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Empresa y sucursales

Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Empresa. Configuración está al pie del panel que abre «Más», encima de Cerrar sesión. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí viven los datos del negocio: el nombre, el NIT, el régimen tributario, el teléfono, el correo y el logo. El logo, el nombre y el NIT son los que salen impresos en la cuenta de la mesa; el logo y el nombre son los que el menú muestra arriba. En la misma pantalla se dan de alta los locales —las sucursales— y se decide qué propina le ofrece la caja al cliente.

Pantalla Empresa

  1. La cabecera. Se titula «Empresa», con «Los datos que salen en cuentas, facturas y reportes» debajo. A la derecha, «Guardar cambios»: guarda todo —los datos, la propina, el logo nuevo y las sucursales que hayas agregado en esta visita—. Solo se enciende cuando cambiaste algo. Al lado sale «Descartar cambios», también solo cuando hay cambios. En una tablet en vertical o en un teléfono, los dos botones bajan a su propia fila, debajo del título.
  2. «Logo». El cuadro de arriba de la tarjeta «Datos de la empresa», con una cámara en la esquina de abajo. Tocar el cuadro abre el explorador de archivos. Al lado dice «Sale en los recibos y arriba en el menú. Cuadrado, JPG, PNG o SVG, hasta 5 MB.».
  3. Los datos. En dos columnas: «Nombre» y «NIT»; «Régimen tributario» y «Teléfono»; y «Correo». Todos llevan asterisco rojo: sin ellos no se guarda. Debajo de cada uno va para qué sirve.
  4. «Régimen tributario». Un desplegable; mientras no se elige ninguno dice «Sin régimen». El ? de al lado del rótulo explica los seis regímenes.
  5. «Propina». Su propia tarjeta, debajo: el interruptor «Sugerir una propina», con su porcentaje, y los «Botones de propina del cobro». Cambian lo que el cajero ve al cobrar.
  6. «Sucursales». La tarjeta de la derecha, con cuántas hay y el botón «Agregar». Cada sucursal sale en su propia fila; tócala para editarla. La que todavía no se ha guardado lleva la etiqueta «Sin guardar». En una pantalla más angosta que la de un computador, esta tarjeta baja debajo de «Propina».

Si el negocio todavía no está configurado, el botón de arriba dice «Crear empresa» en vez de «Guardar cambios». Es la misma pantalla.

Cómo se guarda

De los datos al impreso

Lo importante de esta pantalla: nada se guarda hasta que pulsas «Guardar cambios» (o «Crear empresa»). Los datos que escribes, la propina, el logo nuevo y las sucursales que agregas se quedan en la pantalla, esperando. Si sales de la pantalla sin pulsar el botón, se pierden, y no hay aviso.

Hay dos excepciones, y conviene tenerlas claras porque son las que no esperan al botón:

  • Borrar el logo que ya estaba guardado se hace de una vez, al confirmar.
  • Guardar o eliminar una sucursal que ya existía también se hace de una vez, desde su propia hoja.

Al guardar no te saca de la pantalla: sale un aviso arriba, al centro, y los datos se quedan a la vista, ya guardados.

Antes de empezar

Hace falta el rol ADMIN o DUENO. Son los dos a los que les sale la entrada Empresa en el menú de Configuración, y los dos que pueden guardar. Si alguien con otro rol llega a la pantalla por otro camino, en lugar de los datos ve «Solo un administrador o el dueño configuran la empresa» / «Pídele a uno de ellos que cambie estos datos.», con el botón «Volver a Configuración».

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada.

El negocio es uno solo. El sistema guarda una única empresa por instalación. No hay forma de crear una segunda: lo que se hace es actualizar la que ya está.

Sin al menos una sucursal no se puede guardar. Si el negocio es nuevo y no le agregas ninguna sucursal, al pulsar el botón sale «Falta una sucursal» / «La empresa necesita al menos una sucursal para guardarla.».

Después de crear las sucursales, hay que repartirlas. Cada computador tiene que saber en qué sucursal está. Eso se dice en Configuración → Sistema, en «Sucursal». Mientras un equipo no tenga sucursal asignada, casi ninguna pantalla le carga datos.

