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Proveedores

Para quién: ADMIN, GERENTE, ALMACENISTA y DUENO. Dónde está: Insumos → Proveedores. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Esta es la agenda de a quién le compras: la carne, el pan, la cerveza, los desechables. De cada uno guardas su nombre, su NIT o cédula, con quién se habla, el teléfono, el correo, la dirección y en qué condiciones se le paga. Con esa ficha creada ya puedes pedirle insumos con una orden de compra, ver de un vistazo qué le has pedido y dejar registrado a qué precio te vende cada cosa.

Pantalla de Proveedores

  1. Cuántos hay. Debajo del título, por ejemplo «12 proveedores». Cuenta los activos y no cambia cuando buscas.
  2. El buscador. El cuadro «Nombre, NIT o contacto». Filtra la lista mientras escribes.
  3. «Nuevo proveedor». Abre la hoja en blanco, por la derecha. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
  4. «Activos» y «Eliminados». Cada uno con su cifra. «Eliminados» es la papelera, para restaurarlos. Solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
  5. La fila de cada proveedor. En «Proveedor», el nombre y debajo su NIT o cédula; en «Contacto», la persona y debajo su teléfono (o su correo, si no tiene teléfono); en «Pago», las condiciones de pago. Pulsa la fila para ver su ficha; la elegida queda marcada en azul.
  6. La ficha. El nombre y el NIT, «Editar» y «Todas sus órdenes», y debajo sus datos: «Contacto», «Teléfono», «Correo», «Dirección» y «Condiciones de pago». Un dato que falta dice «Sin dato».
  7. Sus órdenes de compra. Las tres últimas, cada una con su número, la fecha, cuántos insumos, el total y el estado. Al lado del título, cuántas tiene en total y cuántas están por recibir. Tocar una la abre.
  8. «Nueva orden de compra». Abre la orden con este proveedor ya elegido.

En una pantalla ancha la ficha va al lado de la lista y siempre hay un proveedor elegido. En una tableta vertical o en un teléfono, la ficha se abre en una hoja por la derecha al tocar la fila, y las columnas «Contacto» y «Pago» se esconden: lo esencial de las dos pasa a la segunda línea del nombre.

Para qué sirve tener esto al día

Del proveedor al stock

Un proveedor solo, en la lista, no mueve nada. Lo que lo pone a trabajar son los pasos de la mitad: registrarle el precio al que te vende cada insumo, hacerle la orden de compra y recibirla cuando llega. Al recibirla, lo que llegó entra al stock de la sucursal.

Antes de empezar

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada. Puedes crear y editar proveedores con la caja cerrada.

La lista es la misma para todas tus sucursales. Un proveedor no pertenece a una sucursal: si lo creas en una, aparece en todas cuando los equipos se sincronicen.

La identificación no se puede repetir. Dos proveedores no pueden tener el mismo NIT o la misma cédula, tampoco si uno de ellos está en «Eliminados». Si lo intentas, el guardado falla.

Quién puede qué:

Rol Qué puede hacer aquí
ADMIN, GERENTE, DUENO Todo: ver la lista y las fichas, buscar, crear, editar, eliminar y restaurar.
ALMACENISTA Ver la lista, buscar y consultar las fichas, abrir «Todas sus órdenes» y crear una «Nueva orden de compra». No le salen «Nuevo proveedor», «Editar» ni «Eliminados».
Los demás roles No ven la entrada Proveedores en el menú.

Crear un proveedor

Hoja Nuevo proveedor

  1. «Identificación». El NIT o la cédula con la que factura. Hace falta, y no se puede repetir.
  2. «Nombre o razón social». Como aparece en sus facturas; es lo que sale en la lista. Hace falta.
  3. «Contacto». La persona a la que se le llama cuando falta un pedido. Hace falta.
  4. «Condiciones de pago». En cuánto tiempo se le paga. Hace falta. Es texto libre, pero debajo hay cuatro atajos: «Contado», «15 días», «30 días» y «60 días».
  5. «Cómo se le ubica · opcional». «Teléfono», «Correo» y «Dirección» se pueden dejar en blanco.
  6. «Crear proveedor». Guarda. Mientras trabaja dice «Guardando…».

