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Primeros pasos

Para quién: todos los roles. La parte de la puesta a punto la hace un ADMIN. Dónde está: no es una pantalla: es el recorrido de la aplicación recién instalada, desde la conexión con el servidor hasta el primer turno cerrado. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta página te lleva desde el computador recién encendido hasta la primera mesa cobrada y el turno cerrado. Sirve para dos personas distintas: quien instala Restaurante y tiene que dejarlo listo para el negocio, y el mesero o el cajero nuevo que llega a su primer turno y solo necesita saber dónde pulsar.

Si te toca lo segundo, salta directo a Iniciar sesión y a Tu primera operación de principio a fin. Lo del medio ya te lo dejó hecho alguien.

Qué necesitas antes de empezar

El equipo. Un computador o una tablet con NeoGestify instalado. Restaurante se abre desde la lista de aplicaciones; si en algún momento quieres volver a esa lista, la flecha de arriba a la izquierda de la pantalla de inicio de sesión te lleva.

El servidor. Es el programa que guarda los platos, los pedidos, las mesas y las cuentas. Puede estar en este mismo computador o en otro del negocio. Lo que importa es que todos los equipos estén en la misma red: el mismo WiFi o el mismo cable. Con datos móviles o con una VPN la aplicación no puede salir a buscarlo sola, y te va a tocar escribir la dirección a mano.

Un usuario y una contraseña. Te los da quien administra el sistema. En una instalación recién hecha en el negocio existe uno solo, creado por el sistema: usuario admin, contraseña admin. Si tu plan es en la nube, la contraseña inicial no es esa: es la que te entregaron al contratar.

Ojo: el usuario admin puede entrar a todo. Si sigue con la clave admin, cámbiasela el primer día, antes de que el negocio empiece a atender. Se hace en Administración → Usuarios: tocas su fila, pulsas «Editar» y, en el bloque «Cambiar contraseña», el botón «Cambiar». Está explicado en el paso 5.

La impresora térmica, si vas a imprimir comandas o cuentas, no se configura aquí: se elige en la aplicación de escritorio NeoGestify y llega a Restaurante como un dato de arranque, al iniciar sesión. Si no hay ninguna, al imprimir sale «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.». Lo que sí se edita desde Restaurante es el contenido de tres documentos —la comanda de sector, la cuenta de mesa y el arqueo de caja—, en Configuración → Impresión.

Abrir Restaurante por primera vez

La primera vez que abres la aplicación, la pantalla de inicio de sesión te avisa arriba:

«Falta configurar la conexión» — «Este equipo todavía no sabe dónde está el servidor de Restaurante: hay que buscarlo o decírselo.»

Pulsa «Configurar la conexión». Vas a la pantalla «Conexión con el servidor». También puedes llegar cuando quieras desde el engranaje de arriba a la derecha del inicio de sesión.

Esta pantalla no te pide nada de entrada: entra buscando. Primero prueba la dirección que ya tenías guardada, después mira si el servidor está en este mismo computador, y si no, recorre la red preguntando equipo por equipo. Según lo que encuentre, te la vas a topar en uno de tres estados.

Los tres estados de la pantalla de conexión

Buscando. Debajo del título dice «Buscando el servidor de Restaurante…», y en el centro va contando qué está haciendo, con una barra que avanza. Puede tardar unos segundos, y más en una tablet. Si encuentra un solo servidor, lo guarda sin preguntarte y te muestra en verde «Conectado a Este computador» (o el nombre del equipo que sea). Ahí pulsas «Continuar».
Elegir entre varios. Si aparece más de uno, la pantalla dice «Se encontró más de un servidor» y te los lista. Cada uno trae debajo de dónde salió: «El servidor está en este mismo computador.», «Encontrado en la red local, en 192.168.1.40:8082.» o «Es la conexión que ya tenías configurada (192.168.1.40:8082).». Pulsa el de tu negocio. Si ninguno es, abajo de la lista está «Escribir la dirección a mano».
Escribirlo a mano. Es el último recurso. Sale solo cuando la búsqueda no encontró nada, y también con «Escribir la dirección a mano», en la lista de varios o debajo del recuadro verde de «Conectado a…». Escribe la dirección en «Dirección del servidor» y pulsa «Comprobar y guardar». La comprueba antes de guardarla, así que si la escribiste mal te lo dice de una. No hace falta poner el puerto: si no lo pones se usa el 8082. También vale un dominio completo, como https://caja.minegocio.com.

Ojo: conectarte al servidor equivocado mezclaría las cuentas de dos negocios. Si en la lista no reconoces ninguno, pregunta cuál es antes de pulsar.

Arriba a la derecha de esta misma pantalla está «Cambiar tema», por si el brillo te molesta antes de entrar. Y si más adelante quieres cambiar de servidor, vuelve aquí y pulsa «Buscar otro servidor» o «Buscar otra vez». Todo esto está explicado a fondo en Conectar el equipo con el servidor.

Iniciar sesión

Pantalla de inicio de sesión

La flecha. Te saca de Restaurante y te devuelve a la lista de aplicaciones de NeoGestify.
El engranaje. Te lleva a «Conexión con el servidor». Lo vas a necesitar si cambiaste de red o de equipo.
«Usuario». El que te dieron. No es tu correo.
«Contraseña». El ojo de la derecha muestra lo que escribiste, para comprobarla antes de entrar.
«Entrar». Mientras comprueba dice «Entrando…». Si todo está bien, pasas directo a Inicio, sin ningún aviso en medio.