Cargar el logo del restaurante

El logo sale arriba del menú, junto al nombre del negocio, y encabeza la cuenta de la mesa y el recibo del cobro: la plantilla de fábrica de la cuenta ya trae el bloque «Logo del restaurante». Si no cargas ninguno, en el menú se queda el icono por defecto de la aplicación y la cuenta sale sin dibujo, solo con el nombre y el NIT.

Ojo: para que salga en el papel, el logo tiene que ser JPG o PNG. Un SVG se ve en el menú, pero la impresora no lo sabe dibujar y la cuenta sale sin logo.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Toca el cuadro del «Logo». Se abre el explorador de archivos.
  3. Elige la imagen. Tiene que ser JPG, PNG o SVG, y pesar menos de 5 MB.
  4. La imagen aparece en el cuadro y al lado se lee «El nuevo se guarda con la empresa.». Todavía no está guardada.
  5. Pulsa «Guardar cambios», arriba a la derecha, para dejarla puesta.

Ojo: si eliges varias imágenes de una vez, solo se guarda la primera. Elige una sola.

Si el archivo pesa más de 5 MB o no es una imagen, sale «No se agregaron algunas imágenes» con el nombre del archivo y el motivo, por ejemplo «logo.png: pesa más de 5 MB». El cuadro se queda como estaba.

Cambiar el logo por otro. Repite los mismos pasos y elige la imagen nueva. Al guardar, la anterior se reemplaza.

Arrepentirte antes de guardar. Mientras no hayas guardado, la papelera roja de la esquina de arriba del cuadro quita la imagen recién elegida sin preguntar nada. «Descartar cambios», en la cabecera, también la quita, junto con todo lo demás que no hayas guardado.

Quitar el logo que ya estaba guardado

Ojo: esto no se puede deshacer y no espera a «Guardar cambios». En cuanto confirmas, el logo se borra. Si te equivocaste, toca volver a subir el archivo.

  1. Pulsa la papelera roja, arriba a la derecha del cuadro del logo.
  2. Sale el aviso «¿Borrar esta foto?» / «Se borra del todo y no se puede deshacer.». Si además habías elegido una imagen nueva sin guardar, el aviso añade que habrá que volver a elegirla.
  3. Para borrarlo, pulsa «Sí, continuar». Con «Cancelar» no pasa nada.
  4. El cuadro vuelve al icono del edificio.

Escribir los datos del negocio

Estos son los datos que van impresos. En la cuenta de la mesa, el bloque «Encabezado (nombre, NIT, dirección)» imprime el nombre de la empresa, luego la dirección y el teléfono de la sucursal que atendió, y por último el NIT.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. En «Nombre» escribe el nombre legal, como aparece en el RUT. Máximo 100 caracteres. Es el que sale de título en el impreso y arriba del menú.
  3. En «NIT» escribe el número con el dígito de verificación, separado por un guion: 900123456-7. Máximo 20 caracteres.
  4. Debajo, abre el desplegable «Régimen tributario» y elige el que dice el RUT. Si dudas entre dos, pulsa el ? de al lado del rótulo: sale la ventana «Régimen tributario» con una explicación de cada uno, y se cierra con «Entendido».
  5. En «Teléfono» escribe el número al que puede llamar un cliente. Máximo 20 caracteres.
  6. En «Correo» escribe el correo del negocio: ahí llegan las notificaciones y las respuestas de la DIAN. Si no tiene forma de correo, el campo se marca y no deja guardar. Máximo 100 caracteres.
  7. Pulsa «Guardar cambios» (o «Crear empresa»).

El desplegable trae seis regímenes, con estos nombres:

Opción Para quién es, según el ?
«Régimen Simple de Tributación» Pequeñas empresas y emprendedores: unifica el pago de impuestos en una sola declaración.
«Régimen Ordinario» El general, para las empresas que no califican para el simple: IVA, renta y retención en la fuente.
«Personas naturales no responsables de IVA» Personas naturales con ingresos anuales por debajo del límite de la DIAN: no cobran ni declaran IVA.
«Entidades sin ánimo de lucro» Fundaciones, asociaciones y corporaciones.
«Especial de zonas francas» Empresas ubicadas en una zona franca.
«Régimen Especial» Entidades con un tratamiento tributario especial otorgado por la ley.

