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Usuarios

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Con cualquier otro rol la opción no sale en el menú. Dónde está: Administración → Usuarios. Si eres ADMIN o DUENO también tienes el botón «Usuarios» en el carril de la izquierda; si eres GERENTE, entra por «Más». Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí das de alta al personal. Cada persona que va a entrar al sistema —el mesero, el cajero, el de la cocina, el que recibe la mercancía— necesita su propio usuario, con su rol y su sucursal. El rol decide qué pantallas le salen en el menú y qué puede tocar; la sucursal decide en qué local trabaja. Y cuando alguien deja de trabajar, no se borra: se le apaga la cuenta y deja de poder entrar, pero todo lo que hizo sigue registrado con su nombre.

Pantalla Usuarios

«Usuarios» en el carril. Con ADMIN o DUENO es uno de los botones del carril; con GERENTE está en «Más», dentro del grupo Administración.
El buscador. Dice «Nombre, usuario o correo» y filtra la lista mientras escribes. → Buscar y filtrar usuarios
El botón de la sucursal. Dice «Todas las sucursales» o el nombre de la sucursal que estás mirando. Abre dos filtros: «Sucursal» y «Estado de la cuenta».
«Nuevo usuario». Abre la hoja de alta. → Crear un usuario
«Activos» y «Eliminados». «Activos» es la lista de trabajo; «Eliminados» es la papelera. Cada uno dice cuántos hay antes de tocarlo. Solo les sale a ADMIN y DUENO. → Los usuarios eliminados
Los roles. «Todos» y un botón por cada rol que hay en la lista —«Admin», «Dueño», «Gerente», «Cajero», «Almacenista», «Cocinero», «Mesero»—, con su punto de color y cuántas personas lo tienen.
La fila de la persona. Su nombre completo y, debajo, su usuario con arroba y su sucursal. Al lado, sus roles; en «Hoy», lo que lleva vendido hoy en esta sucursal y cuántas cuentas atendió o cobró; y en «Estado», «Activo» o «Inactivo». Los activos salen primero. Toca la fila para ver a esa persona en el panel de la derecha.
«Editar» y «Actividad». «Editar» abre su hoja para cambiarla; «Actividad» abre su ficha con todo lo que ha hecho. → Ver la ficha de un usuario
«Cuenta activa». El interruptor que le da o le quita el acceso al programa. → Activar o desactivar a una persona

Entre los botones y el interruptor, el panel trae sus datos: «Sucursal» (o «Sin sucursal asignada»), «Correo» y «Registro», el día en que se creó la cuenta. Debajo del interruptor dice qué le abre su rol («Su rol le abre»), sus tres últimas acciones («Lo último», con «Ver todo» para ir a su ficha) y lo que lleva hoy en esta sucursal («Lo de hoy»: «Cuentas atendidas», «Cuentas cobradas» y «Vendido»).

En una tablet o un teléfono el panel no cabe al lado de la lista: al tocar la fila se abre por encima, en una hoja que se titula «Usuario».

Cómo funciona una cuenta

Estados de una cuenta de usuario

Una cuenta se crea activa y, mientras lo esté, esa persona puede entrar con su usuario y su contraseña. Al apagarle «Cuenta activa», el sistema ya no la deja entrar: en la pantalla de inicio de sesión le sale «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.», igual que si se hubiera equivocado de clave.

Desde esta pantalla no se elimina a nadie. No hay botón de borrar, y es a propósito: los pedidos, los cobros y los arqueos quedan firmados con el nombre de quien los hizo, y borrar la cuenta dejaría esa historia coja. Cuando alguien renuncia, lo que se hace es apagarle «Cuenta activa».

«Eliminados» guarda las cuentas que salieron del sistema y sirve para traerlas de vuelta con «Restaurar usuario». Como ninguna pantalla del sistema borra usuarios, lo normal es que esté vacía.

Antes de empezar

Tu usuario tiene que ser ADMIN, DUENO o GERENTE. Con cualquier otro rol la opción no aparece en el menú, y si llegas por un enlace viejo la aplicación te devuelve a Inicio con el aviso «Tu rol no abre «Usuarios»» — «Te llevamos al inicio.».