Mientras la aplicación se conecta sale arriba, al centro, el aviso «Conectando con el servidor…» / «Espera un momento: en cuanto responda, la aplicación sigue sola.», y cuando responde, «Conexión establecida». Es normal: el servidor tarda un momento en despertar.

Cada persona entra con lo suyo, nunca con un usuario compartido: el sistema guarda quién tomó cada pedido, quién cobró cada cuenta y quién cerró cada turno, y eso solo sirve si cada quien entra con su propio nombre.

La sesión es la misma en las tres aplicaciones: si en el mismo equipo usas también Inventario o Parqueadero, entrar en una es entrar en las tres, y cerrar sesión la cierra en las tres. Si el servidor se reinició, la sesión de antes ya no vale y hay que volver a entrar. Más detalles en Iniciar y cerrar sesión.

Un paseo por la pantalla

Adentro, la aplicación es siempre lo mismo: un carril angosto de destinos pegado a la izquierda, la cabecera de la pantalla arriba —con su título, su buscador, sus botones y la hora— y el trabajo en el medio. El menú completo no está a la vista: se abre con «Más», y se cierra en cuanto eliges a dónde ir. Así el plano del salón y las cuentas tienen todo el ancho de la tablet.

Esqueleto de la aplicación

El carril. Hasta seis destinos de tu rol, cada uno con su nombre debajo del icono; el de la pantalla en la que estás va en azul. No son los mismos para todos: el mesero tiene Mesas, Pedidos, Cobrar, Delivery, Inicio y Caja; el cocinero, KDS e Inicio; el cajero, Cobrar, Cuentas, Caja, Facturas, Inicio y Pedidos. Si el negocio no compró un módulo, su destino no sale y el carril se completa con lo siguiente del menú. Arriba va el logo del negocio.
«Más». El último botón del carril. Abre el menú completo por encima de la pantalla, sin taparte el carril. Se cierra pulsando «Más» otra vez, la ✕, la tecla Escape o por fuera.
Tu cuenta. El círculo con tus iniciales, abajo del todo. El punto de la esquina dice cómo está el turno de esta caja: verde, abierto; ámbar, cerrado. Pulsarla abre el mismo panel.
El negocio y tu usuario, arriba del panel. El nombre y el logo salen de Configuración → Empresa.
El aviso del turno. Verde, «Turno abierto», con la caja y desde qué hora, y el botón «Ver la caja»; o ámbar, «Turno cerrado» — «Hay que abrirlo antes de cobrar una cuenta.», con el botón «Abrir el turno». Solo aparece si a este equipo se le asignó una caja.
Los grupos. Salón, Cocina, Carta, Insumos, Caja y Administración. Pulsa el nombre y el grupo se pliega; plegado, dice a su derecha cuántas entradas tiene. La aplicación recuerda cómo lo dejaste en este equipo, y el grupo de la pantalla en la que estás se ve siempre abierto. Inicio va suelto arriba, sin grupo.
Configuración y Cerrar sesión, al pie del panel y separados por una línea, para que no se toque uno por el otro. Configuración abre su propia pantalla, con sus secciones en un carril a la izquierda: General, Empresa, Sistema, Impresión, Facturación electrónica y Canales de delivery (cada rol ve las suyas). El claro / oscuro está en General. Cerrar sesión pregunta «¿Cerrar sesión?» antes de sacarte.
La cabecera de la pantalla. La misma barra en todas: el icono de la sección, el título —y debajo, una línea que resume lo que hay—, el buscador cuando la pantalla busca, los botones de lo que se hace ahí (el azul es siempre la acción principal) y la hora y la fecha del equipo a la derecha. La terminal va a pantalla completa y el reloj del sistema no se ve; ese es para cerrar la caja a tiempo. Cuando se entra a un detalle, a la izquierda del título aparece la flecha de volver.

En una tablet acostada o en un monitor, el carril está siempre. En una pantalla más angosta no cabe: en su lugar queda un botón flotante arriba a la izquierda que abre el mismo panel.

Los avisos de lo que acabas de hacer —«Agregado», «Pedido enviado a cocina», «Cuenta cobrada»— salen arriba, en el centro, y se van solos a los pocos segundos. Muchos traen «Deshacer» por si el dedo se equivocó.

Dos personas ven menús de distinto largo, y está bien

El menú solo muestra lo que tu rol permite y lo que el negocio tenga contratado. Los grupos que se quedan sin nada desaparecen enteros. Los roles son siete: ADMIN, DUENO, GERENTE, ALMACENISTA, MESERO, COCINERO y CAJERO.

Si tu rol es…	Lo que vas a ver
COCINERO	Inicio, Cocina → KDS y, en Configuración, solo General. Si el negocio no compró el módulo de cocina, te queda Inicio a secas.
ALMACENISTA	Inicio, el grupo Insumos menos Facturas recibidas y, en Configuración, solo General.
MESERO	Inicio, todo el grupo Salón (Pedidos, Mesas, Cobrar y Delivery), Caja → Cajas y turnos y Administración → Clientes.
CAJERO	Inicio, Salón → Pedidos, Cobrar y Delivery (no Mesas), el grupo Caja completo y Administración → Clientes.
GERENTE / DUENO / ADMIN	Prácticamente todo, con diferencias por pantalla.