El régimen se puede cambiar en cualquier momento: elige otro en el desplegable y guarda.

Debajo del desplegable dice «El que dice el RUT. Es un dato del negocio: no cambia los impuestos de las cuentas ni va en la factura electrónica.». El régimen con el que se factura ante la DIAN sale de la cuenta de facturación y se consulta en Configuración → Facturación electrónica.

Ojo: los cambios pisan el dato anterior y no queda copia del valor viejo.

Los cinco campos con asterisco son obligatorios. Si falta uno de los cuatro que se escriben, el navegador lo marca y no se envía nada. Si el régimen sigue en «Sin régimen», sale «Falta el régimen tributario», el desplegable se marca en rojo y la línea de debajo cambia a «Elige el régimen con el que la empresa está inscrita en la DIAN.». Para cambiar un dato se escribe el nuevo encima.

El nombre también va a la factura electrónica. Si el negocio factura ante la DIAN, el nombre que escribes aquí es el que sale como establecimiento que expide el documento, junto con la dirección, el teléfono y el correo de la sucursal donde se comió. Si a esa sucursal le falta la dirección o el teléfono, la factura se emite con los datos de la cuenta de facturación en vez de los tuyos. El correo es el único que tiene repuesto: si la sucursal no tiene, se usa el del negocio.

Fijar la propina que ofrece la caja

Lo de este bloque no cobra nada por su cuenta: solo decide qué ve el cajero en la pantalla de cobro. Va en su propia tarjeta, «Propina», debajo de «Datos de la empresa», que lo recuerda: «Se cobra al cliente pero no es ingreso del negocio: no va en la factura electrónica y en el arqueo aparece aparte.».

De la configuración a la pantalla de cobro

La propina sugerida

Es la que la pantalla de cobro deja ya marcada al abrir la cuenta.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Enciende «Sugerir una propina». Toda la fila es el interruptor: debajo dice «La pantalla de cobro la marca sola al abrir la cuenta; el cliente puede cambiarla o quitarla.».
  3. Aparece el porcentaje, con − y + a los lados y «% del consumo» al lado. Llévalo al que quieras: va de 1 a 100. También puedes tocar el número y escribirlo.
  4. Pulsa «Guardar cambios».

Si nunca la has puesto, el interruptor está apagado y el cobro abre en «Sin». Si el porcentaje sugerido no está entre los botones, el cobro le agrega su propio botón.

Para dejar de sugerirla, apaga «Sugerir una propina» y pulsa «Guardar cambios»: el porcentaje desaparece y el cobro vuelve a abrir en «Sin». Por eso el porcentaje empieza en 1: «sin propina sugerida» es el interruptor apagado, no un 0 %.

Los botones de propina del cobro

Son los porcentajes que el cajero ve entre «Sin» y «Otra» en el bloque «Propina» del cobro. Debajo de «Botones de propina del cobro» se ve cada uno, como «10 %», con su × para quitarlo.

Para agregar uno:

  1. Debajo de los botones, lleva el porcentaje con − y + al que quieras.
  2. Pulsa «Agregar 20 %» (el botón dice el porcentaje que tengas puesto).
  3. Pulsa «Guardar cambios».

Para quitar uno: toca su × y pulsa «Guardar cambios».

Los botones se ordenan solos de menor a mayor. Caben seis; con seis puestos, «Agregar» se apaga y la línea de debajo dice «Caben 6 botones: quita uno para agregar otro.». Tampoco deja agregar uno que ya está: dice «Ya hay un botón de 20 %.». El último que queda no se puede quitar.

Si nunca los has cambiado, salen los de fábrica, «10 %», «15 %» y «18 %», y la línea de debajo dice «Son los de fábrica. Quita o agrega para poner los del negocio.».

Para volver a los de fábrica, deja exactamente «10 %», «15 %» y «18 %» y pulsa «Guardar cambios». Al volver a entrar, la línea de debajo dice otra vez «Son los de fábrica. Quita o agrega para poner los del negocio.».

