Cerrar la cuenta

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Cobrar → una cuenta → Cobrar $…. Hace falta comprarlo aparte: no. El paso de la factura electrónica sí.

Cobrar $… no cobra de una: abre un asistente. Primero confirmas el cobro y el cambio, después decides si se emite la factura electrónica y por último si se imprime la cuenta. Recién al final se ejecuta todo, y lo vas viendo en pantalla.

Los pasos del asistente

El paso Factura electrónica solo aparece si el negocio tiene ese módulo encendido. Si no lo tiene, el asistente pasa directo del cobro a la impresión.

Cobrar una mesa en efectivo

Es el caso de todos los días: efectivo, sin cliente y con cuenta impresa.

Con las líneas marcadas, pulsa Cobrar $…. Se abre Confirmar cobro.
Revisa Consumo, Propina y Total a cobrar.
Escribe con cuánto paga el cliente en Efectivo recibido. Viene puesto el total exacto.
Mira el Cambio, en verde, si el cliente entregó de más.
Pulsa Siguiente.
Si sale el paso Factura electrónica, deja el interruptor apagado y pulsa Siguiente.
En Cuenta impresa, deja encendido Imprimir la cuenta al terminar.
Repasa el resumen: Consumo, Propina, Total, Cliente, Factura electrónica y Imprimir cuenta.

Ojo: el paso siguiente no se puede deshacer. Al pulsarlo la cuenta queda cobrada, el cupón gasta un uso, la plata entra al turno y —si lo pediste— sale la factura a la DIAN. Deshacerlo después significa anular la cuenta desde Cuentas cobradas, y solo puede hacerlo un administrador, el dueño o un gerente.

Pulsa el botón verde Cobrar $….
La ventana pasa a Cobrando y va contando lo que hace: Guardando la cuenta…, Imprimiendo…
Cuando termina sale el mensaje Cuenta V-000123 cobrada por $55.000. con un visto verde, y debajo La cuenta se envió a la impresora.
Pulsa Cerrar.
Sale el aviso Listo — «La cuenta quedó cobrada.». Pulsa Aceptar y vuelves a la lista de cuentas.

Cobrar y emitir la factura electrónica

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Antes de abrir el asistente, elige el cliente en el bloque Cliente. Sin cliente la factura sale a nombre de Consumidor Final.
Pulsa Cobrar $… y completa Confirmar cobro.
En el paso Factura electrónica, enciende Emitir factura electrónica a la DIAN.
Lee el texto debajo del interruptor: dice «Se emitirá a nombre del cliente de la cuenta.» o, si no hay cliente, «La cuenta no tiene cliente identificado: se emitirá a Consumidor Final (NIT 222222222222).»
Pulsa Siguiente.
En Cuenta impresa, deja encendido Imprimir la cuenta al terminar para que el papel salga con el CUFE.
Pulsa el botón verde Cobrar $….
La ventana va mostrando Guardando la cuenta…, Emitiendo la factura electrónica… y Esperando el CUFE para imprimir…
Al terminar aparece un recuadro Factura electrónica con una etiqueta Aceptada o En trámite, el Número del documento y el CUFE.
Pulsa Cerrar.

El interruptor puede venir encendido solo: pasa cuando el negocio tiene la emisión automática activada y la cuenta lleva un cliente identificado. Apágalo si esta cuenta no se factura.

La impresión espera hasta 8 segundos a que la DIAN acepte el documento. Si no llega a tiempo, la cuenta se imprime igual, sin el bloque de la DIAN.

Ojo: la propina no entra en la factura. Cuando hay propina, el asistente lo avisa con La propina no va en la factura — «El documento se emite por $…: la propina voluntaria no es base gravable ante la DIAN. En la cuenta impresa sí aparece.»

Facturar a nombre del cliente sin salir del asistente

En el paso Factura electrónica, enciende Emitir factura electrónica a la DIAN. Si la cuenta no tiene cliente, aparece el aviso Se facturará a Consumidor Final. Con el interruptor apagado ese aviso no sale.
Pulsa Elegir cliente dentro de ese aviso.
Se abre la ventana Buscar Cliente.
Escribe en Buscar por nombre, apellido o identificación.
Pulsa la fila del cliente, o su palabra Seleccionar.
Vuelves al asistente con el cliente puesto.

También puedes cambiarlo desde el primer paso: en el bloque Cliente de Confirmar cobro hay un botón Cambiar.

Cobrar sin imprimir

Llega al paso Cuenta impresa.
Apaga Imprimir la cuenta al terminar.
En el resumen, la fila Imprimir cuenta pasa a No.
Pulsa el botón verde Cobrar $….

Se puede imprimir después desde Caja → Cuentas cobradas, abriendo la cuenta y pulsando Reimprimir. Esa sección la ven el administrador, el dueño, el gerente y el cajero; al mesero no le sale en el menú.

Volver atrás o salir del asistente

Atrás te devuelve al paso anterior. Está en el paso de la factura y en el de la impresión.
Cancelar, en el primer paso, cierra el asistente sin cobrar.
Mientras la ventana dice Cobrando no se puede cerrar: sale el texto «No cierres esta ventana.» Espera a que termine.