Si llegas a una sección que tu rol no abre —por un enlace o desde otra pantalla—, la aplicación te lleva a Inicio y te avisa arriba: «Tu rol no abre «Mesas»» — «Te llevamos al inicio.» (con el nombre de la sección que sea).

Dentro de cada pantalla pasa lo mismo: los botones que tu rol no puede usar no se pintan. Al cajero le sale el salón, pero no «Nuevo pedido»; «Cancelar el pedido» solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE; y «Nueva mesa» y «Editar» en Salón → Mesas también son de esos tres, aunque el mesero sí cambia el estado de una mesa y toma su pedido.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Los que funcionan así en Restaurante son seis: la pantalla de cocina (KDS), los descuentos y combos, los proveedores y órdenes de compra, el conteo físico de la despensa, la facturación electrónica y los canales de delivery.

Dejar el negocio listo

Esto lo hace una vez quien instala el sistema. El orden importa: cada paso necesita el anterior.

Orden de la puesta a punto

1 · Los datos del negocio y sus sucursales

Configuración → Empresa. En el carril de Configuración dice «Datos que salen en las cuentas», y solo la ven ADMIN y DUENO. La pantalla se titula «Empresa», con «Los datos que salen en cuentas, facturas y reportes» debajo. En una instalación nueva no hace falta buscarla: al entrar sale la ventana «Falta crear la empresa», y su botón «Crear la empresa» te trae aquí.

En la tarjeta «Datos de la empresa», toca el cuadro del logo para subirlo. Es el que sale en los recibos y arriba en el menú.
Llena «Nombre», «NIT», «Teléfono» y «Correo». Llevan asterisco rojo: son obligatorios.
En el desplegable «Régimen tributario», elige el que dice el RUT. El ? de al lado explica cada uno. También es obligatorio: mientras dice «Sin régimen», no se guarda.
En la tarjeta «Propina», debajo, decide si quieres «Sugerir una propina» y con qué porcentaje, y cuáles son los «Botones de propina del cobro». Si no los tocas, el cobro ofrece 10, 15 y 18 %.
En la tarjeta «Sucursales», a la derecha, pulsa «Agregar». Se abre la hoja «Nueva sucursal»: llénala y pulsa «Agregar sucursal». Es el único sitio donde se crean sucursales.
Pulsa «Crear empresa», arriba a la derecha. Sale arriba, al centro, «Empresa creada». La sucursal nueva se guarda en ese momento, junto con la empresa.

Sin al menos una sucursal no te deja guardar: sale «Falta una sucursal» — «La empresa necesita al menos una sucursal para guardarla.». Más adelante, cuando cambies algo, el botón se llama «Guardar cambios» y solo se enciende si hay algo nuevo; a su lado aparece «Descartar cambios» para volver a lo guardado.

Si alguien con otro rol llega a esta pantalla, en lugar de los datos ve «Solo un administrador o el dueño configuran la empresa», con el botón «Volver a Configuración».

Ver Empresa y sucursales.

2 · Decirle a este equipo en qué sucursal está

Configuración → Sistema («Sucursal y caja de este equipo»). Abre el desplegable «Sucursal» —mientras no hay ninguna elegida dice «Sin sucursal»— y elige la de este computador: cada opción trae su ciudad, como «Centro — Bogotá». Pulsa «Guardar», arriba a la derecha: solo se enciende cuando cambiaste algo. Sale arriba, al centro, «Equipo configurado».

Este ajuste es de este computador, no de tu usuario: cada equipo del negocio se configura por separado. Es el paso que más se olvida y el que más molesta: sin él, el salón, la toma de pedido, las mesas, el cobro, la pantalla de cocina, las cajas, las cuentas cobradas, los productos y el stock no tienen qué mostrar. Unas te avisan con una ventana que te trae aquí al aceptarla; otras lo dicen en la propia pantalla, con un botón para venir.

Ojo: esta pantalla solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE. Si eres CAJERO o MESERO y te sale el aviso de que falta la sucursal, no lo puedes resolver tú: pídeselo a un superior.

Ver Configuración de la terminal.

3 · Crear la caja

Caja → Cajas y turnos → «Nueva caja». Se abre la hoja «Nueva caja». Ponle un «Número o nombre» —vale «001» o «Caja principal»; si lo dejas vacío, el sistema le pone uno— y una «Ubicación» como «Barra o mostrador». Deja encendido «Caja activa» y pulsa «Crear caja». Este paso necesita el anterior: la pantalla de cajas muestra las de la sucursal que elegiste en el paso 2.

Ojo: el botón «Nueva caja» solo se les pinta a ADMIN, DUENO y GERENTE. Si eres cajero o mesero no lo vas a ver, aunque el resto de la pantalla sí te deje entrar.

Ver Cajas y turnos.

4 · Volver y elegir la caja de este equipo

Configuración → Sistema otra vez. Ahora el desplegable «Caja» ya tiene qué mostrar: elige la que acabas de crear y pulsa «Guardar». La primera opción es «Sin caja — Esta terminal no cobra»: déjala solo en un equipo que toma pedidos y nunca cobra. La propia pantalla lo dice: sin caja, esta terminal no puede cobrar.

