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Órdenes de compra

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Órdenes de compra. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Una orden de compra es el pedido que le haces a un proveedor: tantas cajas de tomate, tantos bloques de queso, para tal día. Queda guardada con su número, su fecha y su estado, así que cualquiera puede mirar qué se pidió y qué falta por llegar. Cuando el camión descarga, confirmas la recepción desde la misma orden y esa mercancía entra sola al stock de la sucursal, con su costo.

Pantalla de Órdenes de compra

  1. El título. «Órdenes de compra» y, debajo, «Pedidos de insumos a proveedores». Si llegaste desde la ficha de un proveedor, debajo dice «Solo las de …» con su nombre.
  2. El buscador. «Número o proveedor»: filtra por el número de la orden y por el nombre del proveedor mientras escribes.
  3. «Nueva orden». Abre la pantalla para armar una orden. Si todavía no has creado ninguna, en el centro sale también «Crear la primera orden», que hace lo mismo.
  4. Los filtros por estado. «Todas», «Pendientes», «Procesando», «Recibidas» y «Canceladas», cada uno con cuántas órdenes hay. Pulsa uno y la lista se queda solo con esas.
  5. La tabla. Una fila por orden: en «Orden», el número y cuándo se hizo —«Hoy 9:12», «Ayer 16:40» o «13 sep»—; en «Proveedor», el nombre y cuántos insumos lleva; en «Llegada», cuándo llega; el «Total» estimado y el «Estado». Pulsa la fila, en cualquier parte, para abrir la orden.

La columna «Llegada» se lee de un vistazo:

  • «Llega hoy», «Llega mañana», «Llega el jueves» o «Llega en 9 días», si está pendiente y tiene fecha esperada.
  • «Atrasada 2 días», en rojo, si la fecha esperada ya pasó y no ha llegado.
  • «Llegó el 13 sep», en gris, si ya se recibió.
  • «Sin fecha esperada», si no se le puso; una raya, si está cancelada.

En una pantalla angosta se esconden «Llegada», «Total», «Estado» y «Proveedor», y lo suyo baja debajo del número de la orden.

Cómo va una orden de principio a fin

De crear la orden a que entre el stock

Una orden nace en «Pendiente» y se queda ahí hasta que alguien confirme que la mercancía llegó. Confirmarla es lo que hace subir el stock: mientras esté pendiente, el inventario no se mueve ni un gramo. Si el pedido se cae antes de que llegue, se cancela y ahí termina.

En esta sección

  • Esta página — la lista, los filtros, los estados y cómo cancelar una orden.
  • Crear una orden de compra — el proveedor, el número, las fechas y los insumos con su cantidad y su precio.
  • Recibir la mercancía — confirmar la llegada para que entre al stock y se actualice el costo.

Antes de empezar

Necesitas el proveedor creado. Se crea en Insumos → Proveedores con «Nuevo proveedor». Sin ninguno, la lista de proveedores de la orden dice «Todavía no hay proveedores.» y la orden no se puede crear.

Necesitas los insumos creados. En la orden eliges presentaciones, y salen de Insumos → Productos. Lo que no esté creado ahí no se puede pedir. Si eres DUENO no tienes esa entrada en el menú: el mismo catálogo está en Administración → Gestión de productos.

Esta terminal tiene que tener sucursal elegida. La orden se guarda a nombre de la sucursal de la terminal, y esa es la sucursal donde entrará la mercancía cuando la recibas. La sucursal se elige en Configuración → Sistema. Sin ella, la pantalla de la orden avisa «Este equipo no tiene sucursal» y «Crear orden» no se deja pulsar. Esa pantalla es solo para ADMIN, DUENO y GERENTE: si eres ALMACENISTA, pídele a uno de ellos que elija la sucursal de esta terminal.

No hace falta turno de caja abierto. Las órdenes se crean y se reciben a cualquier hora, con la caja cerrada. Aquí tampoco se paga nada: la orden no mueve plata.

