Trabajar con varias sucursales

Para quién: ADMIN y DUENO. La entrada Gestión de productos también le sale en el menú al GERENTE, pero al pulsarla lo devuelve a Inicio. Dónde está: Menú → Administración → Gestión de productos, Stock por sucursal, Mesas por sucursal, Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal. Hace falta comprarlo aparte: no. Solo Descuentos por sucursal va aparte.

Cada computador del negocio pertenece a una sede, y casi todas las pantallas del día trabajan con esa sede y nada más: el mesero ve las mesas de su local, el cajero cobra en la caja de su local. El grupo Administración es la excepción. Ahí, sin cambiarle la sucursal a esta terminal y sin moverte de la oficina, eliges en un panel lateral en qué sede estás trabajando y decides qué de la cadena se ofrece en cada local.

Las cinco entradas de ese grupo funcionan igual: un panel de sedes a un lado, y todo lo que hay al otro lado pasa a ser de la sede que elegiste. Este documento cuenta el patrón; las tareas largas están en las páginas de al lado.

Este módulo se compra aparte. Si no ves Descuentos por sucursal en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Vista general de una pantalla por sucursal

  1. El grupo Administración. