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Cuentas cobradas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí queda todo lo que ya se cobró en esta sucursal. Sirve para tres cosas: mirar qué se cobró en un periodo —y sacar su resumen en papel o en Excel al cerrar—, encontrar una cuenta concreta cuando el cliente vuelve a preguntar por ella, y arreglar un cobro equivocado anulándolo, para que sus platos vuelvan a quedar pendientes de cobro.

La pantalla abre siempre en las cuentas de hoy. A la izquierda va la lista; al lado, la cuenta que tocaste, armada otra vez. En una tableta vertical o con la ventana angosta no cabe al lado: al tocar la fila se abre en una hoja.

Pantalla de Cuentas cobradas

  1. Cuentas. El atajo del carril. Si tu carril no lo trae, está en Más, dentro del grupo Caja, con su nombre completo: Cuentas cobradas.
  2. Debajo del título, cuántas cuentas tiene el periodo: «37 cuentas hoy». Mientras buscas dice cuántas encontró: «3 encontradas en todo el historial».
  3. El buscador «Número, mesa, cliente, cédula o mesero». Busca en todo el historial, sin fechas. El botón de al lado vuelve a pedir la lista al servidor.
  4. «Resumen» y «Excel». Imprimen el resumen del periodo y lo guardan en una hoja de cálculo, con el periodo y el filtro que tengas elegidos. → Imprimir el resumen del periodo · Sacar las cuentas a Excel
  5. Los periodos. Hoy, Semana, Mes, Año y Fechas.
  6. «Todas», «Cobradas» y «Anuladas», cada una con su cifra. Las cifras son del periodo entero, no solo de lo que se ve. «Anuladas» lleva un punto rojo cuando hay alguna.
  7. Una fila por cuenta. La hora del cobro; la mesa —o Mostrador— y el cliente; debajo, el número de la cuenta, quién atendió y cómo se pagó; a la derecha, el total. Tócala para verla.
  8. La cuenta elegida. La mesa y el número, la etiqueta «Cobrada» o «Anulada», el día y la hora, quién cobró y en qué caja; «Qué se cobró» con sus líneas y totales, y «Cómo se pagó».
  9. Los botones. «Reimprimir», «Factura y detalle» —abre la ficha completa de la cuenta— y, aparte y en rojo, «Anular la cuenta», que solo ven ADMIN, DUENO y GERENTE.

Las cuentas salen ordenadas por la fecha del cobro, de la más reciente a la más antigua. En una pantalla ancha, al entrar y cada vez que cambias de periodo o de filtro, al lado sale la primera de la lista.

Antes de empezar

  • Esta terminal tiene que tener una sucursal elegida. Si no la tiene, la pantalla dice «Esta terminal no tiene sucursal» — «Las cuentas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para ver las suyas.». Pulsa «Ir a la configuración» y te lleva allá. → Configuración de la terminal
  • Para imprimir, esta terminal necesita su impresora térmica configurada. No se elige en Restaurante: llega desde NeoGestify al iniciar sesión. Para el Excel no hace falta.
  • No hace falta tener el turno de caja abierto para mirar, reimprimir, imprimir el resumen o sacar el Excel. Para anular una cuenta de un turno que ya se cerró, sí: el retiro de lo que había sumado queda en un turno abierto. → Anular una cuenta
  • Solo ves las cuentas de tu sucursal. Las de las otras sucursales no aparecen, ni siquiera buscándolas.
  • Anular lo hacen solo ADMIN, DUENO y GERENTE. A un CAJERO el botón «Anular la cuenta» ni siquiera le sale.
  • Aquí no se cobra. Una cuenta nace en Salón → Cobrar; esta pantalla es lo que queda después. → Cobrar

Lo que se hace desde aquí

Tarea Dónde está explicada
Leer la ficha completa de una cuenta, guardar los comprobantes de una transferencia y facturarla a la DIAN Detalle de una cuenta
Anular un cobro equivocado, qué le pasa a la mesa, a la caja y a la factura electrónica Anular una cuenta

Lo que sigue son las tareas cortas de la lista.

