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Clientes

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Administración → Clientes. Hace falta comprarlo aparte: no.

Es la libreta de comensales del negocio. Sirve para dos cosas muy concretas: ponerle nombre a un pedido —«la mesa 7 es de don Alberto»— y facturarle la cuenta a alguien de verdad en vez de al consumidor final genérico. Cada cliente guarda su identificación, su nombre, su correo y, si quieres, su teléfono y su dirección.

Pantalla Clientes

  1. El buscador. Dice «Nombre, documento o teléfono». Busca en todos los clientes guardados, no solo en los que ya se ven.
  2. «Nuevo cliente». Abre la hoja «Nuevo cliente» por la derecha.
  3. Los botones de arriba. «Todos», «Personas» y «Empresas», y para ADMIN, DUENO y GERENTE también «Eliminados», la papelera. Cada uno dice cuántos clientes tiene. Debajo del título, la cabecera dice cuántos hay en total: «128 clientes».
  4. Una fila por cliente. Sus iniciales en un círculo, el nombre completo y, debajo, «Doc.» o «NIT» con el número, y la dirección si la tiene. A la derecha, el «Teléfono» y el «Tipo»: «Persona» o «Empresa».
  5. La ficha al lado. Al tocar una fila, a la derecha sale su ficha: teléfono, correo, dirección, grupo y «Sus últimas cuentas», con los botones «Editar» y «Todas sus cuentas». En una pantalla angosta la ficha se abre en una hoja por encima de la lista.

La lista no tiene páginas ni botón de cargar más: llegan los primeros clientes y, al bajar, los siguientes.

Para qué sirve tener el cliente creado

Del cliente creado a la cuenta cobrada

El cliente se crea una vez y se reutiliza. En la comanda se elige en «Cliente (opcional)», y al cobrar se puede cambiar sin tocar el pedido. Lo que quede elegido al cerrar la cuenta es lo que sale en la cuenta cobrada y, si emites factura electrónica, a nombre de quién se emite.

En esta sección

  • Esta página — la lista, buscar, filtrar, ver la ficha y la papelera.
  • Crear y editar un cliente — la hoja campo por campo, qué es obligatorio, cómo se le quita un dato a un cliente y cómo se elimina.
  • Elegir el cliente de una cuenta — cómo se le pone nombre a un pedido, a un cobro y a una factura.

Antes de empezar

No hace falta turno de caja abierto. Los clientes se crean y se consultan a cualquier hora, con la caja cerrada.

No hace falta que esta terminal tenga sucursal elegida. La libreta de clientes es del negocio entero, no de una sucursal: el mismo cliente se ve desde todas. Lo único que mira la sucursal son las cuentas del cliente, porque se ven las de la sucursal de este equipo.

Con la aplicación recién instalada ya viene uno: «Consumidor Final», con la identificación 2222222222. Es el que lleva toda cuenta que no pidió factura a su nombre. No le cambies la identificación: es justo la que el sistema reconoce para emitirle a la DIAN al consumidor final genérico.

Quién puede hacer qué aquí:

Rol Qué puede hacer
ADMIN, DUENO, GERENTE Todo: crear, editar, ver la ficha, eliminar, entrar a «Eliminados» y restaurar.
CAJERO, MESERO Crear clientes, consultarlos y corregirlos. No les salen «Eliminados» ni «Eliminar cliente».

El mesero y el cajero sí pueden corregir a un cliente: es quien toma el domicilio por teléfono el que lo da de alta y el que nota que cambió de dirección.

Buscar un cliente en la lista

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. En «Nombre, documento o teléfono» escribe parte del nombre, del apellido, la identificación o el teléfono.
  3. Deja de escribir un instante: la lista se cambia sola por lo que encontró, y debajo del título dice cuántos coinciden: «3 coinciden con «gómez»».
  4. Toca la fila del cliente para ver su ficha.

La búsqueda la hace el servidor sobre todos los clientes guardados, no solo sobre los que ya se ven. No distingue mayúsculas, pero las tildes sí cuentan: «gomez» no encuentra a «Gómez». El correo no se busca. Mientras llega la respuesta, la lista anterior se queda a la vista, un poco más clara.

Si la búsqueda trae muchos, se comporta como la lista entera: al bajar llegan los siguientes.

