Detalle de una cuenta

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas → la lupa de una fila. Hace falta comprarlo aparte: no. El bloque de la factura electrónica, sí.

La ficha de un cobro: qué platos entraron, cuánto se cobró de impuesto, cuánto de propina, quién cobró y con qué caja. Desde aquí se saca otra copia por la impresora, se emite la factura electrónica de una cuenta que se cobró sin cliente, y —si tienes permiso— se anula.

Para llegar: entra a Caja → Cuentas cobradas, encuentra la cuenta y pulsa la lupa del final de su fila.

Detalle de una cuenta cobrada

  1. Volver. Te devuelve a la pantalla anterior. La lista vuelve a abrirse en Hoy.
  2. Reimprimir. Vuelve a sacar la cuenta por la impresora térmica de esta terminal.
  3. Anular. Deshace el cobro. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE, y solo si la cuenta no está ya anulada. → Anular una cuenta
  4. Consumo. Una línea por cada cosa cobrada, con la cantidad delante y el total a la derecha. Si al pedir se anotó de quién era el plato, el nombre sale en pequeño debajo.
  5. Los totales. Subtotal y Total salen siempre; los impuestos, Domicilio, Cupón y Propina, solo si tienen algo.
  6. Los datos del cobro. Cliente, Cobró, Método de pago y Caja. Si la cuenta tiene notas, sale también Observaciones.
  7. Factura electrónica (DIAN). Este bloque solo existe si el negocio tiene el módulo encendido. → Facturas electrónicas

Cómo se lee la ficha

Arriba, el número de la cuenta (tipo V-000128) y, debajo, la fecha larga del cobro con la mesa al lado. Si la cuenta está anulada, junto al número sale la etiqueta roja Anulada y el botón Anular desaparece.

En Consumo, un combo sale como un solo renglón con su nombre comercial y su precio. Lo que lleva dentro no se desglosa en pantalla; sí sale en el papel cuando reimprimes.

Los totales, línea por línea:

Línea Qué es
Subtotal Lo que suman los platos, antes de impuestos
El nombre del impuesto Una línea por cada impuesto cobrado, con su nombre tal cual está configurado
Domicilio El costo del envío. Solo sale si lo hubo
Cupón El descuento del cupón, en negativo y en verde. Solo sale si se usó uno
Propina Lo que dejaron, con el nombre del mesero al lado. Solo sale si hubo
Total Lo que efectivamente se cobró, propina incluida

Los datos del cobro:

Campo Qué dice
Cliente El nombre del cliente. Si se cobró sin identificar a nadie, dice Consumidor Final
Cobró Quien cerró la cuenta
Método de pago Sale en mayúsculas: EFECTIVO, TARJETA o TRANSFERENCIA. Si se pagó entre varios, los demás pagos salen debajo en pequeño, con un más delante
Caja El número de la caja donde se cobró
Observaciones Solo aparece si la cuenta tiene notas. Una cuenta anulada trae aquí el texto «Anulada: Anulada desde el detalle»

Reimprimir la cuenta

  1. Abre la cuenta desde Caja → Cuentas cobradas.
  2. Pulsa Reimprimir, arriba a la derecha.
  3. Espera. Si la cuenta tiene factura electrónica en trámite, la aplicación aguarda hasta ocho segundos a que la DIAN la acepte antes de mandar el papel; así el código QR sale con el CUFE y no con el número interno de la cuenta.

El papel es el mismo que salió al cobrar. Con el diseño de fábrica trae, en este orden: el logo y los datos del negocio, el título CUENTA, el número del pedido, la mesa —o el tipo de servicio—, el mesero, la fecha, los datos del cliente si lo hay, la tabla CANT / PLATO / P.U. / TOTAL, los totales, un código QR con el número de la cuenta, «¡Gracias por su visita!» y «Este documento no es una factura de venta.».