Cambiar el periodo

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas. La pantalla abre siempre en Hoy.
  2. Pulsa Semana, Mes, Año o Fechas según lo que necesites revisar.
Botón Qué trae
Hoy Desde las 00:00 de hoy hasta las 23:59 de hoy
Semana Del lunes de esta semana al domingo, también si hoy es domingo
Mes Del día 1 del mes actual al último día del mes
Año Del 1 de enero al 31 de diciembre del año actual
Fechas Los días que tú elijas

Debajo del título cambia la frase: «12 cuentas esta semana», «84 cuentas este mes» o «5 cuentas del 1 sep al 15 sep».

Si el periodo no tiene nada, en vez de la lista sale «No se cobró ninguna cuenta hoy» / «Las cuentas que se cobren hoy aparecen aquí.». En los otros periodos dice, por ejemplo, «No se cobró ninguna cuenta esta semana» / «Prueba con otro periodo o busca una cuenta.», con el botón «Ver las de hoy».

Al cambiar de periodo vuelves siempre a la primera página.

Elegir un rango de fechas propio

  1. Pulsa Fechas.
  2. Debajo aparece el campo «Fechas», que arranca en hoy.
  3. Ábrelo y elige el primer día y el último en el calendario, o usa uno de los atajos: «Hoy», «Ayer», «Últimos 7 días», «Últimos 30 días», «Este mes» o «Mes pasado».

La lista se rehace sola en cuanto eliges las dos fechas; no hay botón de buscar. El rango entra completo: desde las 00:00 del primer día hasta las 23:59 del último. No se pueden elegir días después de hoy, y si borras las fechas el campo vuelve a hoy.

Buscar una cuenta

  1. Escribe en el buscador de arriba, «Número, mesa, cliente, cédula o mesero».
  2. Espera un momento: la lista se rehace sola cuando dejas de escribir.

La búsqueda no mira fechas: busca en todo el historial de la sucursal, y trae también las cuentas anuladas. Mientras buscas, los periodos se apagan, «Todas», «Cobradas» y «Anuladas» desaparecen y encima de la lista sale «Buscando «…» en todo el historial. Borra la búsqueda para volver al periodo.». Para volver, borra lo que escribiste o pulsa la ✕ del buscador.

Qué reconoce exactamente:

Escribes Encuentra
V-000128 La cuenta con ese número. También vale un trozo: 128 la trae igual
4 Las cuentas de la mesa 4. Busca por trozos, así que también trae la 14 y la 40
Laura Por el nombre o por los apellidos del cliente
1020304050 Por la cédula del cliente
ana Por el usuario del mesero que atendió o del cajero que cobró

Ojo: para la mesa se escribe solo el número. Escribir «mesa 4» no encuentra nada; escribe 4 a secas.

Ojo: el mesero y el cajero se buscan por su usuario, el mismo con el que entran a la aplicación, no por su nombre y apellido.

Si nada coincide sale «Ninguna cuenta con esa búsqueda» con el botón «Limpiar búsqueda».

Filtrar entre cobradas y anuladas

  1. Elige un periodo. Mientras haya algo escrito en el buscador estos botones no salen.
  2. Pulsa «Todas», «Cobradas» o «Anuladas».

Al entrar está en «Todas», así que las anuladas salen mezcladas con las demás. Se distinguen porque la segunda línea de la fila va en rojo y termina en Anulada, y el total sale tachado.

Si en el periodo no hay ninguna del filtro elegido, sale por ejemplo «No hay cuentas anuladas hoy» / «Hay cuentas en el otro estado.», con el botón «Ver todas».

