Órdenes de compra

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Órdenes de compra. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Una orden de compra es el pedido que le haces a un proveedor: tantas cajas de tomate, tantos bloques de queso, para tal día. Queda guardada con su número, su fecha y su estado, así que cualquiera puede mirar qué se pidió y qué falta por llegar. Cuando el camión descarga, confirmas la recepción desde la misma orden y esa mercancía entra sola al stock de tu sede, con su costo.

Pantalla de Órdenes de compra

  1. Órdenes de compra. La sección vive dentro de Insumos, al lado de Proveedores. Arriba del todo la pantalla se titula «Órdenes de Compra» y debajo dice «Pedidos de insumos a proveedores».
  2. Nueva OC. Abre la pantalla para armar una orden. Si todavía no has creado ninguna, en el centro sale el botón Crear primera OC, que hace lo mismo.
  3. Tarjetas por estado. Cuántas órdenes hay en cada estado. Pulsa una y la lista se queda solo con esas; púlsala otra vez y vuelven todas.
  4. Filtros. «Buscar» filtra por número de orden y por nombre del proveedor. «Estado» hace lo mismo que las tarjetas de arriba, desde una lista.
  5. La tabla. Una fila por orden, con «N° Orden», «Proveedor», «Fecha», «Estado» y «Líneas» —cuántos renglones tiene—. Encima de la tabla te dice cuántas estás viendo: «Mostrando 3 de 12 órdenes».
  6. Ver →. Abre la orden. Desde ahí se confirma la recepción y se cancela.

Cómo va una orden de principio a fin

De crear la orden a que entre el stock

Una orden nace en «PENDIENTE» y se queda ahí hasta que alguien confirme que la mercancía llegó. Confirmarla es lo que hace subir el stock: mientras esté pendiente, el inventario no se mueve ni un gramo. Si el pedido se cae antes de que llegue, se cancela y ahí termina.

En esta sección

  • Esta página — la lista, los filtros, los estados y cómo cancelar una orden.
  • Crear una orden de compra — el proveedor, el número, las fechas y los renglones con su cantidad y su precio.
  • Recibir la mercancía — confirmar la llegada para que entre al stock y se actualice el costo.

Antes de empezar

Necesitas el proveedor creado. Se crea en Insumos → Proveedores con Nuevo Proveedor. Sin ninguno, la lista «Proveedor» de la orden solo muestra «Seleccionar proveedor...» y no vas a poder guardar.

Necesitas los insumos creados. En la orden eliges presentaciones —lo que la pantalla llama «variantes»—, y salen de Insumos → Productos. Lo que no esté creado ahí no se puede pedir. Si eres DUENO no tienes esa entrada en el menú: el mismo catálogo está en Administración → Gestión de productos.

Esta terminal tiene que tener sucursal elegida. La orden se guarda a nombre de la sucursal de la terminal, y esa es la sede donde entrará la mercancía cuando la recibas. La sucursal se elige en Configuración → Sistema. Sin ella, al guardar sale «Sin sucursal» — «No se detectó sucursal activa.» Esa pantalla es solo para ADMIN, DUENO y GERENTE: si eres ALMACENISTA, pídele a uno de ellos que elija la sucursal de esta terminal.

No hace falta turno de caja abierto. Las órdenes se crean y se reciben a cualquier hora, con la caja cerrada. Aquí tampoco se paga nada: la orden no mueve plata.

Qué puede hacer cada rol:

Rol Qué puede hacer aquí
ADMIN, DUENO, GERENTE Todo: crear órdenes, confirmar la recepción y cancelar.
ALMACENISTA Crear órdenes y confirmar la recepción. El botón Cancelar OC no le aparece.

Buscar una orden

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. En «Buscar» escribe parte del número de la orden («000012») o del nombre del proveedor («distribuidora»).
  3. Si quieres, en «Estado» elige «Pendiente», «Procesando», «Recibida» o «Cancelada». De fábrica está en «Todos los estados».
  4. Para volver a verlas todas, borra la búsqueda y deja «Estado» en «Todos los estados».

Las tarjetas de colores de arriba son otro atajo para lo mismo: pulsar la de «RECIBIDA» deja solo las recibidas, y volverla a pulsar quita el filtro.

La búsqueda mira el número y el proveedor, nada más: no busca por lo que la orden lleva dentro.

Cuando no queda nada en la lista, la pantalla dice «No hay órdenes» y debajo «No hay órdenes que coincidan con los filtros.» Si todavía no has creado ninguna, el texto es «Aún no has creado ninguna orden de compra.» y sale el botón Crear primera OC.

Qué significa cada estado

Estado Qué significa
«PENDIENTE» La orden está hecha y esperando la mercancía. Es el único estado en el que se puede cancelar.
«PROCESANDO» Se confirmó la recepción pero algún renglón quedó sin recibir. Se puede volver a confirmar.
«RECIBIDA» Ya llegó todo. El stock subió y el costo de compra se actualizó.
«CANCELADA» La orden se anuló. No se puede recibir ni reabrir.

Al confirmar la recepción se marcan de una vez todos los renglones pendientes, así que lo normal es que una orden pase de «PENDIENTE» a «RECIBIDA» sin escala.

