Abrir y cerrar el turno

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja. También se abre solo al entrar a Cobrar sin turno, y desde la franja «Turno abierto» / «Turno cerrado» de arriba del menú. Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada cuenta que cobras se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

Ventana Arqueo de Caja

  1. «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)». Lo que debería haber, repartido en «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta», con su «Total general:». Es el fondo inicial, más las cuentas cobradas del turno, más o menos los ingresos y retiros que hayas anotado.
  2. «Propinas del turno (sepáralas antes de contar)». Solo aparece si se cobraron propinas. Esa plata está en el cajón pero es del mesero, no del negocio.
  3. «Saldos contados». Lo que tú contaste, en tres casillas. Esto se escribe a mano; nada se rellena solo. Debajo va el «Total contado:».
  4. «Diferencia total». Verde si sobra, rojo si falta, gris si cuadra. Encima de esa fila sale la diferencia de cada método por separado.
  5. «Observaciones», con asterisco rojo. Sin esto no se guarda nada.
  6. «Registrar Arqueo». Guarda el arqueo con lo que escribiste y, salvo que el «Tipo de arqueo» sea «Intermedio», cierra el turno. Cuando no hay turno abierto, este botón dice «Abrir Turno».

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar marcada como «Caja activa». Si no lo está, no le sale el botón verde para arquear.
  • Cuenta el dinero antes de abrir la ventana. Se cuenta en la mano, no en la pantalla.
  • Un arqueo registrado no se corrige ni se borra desde esta pantalla. Si te equivocas, lo único que queda es hacer otro y explicarlo en las «Observaciones».

Abrir el turno

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de tu caja. Tiene que decir «Sin turno».
  3. Pulsa el botón verde «Abrir Turno».
  4. Mira la caja azul «Saldo del turno anterior (referencia)»: es lo que quedó registrado la última vez que se cerró esta caja. Si la caja es nueva y nunca se ha arqueado, esa caja azul no aparece.
  5. Escribe el «Fondo inicial»: el efectivo con el que arranca la caja. Puede ser 0 si no se entrega base.
  6. Escribe las «Observaciones». Es obligatorio: con una línea basta, del estilo de base del servicio de la noche.
  7. Pulsa «Abrir Turno», abajo a la derecha.
  8. Confirma el aviso «¿Confirmar arqueo?» con «Confirmar».

Sale «Arqueo registrado correctamente.» y la caja pasa a decir «● Turno abierto». Desde ese momento ya se puede cobrar.

Ojo: el fondo inicial es la referencia contra la que vas a cuadrar al final. Escribe lo que de verdad hay en el cajón, no lo que debería haber.

Abrir el turno desde la pantalla de cobro

Si llegas a Cobrar con la cuenta pedida y la caja de esta terminal no tiene turno abierto, la misma ventana del arqueo se abre sola, con este aviso arriba: «Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»

  1. Escribe el «Fondo inicial».
  2. Escribe las «Observaciones».
  3. Pulsa «Abrir Turno» y confirma.

La pantalla de cobro sigue donde estaba y ya puedes cobrar. Si en vez de eso pulsas «Cancelar», la aplicación se devuelve a la pantalla anterior y la cuenta se queda sin cobrar.

Ojo: si lo que había era un turno de ayer sin cerrar, esa ventana no sale en modo «Abrir Turno» sino en modo «Arqueo de Caja», para cerrarlo. Ciérralo, sal de Cobrar, abre el turno nuevo desde Caja → Cajas y turnos y recién entonces vuelve a cobrar. Si cobras sin haber abierto el turno nuevo, esa cuenta no va a caer en ningún arqueo.

Cerrar el turno

Este es el arqueo del final del servicio: cuentas todo, lo comparas con lo que el sistema esperaba y cierras.

Ojo: al confirmar, el turno queda cerrado y no se puede reabrir. Las cuentas que se cobren después van a pedir un turno nuevo. Y el arqueo tampoco se puede editar.

  1. Cuenta el efectivo del cajón y ten a mano los totales del datáfono.
  2. Ve a Caja → Cajas y turnos y pulsa la tarjeta de tu caja.
  3. Pulsa «Nuevo Arqueo».
  4. Si eres ADMIN, DUENO o GERENTE, deja el «Tipo de arqueo» en «Cierre».
  5. Mira la caja azul «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)»: ahí está lo que el sistema calcula que debería haber en cada método.
  6. Escribe en «Saldos contados» lo que contaste: «Efectivo», «Transferencia» y «Tarjeta».
  7. Revisa el «Total contado:» y la «Diferencia total» que aparece justo debajo.
  8. Escribe las «Observaciones». Si hay diferencia, explícala aquí: es lo único que va a quedar escrito.
  9. Pulsa «Registrar Arqueo».
  10. Confirma el aviso «¿Confirmar arqueo?» con «Confirmar».

El arqueo aparece de una en el «Historial de Arqueos» con la etiqueta CIERRE, y la caja vuelve a decir «Sin turno activo».

Si eres cajero o mesero no verás el «Tipo de arqueo»: tu arqueo se registra siempre como «Cierre» y cierra el turno. Si lo que querías era contar a mitad de servicio sin cerrar, pídeselo a un gerente.

Contar por denominación

Es opcional, pero es lo que salva una discusión: deja escrito cuántos billetes de cada valor contaste. Sirve igual al abrir que al cerrar.

  1. Con la ventana del arqueo abierta, busca «Desglose por denominación (opcional)».
  2. Pulsa «Agregar».
  3. En «Método» elige «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia».
  4. En «Denominación» escribe el valor del billete o la moneda, por ejemplo 50000.
  5. En «Cantidad» escribe cuántos contaste.
  6. Repite desde el paso 2 con cada denominación.
  7. Si te sobra una fila, pulsa el bote de basura de su derecha.