Imprimir el resumen del periodo

  1. Elige el periodo y, si quieres, «Cobradas» o «Anuladas». El resumen es de lo que estás mirando.
  2. Pulsa «Resumen», arriba a la derecha. Mientras sale, el botón dice «Imprimiendo…».
  3. Si el periodo es de más de un día, antes pregunta «¿Imprimir el resumen?», por ejemplo «Son 84 cuentas este mes: con muchos meseros o anuladas el papel sale largo. ¿Quieres imprimirlo igual?». Pulsa «Sí» para imprimir o «No» para dejarlo.
  4. Sale el aviso «Resumen enviado a la impresora».

Sale por la impresora de esta terminal, al ancho de su papel. Suma todas las cuentas del periodo, no solo las 50 de la página que ves. Un día suelto elegido en Fechas —«Ayer», por ejemplo— no pregunta.

Qué trae el papel

Parte Qué dice
Arriba La sucursal, RESUMEN DE CUENTAS, el periodo con sus fechas —«Hoy: 4 oct 2026»—, qué cuentas entran —«Todas las cuentas», «Solo cobradas» o «Solo anuladas»—, cuándo se imprimió y quién
CUENTAS Cuántas se cobraron y cuántas se anularon, con lo que sumaban las anuladas
VENTAS Vendido (sin propinas), Propinas, Total recibido y los Impuestos incluidos en lo vendido
FORMAS DE PAGO Efectivo, tarjeta y transferencia, cada una con cuántas cuentas y lo que entró, propinas incluidas; debajo, la propina de cada una. El efectivo dice también cuánto queda Sin propinas. Con pago dividido dice cuántas cuentas se pagaron con más de un pago: ya están repartidas en los métodos de arriba, cada una con su parte
DESCUENTOS Lo que rebajaron las Promociones y los Cupones. Solo si hubo
DOMICILIOS Cuántas cuentas fueron a domicilio y lo que se cobró de envíos. Solo si hubo
Con factura electrónica Cuántas cuentas tienen la factura electrónica aceptada por la DIAN. Solo si hay alguna
POR MESERO Cada mesero con lo que vendió sin propinas, en cuántas cuentas, y sus propinas. Las cuentas de mostrador salen como Sin mesero
ANULADAS Cada anulada con su número, el día y la hora, su valor y el motivo que se escribió al anular

Con «Cobradas» no salen las anuladas. Con «Anuladas» solo salen ellas: cuántas, cuánto sumaban y la lista.

El resumen no se edita en Configuración → Impresión: sale siempre igual.

Sacar las cuentas a Excel

  1. Elige el periodo y, si quieres, «Cobradas» o «Anuladas».
  2. Pulsa «Excel». Mientras arma el archivo, el botón dice «Exportando…».
  3. Elige dónde guardarlo. En la tableta se abre el selector de archivos del sistema: Descargas, Drive o la carpeta que quieras. El nombre que propone es cuentas-2026-10-04.xlsx, o cuentas-2026-09-01_2026-09-30.xlsx si es de varios días; con «Cobradas» o «Anuladas» empieza por cuentas-cobradas- o cuentas-anuladas-.
  4. Sale el aviso «Excel guardado», con cuántas cuentas lleva y el nombre del archivo.

Si cierras la ventana de guardar sin elegir, no se guarda nada y no sale ningún aviso.

El archivo trae dos hojas:

  • Resumen, con las mismas cifras del papel. Las formas de pago van en una tabla con Cuentas, Recibido (con propinas), Propinas y Sin propinas, y una fila Total.
  • Cuentas, una fila por cuenta del periodo, de la más antigua a la más reciente, con el filtro puesto en los títulos.
Columna de Cuentas Qué trae
Número, Fecha y hora El número de la cuenta y cuándo se cobró. La fecha es una fecha de verdad: se ordena y se filtra
Servicio Mesa 4, Mostrador o Domicilio
Cliente, Documento del cliente A nombre de quién quedó, si se eligió un cliente
Mesero, Cajero, Caja Quién atendió, quién cobró y en qué caja
Subtotal sin impuestos, Impuestos, Descuento promociones, Descuento cupón, Domicilio, Propina, Total Las cifras de la cuenta. Las promociones ya vienen restadas del subtotal, así que Subtotal sin impuestos + Impuestos + Domicilio − Descuento cupón + Propina da el Total
Efectivo, Tarjeta, Transferencia Cuánto de la cuenta entró por cada método. Una cuenta pagada entre varios lleva su parte en cada uno, y los tres suman el Total
Formas de pago Efectivo, Efectivo + tarjeta… como en la lista
Estado Cobrada o Anulada
Factura electrónica, Estado de la factura El número de la factura y si está Aceptada, Enviada, Sin enviar, Rechazada o Con error
Motivo de anulación Solo en las anuladas

