Usuarios

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Con cualquier otro rol la opción no sale en el menú. Dónde está: Menú → Administración → Usuarios. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí das de alta al personal. Cada persona que va a entrar al sistema —el mesero, el cajero, el de la cocina, el que recibe la mercancía— necesita su propio usuario, con su rol y su sede. El rol decide qué pantallas le salen en el menú y qué puede tocar; la sede decide en qué local trabaja. Y cuando alguien deja de trabajar, no se borra: se le pone Inactivo y deja de poder entrar, pero todo lo que hizo sigue registrado con su nombre.

Pantalla Gestión de Usuarios

Dónde está en el menú. En el grupo Administración, justo encima de Clientes.
«Nuevo Usuario». Abre el formulario de alta. → Crear un usuario
Las pestañas. «Activos» es la lista de trabajo. «Eliminados» guarda a los que salieron del sistema y se pueden traer de vuelta. → Los usuarios eliminados
Los contadores. «Total», «Activos», «Admins» e «Inactivos». En «Total», cuando hay filtros puestos, sale la cuenta filtrada y al lado el total (por ejemplo, 3 / 12).
«Filtros». Buscador y tres listas —«Estado», «Rol» y «Sucursal»— que se pueden combinar. «Limpiar» devuelve la lista completa. → Buscar y filtrar usuarios
La tarjeta de la persona. El punto verde o rojo de la foto y la etiqueta «Activo» / «Inactivo» dicen si puede entrar. Las otras etiquetas son sus roles. Abajo, «Registro:» con la fecha en que se creó la cuenta.
«Editar» y «Detalles». «Editar» abre la ficha para cambiarla; «Detalles» es solo para mirar, en pantalla completa. → Ver la ficha de un usuario
«Desactivar» / «Activar». Le quita o le devuelve el acceso al sistema de un solo clic. → Activar o desactivar a una persona

En la tarjeta sale solo el nombre, sin los apellidos. Si tienes dos «Juan», mira el correo de debajo o entra a «Detalles», que sí muestra el nombre completo y el nombre de usuario.

Cómo funciona una cuenta

Estados de una cuenta de usuario

Una cuenta se crea activa y, mientras lo esté, esa persona puede entrar con su nombre de usuario y su contraseña. Al desactivarla, el sistema ya no la deja entrar: en la pantalla de inicio de sesión le sale «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.», igual que si se hubiera equivocado de clave.

Desde esta pantalla no se elimina a nadie. No hay botón de borrar, y es a propósito: los pedidos, los cobros y los arqueos quedan firmados con el nombre de quien los hizo, y borrar la cuenta dejaría esa historia coja. Cuando alguien renuncia, lo que se hace es «Desactivar».

La pestaña «Eliminados» guarda las cuentas que salieron del sistema y sirve para traerlas de vuelta con «Restaurar». Como ninguna pantalla del sistema borra usuarios, lo normal es que esté vacía.

Antes de empezar

Tu usuario tiene que ser ADMIN, DUENO o GERENTE. Con cualquier otro rol la opción no aparece en el menú, y si llegas por un enlace viejo sale «Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»— y te devuelve a Inicio.

Este computador tiene que saber en qué sede está. Se elige en Configuración → Sistema, en el campo «Sucursal». Si entras como GERENTE sin esa configuración, la pantalla te recibe con el aviso «Sucursal no seleccionada» — «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema para poder ver los usuarios.»— y al pulsar Sí, continuar te lleva allá. Con Cancelar te quedas en la pantalla, pero vacía. → Configuración de la terminal

Tiene que haber al menos una sucursal creada. La sede es obligatoria para guardar un usuario nuevo. Si la lista «Seleccione una sucursal» sale vacía, no vas a poder crear a nadie. → Empresa y sucursales

No hace falta ningún turno de caja abierto. Puedes crear, editar, activar y desactivar usuarios a cualquier hora.

Quién ve qué en la lista

Si entras con el rol ADMIN, la lista trae los usuarios de todas las sedes. Con cualquier otro rol, la lista trae solo los de la sucursal que tenga configurada este computador. Por eso un gerente de Chapinero no ve al personal de Cedritos, y por eso el filtro «Sucursal» puede dejarte la pantalla en blanco: le estás pidiendo una sede que esa lista no trae.

Y no todos hacen todo

Lo que quieres hacer	Quién puede
Ver la lista y las fichas	ADMIN, DUENO y GERENTE
Crear un usuario con «Nuevo Usuario»	ADMIN, DUENO y GERENTE
Editar un usuario, su sede y sus roles	ADMIN, DUENO y GERENTE
«Activar» y «Desactivar»	ADMIN, DUENO y GERENTE
Ver la pestaña «Eliminados» y pulsar «Restaurar»	ADMIN y DUENO
Cambiarle la contraseña a otra persona	Solo ADMIN
Dar o quitar el rol ADMIN	Solo ADMIN
Dar o quitar el rol DUENO	ADMIN y DUENO
Dar o quitar el rol GERENTE	ADMIN, DUENO y GERENTE

Ojo: al GERENTE se le pinta la pestaña «Eliminados», pero al pulsarla siempre le sale «No hay usuarios eliminados», tenga o no tenga eliminados el negocio. Esa lista es de ADMIN y DUENO.