Si eres GERENTE, este computador tiene que saber en qué sucursal está. Se elige en Configuración → Sistema, en «Sucursal». Sin eso, en lugar de la lista sale «Esta terminal no tiene sucursal» — «Tu rol ve los usuarios de su sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para verlos.», con el botón «Ir a la configuración», que te lleva allá. → Configuración de la terminal

Tiene que haber al menos una sucursal creada. La sucursal es obligatoria para guardar un usuario nuevo. Si en la hoja de alta, en «Sucursal», dice «No hay sucursales para elegir.», no vas a poder crear a nadie. → Empresa y sucursales

No hace falta ningún turno de caja abierto. Puedes crear, editar, activar y desactivar usuarios a cualquier hora.

Quién ve qué en la lista

Si entras con el rol ADMIN, la lista trae los usuarios de todas las sucursales. Con cualquier otro rol, trae solo los de la sucursal que tenga configurada este computador —debajo del título dice «Los de esta sucursal»—. Por eso un gerente de Chapinero no ve al personal de Usaquén. (Un DUENO en un computador sin sucursal configurada sí los ve todos.)

Y no todos hacen todo

Lo que quieres hacer	Quién puede
Ver la lista, el panel y la ficha	ADMIN, DUENO y GERENTE
Crear un usuario con «Nuevo usuario»	ADMIN, DUENO y GERENTE
Editar un usuario, su sucursal y sus roles	ADMIN, DUENO y GERENTE
Encender y apagar «Cuenta activa»	ADMIN, DUENO y GERENTE
Ver «Eliminados» y pulsar «Restaurar usuario»	ADMIN y DUENO
Cambiarle la contraseña a otra persona	Solo ADMIN
Dar o quitar el rol ADMIN	Solo ADMIN
Dar o quitar el rol DUENO	ADMIN y DUENO
Dar o quitar el rol GERENTE	ADMIN, DUENO y GERENTE

Y solo tocas a quien podrías haber creado tú. Para editar a alguien, activarlo o desactivarlo tienes que poder darle todos los roles que tiene. Un GERENTE no toca a un ADMIN ni a un DUENO; un DUENO no toca a un ADMIN. Con esas personas el panel dice, por ejemplo, «Tiene el rol Admin, que tu rol no puede dar: solo puedes ver sus datos.»: el botón pasa a decir «Ver datos» y el interruptor «Cuenta activa» queda quieto.

Estas reglas no son solo de la pantalla: las aplica el servidor. Si un cambio se sale de ellas, no se guarda y la pantalla muestra el motivo que da el servidor, como «No puedes dar ni quitar el rol DUENO.» o «No puedes modificar a un usuario con el rol ADMIN.». Los roles salen ahí escritos como los guarda el sistema, en mayúsculas.

Las tareas largas


Crear un usuario	La hoja de alta campo por campo, qué se puede cambiar después y qué no.
Roles y sucursal	Qué abre cada rol, cómo se le ponen y se le quitan, y qué significa la sucursal asignada.
Cambiar la contraseña de alguien	Cuando a un empleado se le olvidó la clave.

El resto de tareas —buscar, ver la ficha, activar, desactivar y restaurar— están aquí abajo.

Buscar y filtrar usuarios

Ve a Administración → Usuarios.
Escribe en el buscador, donde dice «Nombre, usuario o correo».
Mira la lista: se filtra sola, sin pulsar nada.

El buscador mira tres cosas a la vez: el nombre y los apellidos, el correo y el usuario. Da igual las mayúsculas, pero las tildes sí cuentan.

Los demás filtros se combinan con la búsqueda y entre ellos:

Los botones de rol, debajo de la cabecera. «Todos» o un rol. Si la persona tiene varios roles, aparece al elegir cualquiera de ellos. La cifra de cada botón cuenta a las personas que quedan con los demás filtros puestos.
El botón de la sucursal, en la cabecera. Al pulsarlo se abren dos grupos:
- «Sucursal»: «Todas las sucursales» o una de ellas. El botón pasa a decir el nombre de la sucursal y, debajo del título, sale «Sucursal …».
- «Estado de la cuenta»: «Todos», «Activos» o «Inactivos». Si eliges uno, el botón de la sucursal lleva al lado una etiqueta que lo recuerda.

