Sucursales: agregar, editar y eliminar

Para quién: ADMIN. Dónde está: Configuración → Empresa, columna «Sucursales». Hace falta comprarlo aparte: no.

Una sucursal es un local: la sede del centro, la del norte, la del centro comercial. Cada una tiene su dirección y su teléfono, y son los que salen impresos en la cuenta de las mesas que se atienden ahí. Además, es lo que cada computador elige en Configuración → Sistema para saber dónde está parado.

Esta página es la continuación de Empresa. La columna de sucursales está en esa misma pantalla, a la derecha.

La dirección, el teléfono y el correo de la sede son datos fiscales. Si el negocio emite factura electrónica, esos tres son los que salen como establecimiento que expide el documento. Si a la sede le falta la dirección o el teléfono, la factura se emite con los datos de la cuenta de facturación en vez de los tuyos, y nadie te avisa. El correo es el único que tiene repuesto: si la sede no tiene, se usa el del negocio. Vale la pena llenarlos bien.

Lo primero: hay dos formas de guardar

Es la trampa de esta pantalla. Según la sucursal sea nueva o ya exista, se guarda de una manera distinta:

Si la sucursal… Se guarda…
La acabas de agregar en esta visita Cuando pulsas Actualizar Empresa, abajo a la derecha. Antes de eso solo está apuntada en la pantalla.
Ya existía Al instante, cuando pulsas Guardar dentro de su ficha. No pasa por Actualizar Empresa.

Lo mismo con eliminar: quitar una sucursal recién agregada solo la borra de la lista de la pantalla; eliminar una que ya existía la borra del sistema en ese momento.

Agregar una sucursal

Ventana Crear Sucursal

  1. Nombre de la sucursal. Es el nombre con el que la vas a reconocer en todas las listas: Sede Centro, Sucursal Norte. Máximo 100 caracteres.
  2. País. También es obligatorio y arranca vacío. Hay que escribirlo, no viene puesto.
  3. Latitud y Longitud. No llevan asterisco: se pueden dejar vacíos.
  4. Sucursal Principal. La casilla de la sede central. Lo único que hace es pintar su tarjeta resaltada en esta pantalla.
  5. Agregar. El botón azul del pie. Deja la sucursal apuntada en la lista; todavía no la guarda.

Y los pasos:

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa Agregar Sucursal, arriba de la columna de la derecha.
  3. Se abre la ventana «Crear Sucursal».
  4. En «Nombre de la sucursal» escribe cómo la vas a llamar. Máximo 100 caracteres.
  5. En «Teléfono» escribe el número del local. Máximo 20 caracteres.
  6. En «Email» escribe el correo del local. Tiene que tener forma de correo. Máximo 100 caracteres.
  7. En «Dirección» escribe dónde queda. Es lo que sale impreso en la cuenta. Máximo 200 caracteres.
  8. En «Ciudad» escribe la ciudad. Máximo 100 caracteres.
  9. En «Código Postal» escribe el código. Máximo 10 caracteres.
  10. En «País» escribe el país. Máximo 100 caracteres.
  11. Si quieres, escribe «Latitud» y «Longitud». Son opcionales; si pones las dos, la tarjeta las muestra con un pin.
  12. Si esta es la sede principal, marca Sucursal Principal.
  13. Pulsa Agregar.
  14. Sale «Éxito» — «Sucursal actualizada correctamente.» Dice «actualizada» aunque la estés agregando: el texto está cambiado, lo que hizo está bien.
  15. La ventana se cierra y la tarjeta aparece en la columna de la derecha.
  16. Pulsa «Actualizar Empresa». Hasta ese momento la sucursal no existe todavía.

Si te arrepientes antes de pulsar Agregar, pulsa Cancelar o la ✕ de la esquina: la ventana se cierra y no se agrega nada.

Ojo: no le pongas el mismo nombre a dos sedes. Si dos sucursales recién agregadas se llaman igual, al borrar una desaparecen las dos de la lista.

Corregir una sucursal que todavía no has guardado

Una sucursal recién agregada, la que todavía no ha pasado por Actualizar Empresa, no se puede corregir desde su tarjeta. Al pulsarla se abre otra vez la ventana «Crear Sucursal» con los datos escritos, pero aunque cambies algo y pulses Guardar, sale el aviso de éxito y los datos se quedan como estaban.