Las cifras son números con formato de pesos, no texto: se suman. Con «Todas» la hoja trae también las anuladas; para sumar solo lo cobrado, filtra Estado por Cobrada.

Cómo cuadra con el arqueo

El resumen y el Excel reparten cada cuenta entre efectivo, tarjeta y transferencia con la misma regla del arqueo, y separan las propinas igual: la propina va primero al método principal de la cuenta. Para las mismas cuentas, las cifras coinciden:

En el cierre del turno En el resumen
Lo esperado en efectivo El fondo inicial, más Efectivo → Sin propinas, más los ingresos y menos los retiros del turno
Lo esperado en tarjeta Tarjeta
Lo esperado en transferencia Transferencia
«Propinas en efectivo · sepáralas antes de contar» La línea Propinas debajo de Efectivo

El fondo inicial y los ingresos y retiros no son cuentas, así que no salen en el resumen. → Comparar lo contado con lo esperado

Hay tres casos en los que no van a coincidir, y no es un error:

  • El arqueo es de un turno de una caja; el resumen, de días enteros y de todas las cajas de la sucursal. Un turno que pasa la medianoche cae en dos días, y con dos cajas abiertas el resumen suma las dos.
  • Anulaste una cuenta de un turno ya cerrado. El arqueo de ese turno ya la había contado; el resumen, ahora, ya no la suma. Lo que había aportado quedó como retiro en el turno abierto. → Qué cambia cuando anulas
  • Se cobró o se anuló algo después de cerrar el turno y antes de imprimir el resumen del día.

Leer la fila de una cuenta

Parte Qué dice
A la izquierda La hora del cobro y, debajo, el día: Hoy, Ayer o la fecha —15 sep—
La primera línea Mesa 4 o, si no salió de una mesa, Mostrador; después, el cliente si lo hay
La segunda línea El número de la cuenta, el mesero que atendió y cómo se pagó: Efectivo, Tarjeta o Transferencia. Si se pagó entre varios métodos, van juntos: Efectivo + transferencia. En una anulada toda la línea va en rojo y termina en Anulada
A la derecha El total, propina incluida. Tachado si la cuenta está anulada

Una mesa que se dividió en tres cuentas sale como tres filas, cada una con su número y su total.

Se traen 50 cuentas de una vez. Si el periodo tiene más, abajo de la lista sale cuántas ves de cuántas —«1–50 de 132»— con los botones «Anteriores» y «Siguientes».

Ver una cuenta

En una pantalla ancha, toca la fila y la cuenta sale al lado de la lista. En una tableta vertical o con la ventana angosta, al tocar la fila se abre una hoja con el título «Cuenta V-000128» y lo mismo dentro; ciérrala con la ✕ para volver a la lista.

