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Trabajar con varias sucursales

Para quién: ADMIN y DUENO. Gestión de productos también es del GERENTE. Dónde está: Menú → Administración → Gestión de productos, Stock por sucursal, Mesas por sucursal, Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal. Hace falta comprarlo aparte: no. Solo Descuentos por sucursal va aparte.

Cada computador del negocio pertenece a una sucursal, y casi todas las pantallas del día trabajan con esa sucursal y nada más: el mesero ve las mesas de su local, el cajero cobra en la caja de su local. El grupo Administración es la excepción. Ahí, sin cambiarle la sucursal a esta terminal y sin moverte de la oficina, eliges arriba en qué sucursal estás trabajando y decides qué de la cadena se ofrece en cada local.

Las cinco entradas de ese grupo funcionan igual: eliges la sucursal en la franja de arriba, y todo lo que hay debajo pasa a ser de esa sucursal. Este documento cuenta el patrón; las tareas largas están en las páginas de al lado.

Este módulo se compra aparte. Si no ves Descuentos por sucursal en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Vista general de una pantalla por sucursal

  1. «Más». Abre el menú completo. El grupo Administración va al final, y ahí están, entre otras, las cinco entradas que trabajan sucursal por sucursal.
  2. La franja «Sucursal». Justo debajo de la cabecera, un botón por cada sucursal. La elegida queda resaltada en azul. Cada botón lleva su cifra: cuántas cajas tiene la sucursal, cuántas presentaciones se venden ahí, cuántos insumos están agotados o bajo el mínimo… según la pantalla.
  3. «Todas». Cuando la pantalla lo ofrece, es el primer botón de la franja y junta toda la cadena. Mira Ver todas las sucursales juntas.
  4. «Más · N». Si hay más sucursales de las que caben, las demás pasan a este botón, que abre la lista del resto con su cifra. La elegida siempre se ve en la franja, aunque venga de ahí.
  5. Los botones de crear. Lo que crees se guarda en la sucursal elegida en la franja, no en la de esta terminal. Viendo «Todas», Cajas por sucursal y Mesas por sucursal te preguntan la sucursal en la hoja de la caja o de la mesa nueva.

Antes de empezar

  • Tienes que ser administrador o dueño. Otros roles también ven el grupo Administración, pero con otras entradas: Stock por sucursal, Mesas por sucursal, Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal solo se le muestran al administrador y al dueño. Gestión de productos también la usa el gerente. → Usuarios
  • Tienen que existir las sucursales. Si no hay ninguna, la franja «Sucursal» ni siquiera aparece y no hay nada que repartir. → Empresa y sucursales
  • Esta terminal no necesita tener sucursal elegida. Es lo que diferencia a estas pantallas de las del turno: Stock, Cajas y turnos, Pedidos, Mesas o el KDS te paran con «Esta terminal no tiene sucursal»; estas cinco, no. Abren igual y tú eliges la sucursal a mano.
  • No hace falta ningún turno de caja abierto. Puedes trabajar aquí a cualquier hora, con el restaurante abierto o cerrado.
  • Con una sola sucursal casi no vas a necesitar estas pantallas. Cuando existe una única sucursal, cada presentación nueva que creas queda asignada a ella sola. Con dos o más, el reparto es tuyo.

Las cinco pantallas y qué decide cada una

Entrada del menú Título de la pantalla Qué se decide ahí Quién la ve
Gestión de productos «Productos por sucursal» Qué presentaciones de insumos se venden en cada sucursal. Es la única que además copia lo que se vende en otra sucursal. ADMIN, DUENO y GERENTE
Stock por sucursal «Stock por sucursal» Cuánto hay en la despensa de cada sucursal, y dar de alta el stock de una presentación en una sucursal. ADMIN y DUENO
Mesas por sucursal «Mesas de todas las sucursales» o «Mesas · …» con la sucursal El salón de todos los locales: ocupación, alta y edición de mesas, y el plano de cada sucursal. ADMIN y DUENO
Cajas por sucursal «Cajas por sucursal» Las cajas registradoras de cada local: crearlas, activarlas, desactivarlas y ver si tienen turno abierto. ADMIN y DUENO
Descuentos por sucursal «Descuentos por sucursal» Las promociones de cada sucursal. Las reglas y los cupones son de toda la cadena. ADMIN y DUENO, y solo si el plan incluye el módulo

Hay una sexta pantalla que hace lo mismo con la carta, pero vive en el grupo Carta y la abren también los gerentes: Platos por sucursal. Está contada aparte, en Platos por sucursal.