Ojo: al cerrar el asistente sale siempre el aviso Listo — «La cuenta quedó cobrada.», y te devuelve a la lista de cuentas. Ese aviso aparece también si pulsaste Cancelar o si el cobro falló, así que no sirve para saber si se cobró. Compruébalo en Caja → Cuentas cobradas. Si repites el cobro con líneas que ya se cobraron, el servidor lo rechaza y te dice en qué cuenta quedaron.

Qué mira cada paso

Confirmar cobro

Consumo: lo que se cobra sin la propina, ya con el domicilio y el cupón aplicados.
Propina: solo aparece si hay.
Total a cobrar: lo que se le pide al cliente.
El monto se escribe cuando el método principal es Efectivo o cuando hay pagos adicionales. Con tarjeta o transferencia sola, el renglón es fijo. → Formas de pago y cambio
Cambio: solo con efectivo y solo si el cliente entregó de más.
Cliente: a nombre de quién queda, con un botón Cambiar.
Cuenta dividida: aviso azul cuando no estás cobrando todas las líneas pendientes.
Pago insuficiente: aviso rojo cuando lo anotado no cubre el total. Apaga Siguiente.

Factura electrónica

Emitir factura electrónica a la DIAN: el interruptor que decide.
Avisos de propina, de Consumidor Final y, si el módulo está en pruebas, «El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.»

Cuenta impresa

Imprimir la cuenta al terminar: viene encendido.
Un resumen de todo lo que vas a hacer, y el botón verde que lo hace.

Cobrando

El avance, el resultado y —si la hubo— la factura con su estado, su número y su CUFE.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Pago insuficiente» — «Faltan $… para cubrir el total. Ajusta el monto recibido antes de continuar.»	Lo anotado no cubre el total.	Corrige el monto en el primer paso. → Formas de pago y cambio
«Cuenta dividida» — «Se cobran 3 de 6 líneas. La mesa sigue ocupada hasta que se cobre el resto.»	Estás cobrando una parte del pedido.	Es un aviso, no un error. → Dividir la cuenta
«La cuenta no tiene líneas que cobrar.»	El cobro llegó sin ninguna línea.	No se cobró nada. Cierra, marca líneas y vuelve a intentar.
«La cuenta trae la misma línea dos veces.»	La cuenta llegó con una línea repetida.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y marca de nuevo.
«La línea … ya no existe en el pedido.»	Quitaron ese plato del pedido mientras cobrabas.	No se cobró nada. Sal con Volver y vuelve a entrar.
«El pedido P-000118 está cancelado.»	Cancelaron el pedido mientras lo cobrabas.	No se cobró nada. Revísalo en Pedidos.
«Uno de los platos ya fue cobrado en la cuenta V-000122. Recarga la cuenta para ver qué queda pendiente.»	Otra terminal cobró esa línea primero.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y cobra solo lo pendiente.
«No se pudo cobrar la cuenta.»	El servidor rechazó el cobro sin dar motivo.	No se cobró nada. Vuelve a intentar. Si se repite, avisa a quien administra el sistema.
«Listo» — «La cuenta quedó cobrada.» pero no ves la cuenta	Ese aviso sale al cerrar el asistente, cobre o no.	Comprueba en Caja → Cuentas cobradas antes de repetir el cobro.
El recuadro Factura electrónica dice En trámite	La DIAN todavía no aceptó el documento.	La cuenta ya está cobrada: no la repitas. El sistema reintenta solo cada pocos minutos. Sigue el estado en Facturas electrónicas.
No aparece ningún recuadro de factura aunque encendiste el interruptor	La emisión falló, o tu usuario no puede emitir a mano: eso está reservado a caja y gerencia.	La cuenta está cobrada. Emítela desde Facturas electrónicas o pídeselo al cajero o al gerente.
«El módulo está en Sandbox: las facturas que emitas no tienen validez fiscal.»	La facturación electrónica está en modo de pruebas.	Las facturas de prueba no le sirven al cliente. Que un administrador lo pase a producción. → Configurar la facturación electrónica
No aparece el paso Factura electrónica	El módulo no está encendido en este negocio.	Es normal. Si el negocio factura a la DIAN, hay que activarlo primero.
El interruptor de la DIAN viene encendido solo	El negocio tiene la emisión automática activada y la cuenta lleva cliente.	Es lo esperado. Apágalo si esta cuenta no se factura.
Se cobró bien pero no salió papel	La impresora no está configurada en esta terminal o no respondió. En el cobro esto no muestra ningún aviso.	No repitas el cobro. La impresora se elige en NeoGestify, no en Restaurante; pídeselo a quien montó el equipo. Cuando esté, usa Reimprimir en Caja → Cuentas cobradas. → Plantillas de impresión
La cuenta salió sin el CUFE	La DIAN no alcanzó a aceptar el documento en los 8 segundos que se espera.	La factura sigue su curso. El papel lleva igual su código QR, pero con el número de la cuenta en vez del CUFE. Cuando el documento quede aceptado, reimprime desde Caja → Cuentas cobradas.
El botón Siguiente está apagado en el primer paso	Falta plata para cubrir el total, o todavía se está comprobando si el negocio factura a la DIAN.	Espera un segundo y mira si hay un aviso rojo Pago insuficiente.
La ventana no se deja cerrar	Está en Cobrando y el proceso no ha terminado.	Espera. No cierres la aplicación: el texto «No cierres esta ventana.» está por algo.
La mesa sigue ocupada después de cobrar	Quedan líneas del pedido sin cobrar.	Es lo esperado. Se libera al cobrar lo que falta. → Mesas