5 · Las personas

Administración → Usuarios → «Nuevo usuario». ADMIN y DUENO tienen «Usuarios» en el carril; el GERENTE entra por «Más». Uno por persona, nunca uno compartido. Se abre la hoja «Nuevo usuario» por la derecha:

«Usuario», de 3 a 50 caracteres. Es con lo que la persona entra, y no se puede cambiar después.
«Correo», «Nombre» y «Apellidos».
«Sucursal»: un botón por sucursal; viene elegida la de este computador.
«Usuario activo», encendido.
«Contraseña» y «Repetir contraseña», de mínimo 8 caracteres. El ojo de cada campo deja comprobar lo escrito.
«Roles»: cada rol es una tarjeta que dice qué abre. Al lado dice «Solo ves los que puedes asignar». Para quien va a estar en el salón, Mesero; para la caja, Cajero; para la cocina, Cocinero.
Pulsa «Crear usuario». Sale arriba «Laura ya puede entrar», con el nombre que escribiste.

Y ahora sí: cámbiale la contraseña al usuario admin.

En la lista de Usuarios, toca la fila de admin y pulsa «Editar».
Busca el bloque «Cambiar contraseña». Dice «Mínimo 8 caracteres · solo administradores».
Pulsa «Cambiar». Salen «Nueva contraseña» y «Repetir contraseña».
Escribe la clave nueva en los dos.
Pulsa «Guardar con la contraseña nueva». Sale «Usuario y contraseña actualizados».

Ojo: la clave vieja deja de servir en ese momento, y ninguna pantalla te la vuelve a mostrar. Anota la nueva en un lugar seguro antes de guardar.

Ver Usuarios.

6 · Las categorías

Insumos → Categorías → «Nueva categoría». Parece un adorno y no lo es. Los platos y los insumos comparten un solo árbol de categorías, y cada categoría dice dónde se usa: en «Dónde se usa», enciende «En la carta» para las de la carta («Hamburguesas», «Postres») y «En los insumos» para las de la despensa («Carnes», «Desechables»). Una puede estar en las dos, como «Bebidas».

Sin al menos una categoría con «En la carta» encendido, la hoja del plato no va a tener nada que ofrecerte en «Categorías». El plato al que no le pongas categoría de carta sigue saliendo en la carta del mesero, pero apilado en un grupo al final llamado «Sin categoría», donde nadie lo busca.

Ver Categorías.

7 · Los platos, sus sucursales y sus precios

Carta → Platos → «Nuevo plato». Se abre la hoja «Nuevo plato». Ponle «Nombre», un «Código de carta (opcional)» corto si quieres (el «H02» que el mesero teclea para encontrarlo rápido), la «Descripción» y sus «Categorías». Deja encendido «En la carta». Pulsa «Crear plato».

Sale «Plato creado» y la hoja se queda abierta, con el plato ya creado y sus otras pestañas encendidas. Síguelas sin salir de ahí:

«Sucursales» — en qué sucursales se sirve. Si no lo pones en ninguna, no sale en la carta. Con una sola sucursal no hay que hacer nada: el plato nuevo queda en esa.
«Precios» — cuánto vale. Sin precio sí sale, pero sale con el sello «Sin precio» y el mesero no lo puede agregar a la comanda.
«Receta» — con qué insumos se hace. No es obligatorio para vender, pero sin receta el plato no se puede personalizar en el pedido y no descuenta stock.

Para repartir muchos platos entre varias sucursales de un golpe está Carta → Platos por sucursal, que además permite copiar la carta de una sucursal y pegarla en otra.

Un plato aparece en la carta del mesero si está activo y asignado a esa sucursal —y, si hay alguna carta vigente a esa hora, si esa carta lo deja pasar. Lo demás no lo esconde: sin precio sale marcado «Sin precio» y no se puede pedir; sin categoría de carta cae en «Sin categoría»; y el que está en el 86 sale apagado con el sello «Agotado hoy».

Ver Platos, Platos por sucursal y Recetas.

¿Y las bebidas y lo empacado? Eso no son platos. Una gaseosa que compras y vendes tal cual vive en Insumos → Productos, y para que salga en la carta hay que encender en su presentación «Se vende directo en la carta» y asignarla a la sucursal. Ponle además categoría de carta y precio: sin ellos sale igual, pero en el grupo «Sin categoría» y sin poder pedirse. Y sin stock sale apagada con el sello «Sin insumos». Ver Productos (insumos) y Stock.

8 · La carta y las mesas

Carta → Carta → «Nueva carta». Una carta es una agrupación con horario: la de almuerzo, la de la noche, la de fin de semana. Dentro le metes los platos y los productos que se venden tal cual. Agregar algo a una carta no lo crea ni lo modifica: solo decide dónde y cuándo se ofrece.

El botón «Como la ve el mesero» abre una hoja con «Día» y «Hora»: los eliges y ves qué cartas regirían entonces y qué vería el mesero. Ver Carta.

Salón → Mesas → «Nueva mesa». Se abre la hoja «Nueva mesa»: ponle «Número» (vale «12» o «Terraza 3»), la «Capacidad» con − y +, y el «Salón», que es la zona por la que se agrupan. El interruptor «Mesa activa» lo dice claro: apagada no se puede sentar a nadie ni sale en el plano. Pulsa «Crear mesa». Sin mesas no se pueden tomar pedidos de mesa. Ver Mesas.

Y si compraste los módulos extra

Pantalla de cocina. Antes de usarla hay que crear las estaciones de la sucursal y decir qué se prepara en cada una. Ver KDS (pantalla de cocina).
Domicilios por plataforma. Hay que encender cada canal con sus credenciales en Configuración → Canales de delivery y luego emparejar los platos de la plataforma con los tuyos en Administración → Mapeo de delivery. Ver Canales de delivery y Mapeo de delivery.
Facturación electrónica. Además de la licencia hay que encenderla y cargar los datos de la cuenta de Factus en Configuración → Facturación electrónica. Ver Configurar la facturación electrónica.