Para volver a la lista entera, pulsa «Limpiar filtros», que sale a la derecha de los botones de rol en cuanto hay algún filtro puesto.

Cuando ningún usuario coincide sale «Ninguno con estos filtros» — «Prueba con otro rol o limpia los filtros.», con otro botón «Limpiar filtros».

Ver la ficha de un usuario

Busca a la persona en la lista y toca su fila.
En el panel, pulsa «Actividad» (o «Ver todo», junto a «Lo último»).

Se abre su ficha, titulada con su nombre completo y, debajo, su usuario y su sucursal —o «Sin sucursal asignada»—.

A la izquierda, todo lo que ha hecho y dejó registro: las comandas que tomó, las cuentas que cobró, lo que metió o sacó de la caja, sus arqueos, sus movimientos de inventario, sus compras y sus facturas, en una tabla con «Cuándo», «Detalle», «Qué» y «Cifra». Llegan las más recientes y, al bajar, las siguientes, sin pasar páginas.

«Hoy», «7 días» o «Todo» eligen el periodo. Arranca en «7 días».
«Todo», «Comandas», «Cuentas», «Caja», «Arqueos», «Inventario», «Compras» y «Facturas» eligen qué tipo de cosas ver. Cada botón dice cuántas hay en el periodo antes de tocarlo.
El buscador de la cabecera, «Producto, número, motivo», busca dentro de esa actividad.

Si el periodo trae muchísimas, al final dice cuántas se ven de cuántas hay y te pide acotar el periodo o buscar para llegar a las anteriores.

A la derecha, sus datos, que se quedan quietos mientras bajas por la actividad: el correo, sus roles, «Activo» o «Inactivo», «Sucursal», «Usuario», «En el sistema desde» y cuántas acciones lleva en el periodo elegido; y debajo, «Su rol le abre». Si la pantalla no da para las dos columnas —una tablet o un teléfono—, los datos van arriba y la actividad debajo.

Para cambiar algo, pulsa «Editar usuario», en la cabecera: abre la misma hoja que «Editar» en el panel. Si esa persona tiene un rol que tu rol no puede dar, el botón dice «Ver sus datos» y la hoja sale bloqueada. → Crear un usuario

Para volver, pulsa la flecha de arriba a la izquierda («Volver a Usuarios»).

A la misma ficha se llega desde Administración → Auditoría: al tocar una línea, el botón «Su actividad» abre la ficha de quien la hizo.

Activar o desactivar a una persona

Es lo que se hace cuando alguien renuncia, se va de vacaciones largas o lo suspenden: la cuenta se queda con toda su historia, pero deja de servir para entrar.

Ojo: el interruptor no pregunta nada: el cambio queda hecho al tocarlo. Durante unos segundos sale un aviso con «Deshacer»; después, para volver atrás hay que tocar el interruptor otra vez. Si la persona estaba trabajando en otro computador, la próxima vez que intente entrar ya no va a poder.

Busca a la persona en la lista y toca su fila.
En el panel, toca el interruptor «Cuenta activa».
Sale el aviso «Laura ya no puede entrar» (o «Laura puede entrar de nuevo», si la estabas activando). Si te equivocaste, pulsa «Deshacer» en ese mismo aviso.

La fila se refresca sola: en «Estado» pasa de «Activo» a «Inactivo» y la persona baja al final de la lista.

Un usuario inactivo no puede iniciar sesión. En la pantalla de entrada le sale «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.» sin más explicación, así que si alguien te llama diciendo que "no le sirve la clave", lo primero es mirar aquí si su cuenta está activa.

Lo mismo se puede hacer desde su hoja, con el interruptor «Usuario activo», pero ahí hay que pulsar «Guardar cambios» para que valga.

