Las resoluciones de numeración

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloque «Resoluciones de numeración», al final de la pantalla. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Son las resoluciones que la DIAN le autorizó a tu cuenta de Factus. Cada tipo de documento consume la suya y se agota, y sin al menos una activa para facturas de venta no se puede emitir nada. Desde aquí se dan de alta, se activan o se desactivan, se corrige el consecutivo y se eliminan.

Todo lo que hagas en este bloque ocurre en la cuenta de Factus, no en este equipo. Al lado del título hay un signo de interrogación que abre esta misma explicación.

El bloque de resoluciones de numeración

  1. Las columnas. «Documento» (con su código debajo), «Prefijo», «Resolución» (con los primeros caracteres de la clave técnica), «Desde – hasta» (con el consecutivo «actual» debajo), «Quedan», «Vigencia» (desde y hasta qué fecha vale), «Estado» y «Acciones».
  2. Una resolución que sirve. Etiqueta «Activa» y números por consumir.
  3. Una que no. «Inactiva» o «Vencida». Con esas no se emite. La columna «Quedan» se pone en amarillo cuando faltan menos de 500 números.
  4. «Recargar» y «Nueva resolución». Recargar vuelve a preguntarle a la cuenta; el otro abre el formulario.
  5. El formulario. Sale debajo de la tabla al pulsar «Nueva resolución».

Antes de empezar

  • Las credenciales de Factus tienen que estar guardadas. Si no, la tabla dice «Se llenan al guardar las credenciales de Factus.», arriba sale «Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.» y los botones «Recargar» y «Nueva resolución» están desactivados. Eso se arregla en Encender el módulo y cargar las credenciales.
  • Necesitas el papel de la resolución de la DIAN: de ahí salen el prefijo y el número.
  • Con la cuenta vacía, la tabla dice «La cuenta no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta para poder emitir.»

Registrar una resolución de numeración

  1. Pulsa «Nueva resolución». Debajo de la tabla se abre el formulario «Nueva resolución».
  2. Abre «Tipo de documento» y elige «Factura de venta (21)» o «Nota crédito (22)».
  3. Escribe el «Prefijo». Es el que autorizó la DIAN, máximo cuatro caracteres, y el campo lo pasa solo a mayúsculas.
  4. Escribe el «Número de resolución»: el número del acto de la DIAN. Para las notas crédito este campo queda bloqueado, porque no llevan resolución propia.
  5. Escribe el «Consecutivo inicial». Es el número con el que saldrá el siguiente documento; debajo te muestra cómo va a quedar el primero, por ejemplo SETP1.
  6. Pulsa «Crear resolución». Mientras se crea, el botón dice «Creando...».
  7. Espera el aviso «Resolución creada» — «SETP quedó registrada en la cuenta de Factus.»
  8. Comprueba que la fila nueva aparezca en la tabla como «Activa».
  9. Si es de facturas y la cuenta ya tenía otra activa, ve a «Datos de emisión» y elige cuál se usa.

Ojo: la resolución se crea en la cuenta de Factus, no aquí. Si te equivocas en el prefijo o en el número, la resolución queda registrada mal y hay que eliminarla y volver a crearla —y no se puede eliminar si ya numeró algún documento.

Solo se ofrecen los dos tipos que el restaurante emite. Crear otro consumiría el cupo de resoluciones de la cuenta sin que nada lo use.

Para cerrar el formulario sin crear nada, pulsa «Cancelar».

Corregir el consecutivo actual de una resolución

Hace falta cuando esa numeración ya se usó fuera del sistema: si el consecutivo apunta a un número ya emitido, la DIAN rechaza el documento por duplicado y no hay forma de arreglarlo desde la pantalla de ventas.

  1. Ubica la fila de la resolución.
  2. Pulsa «Consecutivo» en la columna «Acciones».
  3. Se abre la ventana «Consecutivo de SETP», con el prefijo de esa resolución.
  4. Escribe el número en «Consecutivo actual». Es el número con el que saldrá el siguiente documento.
  5. Lee la ayuda de abajo: te dice cómo quedará el próximo (por ejemplo SETP245) y entre qué números autorizó la DIAN.
  6. Pulsa «Guardar».
  7. Espera «Consecutivo actualizado» — «El próximo documento saldrá con el número 245.»

Ojo: mover el consecutivo hacia atrás, a un número que ya se emitió, hace que la DIAN rechace el siguiente documento por duplicado. Y saltarlo hacia adelante deja huecos en la numeración que hay que poder explicar. Cámbialo solo si sabes cuál fue el último número usado.

Tiene que ser un número entero de cero para arriba: con letras o decimales sale «Número inválido» — «Escribe un número entero positivo.»

Para salir sin cambiar nada, pulsa «Cancelar».

