Cajas y turnos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos. El detalle de una caja se abre pulsando su tarjeta. También se llega desde la franja «Turno abierto» / «Turno cerrado» de arriba del menú. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí es donde la plata del restaurante deja de ser un misterio. El turno se abre con un fondo inicial, todas las cuentas que cobres quedan pegadas a ese turno, y al final cuentas el cajón y el sistema te dice cuánto debería haber. Lo que entra o sale por fuera de una cuenta —el retiro a la caja fuerte, el domicilio que se pagó del cajón, el cambio que trajo el dueño— se anota aparte, para que no se vea como un faltante.

Pantalla Cajas

  1. La franja del turno. Arriba del menú lateral dice «Turno abierto» en verde o «Turno cerrado» en amarillo con un botón «Abrir». Al pulsarla llegas a esta pantalla. Solo aparece si a este computador se le asignó una caja.
  2. «Nueva Caja». Crea una caja. Este botón solo le sale a ADMIN y GERENTE.
  3. «Filtros». «Buscar» encuentra por número o por ubicación; «Estado» deja «Todas», «Activas» o «Inactivas». «Limpiar» devuelve la lista completa. Al lado del título va el conteo de lo que estás viendo sobre el total.
  4. La tarjeta de la caja. Pulsa cualquier parte de la tarjeta para abrir su detalle: el turno activo, el historial de arqueos y los botones para arquear. Debajo del nombre trae «Ubicación:», «Total arqueos:» y «Últimos arqueos:» con los tres más recientes.
  5. El estado del turno. Cada caja activa dice «Turno abierto» o «Sin turno». Así ves de una cuál caja quedó destapada sin que nadie la cerrara. Las cajas inactivas no muestran esa etiqueta.

Arriba de los filtros hay tres contadores: «Total», «Activas» e «Inactivas». Si no hay nada que mostrar sale «No se encontraron cajas».

Cómo funciona un turno

Flujo del turno

El turno es lo que amarra la plata a una persona y a un rato del día. Se abre una vez, se cierra una vez, y en la mitad pasa todo lo demás. Mientras esté abierto, cada cuenta que cobras suma a lo que el sistema espera encontrar en la caja, y cada ingreso o retiro que anotas lo corrige.

Una caja no tiene dos turnos abiertos a la vez: mientras haya uno, el botón verde del detalle cambia de «Abrir Turno» a «Nuevo Arqueo». De los cuatro tipos que se pueden elegir al arquear, solo el «Intermedio» deja el turno abierto; «Cierre», «Emergencia» y «Auditoría» lo terminan, y para seguir cobrando hay que abrir uno nuevo.

Un turno vale 18 horas seguidas, no un día del calendario. Por eso el servicio que arranca a las seis de la tarde y termina a la una de la mañana es un solo turno y un solo arqueo. Pasadas esas 18 horas, la pantalla Cobrar deja de darlo por bueno y abre sola la ventana «Arqueo de Caja» para que lo cierres, aunque la franja del menú siga diciendo «Turno abierto».

Antes de empezar

Este computador necesita saber en qué sede está. Se elige en Configuración → Sistema. Sin eso, la pantalla te recibe con «Sucursal no seleccionada» y no carga ninguna caja.

Para cobrar también necesita una caja asignada. Es la misma pantalla, el campo «Caja». Sin caja asignada, la franja del turno ni siquiera aparece en el menú, y al entrar a Cobrar sale «Terminal sin turno configurado».

Si eres cajero o mesero, esa configuración no la puedes hacer tú. Configuración → Sistema es de ADMIN, DUENO y GERENTE; a los demás les sale «No tienes permisos para acceder a esta sección. Contáctate con un superior.». Pídeselo a un superior.

En el campo «Caja» de la configuración solo salen las cajas activas. Una caja desactivada desaparece de ahí, salvo que sea la que esa terminal ya tenía elegida.

Y no todos hacen todo:

Lo que quieres hacer Quién puede
Ver las cajas y el historial de arqueos ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO, MESERO
Crear una caja con «Nueva Caja» desde esta pantalla ADMIN y GERENTE
Editar una caja («Editar») y eliminarla («Eliminar») ADMIN, DUENO y GERENTE
Abrir el turno y registrar arqueos ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO, MESERO
Elegir el «Tipo de arqueo» al arquear ADMIN, DUENO y GERENTE
Anotar un «Ingreso / Retiro» ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO
Activar o desactivar una caja con la casilla «Caja activa» ADMIN, DUENO y GERENTE
Entrar a Administración → Cajas por sucursal y restaurar una caja eliminada ADMIN y DUENO

Ojo: al mesero se le pinta el botón «Ingreso / Retiro», pero al pulsar «Registrar» le sale «Acceso denegado». Anotar movimientos de caja no es de su rol.