  • Arriba, la mesa y el número de la cuenta, con la etiqueta «Cobrada» o «Anulada». Debajo, el día y la hora, quién cobró y en qué caja —«Hoy 20:41 · cobró Camila · caja 1»— y, si los hay, el cliente y quién atendió.
  • «Qué se cobró»: cada línea con su cantidad y su total, y «para Laura» si al pedir se anotó de quién era. Debajo, Subtotal, cada impuesto, Domicilio si lo hubo, Cupón en verde si se usó uno, Propina con el nombre del mesero y el Total.
  • «Cómo se pagó»: los métodos —con la parte de cada uno si se partió el pago— y la propina; los Nº de aprobación del datáfono si se anotaron y, en efectivo, «Pagó con $130.000 · cambio $3.500».
  • «Comprobantes de transferencia»: solo si algún pago fue por transferencia. Aquí también se agregan las fotos. → Agregar o quitar los comprobantes

Las líneas se piden aparte y tardan un momento. Si no llegan, en su lugar sale «No se pudieron traer las líneas.» con el botón «Reintentar».

Reimprimir el recibo

  1. Toca la cuenta en la lista.
  2. Pulsa «Reimprimir», abajo de la cuenta.
  3. Sale el aviso «Cuenta enviada a la impresora».

Sale por la impresora de esta terminal, con lo que de verdad se cobró. El botón está apagado un instante mientras se carga la cuenta, y del todo si la cuenta no tiene un pedido detrás: entonces debajo dice «Reimprimir necesita el pedido de la cuenta, y esta no tiene uno.». Lo que trae el papel y los problemas de impresión están en Detalle de una cuenta.

Abrir la ficha completa

Pulsa «Factura y detalle». Se abre el detalle de la cuenta: el consumo línea por línea, el resumen del pago, los comprobantes y el bloque de la factura electrónica, desde donde se factura a la DIAN o se emite la nota crédito. → Detalle de una cuenta

Qué pasa cuando anulas una cuenta

Flujo de una anulación

Ojo: anular no se puede deshacer. No hay ningún botón que devuelva una cuenta anulada a cobrada; para volver a cobrar hay que hacer la cuenta otra vez desde Salón → Cobrar.

Los pasos, los motivos y lo que le pasa a la mesa, a la caja y a la factura electrónica están en Anular una cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiarle el total o la forma de pago a una cuenta ya cobrada? No. Lo único que se puede hacer con una cuenta cerrada es reimprimirla, facturarla o anularla entera. El cliente sí cambia si la facturas con «Facturar a otro cliente».

¿Por qué una cuenta que acabo de cobrar no aparece en «Hoy»? Casi siempre porque se cobró en otra sucursal, o porque el computador tiene elegida una sucursal distinta a la que crees. Compruébalo en Configuración → Sistema. También puede que la lista no esté al día: pulsa el botón de recargar, al lado del buscador.

¿Las cuentas anuladas desaparecen de la lista? No. Se quedan, con la segunda línea en rojo y el total tachado. Lo que hacen es pasar a contar en «Anuladas» y dejar de sumar en el arqueo del turno.

¿Dónde veo cuánto entró en el periodo? Pulsa «Resumen» o «Excel»: suman todas las cuentas del periodo, por forma de pago y con las propinas aparte. Debajo del título solo se dice cuántas cuentas hay. Para cuadrar el cajón del turno, usa el arqueo. → Cajas y turnos

¿El resumen suma solo lo que se ve en la lista? No. Suma todas las cuentas del periodo y del filtro, aunque la lista las enseñe de 50 en 50. Lo mismo el Excel.

¿Dónde veo las propinas de cada mesero? En el resumen, en POR MESERO, y en la hoja Resumen del Excel. En cada cuenta, la línea Propina de «Qué se cobró» lleva al lado el nombre del mesero.