Lo que se hace desde aquí

Tarea Dónde está explicada
Decidir qué presentaciones de insumos se venden en una sucursal, y copiar lo de una sucursal a otra Repartir los insumos entre las sucursales
Consultar el stock de cualquier sucursal y ver o crear las mesas de otro local El stock y las mesas de otra sucursal
Crear cajas de otro local y manejar las promociones sucursal por sucursal Las cajas y las promociones de otra sucursal

Lo que sigue son las cosas cortas que valen para las cinco pantallas por igual.

Elegir la sucursal en la que estás trabajando

Es lo primero, siempre. Todo lo que hagas después va a parar a la sucursal que quede marcada.

  1. Busca la franja «Sucursal», justo debajo de la cabecera, con un botón por sucursal. Si la que buscas no está, pulsa «Más · N» al final de la franja.
  2. Pulsa el nombre de la sucursal.
  3. Comprueba que ese botón quedó resaltado.

El contenido se rehace solo. En un celular, la franja se desliza de lado para llegar a las sucursales que no caben en la pantalla.

No todas arrancan igual. Es la fuente número uno de confusiones:

Pantalla Con qué sucursal arranca
Gestión de productos Con la sucursal de este computador. Si este computador no tiene sucursal, con la primera de la lista.
Stock por sucursal Con la última que elegiste en este computador. La primera vez, con «Todas».
Mesas por sucursal Con la sucursal de este computador. Si este computador no tiene sucursal, con «Todas».
Cajas por sucursal Con «Todas».
Descuentos por sucursal Con la sucursal de este computador. Si este computador no tiene sucursal, con la primera de la lista. No tiene opción de ver todas juntas.

Ojo: la franja muestra todas las sucursales de la empresa, no solo la de esta terminal. Antes de crear una mesa, una caja o una promoción, mira qué sucursal está resaltada: es muy fácil dar de alta las cosas en la sucursal de al lado.

Ver todas las sucursales juntas

La ofrecen tres pantallas, con el botón «Todas» de la franja, y en cada una significa algo distinto:

  • En Stock por sucursal, debajo del título se lee «Todas sumadas»: la columna «Stock» suma la cadena entera y el nivel de cada presentación se compara contra la suma de los mínimos de todas las sucursales. La cifra roja de «Todas» cuenta lo que está agotado o bajo el mínimo en la cadena.
  • En Mesas por sucursal es el botón «Todas» de la franja, con el total de mesas de la cadena. El título dice «Mesas de todas las sucursales» y las mesas salen agrupadas por sucursal, una sección debajo de la otra. No aparece «Plano del salón»: el plano es de una sucursal concreta y no existe un plano de toda la cadena. Si pulsas «Nueva mesa» viendo todas, la hoja te pide la sucursal.
  • En Cajas por sucursal, las cajas salen agrupadas por sucursal, y junto al nombre de cada una dice cuántas cajas tiene y cuántas tienen turno abierto. Si pulsas «Nueva caja» viendo todas, la hoja te pide la sucursal.

Descuentos por sucursal no la tiene: siempre estás mirando las promociones de una sucursal. Gestión de productos tampoco: siempre trabaja sobre una sucursal, que entra ya elegida.

Qué se comparte entre sucursales y qué no

Casi todas las llamadas de soporte nacen de confundir estas dos columnas.

Es de toda la cadena Es de cada sucursal
El producto y sus presentaciones: nombre, marca, código, unidad Qué presentaciones se venden en la sucursal, y su stock
El plato: nombre, foto, descripción, minutos de preparación Qué platos se ofrecen en la sucursal
La receta del plato El consumo de insumos, que sale de la despensa de esa sucursal
Las categorías Los mínimos y máximos de stock, que se ponen sucursal por sucursal
Las reglas de descuento y los cupones Las promociones, que se guardan para una sucursal
Los proveedores Las mesas, los salones y el plano
Los roles y lo que puede hacer cada uno Las cajas registradoras y sus turnos, y el usuario, que pertenece a una sucursal
El precio de cadena de un plato El precio propio de la sucursal, cuando se le pone uno

La regla corta: la ficha es una sola; el reparto y las existencias son de cada local. Cambiar el nombre de un plato lo cambia en todos lados; quitarlo de una sucursal solo lo quita de ahí.

Poner en marcha una sucursal nueva

Cuando abres un local, no hay que volver a crear el catálogo: se hereda del que ya trabaja.