El cajero siempre puede cambiar la propina al cobrar: puede pulsar «Sin», elegir otro porcentaje o escribir una cifra con «Otra». Lo que se configura aquí es la sugerencia, no una obligación. Está contado en Cupón y propina.

Dar de alta y mantener las sucursales

Toda la parte de sucursales —agregarlas, corregirlas y eliminarlas— está en su propia página, porque tiene sus propias reglas:

→ Sucursales: agregar, editar y eliminar

En resumen: «Agregar» deja la sucursal en la lista con la etiqueta «Sin guardar», y se crea al pulsar «Guardar cambios» (o «Crear empresa») arriba; en cambio, una sucursal que ya existía se guarda y se elimina desde su propia hoja, al instante.

Guardar los cambios

  1. Revisa que «Nombre», «NIT», «Teléfono» y «Correo» estén llenos y que haya un «Régimen tributario» elegido.
  2. Revisa que haya al menos una sucursal en la columna de la derecha.
  3. Pulsa «Guardar cambios», arriba a la derecha (o «Crear empresa» si el negocio es nuevo).
  4. El botón dice «Guardando…» y los campos se bloquean mientras tanto.
  5. Sale arriba, al centro, «Empresa guardada» / «Los datos nuevos ya salen en las cuentas y las facturas.» (o «Empresa creada» / «Ya se puede facturar con estos datos.»).

Te quedas en la pantalla, con los datos ya guardados y «Guardar cambios» apagado otra vez. Las sucursales que agregaste pierden la etiqueta «Sin guardar».

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa «Descartar cambios», en la cabecera: todo vuelve a como estaba la última vez que se guardó —los datos, la propina, el logo recién elegido y las sucursales que habías agregado en esta visita—. No pregunta antes.

Dónde se nota el cambio. En este computador, el nombre y el logo de arriba del menú se actualizan en cuanto vuelves al inicio. A los demás equipos los datos les llegan con la sincronización, y además cada uno guarda una copia del nombre hasta por una hora para no pedirlo todo el tiempo: por eso el nombre puede tardar más que el logo. Cerrar y abrir la aplicación no lo acelera; simplemente espera.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos empresas en el mismo sistema? No. Hay una sola empresa por instalación. Lo que se maneja aparte son las sucursales: ahí sí puedes tener las que quieras.

Cambié el nombre y el menú sigue mostrando el anterior. En el computador donde guardaste cambia en cuanto vuelves al inicio. En los otros, el nombre se refresca hasta una hora después.

¿Puedo cambiar el régimen tributario después de crear la empresa? Sí. Elige el régimen nuevo en el desplegable «Régimen tributario» y pulsa «Guardar cambios».

¿El régimen tributario sale en la factura electrónica? No. El que se guarda aquí es un dato del negocio y no viaja a la DIAN. Lo que sí viaja es el nombre de la empresa, con la dirección, el teléfono y el correo de la sucursal.

¿Dónde se ve el logo? Arriba del menú, al lado del nombre del negocio, y en la cuenta de la mesa y el recibo del cobro, siempre que su plantilla tenga el bloque «Logo del restaurante» —la de fábrica lo trae— y la imagen sea JPG o PNG. Las comandas de cocina y el comprobante del arqueo no llevan logo.

Puse la propina en 10 % y el cajero cobró sin propina. La propina sugerida solo viene marcada; el cajero puede quitarla con «Sin». Si pasa seguido, es un tema de acuerdo con el equipo, no de configuración.

¿La propina entra a la caja como venta? No. Se cobra al cliente pero no es ingreso del negocio: en el arqueo aparece aparte, para que el cajero la separe antes de cuadrar.

