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Configurar la facturación electrónica

Para quién: ADMIN y DUENO. Al GERENTE no le sale la entrada en el carril de Configuración, y si llega por la dirección ve «Solo un administrador o el dueño configuran la facturación electrónica». Dónde está: Configuración → Facturación electrónica. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Aquí se enciende la facturación a la DIAN. En esta pantalla cargas los datos de tu cuenta de Factus, eliges con qué resolución de numeración sale cada documento, registras las resoluciones que la DIAN te autorizó y decides qué se emite solo. Mientras esto no esté completo, el restaurante cobra y imprime exactamente igual que siempre, pero no le llega ni una factura a la DIAN.

Pantalla de Facturación electrónica

  1. «Facturación electrónica». La entrada del carril de Configuración, con «Resoluciones y envío a la DIAN» debajo. Solo aparece si tu plan incluye el módulo.
  2. El estado, debajo del título. «Encendida» o «Apagada», y «producción» o «pruebas (sandbox)». Dice lo que está guardado, no lo que estás tocando. Mientras el ambiente sea de pruebas, arriba de todo sale además el aviso «Ambiente de pruebas».
  3. «Qué se emite». Tres interruptores: encender la facturación, emitir sola la factura al cobrar y emitir sola la nota crédito al anular.
  4. «Cuenta de Factus». El ambiente, los cuatro datos de la cuenta y «Probar conexión».
  5. «Quién emite». A nombre de quién sale la factura y cuántos documentos te quedan del plan de Factus. Solo aparece cuando la cuenta contestó.
  6. «Cómo se numera y se emite». Con qué resolución sale cada documento, el municipio y los días de plazo de la venta a crédito.
  7. «Resoluciones de numeración». Las que la DIAN autorizó a tu cuenta. Cada fila abre su hoja, donde se corrige el siguiente número, se activa o desactiva y se elimina.
  8. «Descartar» y «Guardar cambios». En la cabecera. «Guardar cambios» solo se enciende cuando hay algo distinto de lo guardado, y «Descartar» solo aparece entonces. Nada de los bloques 3 a 6 tiene efecto hasta que guardes. Las resoluciones del bloque 7, en cambio, se guardan desde su propia hoja.

Antes de empezar

  • Necesitas rol ADMIN o DUENO. Con cualquier otro rol la pantalla te saca con «Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.»
  • Necesitas una cuenta de Factus con sus cuatro datos a la mano: el Client ID, el Client Secret, el usuario (el correo de la cuenta) y la contraseña. Se piden en el panel de Factus; el sistema no los genera.
  • Los datos de la empresa tienen que estar creados. Si nunca se crearon, al guardar por primera vez sale «No se pudo guardar» — «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Se arreglan en Empresa y sucursales.
  • No hace falta un turno de caja abierto. Configurar no es cobrar.
  • La configuración es una sola para todo el negocio, no de esta terminal. Al guardar, las demás terminales la reciben con la sincronización.

El orden en que se hace

Orden de la puesta en marcha

  1. En «Qué se emite», enciende «Facturación electrónica».
  2. En «Cuenta de Factus», deja el ambiente en «Pruebas (sandbox)» y escribe los cuatro datos de la cuenta.
  3. Pulsa «Guardar cambios». Sin este paso no hay nada que probar ni que leer: las resoluciones se leen de la cuenta, y la cuenta se conoce por los datos guardados.
  4. Pulsa «Probar conexión» y lee lo que salga. Casi todos los problemas de puesta en marcha se ven aquí.
  5. Si la cuenta no tiene resolución de facturas, créala en «Resoluciones de numeración». Si tiene varias, elige cuál usa cada documento en «Cómo se numera y se emite» y guarda.
  6. Solo cuando todo responda, pasa el ambiente a «Producción» con los datos de la cuenta real y vuelve a guardar.

Ojo: todo lo que emitas mientras el ambiente sea «Pruebas (sandbox)» es una prueba y no vale ante la DIAN. Y al revés: en cuanto pases a «Producción», cada factura que salga consume un número de la resolución y queda ante la DIAN para siempre.

Las partes de la pantalla

Cada parte tiene su propia página, con los pasos uno por uno:

Guardar y descartar

  1. Cambia lo que necesites en «Qué se emite», «Cuenta de Factus» o «Cómo se numera y se emite».
  2. Pulsa «Guardar cambios», en la cabecera. Mientras guarda dice «Guardando…».
  3. Abajo sale «Facturación electrónica guardada». Si la dejaste apagada, añade «Está apagada: las ventas siguen como siempre.»

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa «Descartar»: todo vuelve a lo guardado, y lo que hubieras escrito en «Client Secret» y «Contraseña» se borra. No pregunta.

