con Actualizar Empresa y vuelve.
  4. Para borrarlo, pulsa Sí, continuar.
  5. El logo se borra, pero el cuadro sigue mostrando la imagen hasta que salgas de la pantalla y vuelvas a entrar. Es normal.

Escribir los datos del negocio

Estos son los datos que van impresos. En la cuenta de la mesa, el bloque «Encabezado (nombre, NIT, dirección)» imprime el nombre de la empresa, luego la dirección y el teléfono de la sucursal que atendió, y por último el NIT.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. En «Nombre de la empresa» escribe el nombre legal, como aparece en el RUT. Máximo 100 caracteres. Es el que sale de título en el impreso y arriba del menú lateral.
  3. En «NIT» escribe el número con el dígito de verificación, separado por guion: 900123456-7. Máximo 20 caracteres.
  4. En «Régimen Tributario» abre el desplegable y elige uno de los seis. Arranca en «Seleccione un régimen». Si la empresa ya estaba creada, este campo no se deja cambiar: mira el aviso de más abajo.
  5. En «Teléfono» escribe el número de contacto del negocio. Máximo 20 caracteres.
  6. En «Email» escribe el correo del negocio. Si no tiene forma de correo, el campo se marca y no deja enviar. Máximo 100 caracteres.
  7. Pulsa Actualizar Empresa.

Las seis opciones del régimen son, tal cual:

Opción Para quién
«Régimen Simple de Tributación» Pequeñas empresas que unifican sus impuestos en una sola declaración.
«Régimen Ordinario» El régimen general: IVA, renta y retención en la fuente.
«Régimen de Personas Naturales No Responsables de IVA» Personas naturales por debajo del tope de la DIAN, que no cobran ni declaran IVA.
«Régimen de Entidades Sin Ánimo de Lucro» Fundaciones, asociaciones y corporaciones.
«Régimen Especial de Zonas Francas» Negocios ubicados en zona franca.
«Régimen Especial» Entidades con tratamiento tributario especial otorgado por la ley.

Ojo: una vez que la empresa está creada, el desplegable «Régimen Tributario» muestra el régimen guardado pero vuelve solo a esa opción: desde esta pantalla ya no se puede cambiar. Si el negocio cambió de régimen, habla con quien administra el sistema.

Ojo: el «Régimen Tributario» que se guarda aquí es un dato del negocio y no viaja a la factura electrónica. El régimen con el que se factura ante la DIAN sale de la cuenta de facturación y se consulta en Configuración → Facturación electrónica.

Ojo: los cambios pisan el dato anterior y no queda copia del valor viejo.

Los cinco campos son obligatorios. No se pueden dejar en blanco: si falta alguno, el navegador lo marca y el formulario no se envía. Para cambiar un dato se escribe el nuevo encima.

El nombre también va a la factura electrónica. Si el negocio factura ante la DIAN, el nombre que escribes aquí es el que sale como establecimiento que expide el documento, junto con la dirección, el teléfono y el correo de la sede donde se comió. Si a esa sede le falta la dirección o el teléfono, la factura se emite con los datos de la cuenta de facturación en vez de los tuyos. El correo es el único que tiene repuesto: si la sede no tiene, se usa el del negocio.

Fijar la propina que ofrece la caja

Estos dos campos no cobran nada por su cuenta: solo deciden qué botones ve el cajero en la pantalla de cobro.

De la configuración a la pantalla de cobro

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. En «Propina sugerida (%)» escribe el porcentaje que quieres que venga marcado por defecto: por ejemplo 10. Solo números enteros del 0 al 100.
  3. En «Botones de propina» escribe los porcentajes que quieres ofrecer, separados por coma: 10, 15, 18. Máximo 60 caracteres.
  4. Pulsa Actualizar Empresa.

Qué hace cada uno.

  • «Propina sugerida (%)» es la que la pantalla de cobro deja ya marcada al abrir la cuenta. Su texto de ayuda dice «Se deja vacío si el negocio no sugiere propina.» Si nunca la has puesto, el cobro abre en Sin propina.
  • «Botones de propina» son los botones que el cajero ve al lado de Sin propina y del campo «Monto libre». Su texto de ayuda dice «Separados por coma. Vacío usa 10, 15 y 18.» Si nunca los has puesto, el cobro ofrece 10 %, 15 % y 18 %.

Lo que se descarta al guardar. De «Botones de propina» solo se guardan los números mayores que 0 y hasta 100. Un 0, una palabra o un 900 se botan sin avisar. Si escribes 10, hola, 0, 15 se guarda 10, 15. Puedes separar con comas, con espacios o con punto y coma.

Ojo: una vez que has guardado una propina sugerida, dejar el campo vacío no la quita: al guardar se conserva el último valor. Lo mismo con «Botones de propina». Si quieres que el cobro deje de sugerir propina, escribe 0 en «Propina sugerida (%)» y guarda: el cobro abre sin propina, aunque ningún botón quede marcado. El cajero sigue pudiendo elegir uno.

El cajero siempre puede cambiar la propina al cobrar: puede pulsar Sin propina, elegir otro porcentaje o escribir un valor en «Monto libre». Lo que se configura aquí es la sugerencia, no una obligación.

Dar de alta y mantener las sucursales

Toda la parte de sedes —agregarlas, corregirlas y eliminarlas— está en su propia página, porque tiene sus propias trampas:

→ Sucursales: agregar, editar y eliminar

En resumen: Agregar Sucursal solo la deja apuntada en la lista y se guarda con Actualizar Empresa; en cambio una sucursal que ya existía se guarda y se elimina desde su propia ficha, al instante.

