Cobrar

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Cobrar. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la pantalla que cierra la cuenta de una mesa. Entras, eliges la cuenta que pide la cuenta, marcas lo que se va a pagar —la mesa entera o solo lo de un comensal—, aplicas cupón y propina si hacen falta, eliges con qué paga el cliente y pulsas un botón que abre un asistente: cobra, emite la factura electrónica si el negocio la usa e imprime. Cuando ya no queda nada pendiente en el pedido, la mesa se suelta sola.

Pantalla Cobrar

Cobrar. La entrada del menú, dentro del grupo Salón.
Buscador. Escribe la mesa, el número de pedido o el mesero. Filtra mientras escribes; no hay que pulsar Enter.
Tarjeta de la cuenta. Una por pedido abierto. Se pulsa entera para entrar a cobrarla. Si el pedido no es de mesa, arriba sale el tipo de servicio en mayúsculas: MOSTRADOR o DOMICILIO.
Estado. Entregado cuando la comida ya salió completa, En curso mientras todavía hay algo en cocina. Las dos se pueden cobrar.
Total y tiempo. Lo que lleva acumulado el pedido y cuánto tiempo lleva abierto. La lista viene ordenada por antigüedad: arriba la cuenta más vieja, que suele ser la que está esperando.

Arriba a la izquierda, debajo del título, sale el conteo: 3 cuentas abiertas · $412.000 en el salón.

Cómo va un cobro de principio a fin

Flujo del cobro

Ojo: el único paso que no se puede deshacer desde aquí es el botón verde que cobra. En ese momento la cuenta queda guardada, el cupón consume un uso y —si lo pediste— sale la factura electrónica. Para revertirla hay que anularla desde Cuentas cobradas, y eso solo lo puede hacer un administrador, el dueño o un gerente.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que estar en su sitio. Las dos primeras te avisan solas.

Esta terminal tiene que saber en qué sucursal está. Si no, al entrar a Cobrar sale Sin sucursal seleccionada con el texto «Elige la sucursal de esta terminal en Configuración → Sistema.» y dos botones: Sí, continuar, que te lleva allí, y Cancelar, que te deja en la lista vacía.
Esta terminal tiene que tener una caja asignada y con turno abierto. Al abrir una cuenta concreta, si a la terminal le falta la caja sale Terminal sin turno configurado con el texto «Para operar esta terminal debe tener un turno/caja asignado. Ve a Configuración → Sistema.» y el mismo par de botones. Y si la caja existe pero no tiene turno abierto, se abre sola la ventana Abrir Turno con este aviso: «Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.» → Cajas y turnos
El pedido tiene que existir y no estar cancelado. Solo aparecen en la lista los pedidos que todavía están vivos en el salón. Un pedido cancelado no se puede cobrar.

Un turno se considera abierto durante 18 horas desde que se abrió. Es a propósito: un restaurante cierra pasada la medianoche y el turno de las 6 de la tarde sigue siendo el mismo a las 2 de la mañana. Pasadas esas 18 horas el turno ya no vale, y lo que se abre solo no es Abrir Turno sino Arqueo de Caja: hay que cerrar el turno viejo primero. → Cajas y turnos

Lo que se hace desde esta pantalla

Tarea	Dónde está explicada
Marcar y desmarcar líneas, usar Todo y Nada, y repartir la cuenta entre varios grupos	Dividir la cuenta
Aplicar un cupón por su código, quitarlo, y elegir el porcentaje de propina o un monto libre	Cupón y propina
Elegir el método principal, agregar pagos adicionales y ver el cambio	Formas de pago y cambio
Cobrar con el asistente, emitir la factura electrónica e imprimir la cuenta	Cerrar la cuenta

Lo que sigue son las tareas cortas que no dan para archivo propio.

La pantalla de una cuenta

Al pulsar una tarjeta entras aquí. Es donde se hace todo.