Para volver a verlos todos, borra el texto con la equis del campo.

Las cifras de «Todos», «Personas», «Empresas» y «Eliminados» también siguen a la búsqueda: con «gómez» escrito, dicen cuántos «gómez» hay de cada tipo.

Filtrar por tipo de cliente

  1. Pulsa «Personas» para dejar solo las personas naturales, o «Empresas» para dejar solo las personas jurídicas.
  2. Para quitarlo, pulsa «Todos».

El filtro se suma a lo que hayas escrito en el buscador: si escribiste «gómez» y pulsas «Empresas», salen solo las empresas con «gómez» en el nombre, la identificación o el teléfono. Y mira la libreta entera, no solo lo que ya bajó a la pantalla.

Ver la ficha de un cliente

  1. Busca al cliente en la lista y toca su fila.
  2. A la derecha sale su ficha: el nombre, «Doc.» o «NIT» con el número y desde cuándo es cliente; luego «Teléfono», «Correo», «Dirección» y «Grupo de cliente». Lo que no tenga dice «Sin dato», o «Sin grupo».
  3. Debajo, «Sus últimas cuentas»: cuántas ha pagado en esta sucursal y cuánto suman en total —«12 cuentas · $345.000 en total»— y las cinco más recientes, cada una con su número, el día y la hora, la mesa, cómo pagó y el total. Son las cuentas cobradas a nombre de este cliente; las anuladas no salen.
  4. Si tu rol entra a Caja → Cuentas cobradas (ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO), toca una cuenta para abrirla. Para el mesero son solo de lectura.

Para cambiar sus datos, pulsa «Editar» en la ficha. Está contado en Crear y editar un cliente.

Ojo: «Sus últimas cuentas» solo mira la sucursal de este computador. Si la terminal no tiene sucursal elegida, dice «Esta terminal no tiene sucursal: elígela en la configuración del sistema para ver sus cuentas.». Lo de todas las sucursales se consulta en Caja → Cuentas cobradas: cada cuenta lleva el nombre del cliente en su fila, y el buscador encuentra las suyas por nombre o por cédula.

Todas sus cuentas

Para ver todo lo que ha pagado, pulsa «Todas sus cuentas». Se abre la pantalla del cliente:

  • A la izquierda, «Sus cuentas en esta sucursal», con cuántas son. Llegan las más recientes y, al bajar, las siguientes. Si tu rol abre las cuentas cobradas, arriba dice «Toca una para abrirla».
  • A la derecha, sus datos, que se quedan a la vista mientras bajas: el tipo —«Persona natural» o «Persona jurídica»—, «Documento» o «NIT», «Teléfono», «Correo», «Dirección», «Grupo» y «Cliente desde».
  • Debajo, «En esta sucursal»: «Cuentas pagadas», «Ha gastado», «Por cuenta, en promedio» y «Última visita».

En una tablet o un teléfono los datos van arriba y las cuentas debajo. «Editar» está en la cabecera. Para volver, pulsa la flecha de «Volver a Clientes».

Ver los clientes eliminados y restaurar uno

«Eliminados» es la papelera, y su número dice cuántos hay. Un cliente eliminado deja de salir en la lista y en la hoja «Buscar cliente» del pedido y del cobro, pero no se borra: sus cuentas viejas siguen a su nombre. A la papelera se manda desde la hoja del cliente, con «Eliminar cliente». → Eliminar un cliente

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Pulsa «Eliminados».
  3. Busca la fila del cliente que quieres devolver. El buscador de arriba también filtra la papelera.
  4. Pulsa «Restaurar», a la derecha de la fila. No pregunta.
  5. Sale el aviso «Laura Gómez vuelve a estar activo», con un botón «Deshacer» que dura unos segundos por si te equivocaste: lo devuelve a la papelera.
  6. Pulsa «Todos»: ya está otra vez en la lista.

En la papelera las filas no abren ficha: lo único que se hace ahí es restaurar. Si no hay ninguno, la pantalla dice «La papelera está vacía» / «Aquí salen los clientes eliminados, por si hay que recuperarlos.».

Si la pantalla de un cliente queda abierta cuando lo mandas a la papelera, junto a su nombre dice «En la papelera», desaparece «Editar» y, si tu rol puede, abajo de sus datos sale «Restaurar cliente».

