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Facturas electrónicas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando una cuenta se factura, el documento tiene que llegar a la DIAN. Esta pantalla es el tablero donde ves si llegó: cada factura y cada nota crédito con su número, su CUFE y su estado. Desde aquí bajas el PDF o el XML, se lo mandas por correo al cliente, vuelves a enviar lo que falló y comparas contra Factus lo que de verdad quedó emitido.

Pantalla de Facturas electrónicas

  1. El título y el ambiente. Al lado del título, «Producción» o «Pruebas». Debajo, cómo se emiten: «Se emiten solas al cobrar», «Se emiten a mano desde la cuenta» o, en pruebas, «En pruebas: lo que se emite no tiene validez fiscal».
  2. El buscador «Número, CUFE, cliente o NIT». Ojo: busca solo dentro de la página que estás viendo.
  3. Recargar y «Conciliar con Factus». El primero vuelve a pedir la lista al servidor; el segundo compara lo que Factus tiene emitido contra lo que hay aquí.
  4. «Enviar las 3 pendientes». Solo sale si hay documentos que nunca salieron hacia la DIAN. Los manda de una, uno detrás de otro.
  5. «Todas», «Por resolver», «Sin enviar» y «Aceptadas», cada una con su cifra. «Por resolver» lleva un punto rojo cuando hay alguno: son los rechazados y los que no se pudieron enviar.
  6. Las páginas. «Página 1 de 3 · 133 documentos» y las flechas para pasar. Solo salen si hay más de una página.
  7. La fila de cada documento. La fecha y la hora; el cliente —o Consumidor final—, el número —o Sin número— y si es Factura o Nota crédito; en rojo, lo que dijo la DIAN cuando algo salió mal; el total y la etiqueta del estado.
  8. El documento elegido. Su tipo y su número con la etiqueta del estado. Si no está aceptado, aquí sale el motivo y el botón «Reintentar envío». Debajo, el cliente, el total, la cuenta con «Ver la cuenta», cuándo se emitió…
  9. …y el CUFE, en corto, con el botón de copiarlo entero.
  10. PDF, XML, Ver y Correo. Se apagan cuando no se pueden usar, y debajo dice por qué.

La lista trae los documentos de 50 en 50, del más reciente al más viejo, y muestra los de todas las sucursales. En una pantalla ancha, el documento elegido sale al lado de la lista —al entrar, el primero—. En una tableta vertical o con la ventana angosta, al tocar la fila se abre en una hoja titulada «Documento», con lo mismo dentro.

Antes de empezar

  • El módulo tiene que estar encendido y con las credenciales de Factus guardadas. Si le falta algo, arriba de la lista sale el aviso «Módulo apagado» y el botón «Conciliar con Factus» queda apagado. Eso se arregla en Configurar la facturación electrónica.
  • No hace falta tener un turno de caja abierto. El turno lo exige cobrar, no facturar.
  • Los documentos no se crean aquí. Aparecen solos cuando cobras una cuenta con la factura encendida, o cuando alguien la factura a mano desde el detalle de la cuenta.
  • Con rol CAJERO ves la pantalla y puedes buscar, descargar, mandar por correo y volver a enviar. No puedes conciliar ni emitir notas crédito: eso es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Los estados de un documento

El estado se escribe igual en la lista, en el documento elegido y dentro de la cuenta.

Etiqueta Qué significa
«Sin enviar» Está registrado pero todavía no salió hacia la DIAN.
«Enviada» Ya salió; falta que la DIAN conteste.
«Aceptada» Listo. Tiene número y CUFE. Es el único estado con valor legal.
«Rechazada» Lo devolvieron por los datos. Hay que corregirlos y volver a enviarlo.
«Con error» No se pudo llegar: internet, credenciales o numeración.

Cómo avanza un documento

El sistema vuelve a mandar solo, cada dos minutos, los documentos que quedaron «Sin enviar» o «Con error», hasta cinco intentos por documento. Entre un intento y el siguiente espera cada vez más: dos minutos, cuatro, ocho, dieciséis. En media hora se le acaban los cinco intentos, y a partir de ahí solo avanza si lo reenvías tú.

Los «Enviada» no se vuelven a mandar —eso duplicaría el documento—: el sistema le vuelve a preguntar a la DIAN hasta que conteste.

Los «Rechazada» no se tocan solos: mandar lo mismo daría el mismo rechazo.

En la fila de un «Rechazada» o un «Con error», debajo del número sale en rojo lo último que contestó Factus o la DIAN. Es lo primero que hay que leer cuando algo falló; entero, con los intentos que lleva, está en el documento elegido.