Qué puede hacer cada rol:

Rol Qué puede hacer aquí
ADMIN, DUENO, GERENTE Todo: crear órdenes, confirmar la recepción y cancelar.
ALMACENISTA Crear órdenes y confirmar la recepción. El menú ⋯ con «Cancelar orden» no le aparece.

Buscar una orden

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. En el buscador «Número o proveedor», arriba, escribe parte del número de la orden («000012») o del nombre del proveedor («distribuidora»).
  3. Si quieres, pulsa uno de los filtros de estado: «Pendientes», «Procesando», «Recibidas» o «Canceladas». La cifra de cada uno dice cuántas hay antes de pulsarlo.
  4. Para volver a verlas todas, borra la búsqueda con la × del buscador y pulsa «Todas».

La búsqueda mira el número y el proveedor, nada más: no busca por lo que la orden lleva dentro.

Cuando no queda nada en la lista, la pantalla dice «Ninguna orden coincide» / «Prueba con otro número, otro proveedor u otro estado.» y ofrece «Quitar los filtros», que borra la búsqueda y vuelve a «Todas». Si todavía no has creado ninguna, el texto es «Todavía no hay órdenes de compra» y sale el botón «Crear la primera orden».

Las órdenes de un proveedor

En Insumos → Proveedores, el botón «Todas sus órdenes» de la ficha de un proveedor te trae aquí con la lista ya filtrada: debajo del título dice «Solo las de …» y encima de los filtros «Viendo las órdenes de …». Las cifras de los estados cuentan solo las de ese proveedor, y «Nueva orden» abre la orden con él ya elegido. Para ver otra vez las de todos, pulsa «Ver todas».

Qué significa cada estado

Estado Qué significa
«Pendiente» La orden está hecha y esperando la mercancía. Es el único estado en el que se puede cancelar.
«Procesando» Se confirmó la recepción pero algún insumo quedó sin recibir. Se puede volver a recibir.
«Recibida» Ya llegó todo. El stock subió y el costo de compra se actualizó.
«Cancelada» La orden se anuló. No se puede recibir.

Al recibir se marcan de una vez todos los insumos pendientes, así que lo normal es que una orden pase de «Pendiente» a «Recibida» sin escala.

Abrir una orden

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Busca la fila de la orden.
  3. Pulsa la fila, en cualquier parte.

Arriba verás el número de la orden, el proveedor debajo y, a la derecha, la etiqueta de color con el estado. Debajo, una franja con «Proveedor» —con su NIT—, «Sucursal», «Pedida», «Esperada» —o «Sin fecha»— y «Total estimado». Más abajo, «Insumos» con lo que se pidió, y a la derecha lo que se hace con ella: recibirla, o cómo terminó.

Para volver a la lista, pulsa la flecha de arriba a la izquierda.

Lo que se hace desde aquí está en Recibir la mercancía.

Cancelar una orden

Cancelar sirve para el pedido que se cayó: el proveedor no lo va a despachar, o te equivocaste al armarlo. La orden no se borra —se queda en la lista con la etiqueta «Cancelada»— y ya no se puede recibir.

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Abre la orden pulsando su fila.
  3. Comprueba arriba que la etiqueta diga «Pendiente» y que el número sea el que quieres anular.
  4. Pulsa el botón ⋯, arriba a la derecha.
  5. Pulsa «Cancelar orden», en rojo.
  6. Sale la pregunta «¿Cancelar la orden OC-000012?» / «Ya no se podrá recibir mercancía con ella.». Pulsa «Cancelar la orden». Si te arrepientes, «No, dejarla».
  7. Sale el aviso «OC-000012 cancelada», con «Deshacer» durante unos segundos, que la devuelve a «Pendiente».
  8. La etiqueta de arriba pasa a «Cancelada», y a la derecha dice «Orden cancelada» / «Esta orden ya no admite recepción.».

Ojo: pasados esos segundos, una orden cancelada ya no vuelve a «Pendiente» ni se puede recibir. Si el pedido sigue en pie, no la canceles.