Para corregirla:

  1. Pulsa su tarjeta en la columna de la derecha.
  2. Pulsa Editar y luego Eliminar.
  3. Sale «Éxito» — «Sucursal eliminada correctamente.» La tarjeta desaparece de la lista.
  4. Vuelve a pulsar Agregar Sucursal y llénala de nuevo, ahora bien.

Como todavía no se había guardado nada, borrarla y rehacerla no tiene ninguna consecuencia.

Ver la ficha de una sucursal

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta de la sucursal en la columna de la derecha.
  3. Se abre la ventana «Editar Sucursal» con todos sus datos, en gris y sin poder tocarlos.
  4. Para cerrarla, pulsa la ✕ de la esquina.

En la tarjeta, sin abrir nada, ya ves el nombre, la ciudad y el país, y la dirección. Si la sucursal tiene coordenadas, sale una cuarta línea con un pin y los dos números. La sede marcada como principal se pinta resaltada.

Si a una sucursal le falta algún dato, la tarjeta escribe «Sin nombre», «Sin dirección» o «Sin ciudad/pais» en su lugar.

Editar los datos de una sucursal existente

Sirve para corregir la dirección, cambiar el teléfono o arreglar un nombre mal escrito.

Ojo: aquí Guardar escribe en el sistema al instante. No pasa por «Actualizar Empresa», no hay confirmación y el dato anterior no queda guardado en ninguna parte.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta de la sucursal.
  3. Se abre «Editar Sucursal» con los campos bloqueados y un solo botón: Editar.
  4. Pulsa Editar. Los campos se desbloquean y abajo aparecen Cancelar, Guardar y Eliminar.
  5. Cambia lo que necesites.
  6. Pulsa Guardar.
  7. Sale «Éxito» — «Sucursal creada correctamente.» Dice «creada» aunque la estés editando: el texto está cambiado, lo que hizo está bien.
  8. La ventana se cierra y la lista se recarga con el dato nuevo.

Los siete campos con asterisco son obligatorios. No se pueden dejar en blanco: si borras uno y pulsas Guardar, el navegador lo marca y no se envía nada. Para cambiar un dato se escribe el nuevo encima.

Las coordenadas no se pueden borrar. Si «Latitud» y «Longitud» ya tenían un valor y vacías los campos, al guardar se quedan los valores anteriores. Se pueden cambiar por otros, pero no dejar en blanco.

Ojo con «Cancelar». Ese botón solo vuelve a bloquear las casillas: no devuelve los valores que había antes. Si escribiste algo, pulsaste Cancelar y luego vuelves a pulsar Editar y Guardar, se guarda lo que escribiste. Para descartar de verdad los cambios, cierra la ventana con la ✕ y vuelve a abrirla.

Cambiar cuál es la sede principal. Marca o desmarca Sucursal Principal y pulsa Guardar. Nada impide que dos sedes queden marcadas a la vez; la marca solo cambia cómo se pinta la tarjeta.

Eliminar una sucursal

Ojo: esto no se puede deshacer y no pide confirmación. En cuanto pulsas Eliminar, la sucursal desaparece. Lee los dos avisos de abajo antes de tocarlo.

Antes de eliminar, revisa dos cosas:

  • Qué computadores están asignados a esa sede. Cualquier equipo que la tuviera elegida en Configuración → Sistema se queda sin sede válida y hay que asignarle otra a mano.
  • Que no sea la única. Si eliminas todas las sucursales, ningún equipo puede elegir sede y la pantalla de Empresa vuelve a exigirte crear una antes de guardar.

Lo que ya pasó en esa sede —las cuentas cobradas, los arqueos, las facturas— no se borra. Lo que desaparece es la sede: deja de aparecer en la lista de esta pantalla, en el desplegable «Sucursal» de Configuración → Sistema y en los selectores de sede del resto de pantallas.

  1. Entra a Configuración → Empresa.
  2. Pulsa la tarjeta de la sucursal que vas a eliminar.
  3. Confirma en la ventana que es esa: mira el nombre, la ciudad y la dirección.
  4. Pulsa Editar.
  5. Pulsa Eliminar. Se borra en ese momento, sin preguntar nada más.
  6. Sale «Éxito» — «Sucursal eliminada correctamente.» y la ventana se cierra.