Buscar un documento

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Si sabes en qué estado está, pulsa «Por resolver», «Sin enviar» o «Aceptadas». Estos botones sí miran todo el histórico.
  3. Escribe en «Número, CUFE, cliente o NIT» el número del documento, el CUFE, el nombre del cliente o su identificación.
  4. Si no aparece, pasa a la página siguiente con la flecha: lo que escribiste se vuelve a aplicar sobre esa página.

Ojo: el buscador solo mira los 50 documentos de la página que tienes delante. Si nada coincide sale «Nada coincide en esta página», con el botón «Limpiar búsqueda». Si algo no sale, filtra primero por estado y después busca.

Para volver a pedir la lista al servidor —por ejemplo, después de esperar a que la DIAN conteste—, pulsa el botón de recargar, al lado del buscador.

Descargar el PDF o el XML

Se guardan como archivo en el equipo, no se abren en una pestaña.

  1. Toca la fila del documento.
  2. Pulsa PDF o XML, abajo del documento elegido.
  3. Si el equipo pregunta dónde guardarlo, elige la carpeta.
  4. Cuando termine, sale «PDF guardado» (o «XML guardado») con el nombre del archivo.

PDF y XML se apagan mientras el documento no tenga el número que da la DIAN; debajo lo dice: «PDF y XML necesitan el número que asigna la DIAN; el correo, que la acepte.». Una factura «Sin enviar» o «Con error» todavía no tiene número.

Si acabas de emitir el documento, puede que el archivo aún no exista: la DIAN a veces se demora en terminar de validarlo. Espera un momento y vuelve a intentarlo.

Abrir el documento en Factus

  1. Toca la fila del documento.
  2. Pulsa Ver. Se abre la representación gráfica en el navegador del equipo.

Ver se apaga si Factus todavía no devolvió el enlace del documento.

Si el equipo no deja abrir el navegador desde la aplicación, el enlace se copia solo y sale «Enlace copiado» / «Pégalo en el navegador para ver el documento.». Si tampoco se puede copiar, se abre la ventana «Abre el enlace en tu navegador» con el enlace escrito.

Copiar el CUFE

El CUFE se ve en corto —«a1b2c3…f9e8d7»—: son 96 caracteres que nadie lee en pantalla.

  1. Toca la fila del documento.
  2. Pulsa el botón de copiar, a la derecha del CUFE.
  3. Sale «CUFE copiado»: ya puedes pegarlo entero donde lo necesites.

Si el equipo no deja copiar, se abre la ventana «Copia el CUFE» con el código entero.

Enviar la factura al correo del cliente

  1. Toca la fila del documento. Tiene que estar en «Aceptada».
  2. Pulsa Correo.
  3. Espera a que salga «Correo enviado» / «Factus lo envió al correo de …».

El correo lo manda Factus a la dirección que tiene el cliente en su ficha. Si el cliente no tiene correo, o si la cuenta salió a nombre de Consumidor Final, no hay a quién mandársela: revisa primero la ficha en Clientes.

Correo se apaga en cualquier estado que no sea «Aceptada»; debajo dice «El correo se habilita cuando la DIAN la acepta.».

Reenviar un documento que falló

  1. Pulsa «Por resolver» para ver solo los rechazados y los que no se pudieron enviar.
  2. Toca la fila del documento.
  3. Lee el aviso de arriba: «La DIAN la rechazó» o «No se pudo enviar», con los intentos que lleva y el motivo del último.
  4. Si el motivo son los datos del cliente —el caso más común es que el nombre no coincida con el del RUT—, corrígelos primero en Clientes.
  5. Pulsa «Reintentar envío». Mientras va, dice «Enviando a la DIAN…».
  6. Si sale bien, aparece «La DIAN aceptó factura …» con el número que le tocó.

Si vuelve a fallar sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo. Reenviar un «Rechazada» sin haber corregido nada da exactamente el mismo rechazo.

Ojo: un documento que Factus dio por rechazado a veces quedó emitido igual —pasa cuando se cae la conexión justo después de mandarlo—. Si reenvías y el motivo habla de un documento repetido, no insistas: usa «Conciliar con Factus» para ver qué hay del otro lado.

«Reintentar envío» desaparece en cuanto el documento queda «Aceptada». Un documento aceptado ya no se toca: si está mal, se corrige con una nota crédito.

Tampoco sale en la factura de una cuenta que ya se anuló. En su lugar dice «La cuenta se anuló antes de que la DIAN aceptara esta factura: ya no se envía. Reenviarla la emitiría sin nota crédito que la anule.».