Salir de la pantalla sin guardar también pierde los cambios, y tampoco pregunta.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa mientras tengo esto apagado? Nada cambia. Las ventas se cobran y se imprimen igual que hoy; simplemente no se emite ningún documento a la DIAN.

¿Se factura sola cada cuenta que cobro? Solo si «Emitir sola al cobrar la cuenta» está encendido, y solo las cuentas con cliente identificado. Las de mostrador se facturan a mano desde su detalle: Cuentas cobradas → la cuenta → «Factura y detalle» → bloque «Factura electrónica». → Detalle de una cuenta

¿El NIT y la razón social de la factura salen de los datos de mi empresa? No. Salen de la cuenta de Factus. Los ves en el bloque «Quién emite», y si ahí aparece otra empresa, es la de esa cuenta: en pruebas siempre es la de pruebas de Factus.

¿Puedo tener una cuenta de pruebas y otra de producción a la vez? No. Se guarda un solo juego de datos. Al pasar de «Pruebas (sandbox)» a «Producción» hay que escribir de nuevo el Client Secret y la contraseña de la cuenta real.

¿Por qué el Client Secret y la contraseña salen vacíos si ya los guardé? Porque el sistema no los devuelve nunca a la pantalla. El campo dice «Guardado: escribe para cambiarlo». Déjalo en blanco y se conserva el guardado; escribe encima solo cuando quieras cambiarlo.

¿Al encender el módulo cambia algo en lo que imprimo? La plantilla de fábrica de la «Cuenta de mesa» ya trae la sección «Factura electrónica (CUFE y QR)», y su pie solo dice «Este documento no es una factura de venta.» en las cuentas sin factura. Si usas una plantilla propia sin esa sección, al encender el módulo se le agrega, justo antes del pie de página, para que el tiquete diga que es una factura electrónica. Se ajusta en Plantillas de impresión.

¿El GERENTE puede al menos mirar? No. La entrada no le sale en el carril de Configuración, y si llega por la dirección, en lugar de la pantalla ve «Solo un administrador o el dueño configuran la facturación electrónica» / «Pídele a uno de ellos que cambie estos datos.», con el botón «Volver a Configuración». Esta pantalla es de ADMIN y DUENO.

Cuando algo no sale

Están todos los mensajes de la feature. Los de cada parte también aparecen en su propia página.