Y los pasos:

  1. Entra a Insumos → Proveedores.
  2. Pulsa «Nuevo proveedor». Si la lista está vacía, la pantalla dice «Todavía no hay proveedores» y en el centro sale «Crear el primer proveedor», que hace lo mismo.
  3. En «Identificación» escribe el NIT o la cédula.
  4. En «Nombre o razón social» escribe cómo lo vas a reconocer en la lista: Distribuidora La 80.
  5. En «Contacto» escribe el nombre de la persona con la que hablas allá.
  6. En «Condiciones de pago» pulsa uno de los atajos o escribe el acuerdo: 15 días con factura. Es lo que sale en la columna «Pago» de la lista.
  7. Si quieres, escribe el «Teléfono», el «Correo» y la «Dirección». El correo se revisa al guardar: si le falta la @ o el dominio, debajo del campo sale «Revisa el correo: le falta la @ o el dominio, como en [email protected].» y no se guarda hasta corregirlo.
  8. Pulsa «Crear proveedor».
  9. Sale el aviso «Distribuidora La 80 quedó creado», con su nombre. La hoja se cierra y el proveedor ya está en la lista.

Si falta algo de lo obligatorio, la hoja no se cierra y arriba lo dice en rojo, por ejemplo «Falta el contacto, las condiciones de pago.». Si te arrepientes antes de guardar, pulsa «Cancelar» o la equis de arriba: la hoja se cierra y no se guarda nada.

Buscar un proveedor

  1. En Insumos → Proveedores, escribe en el cuadro «Nombre, NIT o contacto».
  2. La lista se filtra sola mientras escribes. La equis del cuadro lo borra.

Busca por cuatro cosas a la vez: el nombre, la identificación, la persona de contacto y el correo. No distingue mayúsculas ni tildes: panaderia encuentra a Panadería El Trigal.

Si no queda ninguno, la pantalla dice «Ningún proveedor coincide» / «Prueba con otro nombre, NIT, contacto o correo.». Pulsa «Limpiar búsqueda» para verlos todos otra vez.

Ver la ficha de un proveedor

  1. En Insumos → Proveedores, busca el proveedor.
  2. Pulsa su fila. En una pantalla ancha, la ficha cambia a la de ese proveedor; en una tableta vertical o un teléfono, se abre por la derecha una hoja titulada «Proveedor».
  3. Mira sus datos y sus últimas órdenes.

Si todavía no se le ha pedido nada, la ficha dice «Todavía no se le ha pedido nada.».

Editar los datos de un proveedor

Sirve para corregir un teléfono, cambiar la persona de contacto o renegociar las condiciones de pago.

  1. Abre la ficha del proveedor.
  2. Pulsa «Editar». Se abre la hoja «Editar proveedor», con su nombre debajo del título y todos los datos ya escritos.
  3. Cambia lo que necesites.
  4. Pulsa «Guardar cambios».
  5. Sale el aviso «Distribuidora La 80: cambios guardados». La hoja se cierra.

Si tu rol es ALMACENISTA, la ficha no trae «Editar»: pídele el cambio a un ADMIN, a un GERENTE o al dueño.

Ojo: el cambio pisa el dato anterior y no queda copia del valor viejo. Si cambias la identificación, las órdenes de compra que ya le hiciste siguen apuntando al mismo proveedor, pero con la identificación nueva.

Eliminar y restaurar un proveedor

Eliminar no borra sus órdenes de compra: el proveedor pasa a «Eliminados» y deja de ofrecerse al crear una orden.

  1. Abre la ficha del proveedor y pulsa «Editar».
  2. Pulsa «Eliminar proveedor», el botón rojo de abajo a la izquierda. La hoja no pregunta.
  3. Sale el aviso «Distribuidora La 80 eliminado» / «Sus órdenes de compra se conservan.», con «Deshacer» durante unos segundos.

Para recuperarlo más tarde:

  1. Pulsa «Eliminados», arriba de la lista.
  2. En la fila del proveedor, pulsa «Restaurar».
  3. Sale «Distribuidora La 80 vuelve a estar activo», también con «Deshacer».
  4. Pulsa «Activos» para volver a la lista normal.

Si la papelera está vacía, dice «No hay proveedores eliminados» / «Los que se eliminen aparecen aquí, por si hay que recuperarlos.».

Ver las órdenes de compra de un proveedor

  1. Abre la ficha del proveedor.
  2. Mira «Órdenes de compra»: las tres últimas, y al lado del título cuántas tiene, por ejemplo «7 · 1 por recibir». Toca una para abrirla.
  3. Para verlas todas, pulsa «Todas sus órdenes». Llegas a Insumos → Órdenes de compra con solo las de ese proveedor: debajo del título dice «Solo las de …» y su nombre.
  4. Para hacerle un pedido, pulsa «Nueva orden de compra»: la orden se abre con él ya elegido.

Está contado en Las órdenes de un proveedor.

Usar el proveedor en el resto del sistema

Una vez creado, el proveedor aparece para elegirlo en dos sitios.