¿Por qué el resumen no cuadra con el arqueo que cerré? Casi siempre porque no miran las mismas cuentas: un turno contra días enteros, varias cajas, o una cuenta anulada después del cierre. → Cómo cuadra con el arqueo

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» / «Las cuentas son de una sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para ver las suyas.» Este computador no tiene sucursal elegida, y sin ella no hay cuentas que traer. Pulsa «Ir a la configuración» y elige la sucursal. → Configuración de la terminal
«Solo un administrador, el dueño o un gerente configuran el equipo» Te mandaron a Configuración → Sistema y tu rol no entra ahí; un CAJERO no puede. Pídele a un ADMIN, un DUENO o un GERENTE que elija la sucursal de este computador.
«No se pudieron cargar las cuentas» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» La terminal no recibió respuesta del servidor del negocio. Pulsa «Reintentar». Si sigue, mira Primeros pasos.
«No se cobró ninguna cuenta hoy» Hoy no se cobró nada todavía, o el periodo no es el que crees. Si esperabas algo, revisa que la cuenta se cerrara de verdad en Salón → Cobrar.
«No se cobró ninguna cuenta esta semana» (o este mes, este año, entre fechas) En ese periodo no hay cuentas. Pulsa «Ver las de hoy» o prueba con otro periodo.
«No hay cuentas anuladas hoy» / «Hay cuentas en el otro estado.» El filtro «Anuladas» o «Cobradas» deja fuera todo lo del periodo. Pulsa «Ver todas».
«Ninguna cuenta con esa búsqueda» No hay nada con ese texto en esta sucursal. Prueba con menos letras, o pulsa «Limpiar búsqueda». Recuerda que el mesero y el cajero se buscan por su usuario.
Buscas «mesa 4» y no sale nada Para la mesa hay que escribir solo el número. Escribe 4.
Los periodos están apagados Hay algo escrito en el buscador, y la búsqueda mira todo el historial. Borra la búsqueda para volver al periodo.
«No se pudieron traer las líneas.» La lista llegó, pero la cuenta completa no. Pulsa «Reintentar» al lado del aviso.
«Reimprimir» está apagado Se está cargando la cuenta, o esa cuenta no tiene un pedido detrás del cual sacar el papel. Espera un momento. Si debajo dice «Reimprimir necesita el pedido de la cuenta, y esta no tiene uno.» y tiene factura electrónica, ábrela con «Factura y detalle» y baja el PDF.
«No se pudo imprimir» con un motivo La impresora de esta terminal no está configurada o no respondió. → Detalle de una cuenta
No ves «Anular la cuenta» Tu rol es CAJERO, o la cuenta ya está anulada. Pídeselo a un gerente.
«Resumen» y «Excel» están apagados Hay algo escrito en el buscador, la lista todavía está cargando, o el periodo con ese filtro no tiene ninguna cuenta. Borra la búsqueda, espera a que cargue, o elige otro periodo o «Todas».
«No se pudo imprimir el resumen» / «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. No se elige en Restaurante: llega desde NeoGestify al iniciar sesión. Pídele a quien montó el equipo que se la configure. Mientras tanto, saca el «Excel».
«No se pudo imprimir el resumen» / «No se pudo enviar el resumen: el equipo con la impresora (…)…» La impresora es de otro computador de la red y no contestó. Comprueba que ese computador esté encendido, con la aplicación abierta y en la misma red.
«No se pudo imprimir el resumen» / «El servidor no devolvió el resumen del periodo.» La terminal no recibió respuesta del servidor del negocio. Revisa la conexión y vuelve a pulsar «Resumen».
«No se pudo exportar» / «El servidor no devolvió las cuentas del periodo.» El servidor dejó de responder mientras se armaba el archivo. Revisa la conexión y vuelve a pulsar «Excel».
«No se pudo exportar» / «Este equipo no permite guardar archivos desde la aplicación.» El equipo no dejó escribir el archivo donde lo elegiste. Prueba otra carpeta, por ejemplo Descargas. Si sigue, sácalo desde el computador de la caja.
Pulsaste «Excel», cerraste la ventana de guardar y no pasó nada Sin elegir dónde, no se guarda nada; no es un error. Vuelve a pulsar «Excel» y elige la carpeta.
El resumen no da lo mismo que el cierre del turno No miran las mismas cuentas. → Cómo cuadra con el arqueo

Los problemas de la ficha y de la anulación están en Detalle de una cuenta y en Anular una cuenta.

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