Lo que se hace en cada turno

Las dos tareas largas están en su propia página:
Abrir y cerrar el turno El fondo inicial, el arqueo intermedio, el cierre y la diferencia entre lo contado y lo esperado.
Ingresos y retiros de efectivo El dinero que entra o sale del cajón sin ser una cuenta, y cómo anular una anotación.

El resto de tareas —crear una caja, imprimir un arqueo, activar o desactivar— están aquí abajo.

Entrar a una caja

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de la caja que quieres ver.

Detalle de la caja

  1. El estado. «Activa» o «Inactiva» es si la caja sirve; «● Turno abierto» o «Sin turno activo» es si en este momento hay un turno corriendo.
  2. «Editar». Cambia el número, la ubicación y la casilla «Caja activa». Solo para ADMIN, DUENO y GERENTE.
  3. «Ingreso / Retiro». Anota plata que entra o sale del cajón. Solo aparece con el turno abierto y la caja activa.
  4. «Nuevo Arqueo». Cuenta la caja. Si no hay turno abierto, este mismo botón dice «Abrir Turno».
  5. «Turno activo desde». La fecha y la hora del arqueo que mantiene el turno abierto, con el «Operario:» que lo hizo. Normalmente es la apertura; si hubo un arqueo intermedio, pasa a ser ese. Solo sale mientras el turno esté abierto.
  6. «Historial de Arqueos». Los arqueos de esta caja, del más viejo al más nuevo, con su tipo, la fecha, quién lo hizo y el «Total contado». El «Esperado:» solo sale cuando no coincide con lo contado, y debajo va la «Diferencia:». Se cargan los 100 más recientes. El botón de la impresora reimprime el comprobante.

Si la caja nunca se ha usado, en vez del historial sale «Sin arqueos registrados» y «Abre el primer turno para comenzar.».

Para volver a la lista, pulsa «Volver» arriba a la izquierda.

Crear una caja

Una caja es cada punto donde se cobra: el mostrador, la barra, la tablet del mesero de la terraza.

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa «Nueva Caja».
  3. Escribe el «Número / Nombre de Caja». Puede ser un número (001) o un nombre (Caja Principal). Si lo dejas vacío el sistema le pone uno automático, pero es un código largo que nadie va a reconocer: mejor escríbelo tú.
  4. Escribe la «Ubicación»: dónde está físicamente, por ejemplo Mostrador principal.
  5. Deja marcada la casilla «Caja activa». Una caja inactiva no muestra el botón verde para arquear en su detalle.
  6. Pulsa «Guardar».

La caja queda en la sede de este computador y aparece de una en la lista.

Editar una caja

  1. Entra a la caja pulsando su tarjeta.
  2. Pulsa «Editar».
  3. Cambia lo que necesites: «Número / Nombre de Caja», «Ubicación» o la casilla «Caja activa».
  4. Pulsa «Guardar».

Editar una caja no toca sus arqueos: el historial se queda tal cual.

Activar o desactivar una caja

Desactivar una caja no borra nada: le quita el botón verde de arquear en su detalle y la saca del campo «Caja» de Configuración → Sistema. Es lo que se hace con la caja de la terraza en temporada baja.

Desde el detalle de la caja:

  1. Entra a la caja y pulsa «Editar».
  2. Quita o pon la marca en la casilla «Caja activa».
  3. Pulsa «Guardar».

Desde Administración → Cajas por sucursal (solo ADMIN y DUENO):

  1. Ve a Administración → Cajas por sucursal.
  2. Elige la sede en la lista de la izquierda.
  3. En la tarjeta de la caja, pulsa «Desactivar» o «Activar».

Ojo: desactivar la caja que un computador tiene asignada no le quita la caja a esa terminal: la sigue teniendo elegida y desde Cobrar todavía puede abrir turno y cobrar. Lo que pierde es el botón verde del detalle, así que ese turno después no se puede cerrar desde Caja → Cajas y turnos. Si de verdad quieres que esa terminal deje de cobrar, cámbiale la caja en Configuración → Sistema.

Eliminar y restaurar una caja

Eliminar una caja la saca de la lista y del campo «Caja» de Configuración → Sistema. Sus arqueos no se borran, pero dejas de verlos: para volver a entrar hay que restaurarla primero.

Ojo: el aviso dice «Esta acción no se puede deshacer.». En la práctica sí se puede, pero solo desde Administración → Cajas por sucursal, y esa pantalla es de ADMIN y DUENO. Si no eres ninguno de los dos, para ti no hay vuelta atrás.

Para eliminar:

  1. Entra a la caja y pulsa «Editar».
  2. Pulsa «Eliminar».
  3. Confirma el aviso «¿Eliminar caja?».

Para restaurar (solo ADMIN y DUENO):

  1. Ve a Administración → Cajas por sucursal.
  2. Pulsa la pestaña «Eliminadas».
  3. En la tarjeta de la caja, pulsa «Restaurar».

