Elegir el cliente de una cuenta

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, MESERO y CAJERO, tanto en el pedido como en el cobro. Dónde está: Salón → Pedidos → «Nuevo pedido», y Salón → Cobrar → la cuenta que estés cobrando. Hace falta comprarlo aparte: no.

Un pedido puede llevar cliente o no llevarlo. Si lo lleva, su nombre acompaña la cuenta hasta el final: se ve al cobrar, queda en la cuenta cobrada y, si emites factura electrónica, es a quien se le emite. Si no lo lleva, todo sigue funcionando: la cuenta se cierra a nombre del «Consumidor Final».

Hay dos sitios donde se elige y funcionan distinto: en la comanda es un desplegable con los primeros clientes de la libreta; al cobrar es un buscador que la mira entera.

Elegir el cliente al tomar el pedido

  1. Entra a Salón → Pedidos.
  2. Pulsa «Nuevo pedido».
  3. En el panel «Comanda» de la derecha, elige el «Tipo de servicio» y la mesa como siempre.
  4. Abre el desplegable «Cliente (opcional)».
  5. Elige al comensal por su nombre y apellidos.
  6. Arma el pedido y guárdalo como de costumbre.

Para dejarlo sin nombre, deja el desplegable en «Sin cliente...».

Ojo: este desplegable trae los primeros 200 clientes de la libreta y no tiene buscador. Si tienes más y el que quieres no sale, déjalo en «Sin cliente...» y elígelo al cobrar, que ahí sí hay buscador.

Si la libreta está vacía, el desplegable «Cliente (opcional)» ni siquiera aparece.

Cambiar el cliente al cobrar

Al abrir una cuenta para cobrarla, el panel de la derecha tiene una caja «Cliente». Si el pedido traía uno, sale su nombre; si no, sale «Consumidor Final».

  1. Entra a Salón → Cobrar.
  2. Pulsa la cuenta que vas a cobrar.
  3. En el panel de la derecha, busca la caja «Cliente».
  4. Pulsa «Elegir» —o «Cambiar», si ya tenía uno—.
  5. Se abre la ventana «Buscar Cliente».
  6. Elige al cliente como se explica aquí abajo.

Lo que quede elegido en esa caja es lo que se guarda al cerrar la cuenta. Cambiarlo aquí no toca el pedido ni la comanda de la cocina.

Usar la ventana «Buscar Cliente»

Ventana Buscar Cliente

  1. El campo de búsqueda. Encima dice «Buscar por nombre, apellido o identificación». Escribe y espera medio segundo: la lista se llena sola, sin pulsar nada.
  2. Cada ficha encontrada. El nombre completo arriba y, debajo, el correo y la identificación.
  3. Seleccionar. Pulsa en cualquier parte de la ficha. La ventana se cierra y el cliente queda puesto.
  4. Cancelar. Cierra sin cambiar nada.

Mientras busca, la ventana dice «Cargando...». Antes de escribir nada dice «Busca un cliente» — «Escribe el nombre, apellido o identificación del cliente».

Ojo: este buscador no busca por correo, aunque el correo salga en la ficha. Busca por identificación, nombre y apellidos.

Si no aparece nadie, sale «No se encontraron clientes» — «Intenta con otros términos de búsqueda», y debajo el botón «Crear Cliente», que abre la ventana de alta sin salir del cobro. Al guardarlo, el buscador repite la búsqueda solo y ya te lo muestra para «Seleccionar».

Confirmar el cliente antes de cerrar la cuenta

En el asistente de cierre, el paso del pago vuelve a mostrar la caja «Cliente» con un botón «Cambiar». Es la última oportunidad de corregirlo.

  1. Revisa el nombre que sale en «Cliente».
  2. Si no es el correcto, pulsa «Cambiar» y elígelo en «Buscar Cliente».
  3. Sigue con el cobro.

Si vas a emitir factura electrónica y la cuenta no tiene cliente, el asistente te avisa con «Se facturará a Consumidor Final» — «Es válido ante la DIAN para una mesa que no pidió factura, pero consume un número de la resolución. Si el cliente la pidió a su nombre, elígelo antes de continuar.», y trae un botón «Elegir cliente» dentro del mismo aviso.