De la sucursal nueva al primer servicio

  1. Crea la sucursal en Configuración → Empresa. → Empresa y sucursales
  2. Copia los insumos de una sucursal que ya funcione, con «Copiar de otra sucursal» en Administración → Gestión de productos. → Repartir los insumos entre las sucursales
  3. Copia la carta, en Carta → Platos por sucursal, y quita lo que ese local no vaya a servir. → Platos por sucursal
  4. Crea sus cajas en Administración → Cajas por sucursal. → Las cajas y las promociones de otra sucursal
  5. Crea sus mesas en Administración → Mesas por sucursal. → El stock y las mesas de otra sucursal
  6. Cuenta el stock inicial. Se hace presentación por presentación, desde Administración → Stock por sucursal.

Los pasos 4 y 5 no se pueden copiar: las cajas y las mesas se crean una por una en cada sucursal.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que ir hasta el otro local para configurarlo? No. Ese es justamente el punto de estas cinco pantallas: se trabaja sobre cualquier sucursal desde cualquier computador, siempre que entres con un usuario administrador o dueño.

¿Le cambia algo a esta terminal el hecho de elegir otra sucursal aquí? No. La sucursal de este computador sigue siendo la misma y se cambia en otro sitio, en Configuración → Sistema. → Configuración de la terminal

¿Por qué el mesero no ve estas pantallas? Cada quien ve en el menú lo que su rol permite. El mesero sí ve el grupo Administración, pero dentro solo le salen las entradas que puede usar, como Clientes. → Usuarios

Creé una presentación nueva y no aparece en ninguna sucursal. ¿Por qué? Porque con dos o más sucursales el reparto no se hace solo. Asígnala en Administración → Gestión de productos.

¿Hay alguna forma de copiar mesas o cajas de una sucursal a otra? No. Solo los insumos (Gestión de productos) y la carta (Platos por sucursal) se copian de una sucursal a otra. Las mesas y las cajas se crean a mano.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
En el grupo Administración no salen las entradas «por sucursal» Tu usuario no es administrador ni dueño. Cada rol ve en el menú solo lo que puede usar. Al gerente le sale Gestión de productos, pero no las otras cuatro. Pídele a un administrador que entre él, o que te revise el rol. → Usuarios
Abajo sale «Tu rol no abre «Cajas por sucursal»» / «Te llevamos al inicio.» (o con el nombre de otra de estas pantallas) Llegaste a la pantalla sin el rol que pide, por ejemplo con un enlace guardado. Ya estás en Inicio. Entra con un usuario que tenga ese rol.
«Módulo no incluido», y debajo el nombre Descuentos y combos con la nota de que no está incluido en el plan contratado Descuentos por sucursal se compra aparte y tu plan no lo tiene. Pulsa Volver al inicio. Habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del computador caducó o no se ha podido renovar. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» — «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia: red, antivirus o un arranque a medias. Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando.
No aparece la franja «Sucursal» debajo de la cabecera No hay sucursales registradas, o el equipo no alcanzó a traerlas. Revísalas en Empresa y sucursales. Si estaban, vuelve a entrar a la pantalla.
En Gestión de productos sale «No hay sucursales» / «Crea una sucursal en Configuración → Empresa para asignarle productos.» No hay sucursales registradas. Créalas en Empresa y sucursales.
En Gestión de productos sale «No se pudieron cargar las sucursales» El servidor no respondió al pedir las sucursales. Revisa la conexión y pulsa «Reintentar».
Creaste una mesa, una caja o una promoción en la sucursal equivocada La franja muestra todas las sucursales de la empresa y es fácil pulsar la de al lado. Se arregla a mano: abre lo que creaste y bórralo o corrígelo en la sucursal correcta.
Cambiaste algo aquí y en el otro local no se ve Los locales se ponen de acuerdo cuando sincronizan. No es inmediato. Espera un momento y vuelve a entrar a la pantalla. Stock por sucursal además tiene el botón de recargar, el de las flechas. Si el otro local está sin internet, lo verá cuando vuelva.
En Stock por sucursal o Gestión de productos, la cifra de arriba es más grande que lo que se ve en la lista Esas listas llegan de 20 en 20, y las cifras las cuenta el servidor sobre todo lo que cumple los filtros, no sobre lo que ya llegó. Baja por la lista: las demás llegan solas. Mientras llegan, abajo dice «Cargando más…».
Al bajar por la lista sale «No se pudieron cargar las siguientes.» Se cortó la conexión mientras llegaba la siguiente tanda; lo que ya ves sigue bien. Pulsa «Reintentar», justo al lado.

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