Tu primera operación de principio a fin

Este es el recorrido completo: una mesa que llega, pide, come y paga. Es lo que se repite decenas de veces cada servicio.

Recorrido de una mesa

Abrir el turno

Abre el panel con «Más» —o toca tu cuenta, abajo del carril— y mira el aviso del turno. Si dice «Turno cerrado», pulsa «Abrir el turno».
Se abre Caja → Cajas y turnos. Toca tu caja y, en su ficha, pulsa «Abrir turno».
En la hoja «Abrir turno», deja «Por total» en «Cómo vas a contar» (o «Por desglose» si quieres contar billete por billete).
Escribe el «Fondo inicial» con el teclado de la pantalla: la plata suelta con la que arrancas, para dar cambio. Puede ser $0.
Escribe las «Observaciones», o toca «Sin novedad». No se pueden dejar vacías.
Pulsa «Abrir turno · $50.000» (con tu fondo). Sale arriba «Turno abierto con $50.000» y el punto de tu cuenta se pone verde.

Si te saltas este paso, al entrar a cobrar se abre sola la hoja «Abrir turno» con el aviso «Para cobrar hace falta un turno abierto».

Un turno se considera vigente 18 horas, no hasta la medianoche. Así el servicio que empieza a las 6 de la tarde y termina a las 2 de la mañana no se parte en dos arqueos.

Ver Cajas y turnos.

Tomar el pedido

Ve a Salón → Pedidos. La pantalla se llama «Salón» y abre en el plano de las mesas. Toca la mesa libre del cliente: se abre la toma de pedido con la mesa ya puesta. También puedes pulsar «Nuevo pedido», arriba a la derecha, y elegir la mesa después.
Arriba de la carta hay un aviso que te dice qué carta estás viendo: «Estás viendo la carta Almuerzo». Léelo: cuando termine el horario de una carta, la pantalla cambia sola y media lista desaparece. Para saber hasta qué hora, pulsa «Ver horario» en ese mismo aviso. Si dice «Ninguna carta está vigente ahora mismo», estás viendo todo lo que la sucursal puede vender, y eso normalmente significa que a alguna carta le falta la vigencia.
En «La comanda» —la columna de la derecha, o la barra de abajo en una pantalla angosta— elige el tipo de servicio: «Mesa», «Mostrador» o «Domicilio». Con «Mesa», si no viene puesta, toca «Elige la mesa». Con «Domicilio» salen además la «Dirección de entrega», el «Teléfono», el «Costo del domicilio» y el «Repartidor». El «Cliente (opcional)» sirve para cualquiera de los tres.
Busca lo que pidió el cliente en «Nombre, código (H02) o ingrediente», o muévete por las categorías de la carta. Toca cada plato para agregarlo: arriba sale «Agregado: …» con «Deshacer». Tocar otra vez el mismo suma uno.
En la línea de cada plato tienes − y +, «Nota a cocina» y, si el plato tiene receta, «Cómo lo quiere»: quitar ingredientes, el punto de la carne. Para la nota de todo el pedido está «Nota de todo el pedido» («Alergias, apuro, cómo servirlo…»).
Pulsa «Enviar a cocina · 3 platos» (con los que lleves). Sale arriba «Pedido 0042 enviado a cocina», con la mesa, los platos y el total.

Un plato con receta se puede personalizar. Uno sin receta y los combos, no: esos cambios van en la nota.

El precio lo pone la carta, no la pantalla. El servidor cobra cada plato con el precio que tiene la carta de la sucursal al momento de enviar. Casi siempre es el mismo que ves; si la carta o una promoción cambiaron mientras armabas la comanda, el aviso sale en ámbar y te dice cuánto se va a cobrar de verdad.

Ver Pedidos.

Que la cocina lo prepare

Con el módulo de cocina, la comanda se parte sola por estaciones y cada estación ve en Cocina → KDS solo lo suyo. Sin ese módulo, todo se sigue viendo y despachando desde Salón → Pedidos.

Cuando lo que salió está en la mesa, toca la mesa en el plano del salón y, en su hoja, pulsa «Marcar entregado». Los pedidos listos también salen a un lado, en «Necesitan atención», con su botón «Entregar»; y en la vista «Pedidos» del salón, el detalle de cada pedido tiene «Entregado». Si armaste el pedido por rondas, la siguiente sale con «Mandar a cocina» en la hoja de la mesa, o con «Mandar la ronda 2» en el detalle del pedido.

Ver KDS (pantalla de cocina).