Activar o desactivar una resolución

El botón de la columna «Acciones» cambia según cómo esté la fila: dice «Desactivar» si está activa y «Activar» si está inactiva.

  1. Ubica la fila.
  2. Pulsa «Desactivar» o «Activar».
  3. Espera a que la tabla se recargue sola y mira la columna «Estado».

No hay confirmación: el cambio se hace de una. Desactivar la única resolución de facturas deja al negocio sin poder emitir, y arriba aparecerá el aviso rojo «No hay resolución de facturas activa».

Una resolución «Vencida» no vuelve a servir por activarla: la vigencia la pone la DIAN, no el sistema.

Eliminar una resolución

Ojo: esto no se puede deshacer y no borra nada ante la DIAN. Si esa resolución ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada y la sigue mostrando: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.

  1. Ubica la fila.
  2. Pulsa «Eliminar».
  3. Lee la confirmación «Eliminar la resolución»: «Se quita SETP de la cuenta de Factus. Si ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.»
  4. Confirma.
  5. Espera a que la tabla se recargue.

Si lo que quieres es dejar de usarla pero conservar el histórico, no la elimines: «Desactivar» hace justo eso.

Volver a leer la lista

  1. Pulsa «Recargar».
  2. La tabla vuelve a preguntarle a la cuenta de Factus.

Sirve cuando alguien tocó la cuenta desde el panel de Factus, o después de arreglar un problema de conexión. Si la lectura falla, arriba sale el aviso «No se pudieron leer las resoluciones» con el motivo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Se llenan al guardar las credenciales de Factus.» La tabla está vacía porque no hay credenciales guardadas. Guárdalas en «Credenciales de Factus».
«Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.» Lo mismo, dicho arriba del bloque. Igual: guarda las credenciales.
«La cuenta no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta para poder emitir.» La cuenta de Factus está vacía de numeración. Pulsa «Nueva resolución» y crea la de «Factura de venta (21)».
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.» La cuenta respondió mal. Pulsa «Probar conexión» arriba: ahí sale el motivo.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a entrar a la pantalla.
«No se pudieron leer los rangos de numeración: …» Factus rechazó la consulta. Suele ser credenciales de otro ambiente. Revísalas y prueba la conexión.
«Solo lectura» en la columna «Acciones», en vez de los botones Tu rol no puede tocar las resoluciones. En la práctica no lo verás: la pantalla solo se abre para ADMIN y DUENO. Crear, corregir y eliminar es de ADMIN y DUENO.
«Falta el prefijo» — «El prefijo es el que la DIAN autorizó (ej. SETP).» Se pulsó «Crear resolución» sin prefijo. Escríbelo tal como sale en la resolución.
«Falta la resolución» — «El número de resolución de la DIAN es obligatorio para Factura de venta (21).» Falta el número del acto de la DIAN. Cópialo del papel de la resolución.
«El prefijo es obligatorio.» / «El prefijo no puede pasar de 4 caracteres.» El prefijo llegó vacío o más largo de lo permitido. Déjalo en cuatro caracteres o menos.
«El número de resolución de la DIAN es obligatorio para Factura de Venta.» Lo mismo, dicho por el servidor. Escribe el número y vuelve a crear.
«El consecutivo no puede ser negativo.» Se envió un consecutivo inicial en negativo. Escribe un número de cero para arriba.
«No se pudo crear» — «Factus rechazó la resolución.» / «Factus rechazó el rango de numeración: …» Prefijo repetido, resolución que no es de esta cuenta, o datos que no cuadran con la DIAN. Compara prefijo y número con el papel de la resolución.
«Número inválido» — «Escribe un número entero positivo.» El consecutivo tiene letras, decimales o va en negativo. Escribe solo el número.
«El consecutivo tiene que ser un número positivo.» Lo mismo, dicho por el servidor. Escribe un número entero de cero para arriba.
«No se pudo actualizar» — «Factus rechazó el consecutivo.» / «Factus no pudo mover el consecutivo: …» El número queda fuera del «Desde – hasta», o por debajo de lo ya emitido. Ponlo dentro del rango autorizado y por encima del último usado.
«No se pudo cambiar» — «Factus rechazó el cambio de estado.» / «Factus no pudo cambiar el estado del rango: …» Factus no dejó activar o desactivar esa resolución. Casi siempre está vencida. Registra una nueva.
«No se pudo eliminar» — «Factus rechazó la eliminación.» / «Factus no pudo eliminar el rango: …» Factus no dejó borrarla. Si ya numeró documentos, no se borra. Usa «Desactivar».
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y repite la acción.
Eliminaste una resolución y sigue en la tabla Ya había numerado documentos: Factus solo la marca como eliminada. Es lo correcto. Los consecutivos consumidos existen ante la DIAN.

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