Guardar los cambios

  1. Revisa que «Nombre de la empresa», «NIT», «Régimen Tributario», «Teléfono» y «Email» estén llenos.
  2. Revisa que haya al menos una sucursal en la columna de la derecha.
  3. Pulsa Actualizar Empresa (o Crear Empresa si el negocio es nuevo).
  4. El botón se bloquea y dice «Guardando...».
  5. Sale «¡Empresa actualizada!» — «La empresa se ha actualizado correctamente» (o «¡Empresa creada!» — «La empresa se ha creado correctamente»).
  6. Pulsa Aceptar. La aplicación te devuelve a Configuración → General.

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa Cancelar: sales a Configuración → General sin guardar nada de lo que hayas escrito.

Dónde se nota el cambio. En este computador, el nombre y el logo de arriba del menú lateral se actualizan en cuanto vuelves al inicio. A los demás equipos los datos les llegan con la sincronización, y además cada uno guarda una copia del nombre hasta por una hora para no pedirlo todo el tiempo: por eso el nombre puede tardar más que el logo. Cerrar y abrir la aplicación no lo acelera; simplemente espera.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos empresas en el mismo sistema? No. Hay una sola empresa por instalación. Lo que se maneja aparte son las sucursales: ahí sí puedes tener las que quieras.

Soy el dueño y no me deja entrar. Es lo esperado. La entrada Empresa le sale al DUENO en el menú, pero la pantalla exige el rol ADMIN. Pídele el cambio a quien administra el sistema.

Cambié el nombre y el menú lateral sigue mostrando el anterior. En el computador donde guardaste cambia en cuanto vuelves al inicio. En los otros, el nombre se refresca hasta una hora después.

¿El régimen tributario sale en la factura electrónica? No. El que se guarda aquí es un dato del negocio y no viaja a la DIAN. Lo que sí viaja es el nombre de la empresa, con la dirección, el teléfono y el correo de la sede.

¿Dónde se ve el logo? Solo arriba del menú lateral, al lado del nombre del negocio. En los impresos no sale, aunque la plantilla tenga activado el bloque «Logo del restaurante».

Puse la propina en 10 % y el cajero cobró sin propina. La propina sugerida solo viene marcada; el cajero puede quitarla con Sin propina. Si pasa seguido, es un tema de acuerdo con el equipo, no de configuración.

¿La propina entra a la caja como venta? No. Se cobra al cliente pero no es ingreso del negocio: en el arqueo aparece aparte, para que el cajero la separe antes de cuadrar.

¿Dónde digo en qué sede está este computador? En Configuración → Sistema, en el campo «Sucursal». Esta pantalla solo crea las sedes; no asigna ninguna al equipo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Solo los administradores pueden configurar la empresa.» Tu usuario no tiene el rol ADMIN. Le pasa también al DUENO, aunque a él sí le salga la entrada en el menú. Pulsa Aceptar: vuelves a Configuración → General. Pídele el cambio a quien administra el sistema.
«Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.» (en rojo arriba y también como aviso) Estás guardando una empresa que no tiene ninguna sede, y no agregaste ninguna en esta visita. Pulsa Agregar Sucursal, llena la ficha, pulsa Agregar y vuelve a pulsar Actualizar Empresa.
El navegador marca el desplegable «Régimen Tributario» y no envía nada Se quedó en «Seleccione un régimen». Ábrelo, elige uno de los seis y guarda otra vez.
«Error» — «No se pudo guardar la empresa» y, en rojo arriba, «Error al guardar la empresa. Por favor, inténtelo de nuevo.» El servicio del restaurante no aceptó el guardado. Suele ser porque el equipo perdió la conexión con él, o porque ya existe una empresa creada y se está intentando crear otra. Pulsa Aceptar, sal de la pantalla, vuelve a entrar y mira si los datos ya están. Si siguen sin estar, revisa que el servicio del restaurante esté encendido en este equipo.
El navegador marca un campo en rojo y no envía nada Falta uno de los cinco campos con asterisco, o el correo no tiene forma de correo. Llena el campo marcado. El correo necesita arroba y dominio.
Elegí una imagen y el cuadro del logo se quedó igual El archivo no es una imagen, o pesa más de 5 MB. La pantalla no avisa. Usa un JPG, PNG o SVG de menos de 5 MB. Lo recomendado es una imagen cuadrada de 512x512 px.
Borré el logo y sigue apareciendo en el cuadro Ya se borró; lo que ves es la imagen que la pantalla tenía cargada. Sal de la pantalla y vuelve a entrar.
Activé el bloque «Logo del restaurante» en la plantilla y la cuenta sigue saliendo sin logo Hoy la imagen no llega al impreso. El bloque existe, pero sale vacío. El logo se ve en el menú lateral. Para el impreso, usa el bloque «Encabezado (nombre, NIT, dirección)».
Dejé vacía «Propina sugerida (%)» y el cobro sigue sugiriendo propina Un campo vacío no borra el valor guardado: se conserva el último. Escribe el número que quieras dejar, o 0 para que el cobro abra sin propina.
Guardé cambios y en otro computador no se ven Los datos viajan entre equipos con la sincronización, y además cada equipo guarda una copia del nombre hasta por una hora. Espera. Si al día siguiente sigue igual, revisa que el otro equipo esté sincronizando.
«Advertencia» — «No se pudo cargar la información de la empresa. ¿Qué deseas hacer?» Al abrir la aplicación no se pudieron traer los datos del negocio. Casi siempre el servicio del restaurante no está encendido. Pulsa Reintentar más tarde y revisa que el servicio esté arriba. Cerrar sesión te saca de la aplicación.
No veo Empresa en el menú de Configuración Tu rol no es ni ADMIN ni DUENO. Con otro rol esa entrada no existe. Pídeselo a quien administra el sistema.

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