Si esa persona tiene un rol que tu rol no puede dar, el interruptor sale quieto y no responde. → Y no todos hacen todo

Ojo con desactivarte a ti mismo. Nada te lo impide, y si lo haces te quedas por fuera en cuanto cierres la sesión. Solo otro ADMIN, DUENO o GERENTE podría volver a activarte.

Los usuarios eliminados

«Eliminados» es la papelera de las cuentas que salieron del sistema. Ninguna pantalla del sistema elimina usuarios, así que lo normal es que esté vacía: su cifra lo dice sin tener que entrar. Solo la ven ADMIN y DUENO.

Ve a Administración → Usuarios.
Pulsa «Eliminados», al lado de «Activos».

Cada fila dice «Eliminado» en «Estado», y el panel, en vez de «Editar» y el interruptor, trae un solo botón: «Restaurar usuario». Si no hay nada, sale «La papelera está vacía» — «Aquí salen los usuarios borrados, por si hay que recuperarlos.».

Para volver a la lista de trabajo, pulsa «Activos».

Restaurar a una persona

Ojo: restaurar no pregunta, y no solo devuelve a la persona a la lista: también la deja activa, aunque estuviera inactiva antes de eliminarla. Es decir, vuelve a poder entrar al sistema con su contraseña de siempre.

Pulsa «Eliminados».
Toca la fila de la persona.
En el panel, pulsa «Restaurar usuario».

Sale el aviso «Laura está de vuelta» — «Vuelve a la lista con la cuenta activa: puede entrar.»: la persona desaparece de «Eliminados» y vuelve a «Activos», con sus roles y su sucursal tal como los tenía.

Si no querías que pudiera entrar, pulsa «Deshacer» en ese mismo aviso, durante los segundos que dura. No la devuelve a la papelera: la deja en «Activos» con la cuenta apagada, y sale «Laura ya no puede entrar» — «Sigue en la lista, con la cuenta desactivada.». Pasado el aviso, se hace lo mismo apagándole «Cuenta activa».

Preguntas frecuentes

¿Cómo borro a un empleado que ya no trabaja aquí? No lo borres: apágale «Cuenta activa». La cuenta deja de poder entrar y su historia de pedidos y cobros se conserva. Borrarlo dejaría esos registros sin dueño.

Se me olvidó la contraseña de un mesero. ¿Puedo verla? No. Las contraseñas no se pueden mirar en ninguna parte. Lo que se hace es ponerle una nueva. → Cambiar la contraseña de alguien

¿Puedo cambiarle el usuario a alguien? No. El «Usuario» se fija al crear la cuenta y después el campo sale bloqueado. Si de verdad hace falta otro, crea un usuario nuevo y desactiva el viejo.

¿Una persona puede tener dos roles? Sí, los que necesite. En el menú le van a salir las pantallas de todos sus roles juntas. → Roles y sucursal

Creé un usuario y no me aparece en la lista. Casi siempre es la sucursal: si lo guardaste con una sucursal distinta a la de este computador y tú no eres ADMIN, la lista no te lo muestra. Ábrelo con un usuario ADMIN o revisa la sucursal desde otra terminal.

¿Un usuario puede trabajar en dos sucursales? En su hoja se guarda una sola sucursal, que es a la que pertenece. → Trabajar con varias sucursales