¿Dónde digo en qué sucursal está este computador? En Configuración → Sistema, en «Sucursal». Esta pantalla solo crea las sucursales; no asigna ninguna al equipo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Solo un administrador o el dueño configuran la empresa» / «Pídele a uno de ellos que cambie estos datos.» Tu usuario no es ADMIN ni DUENO y llegaste a la pantalla por una dirección directa. Pulsa «Volver a Configuración». Pídele el cambio a quien administra el sistema.
No veo Empresa en el menú de Configuración Tu rol no es ni ADMIN ni DUENO. Con otro rol esa entrada no existe. Pídeselo a quien administra el sistema.
«No se pudieron cargar los datos de la empresa» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.», en lugar de la pantalla El servidor no respondió al abrir la pantalla. Revisa la conexión y pulsa «Reintentar».
Al entrar a la aplicación sale la ventana «Falta crear la empresa» Es una instalación nueva: todavía no hay empresa. Si eres ADMIN o DUENO, pulsa «Crear la empresa»: te trae a esta pantalla. Con otro rol, la ventana dice «Pídele a un administrador o al dueño que la revise en Configuración → Empresa.»; pulsa «Entendido» y avísale a uno de ellos. La ventana trae también «Cerrar sesión».
Al entrar a la aplicación sale la ventana «No se pudieron cargar los datos de la empresa» El servidor no entregó los datos del negocio. Sin ellos las cuentas salen sin el nombre ni el logo, y la facturación puede fallar. Pulsa «Reintentar». Si sigue igual y eres ADMIN o DUENO, pulsa «Ir a la empresa» y revisa los datos aquí. Con otro rol, pulsa «Entendido» y avisa a un administrador o al dueño. La ventana trae también «Cerrar sesión».
«Falta una sucursal» / «La empresa necesita al menos una sucursal para guardarla.» Estás guardando una empresa sin ninguna sucursal. La columna de la derecha dice «Todavía no hay sucursales». Pulsa «Agregar sucursal», llena la hoja, pulsa «Agregar sucursal» al pie de ella y vuelve a pulsar «Crear empresa».
«Falta el régimen tributario» / «Elige el régimen con el que la empresa está inscrita en la DIAN.» El desplegable «Régimen tributario» sigue en «Sin régimen». Elige uno de los seis y guarda otra vez.
El navegador marca un campo y no guarda Falta uno de los cuatro campos con asterisco, o el correo no tiene forma de correo. Llena el campo marcado. El correo necesita arroba y dominio.
«No se pudo guardar» / «Lo escrito sigue aquí. Vuelve a intentarlo; si sigue fallando, revisa la conexión con el servidor.» El servidor no aceptó el guardado. Suele ser la conexión, o que otro equipo creó la empresa mientras tú la estabas creando aquí. Pulsa otra vez «Guardar cambios». Si sigue, sal de la pantalla, vuelve a entrar y mira si los datos ya están; si no, revisa que el servidor esté encendido.
«Guardar cambios» está apagado No has cambiado nada desde la última vez que se guardó. Nada que hacer: ya está guardado.
Quiero que el cobro no marque ninguna propina, y el porcentaje no baja de 1 El porcentaje va de 1 a 100: «sin propina sugerida» es el interruptor apagado. Apaga «Sugerir una propina» y pulsa «Guardar cambios».
Apagué «Sugerir una propina» o cambié los botones y en el cobro sigue lo de antes La pantalla de cobro lee la propina al abrir la cuenta; en otro computador, además, el cambio tiene que llegarle con la sincronización. Sal de esa cuenta y vuelve a abrirla. En otro equipo, espera a que sincronice.
«No se agregaron algunas imágenes» con el nombre del archivo El archivo no es una imagen, o pesa más de 5 MB. Usa un JPG o PNG de menos de 5 MB, mejor cuadrado.
«No se pudo borrar la foto» / «Sigue guardada. Inténtalo de nuevo.» El servidor no respondió al borrar el logo. Espera un momento y vuelve a pulsar la papelera.
La cuenta sale sin logo aunque está cargado El logo es un SVG, que la impresora no sabe dibujar, o la plantilla de la cuenta no tiene el bloque «Logo del restaurante». Sube el logo en JPG o PNG. Si ya lo es, agrega el bloque en Plantillas de impresión.
Salí de la pantalla y se perdió lo que había escrito Nada se guarda hasta pulsar «Guardar cambios», y salir no avisa. Vuelve a escribirlo y guarda antes de salir.
Guardé cambios y en otro computador no se ven Los datos viajan entre equipos con la sincronización, y además cada equipo guarda una copia del nombre hasta por una hora. Espera. Si al día siguiente sigue igual, revisa que el otro equipo esté sincronizando.

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