Ojo: a un cajero o a un mesero el botón «Eliminados» no le sale. La papelera es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Preguntas frecuentes

¿Puede haber dos clientes con la misma identificación? No. La identificación es única en todo el sistema. Si la repites, el guardado falla con «No se pudo guardar el cliente. Revisa que el documento no esté repetido.».

¿Un mesero puede crear clientes? Sí, y también un cajero. Y los pueden corregir después con «Editar». Eliminarlos no.

¿Los clientes son de una sola sucursal? No. La libreta es del negocio entero: el cliente que crea la sucursal del norte lo ve la del sur. Lo que es de cada sucursal son sus cuentas.

¿Para qué sirve el «Grupo de cliente»? Para etiquetar y reconocer de un vistazo —«Frecuente», «Empresa», «Domicilios»—. Hoy no cambia ningún precio.

Eliminé un cliente por error. ¿Lo pierdo? No. Pulsa «Deshacer» en el aviso, o búscalo en «Eliminados» y pulsa «Restaurar».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Todavía no hay clientes» / «El cliente hace falta para facturar a nombre de alguien y para los domicilios.» La libreta está vacía. Pulsa «Nuevo cliente».
«No se pudieron cargar los clientes» (o «No se pudo cargar la papelera») / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» La lista no llegó: el servidor no respondió o esta terminal no tiene red. No quiere decir que la libreta esté vacía. Comprueba la conexión y pulsa «Reintentar».
«No se pudieron cargar las siguientes.» al bajar por la lista La siguiente tanda no llegó. Lo que ya se veía se queda. Comprueba la conexión y pulsa «Reintentar», ahí mismo.
«Nadie con esa búsqueda» / «Prueba con el documento o el teléfono.» Nadie tiene ese texto en el nombre, los apellidos, la identificación o el teléfono. El correo no se busca, y los de la papelera no salen. Prueba con la cédula o con el teléfono. Revisa las tildes. Si lo eliminaron, búscalo en «Eliminados». «Limpiar búsqueda» vuelve a la lista entera.
«Todavía no hay empresas» (o «Todavía no hay personas») / «Cambia a «Todos» para ver la libreta entera.» La libreta no tiene clientes de ese tipo. Pulsa «Ver todos».
«No se pudo guardar el cliente. Revisa que el documento no esté repetido.» al crear o al editar Lo más común: esa identificación ya la tiene otro cliente, y no se puede repetir. Busca esa identificación en la lista: puede que ya esté en la libreta. Si no, corrígela.
No ves el botón «Eliminados» Tu usuario es cajero o mesero: la papelera es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídele a un superior que lo restaure.
«No se pudo restaurar» / «… sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó el cambio o no respondió. Pulsa «Aceptar» y repite. Si sigue igual, revisa la conexión.
«Ese cliente no existe» / «Puede que el enlace sea viejo. Búscalo en la lista de clientes.» Abriste la pantalla de un cliente que ya no está. Pulsa «Volver a Clientes» y búscalo en la lista.
«No se pudo abrir el cliente» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» La pantalla del cliente no llegó. Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa que el servidor esté encendido.
«Todavía no ha pagado ninguna cuenta en esta sucursal.» (o, en su pantalla, «Todavía no ha pagado ninguna cuenta aquí») en un cliente que sí ha venido Solo se miran la sucursal de este computador y las cuentas cobradas a su nombre: si pagó sin que se eligiera cliente, esa cuenta no es suya. Búscalo en Caja → Cuentas cobradas desde la sucursal donde pagó.
«No se pudieron traer sus cuentas.» en la ficha, o «No se pudieron cargar sus cuentas» en su pantalla Las cuentas no llegaron: se cortó la conexión con el servidor. Pulsa «Reintentar». Si sigue, comprueba la red.
«Esta terminal no tiene sucursal» / «Las cuentas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para ver las de este cliente.» Este computador no tiene sucursal elegida, y las cuentas se ven por sucursal. Pulsa «Ir a la configuración» y elige la sucursal, o pídeselo a un ADMIN, DUENO o GERENTE. → Configuración de la terminal
No ves Clientes en el menú Tu usuario no es ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO ni MESERO. Habla con quien administra los usuarios.

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