Enviar todas las pendientes de una vez

Cuando hay documentos que nunca salieron —por ejemplo, después de una caída de internet—, arriba sale «Enviar las 3 pendientes» (o «Enviar la pendiente» si es una).

  1. Pulsa «Enviar las 3 pendientes». Mientras trabaja, dice «Enviando…».
  2. Al terminar sale «2 de 3 aceptados por la DIAN». Si alguno no pasó, debajo dice «Los que no, salen en «Por resolver» con lo que dijo la DIAN.».

Van de uno en uno, no todos a la vez: así Factus no los rechaza por mandar demasiados seguidos. Cada pasada manda hasta 100. Solo manda los «Sin enviar»: los que ya están «Enviada» esperando a la DIAN no se reenvían, y las facturas de cuentas anuladas tampoco.

Saltar a la cuenta que originó el documento

  1. Toca la fila del documento.
  2. En el renglón Cuenta, pulsa «Ver la cuenta».
  3. Se abre el detalle de esa cuenta, con su consumo, sus pagos y su bloque de factura electrónica.

El renglón Cuenta dice el día y la hora del cobro, la sucursal y, si es el caso, «cuenta anulada». «Ver la cuenta» solo sale si el documento tiene una cuenta detrás.

Desde el detalle puedes reimprimirla con «Reimprimir» y, si tu rol es ADMIN, DUENO o GERENTE, anularla con «Anular» o emitir la nota crédito. → Detalle de una cuenta

Emitir una nota crédito

La nota crédito es el documento con el que se anula ante la DIAN una factura ya aceptada. No se emite desde la lista: se emite desde el detalle de la cuenta, en su bloque «Factura electrónica».

La factura electrónica dentro de una cuenta

  1. El estado de la factura, con la misma etiqueta de la lista.
  2. El CUFE, en corto, con el botón de copiarlo entero. Encima, el «Número»; debajo, cuándo se emitió.
  3. PDF, XML y Ver. Guardan el archivo en el equipo o lo abren en el navegador, igual que en la lista.
  4. «Anular con nota crédito». Al pie del bloque, en rojo. Solo sale si la factura está aceptada, la cuenta no está anulada ni tiene ya una nota crédito, y tu rol es ADMIN, DUENO o GERENTE.
  5. «Nota crédito». La que ya se emitió para esta cuenta, con su estado, su número y sus propios botones PDF, XML y Ver.

Los pasos

Ojo: una nota crédito no se puede deshacer, y anula la cuenta: sus platos vuelven a quedar pendientes de cobro y deja de sumar en la caja. Se manda a la DIAN, consume un número de la resolución de notas crédito y queda para siempre. Emítela solo si de verdad hay que anular la cuenta.

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas, toca la cuenta y pulsa «Factura y detalle». También llegas con «Ver la cuenta» desde esta pantalla.
  2. Busca el bloque «Factura electrónica», en la columna del resumen.
  3. Comprueba que el estado sea «Aceptada». Si no lo es, no hay nada que anular ante la DIAN.
  4. Pulsa «Anular con nota crédito».
  5. Confirma con «Sí» en «¿Anular con nota crédito?» / «Se anulará la cuenta —sus platos vuelven a quedar pendientes de cobro— y se enviará a la DIAN la nota crédito que anula su factura.».
  6. Espera a que salga abajo «Nota crédito NC-45 emitida», con su número.
  7. Comprueba en «Nota crédito» que quedó en «Aceptada». Ese aviso sale también cuando la DIAN la rechazó; en ese caso la nota queda ahí con su estado real, y el bloque vuelve a ofrecer «Emitir la nota crédito» para mandar otra.

Si la cuenta ya estaba anulada y a su factura le falta la nota, el bloque lo dice en rojo —«Falta la nota crédito»— y el botón grande es «Emitir la nota crédito». Confírmalo con «Sí» en «¿Emitir la nota crédito?».

Una nota que no llegó a la DIAN —«Con error» o «Sin enviar»— trae «Reintentar nota crédito»: la vuelve a mandar con el mismo código, así que no sale dos veces.

La nota crédito es siempre por la cuenta completa: ante la DIAN no se devuelve medio plato. Y es una por factura: mientras haya una que no fue rechazada, el botón no sale. Antes de anular, el sistema revisa que la nota se pueda emitir; si no —la factura no está aceptada, o ya tiene nota—, la cuenta no se toca.

Si la cuenta es de un turno ya cerrado, anularla con la nota crédito deja el mismo retiro en la caja que anularla con «Anular». → Anular una cuenta

Si en la configuración está encendido «Nota crédito al anular una cuenta», no tienes que hacer nada de esto: al anular la cuenta con «Anular», la nota crédito sale sola. Y si la factura todavía no estaba aceptada cuando se anuló la cuenta, la factura ya no se envía; si de todas formas la DIAN termina aceptándola, la nota crédito sale sola en ese momento. Con esa opción apagada, la cuenta muestra «Falta la nota crédito» hasta que la emitas.

