Cuentas cobradas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas. Hace falta comprarlo aparte: no.

Aquí queda todo lo que ya se cobró en esta sede. Sirve para tres cosas: mirar cuánto entró en un periodo, encontrar una cuenta concreta cuando el cliente vuelve a preguntar por ella, y arreglar un cobro equivocado anulándolo, para que sus platos vuelvan a quedar pendientes de cobro.

La pantalla abre siempre en las cuentas de hoy. El buscador está detrás del botón Buscar.

Pantalla de Cuentas cobradas

  1. Cuentas cobradas. La entrada del menú, dentro del grupo Caja, justo debajo de Cajas y turnos.
  2. Los botones de periodo. Hoy, Semana, Mes, Año, Personalizado y Buscar. El título grande de la izquierda cambia con el que elijas.
  3. Las tres cifras. Cuentas en esta página, Cobrado en esta página y Propinas. Cuentan solo las filas que tienes delante, no el periodo entero.
  4. Los filtros de la tabla. El desplegable de estado (Todas, Cobradas, Anuladas) y Por página:. A la derecha, Total: dice cuántas cuentas tiene el periodo completo.
  5. Las columnas. #, Cuenta, Fecha, Mesa, Cliente, Atendió, Cobró, Método, Propina, Total y Estado.
  6. La lupa. Abre el detalle de esa cuenta. Es el único botón que tiene la fila.

Las cuentas salen ordenadas por la fecha del cobro, de la más reciente a la más antigua.

Antes de empezar

  • Esta terminal tiene que tener una sucursal elegida. Si no la tiene, al entrar sale el aviso Sin sucursal seleccionada con el texto «Elige la sucursal de esta terminal en Configuración → Sistema.». Pulsa Sí, continuar y te lleva allá. → Configuración de la terminal
  • No hace falta tener el turno de caja abierto. Aquí solo se consulta, se reimprime y se anula, así que puedes entrar antes de abrir el turno o después de cerrarlo.
  • Solo ves las cuentas de tu sucursal. Las de las otras sedes no aparecen, ni siquiera buscándolas.
  • Anular una cuenta lo hacen solo ADMIN, DUENO y GERENTE. A un CAJERO el botón Anular ni siquiera le sale en pantalla.
  • Aquí no se cobra. Una cuenta nace en Salón → Cobrar; esta pantalla es lo que queda después. → Cobrar

Lo que se hace desde aquí

Tarea Dónde está explicada
Leer la ficha completa de una cuenta, sus platos, sus impuestos y su forma de pago, y volver a sacarla por la impresora Detalle de una cuenta
Anular un cobro equivocado, qué le pasa a la mesa y qué le pasa a la factura electrónica Anular una cuenta

Lo que sigue son las tareas cortas de la lista.

Cambiar el periodo

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas. La pantalla abre siempre en Hoy.
  2. Pulsa Semana, Mes o Año según lo que necesites revisar.
  3. Mira el título de la izquierda para confirmar el periodo.
Botón Qué trae Título que sale
Hoy Desde las 00:00 de hoy hasta las 23:59 de hoy Cuentas de hoy
Semana Del lunes de esta semana al domingo Cuentas de la semana
Mes Del día 1 del mes actual al último día del mes Cuentas del mes
Año Del 1 de enero al 31 de diciembre del año actual Cuentas del año
Personalizado Las dos fechas que tú pongas Cuentas por rango
Buscar Todo el historial, sin fechas Búsqueda de cuentas

Ojo: si hoy es domingo, Semana te muestra la semana que arranca mañana y la lista sale vacía. Ese día usa Personalizado.

Si el periodo no tiene nada, en vez de la tabla sale «No se cobró ninguna cuenta en este rango.».

Al cambiar de periodo vuelves siempre a la primera página.

Elegir un rango de fechas propio

  1. Pulsa Personalizado.
  2. Aparece el recuadro Seleccionar rango de fechas con dos casillas.
  3. Pon el día de arranque en Fecha inicio.
  4. Pon el día de cierre en Fecha fin.

La lista se rehace sola en cuanto cambias una fecha; no hay botón de buscar. El rango entra completo: desde las 00:00 de la fecha de inicio hasta las 23:59 de la fecha de fin.

