Clientes

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Administración → Clientes. Hace falta comprarlo aparte: no.

Es la libreta de comensales del negocio. Sirve para dos cosas muy concretas: ponerle nombre a un pedido —«la mesa 7 es de don Alberto»— y facturarle la cuenta a alguien de verdad en vez de al consumidor final genérico. Cada cliente guarda su identificación, su nombre, su correo y, si quieres, su teléfono y su dirección.

Pantalla Gestión de Clientes

  1. Nuevo Cliente. Abre la ventana «Crear Nuevo Cliente». Lo pueden pulsar los cinco roles que ven esta pantalla.
  2. Activos / Eliminados. Dos pestañas. «Activos» es la lista normal; «Eliminados» es la papelera, y solo la consultan ADMIN, DUENO y GERENTE.
  3. Los cuatro contadores. «Total», «Naturales», «Jurídicos» y «Con Usuario». Cuentan los clientes que ya se cargaron en pantalla, no todos los que hay guardados.
  4. Filtros. «Buscar» y «Tipo de cliente». «Limpiar» vacía la búsqueda y devuelve el tipo a «Todos».
  5. Tarjeta del cliente. El nombre completo, el correo, la línea «ID: …» con la identificación, la etiqueta «Persona Natural» o «Persona Jurídica» y la fecha de alta en «Registro: …».
  6. Editar. Abre la ficha para cambiarla. A un cajero o a un mesero el mismo botón se la abre en modo consulta: la ve, pero no la puede guardar.
  7. Detalles. Abre la ficha completa a pantalla entera, con la dirección y el grupo.

Para qué sirve tener el cliente creado

Del cliente creado a la cuenta cobrada

El cliente se crea una vez y se reutiliza. En la comanda se elige en «Cliente (opcional)», y al cobrar se puede cambiar sin tocar el pedido. Lo que quede elegido al cerrar la cuenta es lo que sale en la cuenta cobrada y, si emites factura electrónica, a nombre de quién se emite.

En esta sección

  • Esta página — la lista, los contadores, buscar, filtrar, ver la ficha y la papelera.
  • Crear y editar un cliente — la ventana campo por campo, qué es obligatorio y qué no se puede borrar después.
  • Elegir el cliente de una cuenta — cómo se le pone nombre a un pedido, a un cobro y a una factura.

Antes de empezar

No hace falta turno de caja abierto. Los clientes se crean y se consultan a cualquier hora, con la caja cerrada.

No hace falta que esta terminal tenga sucursal elegida. La libreta de clientes es del negocio entero, no de una sede: el mismo cliente se ve desde todas.

Con la aplicación recién instalada ya viene uno: «Consumidor Final», con la identificación 2222222222. Es el que lleva toda cuenta que no pidió factura a su nombre. No le cambies la identificación: es justo la que el sistema reconoce para emitirle a la DIAN al consumidor final genérico.

Quién puede hacer qué aquí:

Rol Qué puede hacer
ADMIN, DUENO, GERENTE Todo: crear, editar, ver la ficha, entrar a «Eliminados» y restaurar.
CAJERO, MESERO Crear clientes y consultarlos. «Editar» les abre la ficha en modo consulta, y la pestaña «Eliminados» les sale siempre vacía.

Si tu rol no está en la lista y entras por dirección directa, la aplicación te devuelve a Inicio con «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.».

Buscar un cliente en la lista

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Comprueba que estés en la pestaña «Activos».
  3. En «Buscar» escribe lo que sepas: parte del nombre, el correo o la identificación.
  4. Lee arriba de las tarjetas cuántos quedaron: «Mostrando 3 de 40 clientes».

La búsqueda mira tres cosas: el nombre con los apellidos, el correo y la identificación. No distingue mayúsculas, pero las tildes sí cuentan: «gomez» no encuentra a «Gómez».

Ojo: este buscador solo mira los clientes que ya están en pantalla. La lista llega de 20 en 20. Si el cliente no aparece, pulsa «Limpiar» —mientras la búsqueda no deje nada a la vista, el botón de cargar más se esconde—, luego «Cargar más clientes» al pie, tantas veces como haga falta hasta que salga «No hay más clientes para cargar», y vuelve a buscar.

Para volver a verlos todos, pulsa «Limpiar» arriba a la derecha de la caja «Filtros».

Filtrar por tipo de cliente

  1. En la caja «Filtros», abre el desplegable «Tipo de cliente».
  2. Elige «Persona Natural» para dejar solo las personas, o «Persona Jurídica» para dejar solo las empresas.
  3. Para quitarlo, vuelve a «Todos» o pulsa «Limpiar».

El filtro se suma a lo que hayas escrito en «Buscar»: si escribiste «gómez» y filtras por «Persona Jurídica», salen solo las empresas con «gómez» en el nombre, el correo o la identificación.