Pantalla de cobro de una cuenta

Volver. Sale sin cobrar nada. Lo que hayas marcado se pierde, pero no pasa nada: nada de esto se guarda hasta que cobras.
Qué se cobra. El contador dice cuántas líneas llevas marcadas del total: 2 de 6.
Todo y Nada. Marcan y desmarcan las líneas de golpe. → Dividir la cuenta
Marcar los 4 / Quitar los 4. El mismo atajo, pero solo para el grupo de ese comensal. El encabezado del grupo es el nombre que el mesero le puso a la ronda; lo que no lleva nombre va al final, bajo Sin nombre.
Cliente. A nombre de quién queda la cuenta. Sin elegir a nadie sale Consumidor Final.
Cupón. Escribe el código y pulsa Aplicar. → Cupón y propina
Propina. Sin propina, uno de los porcentajes, o Monto libre.
Pago. El Método principal y el botón Pagar entre varios métodos. → Formas de pago y cambio
Cobrar $55.000. Abre el asistente que cobra de verdad. Está apagado mientras no haya ninguna línea marcada. Justo encima está el resumen: Subtotal, los impuestos por nombre, Domicilio si lo hay, Cupón, Propina y Total.

Arriba a la derecha, si esta mesa ya se cobró en partes, aparece una etiqueta azul: 1 cuenta ya cobrada · $54.000.

Buscar la cuenta de una mesa

Entra a Salón → Cobrar.
Escribe en el buscador Mesa, número de pedido o mesero.
La lista se filtra sola mientras escribes.
Pulsa la tarjeta de la cuenta.

Puedes buscar por el número de la mesa, por el número del pedido (por ejemplo P-000118), por el nombre del cliente o por el nombre o el usuario del mesero que atendió.

Si no hay ninguna cuenta abierta, la pantalla muestra No hay cuentas por cobrar con el texto «Cuando un pedido esté en el salón aparecerá acá para cobrarlo.» y un botón Ir al tablero, que te lleva a Pedidos.

Atajo: desde el plano del salón también se llega. En Mesas, abre la mesa y pulsa Cobrar en el pedido. Vas a parar a la misma pantalla.

Asignar un cliente a la cuenta

Sirve para que la cuenta y la factura queden a nombre del cliente y no de Consumidor Final.

En el bloque Cliente, pulsa Elegir. Si ya hay uno, el botón dice Cambiar.
Se abre la ventana Buscar Cliente.
Escribe en Buscar por nombre, apellido o identificación. La búsqueda arranca sola después de un momento.
Pulsa la fila del cliente, o su palabra Seleccionar a la derecha.
La ventana se cierra y el nombre queda arriba, en el bloque Cliente.

Si el pedido ya venía con cliente, la pantalla lo trae puesto y no hay que hacer nada.

Si no aparece nadie, verás No se encontraron clientes con el texto «Intenta con otros términos de búsqueda» y un botón Crear Cliente para darlo de alta sin salir del cobro. → Clientes

Ojo: no hay botón para quitar el cliente una vez elegido. Solo se puede Cambiar por otro. Si te equivocaste y la cuenta no lleva cliente, sal con Volver y vuelve a entrar.

Cobrar una mesa completa

Es el caso de todos los días.

Entra a Salón → Cobrar y pulsa la tarjeta de la mesa.
Deja todas las líneas marcadas: al entrar vienen marcadas todas.
Si el cliente pide factura a su nombre, elígelo en Cliente.
Elige la propina: Sin propina o uno de los porcentajes.
Deja Efectivo en Método principal, o cambia a Tarjeta o Transferencia.
Comprueba el Total del resumen.
Pulsa Cobrar $…. Se abre el asistente. → Cerrar la cuenta

Ver lo que ya se cobró de esta mesa

Cuando una mesa se cobró en varias cuentas, la etiqueta azul de arriba a la derecha dice cuántas van y por cuánto: 2 cuentas ya cobradas · $98.000.