Si pones el inicio después del fin, la tabla se vacía y sale en rojo «La fecha de inicio debe ser menor o igual a la fecha final.». Corrige una de las dos y vuelve.

Buscar una cuenta

  1. Pulsa Buscar.
  2. Aparece el recuadro Buscar cuentas, con la casilla «V-000123, mesa 4, cédula del cliente...».
  3. Escribe lo que sepas y espera un momento: la lista se rehace sola mientras escribes.

La propia pantalla lo resume así: «Por número de cuenta, mesa, cliente, cédula, mesero o cajero. Busca en todo el historial, sin importar la fecha.».

Qué reconoce exactamente:

Escribes Encuentra
V-000128 La cuenta con ese número. También vale un trozo: 128 la trae igual
4 Las cuentas de la mesa 4. Busca por trozos, así que también trae la 14 y la 40
Laura Por el nombre o por los apellidos del cliente
1020304050 Por la cédula del cliente
ana Por el usuario del mesero que atendió o del cajero que cobró

Ojo: para la mesa se escribe solo el número. Aunque la casilla dé como ejemplo «mesa 4», escribir esas dos palabras no encuentra nada; escribe 4 a secas.

Ojo: el mesero y el cajero se buscan por su usuario, el mismo con el que entran a la aplicación, no por su nombre y apellido.

Mientras la casilla esté vacía sale «Escribe algo para buscar.». Si nada coincide, sale «Ninguna cuenta coincide con la búsqueda.».

La búsqueda no mira fechas y trae también las cuentas anuladas. Para acotar por periodo, vuelve a Hoy, Semana, Mes, Año o Personalizado.

Leer las tres cifras de arriba

Las tres tarjetas son un resumen rápido de lo que tienes delante:

Tarjeta Qué suma
Cuentas en esta página Cuántas cuentas cobradas hay en la página que estás viendo
Cobrado en esta página Lo que suman esas cuentas
Propinas Las propinas de esas mismas cuentas, con el recordatorio «No son ingreso del negocio»

Dos cosas que conviene tener claras antes de apuntar un número:

  • Son de la página, no del periodo. Si el mes tiene 180 cuentas y estás viendo 20, las cifras hablan de esas 20. Para verlo todo de una, sube Por página: a 100.
  • Las anuladas no suman. Una cuenta anulada aparece en la tabla pero no entra en ninguna de las tres cifras. Por eso, con el filtro puesto en Anuladas, las tres salen en cero.

Para cuadrar el cajón del turno no uses estas cifras: usa el arqueo. → Cajas y turnos

Filtrar entre cobradas y anuladas

  1. Elige un periodo (cualquiera menos Buscar).
  2. Abre el desplegable que está a la izquierda de Por página:.
  3. Elige Todas, Cobradas o Anuladas.

De fábrica está en Todas, así que las anuladas aparecen mezcladas con las demás. Las distingues por la etiqueta roja Anulada de la columna Estado; las buenas llevan la etiqueta verde Cobrada.

El desplegable desaparece en modo Buscar. Ahí siempre se busca sobre todo, cobradas y anuladas juntas.

Cambiar cuántas cuentas se ven por página

  1. Abre el desplegable Por página:.
  2. Elige 10, 20, 50 o 100. De fábrica son 20.

Los números de página salen abajo de la tabla, y solo cuando hay más de una. Al lado, a la izquierda, dice cuántas cuentas tiene el periodo entero.

Cambiar el tamaño de página te devuelve a la primera página.

Qué dice cada columna

Columna Qué es
# El puesto de la fila en la lista, no el número de la cuenta
Cuenta El número del cobro, tipo V-000128
Fecha Día, mes y hora en que se cobró
Mesa Mesa 4 o, si no salió de una mesa, Mostrador
Cliente Nombre y apellidos del cliente. Un guion si se cobró sin identificar a nadie
Atendió El usuario del mesero
Cobró El usuario de quien cerró la cuenta
Método Efectivo, Transferencia, Tarjeta o Mixto si se pagó con varios
Propina Lo que dejaron de propina. Un guion si no dejaron
Total Lo que se cobró en esa cuenta, propina incluida
Estado Cobrada en verde o Anulada en rojo

Una mesa que se dividió en tres cuentas sale como tres filas, cada una con su número y su total.