Cancelar no toca el stock ni los costos: como la mercancía nunca entró, no hay nada que devolver. Si lo que quieres es corregir una orden, no se puede: cancélala y crea otra.

El botón ⋯ solo aparece si la orden está en «Pendiente» y tu usuario es ADMIN, DUENO o GERENTE.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una orden que ya guardé? No. Una orden guardada no se cambia: ni el proveedor, ni las fechas, ni los insumos. Si está en «Pendiente», cancélala y crea otra.

Escribí un número de orden y quedó guardado otro. ¿Por qué? Porque ese número ya lo tenía otra orden. Cuando pasa, el sistema le pone el siguiente de la serie «OC-000001», «OC-000002»… La pantalla de la orden te lo avisa antes de crearla: «Ese número ya está usado: el servidor le pondrá el siguiente de la serie.»

¿Veo las órdenes de las otras sucursales? Sí. La lista trae las de todas las sucursales y la tabla no dice de cuál es cada una. Ábrela y míralo en «Sucursal», en la franja de arriba.

¿Puedo recibir solo una parte del pedido? No. Al recibir se marcan todos los insumos pendientes de esa orden, con la cantidad pedida. Si llegó menos, se corrige después en Insumos → Stock.

¿La orden descuenta plata de la caja? No. Aquí no se paga nada. La orden deja constancia del pedido y, al recibirla, de la entrada de mercancía; el pago al proveedor se maneja por fuera.

¿Se puede borrar una orden? Desde esta pantalla no. Lo más parecido es cancelarla, y solo mientras esté en «Pendiente».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Todavía no hay órdenes de compra» / «Los pedidos de insumos a proveedores aparecen aquí.» No hay ninguna orden creada todavía. Pulsa «Crear la primera orden».
«A este proveedor no se le ha pedido nada» Llegaste desde la ficha de un proveedor que no tiene órdenes. Pulsa «Crear la primera orden» —sale con ese proveedor elegido— o «Ver todas».
«Ninguna orden coincide» / «Prueba con otro número, otro proveedor u otro estado.» Hay órdenes, pero ninguna cuadra con lo que escribiste en el buscador o con el estado elegido. Pulsa «Quitar los filtros».
«No se pudieron cargar las órdenes» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red, y pulsa «Reintentar».
«No se pudo cargar la orden» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» Al abrir la orden no hubo respuesta del servidor. Pulsa «Reintentar».
«No se pudo actualizar la orden» / «Lo que ves puede no estar al día.» La orden estaba en pantalla y la recarga no llegó. Vuelve a la lista y ábrela otra vez.
«Orden no encontrada» / «Puede que se haya eliminado, o que el enlace esté mal.» El enlace apunta a una orden que ya no existe. Pulsa «Volver a Órdenes de compra» y ábrela desde la lista.
«No se pudo cancelar» / «La orden sigue pendiente. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó la cancelación, o no hubo conexión. Vuelve a la lista, abre la orden otra vez y repite.
«No se pudo deshacer» / «La orden quedó cancelada.» Pulsaste «Deshacer» y no se pudo devolverla a «Pendiente». Si el pedido sigue en pie, crea otra orden igual.
No aparece el botón ⋯ La orden ya no está en «Pendiente», o tu usuario es ALMACENISTA. Si hay que anularla, pídeselo a un usuario ADMIN, DUENO o GERENTE. Una orden recibida ya no se cancela.
No ves «Órdenes de compra» en el menú Tu plan no incluye este módulo, o tu usuario no es ADMIN, DUENO, GERENTE ni ALMACENISTA. Habla con tu proveedor, o entra con un usuario que tenga uno de esos roles.
«Módulo no incluido» / «Proveedores y órdenes de compra» no está incluido en el plan contratado. Entraste por un enlace viejo a una sección que tu plan no tiene. Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor si lo necesitas.
«Licencia no vigente» / «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia de esta terminal caducó o no se ha renovado. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» / «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia en ese momento. Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando.

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