Cobrar

Carril → Cobrar. Ahí están las cuentas abiertas del salón, ordenadas por antigüedad y no por mesa: en hora pico, la que lleva más tiempo abierta es la que está esperando la cuenta. Arriba las filtras por «Mesas», «Mostrador» o «Domicilio», cada uno con su cifra, y el buscador encuentra por «Mesa, número de pedido o mesero».
Toca la fila de tu mesa. Se abre «Cuenta de la mesa 4» (con su número).
Si la mesa paga por partes, elige «Por platos» y marca lo que entra en este cobro; con «Marcar lo suyo» marcas de una vez lo de un comensal. «Lo que no se marque sigue abierto en la mesa.» Si pagan todo junto, «Toda la cuenta».
Elige la «Propina»: «Sin», uno de los porcentajes u «Otra».
A la derecha, elige el método: «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia». Con efectivo, escribe lo «Recibido» con el teclado de la pantalla o toca uno de los billetes; «Exacto» lo pone justo, y la pantalla te dice el «Cambio». Con tarjeta o transferencia se cobra exacto. Si el cliente paga con dos medios, usa «Dividir el pago».
Pulsa «Cobrar $45.000» (con el total). Se abre la hoja «Cobrar la cuenta»: arriba el total, después «Cómo se paga», el renglón «Cliente» —sin tocarlo, la cuenta va a «Consumidor final»—, el interruptor «Factura electrónica» si el negocio tiene ese módulo, e «Imprimir la cuenta».
Revisa y pulsa «Cobrar $45.000» en la hoja. Sale arriba «Cuenta V-42 cobrada · $45.000», con el cambio. Si quedaron platos sin marcar, la pantalla se queda en esa mesa para cobrar el resto; si no, vuelve a Cobrar y la mesa pasa sola a «Por limpiar».

Ojo: una cuenta cobrada queda en los libros. Anularla es cosa de ADMIN, DUENO o GERENTE, y se hace desde Caja → Cuentas cobradas.

Ver Cobrar y Cuentas cobradas.

Cerrar el turno

Caja → Cajas y turnos, toca tu caja y pulsa «Cerrar turno».
En «Cómo vas a contar», elige «Por total» o «Por desglose», que suma billete por billete.
La tabla te muestra, por método de pago, lo «Esperado»: fondo inicial más las cuentas cobradas del turno, más o menos los ingresos y retiros de caja. Toca un método y escribe lo «Contado», o pulsa «Igual al esperado» cuando cuadra.
Fíjate en la línea «Propinas en efectivo · sepáralas antes de contar». La propina está en el cajón pero no es del negocio, y lo esperado ya no la cuenta: si no la separas, el arqueo sale sobrando justo por ese monto. Las propinas con tarjeta o transferencia no se separan: ya están en lo esperado de su método.
Mira el recuadro de colores: «Todo cuadra», «No cuadra: falta dinero» o «No cuadra: sobra dinero».
Escribe las «Observaciones» (o «Sin novedad») y pulsa «Registrar cierre».
Confirma con «Cerrar el turno». Sale arriba «Turno cerrado», con lo contado y si cuadró.

Ojo: cerrar el turno no se deshace. Para volver a cobrar en esa caja hay que abrir otro.

Durante el turno, «Ingreso o retiro» registra la plata que entra o sale por fuera de las ventas, y «Arqueo intermedio» cuadra la caja sin cerrarla. Los dos solo aparecen con el turno abierto, y el intermedio solo se les pinta a ADMIN, DUENO y GERENTE.

Al día siguiente, mirar cómo fue

Inicio te da las cifras del día sin buscar nada, y se actualiza solo cada minuto. Caja → Cuentas cobradas tiene el detalle de cada cuenta.