Tres cosas que sorprenden del papel reimpreso:

  • La línea «Fecha:» es la de ahora, no la del cobro. La fecha real del cobro está en la pantalla, debajo del número de la cuenta.
  • Lista los platos del pedido completo. Si la mesa se dividió en varias cuentas, el papel enumera todo lo que se pidió en esa mesa, aunque los totales de abajo sean solo los de esta cuenta. Para saber qué se cobró exactamente en esta cuenta, mira el bloque Consumo de la pantalla.
  • Si la cuenta cubre más de un pedido, imprime el primero. Es raro, pero pasa cuando se cobraron dos pedidos juntos.

Otros detalles del papel:

  • Los combos salen con su nombre y su precio, y debajo, sangradas y sin precio, las cosas que llevan dentro.
  • Si la cuenta tiene factura electrónica aceptada, el código QR lleva el CUFE en vez del número de la cuenta, y debajo se lee escrito.
  • El papel nunca dice cómo se pagó. La plantilla de la cuenta no ofrece ningún bloque con las formas de pago, así que no hay manera de añadirlo. Eso se mira en pantalla, en Método de pago.
  • De fábrica tampoco trae los datos de la DIAN. El bloque Factura electrónica (CUFE y QR) existe, pero hay que añadirlo a la plantilla.
  • Con Factura electrónica (CUFE y QR) puesto y el documento ya aceptado, el papel imprime FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA con su número; y si hubo propina añade «La propina no hace parte de la factura electrónica.».

El diseño del papel —qué bloques salen y en qué orden— se cambia en Configuración → Impresión. → Plantillas de impresión

Ojo: Reimprimir aparece apagado si la cuenta ya no tiene un pedido detrás. En ese caso no hay forma de sacarla en papel desde aquí.

Facturar una cuenta a la DIAN

Solo si el negocio tiene el módulo de facturación electrónica. El bloque Factura electrónica (DIAN) está al final de la ficha; si no lo ves, es que tu plan no lo incluye o que todavía no está encendido, y el resto de la ficha se ve igual que siempre.

Cuando la cuenta todavía no tiene documento, el bloque dice «Esta venta todavía no tiene factura electrónica.» y ofrece dos botones:

  1. Pulsa Facturar a la DIAN para emitirla al cliente que ya tiene la cuenta.
  2. O pulsa Facturar a otro cliente, busca el cliente y elígelo.

Ojo: al facturar a otro cliente, la cuenta también queda a nombre de ese cliente. La propia pantalla lo avisa: «Al facturar a otro cliente, la venta también queda a nombre de ese cliente.». No se puede volver atrás desde aquí.

Si sale bien, aparece «Factura emitida» con el número que dio la DIAN. Si el documento se registró pero la DIAN todavía no lo acepta, sale «Factura sin aceptar» con el motivo.

Una cuenta anulada no se puede facturar: el bloque muestra el aviso «Solo se pueden facturar ventas completadas.» y los dos botones quedan apagados.

Con el documento ya emitido, el bloque muestra su estado —Pendiente de envío, Enviada, esperando DIAN, Aceptada por la DIAN, Rechazada o Con error—, el Número: y el CUFE:, y estos botones:

Botón Qué hace
Descargar PDF Guarda el documento en el computador
Descargar XML Guarda el archivo del documento en el computador
Ver documento Abre la representación gráfica en el navegador del sistema
Reintentar emisión Vuelve a intentarlo. Solo sale si el documento no está aceptado
Emitir nota crédito Anula el documento ante la DIAN. Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE, y solo con la factura aceptada

Las notas crédito que existan se listan al final, bajo el título Notas crédito, cada una con sus botones PDF, XML y Ver.

Todo lo demás sobre estos documentos está en Facturas electrónicas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir un plato o el total de esta cuenta? No. Una cuenta cerrada no se edita. Si está mal, se anula y se vuelve a cobrar. → Anular una cuenta

¿Por qué el papel trae platos que esta cuenta no cobró? Porque el papel se arma con el pedido de la mesa y los totales de la cuenta. En mesas divididas se nota. Lo que se cobró de verdad es lo que sale en Consumo, en pantalla.