Las tareas largas


Crear un usuario	El formulario de alta campo por campo, qué se puede cambiar después y qué no.
Roles y sucursal	Qué abre cada rol, cómo se le ponen y se le quitan, y qué significa la sede asignada.
Cambiar la contraseña de alguien	Cuando a un empleado se le olvidó la clave.

El resto de tareas —buscar, ver la ficha, activar, desactivar y restaurar— están aquí abajo.

Buscar y filtrar usuarios

El bloque «Filtros» se queda pegado arriba mientras bajas por la lista. Al lado del título va la cuenta de lo que estás viendo sobre el total, entre paréntesis.

Ve a Administración → Usuarios.
Escribe en «Buscar», donde dice «Nombre, email...».
Mira la lista: se filtra sola, sin pulsar nada.

El buscador mira tres cosas a la vez: el nombre y los apellidos, el correo y el nombre de usuario (aunque la caja no lo mencione). Da igual las mayúsculas, pero las tildes sí cuentan.

Los tres desplegables se pueden combinar con la búsqueda y entre ellos:

«Estado» — «Todos», «Activos» o «Inactivos».
«Rol» — «Todos» o uno de los roles del sistema. Si la persona tiene varios roles, aparece al filtrar por cualquiera de ellos.
«Sucursal» — «Todas» o una sede.

Para volver a la lista entera, pulsa «Limpiar», arriba a la derecha del bloque.

Cuando ningún usuario coincide sale «No se encontraron usuarios» con «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados» y un botón «Limpiar filtros» que hace lo mismo que «Limpiar».

Debajo de los filtros, una línea te dice en qué estás: «Todos los usuarios registrados en el sistema» cuando no hay ningún filtro puesto, y «Usuarios que coinciden con los filtros aplicados» cuando sí.

Ojo: los filtros y los contadores solo trabajan sobre la pestaña «Activos». En la pestaña «Eliminados» la lista sale completa aunque tengas filtros puestos, y los cuatro contadores de arriba siguen mostrando las cifras de los activos.

Ver la ficha de un usuario

Busca a la persona en la lista.
Pulsa «Detalles» en su tarjeta.

Se abre «Detalles del Usuario», a pantalla completa. Ahí ves el nombre y los apellidos, el nombre de usuario y el correo en la misma línea, sus roles, la etiqueta «Activo» o «Inactivo», «Sucursal:» con el nombre de la sede —o «No asignada» si no tiene— y «Registro:» con la fecha completa del alta.

Esta pantalla es solo de lectura: no hay nada que cambiar. Para volver, pulsa «Volver a Usuarios», arriba a la izquierda.

Si lo que quieres es cambiar algo, el botón es «Editar», no «Detalles». → Crear un usuario

Activar o desactivar a una persona

Es lo que se hace cuando alguien renuncia, se va de vacaciones largas o lo suspenden: la cuenta se queda con toda su historia, pero deja de servir para entrar.

Ojo: este botón no pregunta nada. Un clic y el cambio queda hecho. Se deshace pulsándolo otra vez, pero si la persona estaba trabajando en otro computador, la próxima vez que intente entrar ya no va a poder.

Busca a la persona en la lista.
Mira el botón gris de abajo de su tarjeta: dice «Desactivar» si está activa y «Activar» si no lo está.
Púlsalo.

La tarjeta se refresca sola: el punto de la foto cambia de color, la etiqueta pasa de «Activo» a «Inactivo» y los contadores de arriba se recalculan.

Un usuario inactivo no puede iniciar sesión. En la pantalla de entrada le sale «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.» sin más explicación, así que si alguien te llama diciendo que "no le sirve la clave", lo primero es mirar aquí si su cuenta está activa.

Lo mismo se puede hacer desde dentro de la ficha, con la casilla «Usuario activo» del bloque «Configuración de cuenta», pero ahí hay que pulsar «Actualizar Usuario» para que valga.

Ojo con desactivarte a ti mismo. Nada te lo impide, y si lo haces te quedas por fuera en cuanto cierres la sesión. Solo otro ADMIN, DUENO o GERENTE podría volver a activarte.

Los usuarios eliminados

La pestaña «Eliminados» es la papelera de las cuentas que salieron del sistema. Ninguna pantalla del sistema elimina usuarios, así que lo normal es que esté vacía.

Ve a Administración → Usuarios.
Pulsa la pestaña «Eliminados», al lado de «Activos».
Espera a que cargue: mientras tanto dice «Cargando usuarios eliminados...».

Las tarjetas se ven igual que las de la otra pestaña, pero con un solo botón: «Restaurar». Si no hay nada, sale «No hay usuarios eliminados».

Para volver a la lista de trabajo, pulsa «Activos».