Con la casilla «Emitir factura electrónica a la DIAN» encendida, debajo te dice a nombre de quién va: «La cuenta no tiene cliente identificado: se emitirá a Consumidor Final (NIT 222222222222).» o «Se emitirá a nombre del cliente de la cuenta.».

Ojo: una vez cerrada la cuenta, el cliente que quedó no se cambia desde el cobro. Y una factura ya emitida a la DIAN no se corrige cambiando el cliente: eso se arregla con una nota crédito.

Facturarle a otro cliente una venta ya cobrada

Si la cuenta se cerró sin cliente y después el comensal pide la factura a su nombre, todavía se puede — siempre que esa venta no tenga factura todavía.

Ojo: esto no solo cambia la factura. La propia pantalla lo advierte: «Al facturar a otro cliente, la venta también queda a nombre de ese cliente.». En cuanto pulsas la ficha del cliente, la factura sale: no hay una segunda confirmación. Y emitir ante la DIAN no se deshace: si te equivocas de cliente, toca nota crédito.

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas. A esta pantalla entran ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO; un mesero no.
  2. Abre la venta.
  3. En el bloque «Factura electrónica (DIAN)», pulsa «Facturar a otro cliente».
  4. En «Buscar Cliente», escribe la cédula o el nombre.
  5. Pulsa la ficha del cliente.
  6. La factura se emite a su nombre y la venta queda reasignada.

El bloque «Factura electrónica (DIAN)» solo sale si el negocio tiene la facturación electrónica encendida. Si no la ves, la venta se queda como está.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cobro sin elegir cliente? Nada malo. La cuenta se cierra igual. En Caja → Cuentas cobradas, la columna «Cliente» de esa venta queda con una raya (—), y si emites factura sale a nombre del consumidor final genérico de la DIAN.

¿El cliente que elijo al cobrar se guarda en el pedido? No. Queda guardado en la cuenta cobrada, que es lo que importa para la factura.

¿Puedo buscar un cliente por su correo? En la ventana «Buscar Cliente» no. En la lista de Administración → Clientes sí: ahí «Buscar» mira nombre, correo e identificación.

¿Sirve para buscar la cuenta después? Sí. En Salón → Cobrar, el buscador de arriba encuentra la cuenta por el nombre del cliente —el nombre, no los apellidos—, además de por mesa, número de pedido y mesero. El recuadro solo dice «Mesa, número de pedido o mesero», pero el nombre del cliente también cuenta.

¿Y en los domicilios de las plataformas? Esos traen el nombre del comensal desde Uber Eats, DiDi Food o Rappi y no salen de esta libreta.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se encontraron clientes» — «Intenta con otros términos de búsqueda» No hay nadie con ese texto en la identificación, el nombre o los apellidos. El correo no se busca aquí. Prueba con la cédula, o con el apellido solo. Si de verdad no existe, pulsa «Crear Cliente».
La ventana se queda en «Cargando...» El servidor no responde. Cierra con «Cancelar», comprueba que el servidor esté encendido y vuelve a abrirla.
En «Buscar Cliente» sale un cliente que ya habías eliminado El buscador del cobro también alcanza a los de la papelera. Elige otro. Si te lo topas seguido, restáuralo o corrige su ficha en Administración → Clientes.
El cliente no aparece en «Cliente (opcional)» al tomar el pedido Ese desplegable solo trae los primeros 200 clientes y no busca. También pasa si el cliente está en la papelera. Deja «Sin cliente...» y elígelo al cobrar, donde hay buscador.
No sale el desplegable «Cliente (opcional)» La libreta de clientes está vacía, o no cargó. Crea el cliente en Administración → Clientes y vuelve a entrar a «Nuevo pedido».
En el cobro dice «Consumidor Final» y tú elegiste a alguien El pedido se guardó sin cliente, o lo cambiaste en otra pestaña. Pulsa «Elegir» y ponlo otra vez antes de cerrar la cuenta.
«Solo se pueden facturar ventas completadas.» Esa venta no está completada, así que «Facturar a otro cliente» está apagado. Termina de cobrarla y vuelve a entrar a la venta.

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