Vocabulario

Palabra	Qué quiere decir aquí
Sucursal	Un local del negocio. Cada uno tiene sus mesas, sus cajas, sus platos y su stock. Se crean en Configuración → Empresa y en ningún otro lado.
Terminal	Este computador. Lo que eliges en Configuración → Sistema vale para este equipo, no para tu usuario.
Caja	El punto donde se recibe la plata. Un equipo trabaja con una.
Turno	El rato en que una caja está abierta y recibiendo plata. Se abre con un fondo inicial y se cierra contando. Sin turno abierto no se puede cobrar. Dura 18 horas, no hasta la medianoche.
Arqueo	El conteo de la plata. El de apertura abre el turno; el de cierre lo cierra; los intermedios sirven para cuadrar sin cerrar.
Fondo inicial	La plata suelta con la que arrancas el turno, para dar cambio. Puede ser $0.
Carta	Una agrupación de lo que se ofrece, con su horario: la de almuerzo, la de la noche. Antes se llamaba «menú».
Plato	Lo que la cocina prepara y se vende: «Hamburguesa de la casa».
Producto o insumo	Lo que se compra: la carne, el pan, las gaseosas. Vive en Insumos → Productos.
Presentación o variante	La unidad concreta de un producto: «Gaseosa de 350 ml». Es lo que tiene código, precio y stock.
Sector o estación	La parte de la cocina que prepara algo: «Parrilla», «Bebidas», «Postres».
Sub-comanda	El trozo de un pedido que le toca a una estación.
Ronda	La tanda de un pedido: la entrada, el fuerte, el postre. La 1 sale al enviar; la 2 y la 3 esperan hasta que las mandas.
El 86	Marcar un plato como agotado hoy sin sacarlo de la carta, solo en la sucursal de la terminal. Es el interruptor «Hay hoy» de cada fila en Carta → Platos.
Cuenta	La venta ya cobrada. Un mismo pedido puede generar varias, si la mesa paga por partes.
Módulo que se compra aparte	Una parte del sistema que no viene en todos los planes: la pantalla de cocina, los descuentos y combos, los proveedores, el conteo físico, la facturación electrónica y los canales de delivery.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Falta configurar la conexión» al abrir la aplicación	Este equipo todavía no tiene ningún servidor guardado.	Pulsa «Configurar la conexión» y deja que lo busque.
«No se pudo leer la configuración» — «Revisa que el programa del restaurante esté abierto en este equipo.»	Al arrancar, la aplicación no pudo leer los datos guardados en este equipo.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, cierra NeoGestify del todo y ábrelo otra vez.
«No se encontró ningún servidor en esta red.»	La búsqueda recorrió la red y no contestó nadie. El servidor está apagado, o este equipo está en otra red.	Comprueba que el computador del servidor esté encendido y en el mismo WiFi. Pulsa «Buscar otra vez». Si sigue igual, escribe la dirección a mano.
«No se pudo buscar el servidor en la red.»	La búsqueda ni siquiera pudo arrancar. Suele ser la red del equipo, o una VPN puesta.	Conéctate al WiFi del negocio y vuelve a intentar. Si no, escribe la dirección a mano.
«Esa dirección no responde. Revisa que el servidor esté encendido y que el número sea correcto.»	Escribiste una dirección a mano y ahí no hay nadie.	Revisa el número dígito por dígito. Recuerda que el puerto se pone solo.
«Esa dirección responde, pero no es un servidor de NeoGestify. Revisa que el número sea correcto.»	Esa dirección es de otro programa, o el número está mal escrito.	Repasa la dirección y vuelve a comprobarla, o pulsa «Buscar otra vez» para que la aplicación la encuentre sola.
«Se encontró el servidor pero no se pudo guardar la configuración.»	Se encontró, pero no se pudo dejar anotado en este equipo.	Cierra y vuelve a abrir la aplicación. Si sigue, escribe la dirección a mano.
«Comprobar y guardar» está apagado y no se deja pulsar	El campo «Dirección del servidor» está vacío.	Escribe la dirección, o pulsa «Buscar otra vez» para que la busque él.
«Este equipo todavía no sabe dónde está el servidor. Configura la conexión antes de entrar.»	Pulsaste «Entrar» sin haber hecho nunca la conexión.	Pulsa el engranaje de arriba a la derecha y haz la conexión.
«El usuario o la contraseña no coinciden. Revísalos e inténtalo de nuevo.»	El usuario o la contraseña no coinciden, o el usuario está inactivo. Ojo con las mayúsculas y con el bloqueo del teclado.	Toca el ojo para ver lo que escribiste. Si sigue, pídele a un ADMIN que te cambie la clave en Administración → Usuarios.
«Demasiados intentos seguidos. Espera un minuto y vuelve a intentarlo.»	Hubo varios intentos fallidos seguidos desde este equipo y el servidor lo está frenando.	Espera y vuelve a intentarlo con calma: tras 5 intentos fallidos el freno dura 30 segundos, se dobla con cada fallo nuevo hasta 15 minutos, y media hora sin fallos pone la cuenta a cero.
«El servidor no pudo abrir la sesión. Inténtalo de nuevo en un momento.»	El servidor recibió la petición pero falló al atenderla.	Espera un momento y vuelve a pulsar «Entrar». Si se repite, avisa a quien administra el servidor.
«No hubo respuesta del servidor. Revisa la conexión e inténtalo de nuevo.»	El servidor no contestó: está apagado o este equipo perdió la red.	Revisa el WiFi y que el servidor esté encendido. Si cambiaste de red, vuelve a hacer la conexión desde el engranaje.
El menú se ve corto, o falta una sección que tu compañero sí tiene	Tu rol no la incluye, o el negocio no contrató ese módulo. Los grupos vacíos desaparecen enteros.	Si te hace falta para trabajar, pídesela a quien administra los usuarios. Si es un módulo, hay que hablar con el proveedor.
Entras y el menú solo tiene «Inicio» y «KDS»	Es lo normal para el rol COCINERO.	No es una falla. En Configuración solo verás General. Si además falta KDS, es que el negocio no compró ese módulo.
Entras y el menú solo tiene «Inicio» y el grupo «Insumos»	Es lo normal para el rol ALMACENISTA.	No es una falla. En Configuración solo verás General.
«Tu rol no abre «…»» — «Te llevamos al inicio.»	Llegaste por un enlace o un botón a una sección que tu rol no ve.	Muévete por el menú. Lo que no aparece, no te toca.
«Solo un administrador, el dueño o un gerente configuran el equipo»	Configuración → Sistema es solo de ADMIN, DUENO y GERENTE.	Pídele a un superior que elija la sucursal y la caja de este equipo.