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Solo un administrador o el dueño configuran la facturación electrónica» / «Pídele a uno de ellos que cambie estos datos.» Tu rol no es ADMIN ni DUENO y llegaste a la pantalla por una dirección directa: la entrada del carril solo les sale a ellos. Pulsa «Volver a Configuración» y pídeselo al administrador o al dueño.
«Módulo no incluido» — «Facturación electrónica» no está incluido en el plan contratado. Llegaste por un enlace viejo a un módulo que tu plan no tiene. Habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» — «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia. Pulsa «Reintentar». El resto del sistema sigue funcionando.
«No se pudo leer la configuración» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» La pantalla no pudo traer lo guardado. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
«Faltan datos de la cuenta» — «Para encender la facturación hace falta el Client ID.» Quisiste guardar con «Facturación electrónica» encendida y el «Client ID» vacío. El campo queda marcado en rojo. Escribe el Client ID de tu cuenta de Factus y vuelve a guardar.
«Faltan datos de la cuenta» — «Escribe el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» Es la primera vez que guardas con la facturación encendida y falta el secreto o la contraseña. Escríbelos. Solo se pueden dejar en blanco cuando ya hay unos guardados.
«No se pudo guardar» — «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Nunca se llenaron los datos de la empresa. Complétalos en Configuración → Empresa y vuelve.
«No se pudo guardar» — «La configuración sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El servidor no aceptó el cambio y no dijo por qué. Vuelve a pulsar «Guardar cambios». Si sigue, revisa con qué usuario entraste.
«No se pudo guardar» — «Acceso denegado» El servidor rechazó el guardado por tu rol. Guardar es de ADMIN y DUENO.
«Sin conexión con el servidor» — «La configuración no se guardó.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a pulsar «Guardar cambios».
«Probar conexión» está apagado y al lado dice «Guarda primero las credenciales para poder probarlas.» Todavía no hay datos de la cuenta guardados. Escríbelos y pulsa «Guardar cambios».
«Factus respondió» — «Las credenciales guardadas funcionan.» Todo bien. Nada. Sigue con las resoluciones.
«Conectado, pero falta numeración» Los datos de la cuenta sirven, pero la numeración no está lista para emitir. Debajo sale el motivo. Lee el motivo en las filas de abajo de esta tabla.
«Factus no respondió como se esperaba», con el motivo debajo Factus no contestó, o contestó con un rechazo. Lee el motivo. Casi siempre son datos de la cuenta de otro ambiente.
«Sin conexión» — «No se pudo contactar a Factus desde el servidor.» La consulta ni siquiera salió. Revisa la red del equipo y vuelve a probar.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …» El Client ID, el secreto, el usuario o la contraseña están mal, o son de otro ambiente. Cópialos otra vez del panel de Factus. Los de pruebas no sirven en producción.
«No se pudo autenticar contra Factus: …» Factus no respondió al intento de entrar. Revisa internet. Si insiste, mira el estado del servicio de Factus.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.» La cuenta respondió mal al pedirle su numeración. Pulsa «Probar conexión»: ahí sale el motivo de verdad.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
«No se pudieron leer los rangos de numeración: …» Factus rechazó la consulta de la numeración. Prueba la conexión. Suele ser credenciales de otro ambiente.
El bloque «Quién emite» no aparece Factus no entregó el emisor ni el consumo del plan. No sale ningún mensaje: son datos informativos y la pantalla sigue sirviendo. Pulsa «Probar conexión»: ahí sí sale el motivo.
«La cuenta de Factus no tiene rangos de numeración activos: o la DIAN no ha autorizado ninguna resolución, o la vigente ya se agotó. Sin rango no se puede emitir. Puedes crear uno desde esta misma pantalla.» La cuenta no tiene numeración utilizable. Crea la de facturas de venta en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta no tiene ninguna resolución activa para facturas de venta. Crea una desde esta misma pantalla antes de facturar.» No hay resolución de facturas, o las que hay están vencidas o inactivas. Créala o actívala en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta tiene N resoluciones activas para facturas de venta y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Cómo se numera y se emite → Resolución de facturas»; no en «Resoluciones de numeración», que solo sirve para crearlas. …» Hay más de una resolución activa de facturas y «Resolución de facturas» quedó en «Automático». Elige una en «Cómo se numera y se emite» → «Resolución de facturas» y guarda.
«La resolución configurada para facturas de venta (id N) no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Cómo se numera y se emite → Resolución de facturas».» La resolución que estaba elegida se eliminó, se desactivó o se venció. Vuelve a elegir una en «Cómo se numera y se emite» y guarda.
«La resolución configurada para notas crédito (id N) es de Factura de Venta. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN: usar la que no le toca gasta consecutivos de otro documento.» En «Resolución de notas crédito» quedó puesta una de facturas. Cámbiala por una de notas crédito y guarda.
«No hay resolución de facturas activa» — «La cuenta de Factus no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta abajo: sin ella, la DIAN rechaza todo.» La cuenta está vacía de numeración. Pulsa «Nueva resolución» y crea la de «Factura de venta».
«No hay resolución de facturas activa» — «Ninguna de las resoluciones de la cuenta sirve para facturas de venta: o son de otro documento, o están vencidas o inactivas. Crea o activa una abajo.» Las que hay son de otro documento, o están vencidas o inactivas. Ábrela y enciende «Resolución activa», o crea una nueva.
«La resolución de facturas se está agotando» (o «de notas crédito») A la resolución con la que estás emitiendo le quedan menos de 500 números. Solicita una nueva a la DIAN y regístrala antes de que se acabe.
«No se pudo crear la resolución» — «Factus rechazó el rango de numeración: …» Factus no aceptó el alta: prefijo repetido, resolución que no es de esta cuenta o datos que no cuadran. Compara el prefijo y el número con el papel de la DIAN.
«No se pudo cambiar el siguiente número» — «Factus no pudo mover el consecutivo: …» El número queda por debajo de lo ya emitido, o Factus no lo aceptó. Ponlo por encima del último número usado.
«No se pudo cambiar el estado» — «Factus no pudo cambiar el estado del rango: …» Factus no dejó activar o desactivar esa resolución. Suele ser una resolución vencida. Registra una nueva.
«No se pudo eliminar» — «Factus no pudo eliminar el rango: …» Factus no dejó borrarla. Si ya numeró documentos, no se borra. Desactívala.
«Sin conexión con el servidor» — «La resolución sigue como estaba.» (o «no se creó», o «sigue en la cuenta») El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y repite la acción.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.» Se intentó emitir sin que esta pantalla se haya guardado nunca. Es esta misma pantalla. Complétala y guarda.
«La facturación electrónica está deshabilitada.» El interruptor «Facturación electrónica» está apagado. Enciéndelo y guarda.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Falta alguno de los cuatro datos. Complétalos y guarda.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña). Guárdalas para poder leer los datos de la cuenta.» Se pidieron los datos de la cuenta sin los cuatro datos guardados. Complétalos y pulsa «Guardar cambios».

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