Mientras no agregues ninguna, ahí dice «Sin desglose — haz clic en "Agregar" para añadir denominaciones.».

El desglose se queda guardado en el arqueo y se ve en la sección «Desglose por denominación» de su tarjeta del historial. En el comprobante impreso sale en los arqueos de cierre; en los de apertura el papel solo lleva el fondo inicial.

Hacer un arqueo intermedio sin cerrar el turno

Sirve para contar la caja a media tarde, cuando cambia el cajero o cuando se saca la recaudación, sin partir el servicio en dos turnos.

Solo lo pueden hacer ADMIN, DUENO y GERENTE, porque son los únicos que ven el «Tipo de arqueo».

  1. Cuenta el dinero.
  2. Entra a la caja y pulsa «Nuevo Arqueo».
  3. En «Tipo de arqueo» elige «Intermedio».
  4. Escribe los «Saldos contados».
  5. Escribe las «Observaciones»: di por qué estás contando a media jornada.
  6. Pulsa «Registrar Arqueo» y confirma.

El turno sigue abierto y se puede seguir cobrando. Ese arqueo pasa a ser el nuevo punto de partida: de ahí en adelante, lo que el sistema espera se cuenta desde ese momento, no desde la apertura.

Los otros dos tipos, «Emergencia» y «Auditoría», sí cierran el turno, igual que «Cierre». Úsalos solo cuando quieras que quede marcado en el historial por qué se contó la caja.

Comparar lo contado con lo esperado

El sistema no adivina lo que hay en el cajón: lo calcula. El «Total general:» de la caja azul es el fondo inicial con el que se abrió, más lo cobrado en el turno, más los ingresos y menos los retiros que se anotaron.

En cuanto escribes los «Saldos contados», aparecen las filas de diferencia:

  • En verde sobra, en rojo falta, en gris cuadra.
  • Hay una fila por método —«Efectivo», «Transferencia», «Tarjeta»— y una «Diferencia total» abajo.
  • Lo que queda registrado como diferencia del arqueo es solo la del efectivo. Es lo único que puede desaparecer del cajón: lo cobrado con tarjeta o transferencia queda en el datáfono y en el banco.

Después, en el historial, cada arqueo muestra su «Total contado» y su «Diferencia:» con signo. El «Esperado:» solo aparece cuando no coincide con lo contado.

Las propinas

Si en el turno se cobraron propinas, arriba sale la franja amarilla «Propinas del turno (sepáralas antes de contar)» con el monto. Esa plata entró con las cuentas y por eso está incluida en el «Total general:».

Aunque la franja diga «sepáralas antes de contar», cuenta el cajón completo, con las propinas adentro, y registra el arqueo. Reparte después. Si te tocó repartirlas antes de contar, el arqueo va a salir faltando justo por ese monto: escríbelo en las «Observaciones» para que quien revise entienda de dónde salió el hueco.

Ver qué se contó en el último arqueo

Cuando abres la ventana del arqueo, arriba sale la caja «Último arqueo registrado» con su tipo, su fecha y su monto.

  1. Pulsa «Ver desglose», a la derecha de esa caja.
  2. Mira «Saldos por método» y, si lo hubo, «Denominaciones contadas».
  3. Para volver a cerrarla, pulsa «Ocultar desglose».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Error» — «Las observaciones son obligatorias.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea y vuelve a pulsar el botón de guardar.
«Error» — «El fondo inicial no puede ser negativo.» Se coló un signo menos en «Fondo inicial». Bórralo y escribe el número sin signo.
«Error» — «No se pudo registrar el arqueo.» El servidor rechazó el arqueo y no dijo por qué. Cierra la ventana, vuelve a entrar a la caja y mira si dice «● Turno abierto» o «Sin turno activo»: el botón verde te dice qué toca. Si el arqueo no aparece en el «Historial de Arqueos», no quedó guardado.
«Error» — «Ocurrió un error al registrar el arqueo.» No hubo respuesta: casi siempre es la conexión con el servidor. Revisa la conexión y repite. No vuelvas a contar: el arqueo no quedó guardado.
No aparece la caja azul «Saldo esperado en caja (referencia del sistema)» Estás abriendo turno, no cerrándolo: al abrir no hay nada contra qué comparar. En su lugar sale «Saldo del turno anterior (referencia)». Es normal. Escribe el «Fondo inicial» y sigue.
El botón verde dice «Abrir Turno» cuando esperabas arquear Esta caja no tiene turno abierto: alguien ya lo cerró. Si el servicio sigue, abre uno nuevo. Si buscabas el arqueo de cierre, míralo en el «Historial de Arqueos».
No aparece el botón verde en el detalle de la caja La caja está marcada como inactiva. Pulsa «Editar» y marca «Caja activa». Eso lo hacen ADMIN, DUENO o GERENTE.
No te sale el selector «Tipo de arqueo» Tu usuario es CAJERO o MESERO. Tu arqueo se registra como «Cierre», que es lo normal al terminar. Para un intermedio o una auditoría, pídeselo a un gerente.
La diferencia sale roja justo por el valor de las propinas Se repartieron las propinas antes de contar el cajón. Anótalo en las «Observaciones». La próxima vez cuenta primero y reparte después.
El turno lleva abierto desde ayer y Cobrar vuelve a pedir arqueo Un turno solo vale 18 horas seguidas. La franja del menú sigue diciendo «Turno abierto», pero para cobrar ya no sirve. Cierra el turno viejo con un arqueo y abre uno nuevo.

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