Restaurar a una persona

Ojo: restaurar no solo la devuelve a la lista: también la deja activa, aunque estuviera inactiva antes de eliminarla. Es decir, esa persona vuelve a poder entrar al sistema con su contraseña de siempre. Si no es lo que quieres, restaura y en seguida pulsa «Desactivar».

Pulsa la pestaña «Eliminados».
Busca a la persona.
Pulsa «Restaurar».

La tarjeta desaparece de esta pestaña y la persona vuelve a la de «Activos», con sus roles y su sede tal como los tenía. Si no desaparece, es que el cambio no se guardó: mira la tabla del final.

Preguntas frecuentes

¿Cómo borro a un empleado que ya no trabaja aquí? No lo borres: pulsa «Desactivar». La cuenta deja de poder entrar y su historia de pedidos y cobros se conserva. Borrarlo dejaría esos registros sin dueño.

Se me olvidó la contraseña de un mesero. ¿Puedo verla? No. Las contraseñas no se pueden mirar en ninguna parte. Lo que se hace es ponerle una nueva. → Cambiar la contraseña de alguien

¿Puedo cambiarle el nombre de usuario a alguien? No. El «Nombre de usuario» se fija al crear la cuenta y después el campo sale bloqueado. Si de verdad hace falta otro, crea un usuario nuevo y desactiva el viejo.

¿Una persona puede tener dos roles? Sí, los que necesite. En el menú le van a salir las pantallas de todos sus roles juntas. → Roles y sucursal

Creé un usuario y no me aparece en la lista. Casi siempre es la sede: si lo guardaste con una sucursal distinta a la de este computador y tú no eres ADMIN, la lista no te lo muestra. Ábrelo con un usuario ADMIN o revisa la sede desde otra terminal.

¿Un usuario puede trabajar en dos sedes? En su ficha se guarda una sola sucursal. Es la sede a la que pertenece. → Trabajar con varias sucursales

¿Para qué sirven los iconos de información al lado de los campos? Explican en dos frases para qué es cada campo. Pulsa el icono y sale el texto; no cambian nada.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sucursal no seleccionada» — «Por favor, selecciona una sucursal en la configuración del sistema para poder ver los usuarios.»	Entraste como GERENTE y este computador no tiene sede configurada.	Pulsa Sí, continuar: te lleva a Configuración → Sistema. Elige la «Sucursal» y guarda. → Configuración de la terminal
La opción Usuarios no sale en el menú	Tu rol no es ADMIN, DUENO ni GERENTE.	Pídele a un administrador que te dé el rol o que haga el cambio por ti.
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.»	Llegaste a la pantalla sin tener el rol.	Pulsa Aceptar: te devuelve a Inicio. Pídeselo a un administrador.
«No se encontraron usuarios» — «Intenta ajustar los filtros para ver más resultados»	Ningún usuario coincide con los filtros. También sale con la lista vacía si el equipo no alcanzó a traerla.	Pulsa «Limpiar filtros». Si sigue vacía, revisa que el servidor esté encendido y vuelve a entrar a la pantalla.
«No hay usuarios eliminados» y sabes que sí los hay	Esa lista es de ADMIN y DUENO. Con rol GERENTE siempre sale vacía.	Pídele a un administrador o al dueño que la revise.
Pulsaste «Desactivar» y la tarjeta no cambió	El cambio no llegó al servidor: el equipo perdió la conexión, o alguien ya lo hizo desde otra terminal.	Sal de la pantalla y vuelve a entrar para recargar la lista. Si sigue igual, revisa la conexión.
Pulsaste «Restaurar» y la tarjeta sigue en «Eliminados»	Ese usuario ya no existe, o no hubo respuesta del servidor.	Cambia a «Activos» y vuelve a «Eliminados» para recargar. Si insiste, avísale al administrador.
«Detalles del Usuario» → «Error al cargar datos» — «Usuario no encontrado»	Llegaste por un enlace viejo, o ese usuario es de otra sede y tu lista no lo trae.	Pulsa «Volver a Usuarios» y ábrelo desde su tarjeta. Si es de otra sede, entra con un usuario ADMIN.
«Detalles del Usuario» → «Error al cargar datos» — «Error al cargar el usuario»	El equipo no está hablando con el servidor, o el servidor rechazó la consulta.	Revisa la conexión y vuelve a entrar. → Primeros pasos
Un empleado dice que "no le sirve la clave" y le sale «Error al iniciar sesión. Verifica tus credenciales.»	O escribió mal el usuario o la clave, o su cuenta dice «Inactivo».	Búscalo aquí. Si dice «Inactivo», pulsa «Activar». Si dice «Activo», ponle una contraseña nueva. → Cambiar la contraseña de alguien
El contador «Total» dice `3 / 12`	No es un error: son los que pasan el filtro sobre el total de la lista.	Pulsa «Limpiar» para ver los 12.
Cambiaste algo y otra terminal sigue viendo lo viejo	Los cambios viajan entre equipos con la sincronización.	Espera un momento y haz que esa terminal vuelva a entrar a la pantalla.

Los mensajes del formulario de alta y edición están en su propia página. → Crear un usuario