¿Puedo reimprimir desde otra terminal? Sí, siempre que esa terminal tenga impresora térmica configurada. El papel se arma con los datos del servidor.

¿Por qué el método de pago sale en mayúsculas? Porque en la ficha se muestra tal cual está guardado. En la lista, en cambio, sale escrito normal: Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Mixto.

¿Dónde veo el vuelto que se le dio al cliente? Aquí no, y en el papel tampoco. El cambio solo se ve mientras cobras, en Salón → Cobrar.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se encontró la cuenta» — «Puede que se haya eliminado.» Entraste a una cuenta que ya no está, o el servidor no la devolvió. La aplicación te devuelve sola a la lista; cierra el aviso con Aceptar y búscala otra vez por su número.
Reimprimir está apagado Esa cuenta no tiene un pedido detrás del cual sacar el papel. No se puede imprimir desde aquí. Si tiene factura electrónica, usa Descargar PDF.
«Sin pedido asociado» — «Esta cuenta no tiene un pedido del cual reimprimir.» Lo mismo que arriba. Igual: usa el PDF de la factura electrónica si lo hay.
«Error de impresión» — «Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.» Esta terminal no tiene impresora térmica elegida. No se elige en Restaurante: llega desde NeoGestify al iniciar sesión. Pídele a quien montó el equipo que se la configure. La cuenta ya está guardada; reimprímela cuando esté. → Plantillas de impresión
«Error de impresión» — «Error enviando la cuenta a imprimir remotamente» La impresora es de red y no respondió. Comprueba que el computador de la impresora esté encendido y en la misma red.
«Error de impresión» — «Host o token no disponibles» La sesión se perdió mientras estabas en la ficha. Sal y vuelve a entrar a la aplicación.
El papel sale con la fecha de hoy La reimpresión escribe la fecha del momento de imprimir. La fecha real del cobro está en pantalla, debajo del número de la cuenta.
El papel sale sin el número de la DIAN La plantilla no tiene puesto el bloque Factura electrónica (CUFE y QR) —de fábrica no viene—, el documento no estaba aceptado todavía, o esa cuenta nunca se facturó. Añade el bloque en Configuración → Impresión y mira el estado en Factura electrónica (DIAN). → Plantillas de impresión
El papel no dice con qué se pagó El papel de la cuenta no imprime las formas de pago, y no hay bloque para añadirlas. Míralo en pantalla, en Método de pago.
No aparece el bloque Factura electrónica (DIAN) Tu plan no incluye ese módulo, o está apagado. Habla con tu proveedor. → Facturas electrónicas
«Solo se pueden facturar ventas completadas.» La cuenta está anulada. Una cuenta anulada no se factura. Cobra otra vez lo que corresponda.
«No se pudo facturar» — «Factus rechazó la solicitud.» El proveedor de facturación rechazó el documento. Revisa los datos del cliente y la configuración del módulo. → Configurar la facturación electrónica
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» La terminal perdió el enlace con el servidor del negocio. Espera y reintenta. Si sigue, mira Primeros pasos.
«No se pudo descargar el PDF» o «No se pudo descargar el XML» El documento todavía no tiene archivo, o el proveedor no lo devolvió. Espera a que quede Aceptada por la DIAN y vuelve a intentarlo.
«Abre el enlace en tu navegador» Ver documento no pudo abrir el navegador solo. El enlace queda copiado: pégalo en tu navegador.
No ves el botón Anular Tu rol no puede anular, o la cuenta ya está anulada. Pídeselo a un gerente. → Anular una cuenta
No ves el botón Emitir nota crédito Solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE, y solo con la factura aceptada. Pídeselo a un gerente.

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