Ver la ficha de un cliente

  1. Busca al cliente en la lista.
  2. En su tarjeta, pulsa «Detalles».
  3. Se abre «Detalles del Cliente» con el nombre, el correo y el teléfono, la etiqueta del tipo, el grupo si lo tiene, «Identificación: …», «Dirección: …» y «Registro: …».
  4. Para volver, pulsa «Volver a Clientes» arriba a la izquierda.

Esta pantalla es de solo lectura: muestra los datos, no los cambia. Para cambiarlos, vuelve y pulsa «Editar» en la tarjeta.

Ojo: aquí no hay historial de compras del cliente. Lo que le has vendido se consulta en Caja → Cuentas cobradas, que tiene una columna «Cliente».

Ver los clientes eliminados y restaurar uno

La pestaña «Eliminados» es la papelera. Un cliente eliminado deja de salir en la lista, en el desplegable del pedido y en los contadores, pero no se borra: sus cuentas viejas siguen a su nombre.

  1. Entra a Administración → Clientes.
  2. Pulsa la pestaña «Eliminados».
  3. Espera a que desaparezca «Cargando eliminados...».
  4. Busca la tarjeta del cliente que quieres devolver.
  5. Pulsa «Restaurar».
  6. Vuelve a «Activos»: ya está otra vez en la lista.

Si no hay ninguno, la pantalla dice «No hay clientes eliminados».

Ojo: la aplicación no tiene por dónde eliminar un cliente —ni en esta pantalla ni en ninguna otra—, así que lo normal es que la papelera salga siempre vacía. «Restaurar» está para devolver a la lista lo que llegue marcado como eliminado.

Ojo: a un cajero o a un mesero esta pestaña le sale siempre vacía, con el mismo texto «No hay clientes eliminados», aunque sí haya. La papelera es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Preguntas frecuentes

¿Puede haber dos clientes con la misma identificación? No. La identificación es única en todo el sistema. Si la repites, el guardado falla con «Error al guardar el cliente».

¿Un mesero puede crear clientes? Sí, y también un cajero. Lo que no pueden es modificarlos después: «Editar» se los abre en modo consulta.

¿Los clientes son de una sola sede? No. La libreta es del negocio entero: el cliente que crea la sede del norte lo ve la del sur.

¿Para qué sirve el «Grupo de cliente»? Por ahora, para etiquetar y reconocer de un vistazo — «Frecuente», «Empresa». La propia ventana lo dice: «Se usará más adelante para precios y promociones». Hoy no cambia ningún precio.

¿Por qué «Con Usuario» dice 0? Ese contador mira cuántos clientes tienen además un usuario para entrar al sistema. Desde esta pantalla no se le crea usuario a un cliente, así que lo normal es que marque 0.

¿Por qué «Total» dice menos clientes de los que tengo? Porque cuenta los que ya se cargaron, y la lista llega de 20 en 20. Pulsa «Cargar más clientes» y el número sube.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No hay clientes» — «Aún no has registrado ningún cliente.» La libreta está vacía, o la lista todavía está cargando: mientras carga por primera vez sale ese mismo cartel, sin ningún aviso de que la lista viene en camino. Si acabas de entrar, espera unos segundos. Si la libreta sí está vacía, pulsa «Crear primer cliente» o «Nuevo Cliente». Si nunca aparece nadie, comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.
«No hay clientes» — «No se encontraron clientes que coincidan con los filtros aplicados.» Sí hay clientes, pero ninguno de los cargados cuadra con «Buscar» o con «Tipo de cliente». Pulsa «Limpiar». Si sigue sin salir, pulsa «Cargar más clientes» y busca otra vez.
Sabes que el cliente existe y el buscador no lo encuentra El buscador de esta pantalla solo mira los clientes ya cargados, de 20 en 20. Pulsa «Limpiar», luego «Cargar más clientes» hasta que salga «No hay más clientes para cargar», y repite la búsqueda.
«Error al guardar el cliente» al crear o al actualizar Lo más común: esa identificación ya la tiene otro cliente, y no se puede repetir. También sale si el servidor no respondió. Cambia la identificación por la correcta. Antes de crearlo, búscalo: puede que ya esté en la libreta.
«No hay clientes eliminados» y tú sabes que sí hay Tu usuario es cajero o mesero: la papelera es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídele a un superior que lo restaure.
Pulsas «Restaurar» y el cliente se queda en la papelera Tu usuario no tiene permiso, o el servidor rechazó el cambio. Entra con un usuario de gerencia y repítelo.
«Error al cargar datos» — «Cliente no encontrado» al abrir «Detalles» Ese cliente ya no existe con ese identificador, o el servidor no respondió: la pantalla dice lo mismo en los dos casos. Pulsa «Volver a Clientes» y búscalo en la lista. Si tampoco carga la lista, revisa que el servidor esté encendido.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve a Inicio Tu rol no ve esta pantalla. Entra con un usuario ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO o MESERO.
No ves Clientes en el menú Tu usuario no es de ninguno de esos cinco roles. Habla con quien administra los usuarios.

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