Abrir una orden

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Busca la fila de la orden.
  3. A la derecha del todo, pulsa Ver →.

Arriba verás OC con su número y, al lado, la etiqueta de color con el estado. Debajo, cinco recuadros: «Proveedor», «Sucursal», «Fecha orden», «Fecha esperada» y «Total». Más abajo, «Líneas» con lo que se pidió. Un dato que no se llenó sale como «—».

Para volver a la lista, pulsa ← Órdenes de compra, arriba a la izquierda.

Lo que se hace desde aquí está en Recibir la mercancía.

Cancelar una orden

Cancelar sirve para el pedido que se cayó: el proveedor no lo va a despachar, o te equivocaste al armarlo. La orden no se borra —se queda en la lista con la etiqueta «CANCELADA»— pero ya no se puede recibir nunca más.

Ojo: esto no se puede deshacer y el botón no pregunta nada: apenas lo pulsas, la orden queda cancelada. No hay forma de devolverla a «PENDIENTE» ni de recibirla después. Si el pedido sigue en pie, no lo toques.

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Abre la orden con Ver →.
  3. Comprueba arriba que la etiqueta diga «PENDIENTE» y que el número sea el que quieres anular.
  4. Arriba a la derecha, pulsa Cancelar OC.
  5. Sale «OC cancelada» — «La orden fue marcada como cancelada.» Pulsa Aceptar.
  6. La etiqueta de arriba pasa a «CANCELADA» y el botón desaparece.

Cancelar no toca el stock ni los costos: como la mercancía nunca entró, no hay nada que devolver. Si lo que quieres es corregir una orden, no se puede: cancélala y crea otra.

El botón Cancelar OC solo aparece si la orden está en «PENDIENTE» y tu usuario es ADMIN, DUENO o GERENTE.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una orden que ya guardé? No. Una orden guardada no se cambia: ni el proveedor, ni las fechas, ni los renglones. Si está en «PENDIENTE», cancélala y crea otra.

Escribí un número de orden y quedó guardado otro. ¿Por qué? Porque ese número ya lo tenía otra orden. Cuando pasa, el sistema le pone el siguiente de la serie «OC-000001», «OC-000002»… Revisa el número en la lista después de guardar.

¿Veo las órdenes de las otras sedes? Sí. La lista trae las de todas las sucursales y la tabla no dice de cuál es cada una. Ábrela con Ver → y míralo en el recuadro «Sucursal».

¿Puedo recibir solo una parte del pedido? No. Al confirmar se marcan todos los renglones pendientes de esa orden: «No es posible recibir líneas parciales.»

¿La orden descuenta plata de la caja? No. Aquí no se paga nada. La orden deja constancia del pedido y, al recibirla, de la entrada de mercancía; el pago al proveedor se maneja por fuera.

Desde Proveedores hay un botón «Ver OC». ¿Filtra por ese proveedor? Te trae a esta pantalla, pero con la lista completa. Escribe el nombre del proveedor en «Buscar» para quedarte solo con las suyas.

¿Se puede borrar una orden? Desde esta pantalla no. Lo más parecido es cancelarla, y solo mientras esté en «PENDIENTE».

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No hay órdenes» — «Aún no has creado ninguna orden de compra.» No hay ninguna orden creada todavía. Pulsa Crear primera OC.
«No hay órdenes» — «No hay órdenes que coincidan con los filtros.» Hay órdenes, pero ninguna cuadra con lo que escribiste en «Buscar» o con el «Estado» elegido. Borra la búsqueda y pon «Estado» en «Todos los estados».
La pantalla se queda en «Cargando órdenes...» El servidor no responde. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.
La lista sale vacía y sabes que hay órdenes No se pudo hablar con el servidor: cuando la consulta falla, la pantalla se dibuja sin filas. Sal y vuelve a entrar a Insumos → Órdenes de compra. Si sigue vacía, revisa la red.
«Orden no encontrada.» El enlace apunta a una orden que ya no existe. Pulsa Volver y ábrela desde la lista con Ver →.
«Error» — «No se pudo cancelar la orden.» El servidor rechazó la cancelación. Vuelve a la lista, abre la orden otra vez y repite.
«Error» — «Ocurrió un error al cancelar.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.
No aparece el botón Cancelar OC La orden ya no está en «PENDIENTE», o tu usuario es ALMACENISTA. Si hay que anularla, pídeselo a un usuario ADMIN, DUENO o GERENTE. Una orden recibida ya no se cancela.
No ves «Órdenes de compra» en el menú Tu plan no incluye este módulo, o tu usuario no es ADMIN, DUENO, GERENTE ni ALMACENISTA. Habla con tu proveedor, o entra con un usuario que tenga uno de esos roles.
«Módulo no incluido» — «Proveedores y órdenes de compra» no está incluido en el plan contratado. Entraste por un enlace viejo a una sección que tu plan no tiene. Pulsa Volver al inicio y habla con tu proveedor si lo necesitas.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia de esta terminal caducó o no se ha renovado. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» — «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia en ese momento. Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando.

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