La caja vuelve a la lista y vuelve activa. Si no hay ninguna eliminada, la pestaña dice «No hay cajas eliminadas».

Imprimir el comprobante de un arqueo

  1. Entra a la caja pulsando su tarjeta.
  2. Busca el arqueo en el «Historial de Arqueos».
  3. Pulsa el botón de la impresora, arriba a la derecha de ese arqueo.

Sale un tirillo con la sede, la caja, la fecha, el operario, las observaciones y una línea para la firma. En un arqueo de apertura imprime el fondo inicial; en los demás, los saldos por método, el total contado, lo esperado y el desglose por denominación si lo hubo. Lo que va escrito en ese papel se configura en Plantillas de impresión.

Se puede reimprimir las veces que quieras, incluso de un turno de la semana pasada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos turnos abiertos en la misma caja? No. Mientras haya uno abierto, el botón cambia a «Nuevo Arqueo» y ya no ofrece abrir. Cierra el que está y abre el siguiente.

¿Y dos cajas abiertas al mismo tiempo? Sí, cada caja lleva su propio turno. Lo que no puede es una terminal cobrar en dos cajas: cada computador se amarra a una sola en Configuración → Sistema.

¿Qué pasa si nadie cerró el turno de anoche? Se queda abierto y la caja aparece con «Turno abierto». Pasadas 18 horas, la pantalla Cobrar deja de aceptarlo y abre sola la ventana «Arqueo de Caja» para que lo cierres. Ciérralo, abre uno nuevo desde Caja → Cajas y turnos y recién entonces cobra: el conteo de las dos jornadas no se puede mezclar.

¿El arqueo cuenta también las tarjetas y las transferencias? Sí, se escriben los tres. Pero la diferencia que queda registrada es solo la del efectivo: es lo único que puede desaparecer del cajón.

¿Puedo corregir un arqueo ya registrado? No desde esta pantalla. Lo que sí puedes es hacer otro arqueo y explicar en las «Observaciones» qué pasó.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» — «Configura la sucursal en Configuración → Sistema.» A este computador no se le ha dicho en qué sede está. Sin eso no hay cajas que listar. Ve a Configuración → Sistema y elige la sucursal. Si eres cajero o mesero, pídeselo a un superior.
«Terminal sin turno configurado» — «Para operar esta terminal debe tener un turno/caja asignado. Ve a Configuración → Sistema.» al entrar a Cobrar La terminal tiene sede pero no tiene caja asignada. Configuración → Sistema, campo «Caja». Solo salen las cajas activas.
Entras a Cobrar y se abre solo un arqueo con el aviso «Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja…» No hay turno abierto en la caja de esta terminal, o el que hay ya pasó de 18 horas. Si el panel dice «Abrir Turno», escribe el fondo inicial y ábrelo ahí mismo. Si dice «Arqueo de Caja», es el turno viejo: ciérralo, sal de Cobrar y abre el nuevo desde Caja → Cajas y turnos.
«No se pudo cargar la caja» y te devuelve a la lista No llegó la caja que pediste: o ya no existe, o se cayó la conexión con el servidor. Vuelve a entrar desde la lista. Si sigue igual, revisa la conexión con el servidor.
«No se pudo guardar la caja» El guardado no llegó. Casi siempre es el rol: crear y editar cajas es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Comprueba con qué usuario entraste. Si el rol es el correcto, revisa que el servidor esté conectado y vuelve a intentar.
«No se pudo eliminar la caja» Lo mismo: el permiso o la conexión. Pídele a un ADMIN, DUENO o GERENTE que la elimine.
«Acceso denegado» al pulsar «Registrar» en «Movimientos de caja» Eres mesero. El botón se pinta, pero anotar ingresos y retiros es de ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Pídele al cajero o al gerente que anote el movimiento.
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. Se elige en NeoGestify, no aquí. Ver Plantillas de impresión.
«Error de impresión» — «Error enviando el arqueo a imprimir remotamente» La impresora es de red y el computador que la tiene no respondió. Comprueba que ese computador esté prendido y en la misma red. Después vuelve a pulsar la impresora: el arqueo ya quedó guardado.
La caja que necesitas no aparece en la lista O está filtrada, o está eliminada, o es de otra sede. Pulsa «Limpiar» en «Filtros». Si sigue sin salir, búscala en Administración → Cajas por sucursal, pestaña «Eliminadas».
La caja no sale en el campo «Caja» de Configuración → Sistema Está inactiva. Ahí solo se ofrecen las activas. Actívala desde «Editar» con la casilla «Caja activa», o desde Administración → Cajas por sucursal con «Activar».

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