«Solo un administrador o el dueño configuran la empresa»	Configuración → Empresa es solo de ADMIN y DUENO.	Pídeselo a un administrador o al dueño.
Al entrar sale la ventana «Falta crear la empresa»	Todavía no hay empresa creada: es una instalación nueva.	Si eres ADMIN o DUENO, pulsa «Crear la empresa» y sigue el paso 1 · Los datos del negocio y sus sucursales. Con otro rol dice «Pídele a un administrador o al dueño que la revise en Configuración → Empresa.»: pulsa «Entendido» y avísale a uno de ellos.
Al entrar sale la ventana «No se pudieron cargar los datos de la empresa»	El servidor no entregó los datos del negocio: las cuentas salen sin el nombre ni el logo, y la facturación puede fallar.	Pulsa «Reintentar». Si sigue igual y eres ADMIN o DUENO, pulsa «Ir a la empresa» y revisa los datos. Con otro rol, pulsa «Entendido» y avisa a un administrador o al dueño. Las dos ventanas traen también «Cerrar sesión».
«Esta terminal no tiene sucursal»	Este equipo todavía no tiene una sucursal elegida. Lo dicen el salón, la toma de pedido, las mesas, el cobro, la cocina, las cajas, las cuentas cobradas, los productos y el stock.	Pulsa el botón del aviso para ir a Configuración → Sistema, elige la «Sucursal» y pulsa «Guardar». Si tu rol no puede entrar ahí, pídeselo a un superior.
«Guardar» de Configuración → Sistema está apagado y no se deja pulsar	No has cambiado nada desde lo guardado, o no hay ninguna sucursal elegida.	Elige la sucursal (y la caja, si toca). El botón se enciende solo en cuanto hay un cambio.
«Esta terminal no tiene caja» — «Para cobrar, la terminal tiene que tener una caja asignada. Se elige en Configuración → Sistema.»	Entraste a cobrar y a este equipo no le han asignado caja.	Pulsa «Configurar la terminal» y elige la «Caja». Si no hay ninguna, créala antes en Caja → Cajas y turnos.
Al entrar a cobrar se abre sola la hoja «Abrir turno», con el aviso «Para cobrar hace falta un turno abierto»	No hay turno abierto en esta caja.	Ábrelo ahí mismo con su fondo inicial. Sin turno, el cobro no se registra.
Al entrar a cobrar se abre sola la hoja «Cerrar turno», con el aviso «Este turno viene de hace muchas horas»	El turno de esta caja lleva abierto más de 18 horas y se da por olvidado.	Ciérralo con su arqueo y abre uno nuevo. Hasta entonces no se puede cobrar.
Al abrir «Más» no sale el aviso «Turno abierto» / «Turno cerrado», ni el punto verde o ámbar en tu cuenta	Este equipo no tiene caja asignada, o tu rol es COCINERO o ALMACENISTA, que nunca la ven.	Si eres ADMIN, DUENO o GERENTE: Configuración → Sistema, elige la «Caja». Si eres CAJERO o MESERO, pídeselo a uno de ellos.
«Escribe una observación: queda con el arqueo.»	Intentaste abrir o cerrar el turno sin escribir nada en «Observaciones».	Escribe aunque sea una línea, o toca «Sin novedad»: es lo que después explica un descuadre.
«Falta una sucursal» — «La empresa necesita al menos una sucursal para guardarla.»	Estás creando la empresa sin ninguna sucursal.	Pulsa «Agregar» en la columna «Sucursales» (o «Agregar sucursal» si todavía no hay ninguna), llénala y vuelve a guardar.
«No se pudo cargar el tablero» — «Revisa la conexión con el servidor y vuelve a intentarlo.»	Inicio no pudo pedir las cifras del día.	Pulsa «Reintentar». Si sigue, revisa la conexión con el servidor.
«Tu rol no toma pedidos»	Entraste a «Nuevo pedido» con un rol que no abre cuentas, como el CAJERO.	Tomar pedidos es del mesero o de la gerencia. Desde el salón sí puedes cobrar las cuentas abiertas.
«Ninguna carta está vigente ahora mismo» al tomar un pedido	No hay ninguna carta cuyo horario cubra este momento, así que el sistema te muestra todo lo que la sucursal puede vender.	No bloquea la venta. Pero revisa la vigencia de tus cartas en Carta → Carta.
Al enviar la comanda, el aviso sale en ámbar: «Se cobra … y no …: la carta o una promoción cambiaron mientras armabas la comanda.»	El precio lo pone el servidor con la carta de ese momento, y cambió mientras armabas el pedido.	El pedido sí salió. Avísale al cliente el precio que se le va a cobrar.
Un plato no aparece al buscarlo en el pedido	Está fuera de la carta, no está en esta sucursal, o la carta vigente a esta hora no lo deja pasar.	Revísalo en Carta → Platos, pestaña «Sucursales», y mira la vigencia en Carta → Carta.
Un plato aparece pero con el sello «Sin precio» y no se deja agregar	No tiene precio en esta sucursal.	Ábrelo en Carta → Platos, pestaña «Precios».
Un plato aparece al final, en un grupo llamado «Sin categoría»	No tiene ninguna categoría de la carta.	Márcale una en «Categorías», en la hoja del plato, o enciende «En la carta» en la que ya tiene, en Insumos → Categorías.
Una bebida o algo empacado no aparece en la carta	No basta con tenerlo en el inventario: su presentación tiene que tener encendido «Se vende directo en la carta», estar activa y asignada a la sucursal.	Revísalo en Insumos → Productos. Si sale pero apagada con el sello «Sin insumos», lo que falta es stock: Insumos → Stock.
«1 ítem sin identificar» en un domicilio, o «Falta decir qué es 1 ítem» en su ficha	Algún plato que mandó la plataforma no está emparejado con uno tuyo. Mientras falte, el pedido no entra a cocina.	Pulsa «Decir qué es» al lado de cada ítem, o empareja los que falten en Administración → Mapeo de delivery. Lo hace un ADMIN, el DUENO o un GERENTE.
«Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.»	No hay impresora térmica elegida en la aplicación de escritorio NeoGestify.	Se configura allá, no en Restaurante. Configuración → Impresión solo cambia el contenido de los documentos.
«Módulo no incluido»	Entraste a una sección que el plan del negocio no trae.	Pulsa «Volver al inicio». Habla con tu proveedor si de verdad la necesitas.
«Licencia no vigente»	La licencia de este equipo se venció o no se pudo renovar.	Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de la suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia»	No es que falte el módulo: es que ahora mismo no se pudo preguntar.	Pulsa «Reintentar». El resto de la aplicación sigue funcionando.