Conciliar con Factus

Sirve para encontrar documentos que la DIAN aceptó y que aquí no quedaron registrados. Esos consumieron numeración y existen fiscalmente aunque no los veas en la lista.

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Pulsa «Conciliar con Factus». Se abre la hoja «Conciliación con Factus».
  3. Espera: recorre todo lo que Factus tiene emitido, página por página. Mientras tanto dice «Revisando la página 2 de 5…».
  4. Lee el aviso de arriba. Si dice «Todo lo emitido en Factus está en el sistema», no hay nada que hacer. Si dice «3 documentos emitidos en Factus no están en el sistema», esos son los que hay que revisar.
  5. La hoja abre en «Solo los que faltan»; «Todos» muestra todo lo que trajo Factus. Cada fila trae el cliente y el número, el total, cuándo se emitió y, en «En el sistema», «Está» o «No está».
  6. Anota los números de los que faltan y búscalos en el panel de Factus.
  7. Pulsa «Listo». «Volver a comparar» repite la revisión.

Debajo del aviso dice cuántas páginas se revisaron y cuántos documentos tiene Factus. Una pasada revisa como mucho 50 páginas; si Factus tiene más, o deja de responder a mitad de camino, el aviso lo dice —«Se revisaron 50 de 60 páginas… Vuelve a comparar para ver el resto.»—.

Con rol CAJERO el botón está pero la comparación no se hace: sale «No se pudo conciliar» con el motivo «Acceso denegado».

Preguntas frecuentes

¿Se factura sola cada cuenta? Depende de la cuenta. Al cobrar, el interruptor «Factura electrónica» de la hoja de cobro viene encendido solo si en la configuración está «Emitir sola al cobrar la cuenta» y la cuenta lleva un cliente identificado, y quien cobra puede encenderlo o apagarlo. La cuenta que se cobra con el interruptor apagado queda para facturarla a mano desde su detalle. → Cerrar la cuenta

¿Puedo facturar desde aquí una cuenta que no se facturó? No. Esta pantalla solo muestra documentos ya creados. Para facturar una cuenta, entra a Cuentas cobradas, ábrela con «Factura y detalle» y usa «Facturar a la DIAN».

¿Puedo borrar una factura equivocada? No desde aquí. Una factura que la DIAN aceptó solo se corrige con una nota crédito.

¿Por qué una factura sale a nombre de «Consumidor final»? Porque la cuenta se cobró sin cliente identificado. Es válido ante la DIAN, pero consume un número de la resolución igual que cualquier otra.

¿La propina va en la factura? No. La propina no es base gravable ante la DIAN, así que no entra en el documento. En la cuenta impresa sí aparece.

¿Y las promociones? Sí. Cada línea con promoción va en la factura con su descuento, y si se usó un cupón, la parte del cupón que le tocó a esa línea también. Los calcula el servidor al cobrar, con las mismas cifras de la cuenta.

¿Veo los documentos de todas las sucursales? Sí. La lista muestra los de todas las sucursales, sin filtro por sucursal. El documento elegido dice de qué sucursal es la cuenta.