Si te equivocaste de sede, no hay «deshacer»: toca crearla otra vez con Agregar Sucursal y volver a asignarle sus computadores en Configuración → Sistema.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sucursales puedo tener? Las que necesites. No hay tope.

Agregué una sucursal y en el otro computador no aparece. Primero revisa que hayas pulsado Actualizar Empresa: sin eso no se guardó. Si ya lo hiciste, los datos viajan entre equipos con la sincronización; espera a que el otro equipo sincronice.

¿Para qué sirven la latitud y la longitud? Hoy solo se guardan y se muestran en la tarjeta de la sucursal. No hacen ningún cálculo. Puedes dejarlas vacías.

¿Qué hace la casilla «Sucursal Principal»? Pinta resaltada la tarjeta de esa sede en esta pantalla. Nada más.

Cambié la dirección de la sede. ¿La cuenta ya sale con la nueva? Sí. Cada vez que se imprime una cuenta, la aplicación vuelve a pedir los datos del negocio, así que la siguiente ya sale con la dirección nueva. Si sale con la vieja, revisa que hayas pulsado Guardar en la ficha de la sede.

¿Puedo cambiarle el nombre a una sucursal ya creada? Sí. Abre su tarjeta, pulsa Editar, cambia el nombre y Guardar. Todo lo que ya estaba atado a esa sede sigue atado a ella, solo cambia cómo se llama.

¿Puedo mover una caja o unas mesas de una sede a otra? No desde aquí. Esta pantalla solo maneja los datos de la sede.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Éxito» — «Sucursal actualizada correctamente.» justo después de pulsar Agregar El texto del aviso está cambiado: al agregar dice «actualizada». La sucursal sí quedó apuntada. Sigue adelante y pulsa Actualizar Empresa para guardarla de verdad.
«Éxito» — «Sucursal creada correctamente.» justo después de pulsar Guardar en una sede que ya existía El mismo texto cambiado, al revés: al editar dice «creada». El cambio sí se guardó. Nada. Cierra y comprueba el dato en la tarjeta.
«Error» — «No se pudo crear la sucursal. Inténtalo de nuevo.» al pulsar Guardar El servicio del restaurante no aceptó el cambio; casi siempre porque el equipo perdió la conexión con él. El texto dice «crear» aunque estuvieras editando. Pulsa Aceptar, cierra la ventana, vuelve a entrar a la pantalla y mira si el cambio quedó. Si no, revisa que el servicio del restaurante esté encendido.
«Error» — «No se pudo eliminar la sucursal. Inténtalo de nuevo.» Igual que el anterior: no se pudo llegar al servicio del restaurante, o la sucursal ya estaba eliminada. Sal de la pantalla, vuelve a entrar y mira si la sucursal sigue en la lista.
Pulsé Guardar en una sucursal recién agregada y los datos siguen igual Las sucursales que todavía no han pasado por Actualizar Empresa no se pueden corregir desde su tarjeta. Elimínala desde su ficha y vuelve a agregarla con los datos correctos.
El botón Agregar no hace nada Falta uno de los siete campos con asterisco, o el correo no tiene forma de correo. El navegador marca el campo. Mira cuál está marcado y llénalo. «Latitud» y «Longitud» sí se pueden dejar vacías.
La tarjeta dice «Sin nombre», «Sin dirección» o «Sin ciudad/pais» Esa sucursal se guardó sin ese dato. Abre su ficha, pulsa Editar, escribe el dato y Guardar.
Borré una sucursal y ahora un computador no carga nada Ese equipo tenía esa sede elegida. Entra en ese computador a Configuración → Sistema, elige otra sucursal en el campo «Sucursal» y guarda.
«Debe agregar al menos una sucursal antes de guardar la empresa.» Eliminaste todas las sedes y estás intentando guardar la empresa sin ninguna. Pulsa Agregar Sucursal, crea al menos una y vuelve a pulsar Actualizar Empresa.
Borré una sucursal recién agregada y desapareció otra también Las dos se llamaban igual. Las sucursales sin guardar se identifican por el nombre. Vuelve a agregarlas con nombres distintos.
La factura electrónica sale con datos que no son los del local A la sede le falta la dirección o el teléfono, o falta el municipio en Configuración → Facturación electrónica. Cuando falta uno solo, la factura se emite entera con los datos de la cuenta de facturación. Abre la ficha de la sede, completa los datos y Guarda. Después revisa el municipio en la pantalla de facturación electrónica.

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