Al pedirle insumos. En Insumos → Órdenes de compra, al crear una orden, lo primero es el «Proveedor»: una lista de los proveedores activos, con el buscador «Buscar por nombre o NIT». Sin proveedor elegido la orden no se crea, así que si no has creado ninguno, no puedes hacer la orden. → Crear una orden de compra

Al registrar a qué te vende. En Insumos → Productos, entra al producto y, en la fila de la presentación que compras, pulsa «Precios y límites». En la fila «Precio de compra», toca la celda de la sucursal. En la hoja «Nuevo precio de compra» está «Proveedor», que arranca en «Sin proveedor» y es opcional. Si eliges uno, el precio queda atado a él y su nombre sale debajo del importe. → Poner precios de venta y de compra

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos proveedores con el mismo NIT? No. La identificación es única, también contra los que están en «Eliminados». El segundo no se guarda y la hoja dice «No se pudo guardar el proveedor. Revisa los datos e inténtalo de nuevo.». Si el que tenía ese NIT está eliminado, restáuralo en vez de crearlo otra vez.

Soy almacenista y no me sale «Nuevo proveedor». Es lo esperado: el almacenista puede ver la lista, buscar, consultar las fichas y hacer órdenes, pero no crear ni editar proveedores. Pídele el cambio a un ADMIN, a un GERENTE o al dueño.

¿Los proveedores son de mi sucursal o de todo el negocio? De todo el negocio. La misma lista se ve en todas las sucursales.

Creé un proveedor en otro equipo y aquí no aparece. La lista viaja entre equipos con la sincronización. Espera a que el equipo sincronice y vuelve a entrar a la pantalla.

¿Qué pongo en «Condiciones de pago»? Lo que hayas acordado, con tus palabras: Contado, 30 días, 15 días con factura. Es un texto libre; el sistema no calcula ni cobra nada con ese dato, solo lo muestra.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Falta la identificación, el nombre.» (o lo que falte), en rojo arriba de la hoja Dejaste en blanco uno de los cuatro datos obligatorios Llénalo y vuelve a pulsar «Crear proveedor»
«Revisa el correo: le falta la @ o el dominio, como en [email protected].», en rojo debajo de «Correo» El correo escrito no tiene forma de correo Corrígelo, o bórralo: es opcional
«No se pudo guardar el proveedor. Revisa los datos e inténtalo de nuevo.» Lo más común: ya existe otro proveedor —activo o eliminado— con esa misma identificación Busca la identificación en el cuadro «Nombre, NIT o contacto» y en «Eliminados»: si ya está, edita o restaura el que hay en vez de crear otro
«No se pudo guardar el proveedor: no hay conexión con el servidor.» El equipo perdió la conexión justo al guardar Revisa la red y vuelve a pulsar el botón; los datos siguen escritos
«No se pudo eliminar el proveedor. Inténtalo de nuevo.» El servidor no hizo el cambio Vuelve a pulsar «Eliminar proveedor»
«No se pudo deshacer» / «Búscalo en Eliminados para restaurar a Distribuidora La 80.» Pulsaste «Deshacer» y no se pudo restaurar en ese momento Pulsa «Eliminados» y «Restaurar» en su fila
«No se pudo cambiar» / «Distribuidora La 80 sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» Falló «Restaurar», o su «Deshacer» Vuelve a intentarlo
«No se pudieron cargar los proveedores» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» El equipo no logró traer la lista del servidor Revisa la red y pulsa «Reintentar»
En la ficha: «No se pudieron cargar sus órdenes.» Las órdenes del proveedor no llegaron Pulsa «Reintentar», al lado
«Todavía no hay proveedores» / «Los proveedores a los que se les piden insumos aparecen aquí.» No hay ninguno creado Pulsa «Crear el primer proveedor»
«Ningún proveedor coincide» / «Prueba con otro nombre, NIT, contacto o correo.» Hay proveedores, pero ninguno coincide con lo que escribiste Pulsa «Limpiar búsqueda», o escribe menos letras o solo un pedazo de la identificación
«Módulo no incluido» / «Proveedores y órdenes de compra» no está incluido en el plan contratado. Tu plan no tiene este módulo Pulsa «Volver al inicio» y habla con tu proveedor para activarlo
«Licencia no vigente» / «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia caducó o el equipo lleva mucho sin sincronizar Conecta el equipo a internet para que se actualice la licencia, o revisa el estado de tu suscripción
«No se pudo comprobar la licencia» / «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo consultar la licencia en este momento Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando
No me sale «Nuevo proveedor», ni «Editar» en la ficha Tu rol es ALMACENISTA. Solo ADMIN, DUENO y GERENTE crean y editan Pídele el cambio a alguien con esos roles
No veo Proveedores en el menú O tu plan no incluye el módulo, o tu rol no es ADMIN, GERENTE, ALMACENISTA ni DUENO Confirma con quién administra el sistema cuál de las dos cosas es

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