¿De dónde sale lo de «Hoy»? De las cuentas del día en la sucursal de este computador, sin las anuladas: lo vendido y las cuentas atendidas se le cuentan al mesero que las atendió, y las cobradas a quien las cobró.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Esta terminal no tiene sucursal» — «Tu rol ve los usuarios de su sucursal. Elige la de esta terminal en la configuración del sistema para verlos.»	Entraste como GERENTE y este computador no tiene sucursal configurada.	Pulsa «Ir a la configuración»: te lleva a Configuración → Sistema. Elige la «Sucursal» y guarda. → Configuración de la terminal
La opción Usuarios no sale en el menú	Tu rol no es ADMIN, DUENO ni GERENTE.	Pídele a un administrador que te dé el rol o que haga el cambio por ti.
«Tu rol no abre «Usuarios»» — «Te llevamos al inicio.»	Llegaste a la pantalla por un enlace sin tener el rol.	Nada que arreglar en el equipo. Si necesitas la pantalla, pídele el rol a un administrador.
«Ninguno con estos filtros» — «Prueba con otro rol o limpia los filtros.»	Ningún usuario coincide con los filtros.	Pulsa «Limpiar filtros».
«No hay usuarios» — «Crea los usuarios del restaurante: cada rol abre lo suyo y nada más.»	La lista de esta sucursal está vacía.	Crea el primer usuario con «Nuevo usuario».
«No se pudieron cargar los usuarios» (o «No se pudo cargar la papelera») — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.»	La lista no llegó: el equipo perdió la conexión con el servidor. No es que no haya usuarios.	Revisa la conexión y pulsa «Reintentar».
«Activos» o «Eliminados» salen sin número	Esa lista no se pudo cargar, o la terminal no tiene sucursal y tu rol la necesita.	Mira el aviso que sale en lugar de la lista y sigue lo que dice.
«No se pudo cambiar» — «No puedes modificar a un usuario con el rol ADMIN.» (o DUENO, o GERENTE)	Esa persona tiene un rol que tu rol no puede dar, y el servidor no deja tocarla.	Pídeselo a alguien con ese rol: un ADMIN puede con todos.
«No se pudo cambiar» — «La cuenta sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.»	El cambio no llegó al servidor.	Revisa la conexión y vuelve a tocar el interruptor.
«No se pudo deshacer»	Pulsaste «Deshacer» y el servidor no lo recibió.	Toca el interruptor «Cuenta activa» para dejarla como estaba.
El panel dice «Tiene el rol …, que tu rol no puede dar: solo puedes ver sus datos.»	Esa persona tiene un rol por encima del tuyo.	Es lo esperado. Si hay que cambiarla, pídeselo a un ADMIN o al dueño.
«No se pudo restaurar» — «Laura sigue eliminado. Inténtalo de nuevo.» (o «Usuario no encontrado»)	El servidor no respondió, o ese usuario ya no existe.	Cambia a «Activos» y vuelve a «Eliminados» para recargar. Si insiste, avísale al administrador.
«No se encontró ese usuario» — «Puede que esté eliminado o sea de otra sucursal.»	Abriste un enlace guardado de cambio de contraseña y esa persona no está en tu lista.	Búscala en la lista. Si es de otra sucursal, entra con un usuario ADMIN.
En la ficha: «No está en la lista de usuarios» — «Puede que lo hayan eliminado o que sea de otra sucursal.»	Llegaste por un enlace viejo, o ese usuario es de otra sucursal y tu lista no lo trae.	Pulsa «Volver a Usuarios» y ábrelo desde su fila. Si es de otra sucursal, entra con un usuario ADMIN.
En la ficha: «No se pudo abrir el usuario» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.»	El equipo no está hablando con el servidor.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión. → Primeros pasos
En la ficha: «No se pudo cargar su actividad»	El servidor no contestó la consulta de la actividad.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión con el servidor.
Al bajar por la actividad: «No se pudieron cargar las siguientes.»	La siguiente tanda no llegó; lo que ya se veía se queda.	Pulsa «Reintentar», ahí mismo.
En el panel: «No se pudo consultar la auditoría.»	Lo mismo, para las tres últimas acciones.	Revisa la conexión; lo demás del panel sigue valiendo.
Un empleado dice que "no le sirve la clave" y le sale «El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.»	O escribió mal el usuario o la clave, o su cuenta dice «Inactivo».	Búscalo aquí. Si dice «Inactivo», enciéndele «Cuenta activa». Si dice «Activo», ponle una contraseña nueva. → Cambiar la contraseña de alguien
Cambiaste algo y otra terminal sigue viendo lo viejo	Esa terminal tenía la pantalla abierta desde antes.	Haz que esa terminal salga de la pantalla y vuelva a entrar.

Los mensajes de la hoja de alta y edición están en su propia página. → Crear un usuario