Qué pasa cuando anulas una cuenta

Flujo de una anulación

Ojo: anular no se puede deshacer. No hay ningún botón que devuelva una cuenta anulada a cobrada; para volver a cobrar hay que hacer la cuenta otra vez desde Salón → Cobrar.

Los pasos, la confirmación exacta y lo que le pasa a la mesa y a la factura electrónica están en Anular una cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiarle el total o la forma de pago a una cuenta ya cobrada? No. Lo único que se puede hacer con una cuenta cerrada es reimprimirla, facturarla o anularla entera. El cliente sí cambia si la facturas con Facturar a otro cliente.

¿Por qué una cuenta que acabo de cobrar no aparece en «Hoy»? Casi siempre porque se cobró en otra sucursal, o porque el computador tiene elegida una sucursal distinta a la que crees. Compruébalo en Configuración → Sistema.

¿Las cuentas anuladas desaparecen de la lista? No. Se quedan, con la etiqueta roja Anulada. Lo que hacen es dejar de sumar en las cifras de arriba y en el arqueo del turno.

¿El «Total:» de la derecha cuenta también las anuladas? Sí, salvo que hayas puesto el filtro en Cobradas. Ese número es del periodo entero; las tres cifras de arriba, en cambio, son solo de la página.

¿Puedo imprimir un resumen del periodo o sacarlo a un archivo? No desde aquí. Esta pantalla imprime cuentas de una en una. El consolidado del turno sale del arqueo, en Caja → Cajas y turnos.

¿Dónde veo las propinas de cada mesero? En el detalle de cada cuenta: la línea Propina lleva al lado el nombre del mesero.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sin sucursal seleccionada» — «Elige la sucursal de esta terminal en Configuración → Sistema.» Este computador no tiene sucursal elegida, y sin ella no hay cuentas que traer. Pulsa Sí, continuar y elige la sucursal. → Configuración de la terminal
«Acceso denegado» — «No tienes permisos para acceder a esta sección. Contáctate con un superior.» Te mandaron a Configuración → Sistema y tu rol no entra ahí; un CAJERO no puede. Pídele a un ADMIN, un DUENO o un GERENTE que elija la sucursal de este computador.
«No se cobró ninguna cuenta en este rango.» En ese periodo no se cobró nada, o el periodo no es el que crees. Prueba con Hoy. Si esperabas algo, revisa que la cuenta se cerrara de verdad en Salón → Cobrar.
«La fecha de inicio debe ser menor o igual a la fecha final.» En Personalizado pusiste el inicio después del fin. Corrige Fecha inicio o Fecha fin.
«Escribe algo para buscar.» Estás en Buscar con la casilla vacía. Escribe el número de la cuenta, la mesa, el cliente, la cédula o el usuario de quien atendió.
«Ninguna cuenta coincide con la búsqueda.» No hay nada con ese texto en esta sucursal. Prueba con menos letras. Recuerda que el mesero y el cajero se buscan por su usuario.
Buscas «mesa 4» y no sale nada Para la mesa hay que escribir solo el número. Escribe 4.
Es domingo y Semana sale vacía Semana arranca el lunes, y el domingo cae fuera. Usa Personalizado con el lunes pasado y hoy.
Las tres cifras de arriba no cuadran con lo que esperabas Solo suman las cuentas cobradas de la página que estás viendo. Sube Por página: a 100 y pon el filtro en Cobradas. Para cuadrar el cajón, usa el arqueo. → Cajas y turnos
El paginador te deja pasar a una página que sale vacía Alguien cobró o anuló desde otra terminal mientras mirabas. Vuelve a pulsar el botón del periodo para recargar la lista.
Un círculo girando que no termina La terminal no está recibiendo respuesta del servidor del negocio. Espera unos segundos. Si sigue, mira Primeros pasos.
La columna Cliente dice un guion Esa cuenta se cobró sin identificar al cliente. Es normal en mostrador. En el detalle sale como Consumidor Final, y desde ahí se puede facturar a un cliente concreto.

Los problemas del detalle, de la reimpresión y de la anulación están en Detalle de una cuenta y en Anular una cuenta.

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