¿Qué pasa si se va el internet a la hora pico? Nada se pierde. Las cuentas se cobran igual y los documentos quedan en «Sin enviar» o «Con error»; cuando vuelva la conexión, el sistema los reintenta solo, o los mandas todos con «Enviar las … pendientes».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Módulo apagado» / «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.» El módulo está apagado o le falta alguna credencial de Factus. Ve a Configuración → Facturación electrónica y complétalo. Con ADMIN o DUENO.
«No se pudieron cargar los documentos» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» La terminal no recibió respuesta del servidor del negocio. Pulsa «Reintentar». Los documentos no se pierden.
«Todavía no hay documentos electrónicos» No se ha emitido ninguno. Es lo esperado mientras no se facture ninguna cuenta.
«Nada por resolver», «Nada sin enviar» o «Ninguna aceptada todavía» El filtro elegido no tiene documentos. Pulsa «Ver todas».
«Nada coincide en esta página» El buscador solo mira la página que estás viendo. Pasa a la página siguiente, filtra por estado, o pulsa «Limpiar búsqueda».
«Sigue sin aceptarse» con un motivo El reenvío volvió a fallar. El motivo lo dio Factus o la DIAN. Lee el motivo. Si habla del cliente, corrígelo en Clientes y reenvía. Si habla de la resolución, es configuración.
«Sigue sin aceptarse» / «El reintento no prosperó. El motivo queda en el documento.» El servidor no contestó con un motivo. Pulsa recargar y lee el aviso del documento.
«No se pudo reintentar» / «No hay conexión con el servidor.» La terminal perdió el enlace con el servidor. Revisa la red y vuelve a intentarlo.
«El envío se cortó» / «… quedaron aceptados antes de perder la conexión.» Se cayó la conexión mientras se enviaban las pendientes. Cuando vuelva, pulsa otra vez «Enviar las … pendientes»: solo manda las que faltan.
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML» con un motivo Factus no entregó el archivo. Lee el motivo. Espera un minuto y reintenta; si insiste, ábrelo con Ver y bájalo desde Factus.
… «El documento todavía no tiene número: no hay PDF disponible.» El documento no llegó a la DIAN, así que no tiene archivo. Pulsa «Reintentar envío» y espera a que quede «Aceptada».
… «Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.» El documento es muy reciente. Espera unos minutos, pulsa recargar y vuelve a bajarlo.
… «Este equipo no permite guardar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.» El equipo no admite descargas desde la aplicación. Pulsa Ver y descarga el archivo desde el portal de Factus.
«Abre el enlace en tu navegador» La aplicación no pudo abrir el navegador ni copiar el enlace. La ventana trae el enlace: cópialo a mano y pégalo en el navegador.
«No se pudo enviar el correo» / «Factus no pudo enviar el correo: …» Factus no pudo mandar el correo, normalmente porque el cliente no tiene una dirección válida. Corrige el correo del cliente en Clientes y vuelve a pulsar Correo.
«No se pudo enviar el correo» / «Solo se puede enviar por correo un documento aceptado por la DIAN.» El documento dejó de estar aceptado desde que se cargó la lista. Pulsa recargar y mira en qué estado quedó de verdad.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.» Se reenvió un documento que ya está aceptado. No hay nada que hacer. Si está mal, emite una nota crédito.
«No se pudo conciliar» / «Acceso denegado» Tu rol es CAJERO y la conciliación es de ADMIN, DUENO o GERENTE. Pídeselo a un administrador o a tu gerente.
«No se pudo conciliar» / «No se pudo leer el listado de Factus: …» Factus no respondió, o las credenciales ya no sirven. Revisa la conexión. Si sigue, prueba la conexión en Configuración → Facturación electrónica.
«Se revisaron … de … páginas: Factus dejó de responder a mitad de camino.» La conciliación se cortó. Pulsa «Volver a comparar».
«La facturación electrónica está deshabilitada.» El interruptor del módulo está apagado. Enciéndelo en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Falta alguno de los cuatro datos de la cuenta de Factus. Complétalos en Configuración → Facturación electrónica y guarda.
«La cuenta ya tiene factura electrónica (…).» Se intentó facturar otra vez una cuenta que ya tiene su factura aceptada. Búscala en esta pantalla por el número que sale entre paréntesis.
«Solo se pueden facturar cuentas cobradas (la cuenta está …).» La cuenta no está cobrada: está anulada. Una cuenta anulada no se factura.
«La cuenta no tiene consumo que facturar (solo propina).» En esa cuenta solo quedó propina, y la propina no se factura. No hay nada que facturar.
«La cuenta no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.» Se pidió una nota crédito de una cuenta que nunca se facturó, o cuya factura no llegó a aceptarse. La cuenta no se anuló. Si no hay factura aceptada, no hace falta nota crédito. Para anular la cuenta usa «Anular».
«La cuenta ya tiene una nota crédito: no se emite otra.» Ya hay una nota crédito para esa factura, emitida o en camino. Mírala en el bloque de la factura de la cuenta. Si está «Con error», usa «Reintentar nota crédito».
«La cuenta está anulada: su factura no se vuelve a enviar.» Se reenvió la factura de una cuenta anulada. Mandarla la emitiría sin nota crédito que la anule. Nada que hacer: el sistema solo confirma si alguna vez llegó. Si llegó, sale la nota crédito.
«La factura de esta cuenta ya se envió y la DIAN la está validando.» o «La factura de esta cuenta se está emitiendo en este momento.» Se pidió emitir una factura que ya va en camino. Espera un par de minutos y pulsa recargar.
«No se pudo emitir la nota crédito» con un motivo No se llegó a mandar la nota crédito: debajo va el motivo. Lee el motivo. Suele ser que la cuenta no tiene factura aceptada, o que ya tiene nota.
«Acceso denegado» Tu rol no alcanza para esa acción. Las notas crédito y la conciliación son de ADMIN, DUENO y GERENTE.

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