Las líneas que ya pagó otro grupo no vuelven a salir en la lista de Qué se cobra: la pantalla solo muestra lo que queda pendiente. Cuando no queda nada, en lugar de las líneas sale un aviso verde No queda nada por cobrar con el texto «Todas las líneas de este pedido ya se cobraron.»

Para ver el detalle de cada cuenta cobrada, entra a Caja → Cuentas cobradas. Esa sección la ven el administrador, el dueño, el gerente y el cajero; al mesero no le sale en el menú. → Cuentas cobradas

Abrir el turno sin salir de Cobrar

Si al entrar a una cuenta la caja no tiene turno abierto, la ventana Abrir Turno sale sola.

Escribe el Fondo inicial —el efectivo con el que arranca el cajón—. Puede ser 0.
Escribe las Observaciones. Son obligatorias.
Pulsa Abrir Turno.
Confirma en ¿Confirmar arqueo? con el botón Confirmar.
Sale Éxito — «Arqueo registrado correctamente.» y vuelves a la cuenta.

Si pulsas Cancelar, la aplicación te devuelve a la pantalla anterior sin cobrar. → Cajas y turnos

Preguntas frecuentes

¿Hace falta elegir cliente para cobrar? No. Sin cliente la cuenta queda a nombre de Consumidor Final, que es lo normal en una mesa que no pidió factura. Si el cliente la pide a su nombre, elígelo antes de cobrar.

¿La propina entra en la factura electrónica? No. La propina se cobra al cliente y aparece en la cuenta impresa, pero no viaja al documento que va a la DIAN. En el arqueo del turno también sale aparte, para que la separes antes de contar.

¿Cuándo se libera la mesa? Cuando ya no queda ninguna línea del pedido por cobrar. Si dividiste la cuenta, las primeras cuentas no sueltan la mesa: todavía hay gente comiendo con cuenta abierta.

¿Puedo cobrar dos veces el mismo plato? No. Si otra terminal ya cobró una línea, al intentar cobrarla el sistema la rechaza y te dice en qué cuenta se cobró.

¿Puedo reimprimir la cuenta después? Sí, si eres administrador, dueño, gerente o cajero: entra a Caja → Cuentas cobradas, abre la cuenta y pulsa Reimprimir. El mesero no ve esa sección.

¿Se puede anular una cuenta cobrada? Sí, desde Caja → Cuentas cobradas con el botón Anular, y solo si eres administrador, dueño o gerente. Los platos vuelven al saldo pendiente de la mesa.

¿Y si el pedido tiene costo de domicilio? El domicilio se cobra una sola vez, en la cuenta que liquida el pedido. Si estás cobrando solo una parte, el domicilio no aparece todavía.

¿Los precios de la carta llevan impuesto? Sí. El precio que ve el comensal ya incluye el impuesto; por eso en el resumen el Subtotal es menor que la suma de las líneas y el impuesto sale como un renglón aparte. Subtotal más impuestos vuelve a dar exactamente lo que dice la carta.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
«Sin sucursal seleccionada» — «Elige la sucursal de esta terminal en Configuración → Sistema.»	Esta terminal no tiene sucursal asignada.	Pulsa Sí, continuar y déjala configurada en Configuración → Sistema. → Configuración de la terminal
«Terminal sin turno configurado» — «Para operar esta terminal debe tener un turno/caja asignado. Ve a Configuración → Sistema.»	Esta terminal no tiene caja asignada.	Pulsa Sí, continuar y asígnale una caja en Configuración → Sistema. Sin caja no se puede cobrar aquí.
«Para cobrar hace falta un turno abierto en esta caja. Puedes cerrar este panel e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»	La caja no tiene un turno abierto vigente.	Llena Abrir Turno con el Fondo inicial y las Observaciones, y pulsa Abrir Turno. → Cajas y turnos
«Las observaciones son obligatorias.»	Pulsaste Abrir Turno con las Observaciones vacías.	Escribe algo, aunque sea «Apertura del turno de la noche».
«El fondo inicial no puede ser negativo.»	El Fondo inicial quedó en negativo.	Ponlo en 0 o en el efectivo real del cajón.
«No se encontró el pedido» — «Puede que lo hayan cancelado.»	El pedido ya no existe o lo cancelaron mientras lo abrías.	La pantalla te devuelve sola. Vuelve a la lista y comprueba en Pedidos qué pasó con ese pedido.
«No hay cuentas por cobrar» — «Cuando un pedido esté en el salón aparecerá acá para cobrarlo.»	No hay ningún pedido abierto en esta sucursal.	No es un error. Pulsa Ir al tablero para ver el estado de los pedidos.
«No queda nada por cobrar» — «Todas las líneas de este pedido ya se cobraron.»	Otra cuenta ya cobró todo lo que quedaba.	Nada que hacer. Mira el detalle en Caja → Cuentas cobradas.
«Cupón inválido» — «No existe, está inactivo o ya agotó sus usos.»	El código no existe, el cupón está apagado o ya se usó todas las veces permitidas.	Comprueba el código letra por letra. Si insiste, revísalo en Descuentos.
«Cupón sin regla» — «El cupón no tiene un descuento asociado.»	El cupón existe pero no tiene definido qué descuenta.	No se puede aplicar. Hay que arreglarlo en Descuentos.
«Pago insuficiente» — «Faltan $… para cubrir el total. Ajusta el monto recibido antes de continuar.»	Lo que anotaste no cubre el total. Siguiente se queda apagado.	Corrige el monto ahí mismo, en el primer paso del asistente. → Formas de pago y cambio
«La cuenta no tiene líneas que cobrar.»	Se envió el cobro sin ninguna línea marcada.	Marca al menos una línea con Todo o pulsando la línea.
«La cuenta trae la misma línea dos veces.»	La cuenta llegó al servidor con una línea repetida.	Sal con Volver, vuelve a entrar a la cuenta y márcala de nuevo. No se cobró nada.
«La línea … ya no existe en el pedido.»	El mesero quitó ese plato del pedido mientras cobrabas.	Sal con Volver y vuelve a entrar: la lista se recarga con lo que queda.
«El pedido P-000118 está cancelado.»	Cancelaron el pedido mientras lo cobrabas.	No se cobró nada. Revísalo en Pedidos.
«Uno de los platos ya fue cobrado en la cuenta V-000122. Recarga la cuenta para ver qué queda pendiente.»	Otra terminal cobró esa línea antes que tú. Es lo normal cuando dos personas cobran la misma mesa.	No se cobró nada. Sal con Volver, vuelve a entrar y marca solo lo que quede pendiente.
«No se pudo cobrar la cuenta.»	El servidor rechazó el cobro y no mandó un motivo.	No se cobró nada. Vuelve a intentar. Si se repite, avisa a quien administra el sistema.
«Listo» — «La cuenta quedó cobrada.» después de pulsar Cancelar o Cerrar	Este aviso sale al cerrar el asistente, tanto si cobró como si no.	Comprueba en Caja → Cuentas cobradas si la cuenta existe antes de darla por buena. Si repites el cobro con líneas que ya se cobraron, el servidor lo rechaza y te dice en qué cuenta quedaron.
La cuenta se cobró pero no salió papel	La impresora no está configurada en esta terminal, o no respondió. En el cobro esto no muestra ningún aviso.	No repitas el cobro. La impresora se elige en NeoGestify, no en Restaurante; pídeselo a quien montó el equipo. Cuando esté, reimprime desde Caja → Cuentas cobradas con Reimprimir. → Plantillas de impresión
El botón Cobrar $… está apagado	No hay ninguna línea marcada.	Pulsa Todo, o marca las líneas una por una.
La cuenta se cobró pero la mesa sigue ocupada	Quedan líneas del pedido sin cobrar.	Es lo esperado. La mesa se suelta cuando se cobre lo que falta. → Mesas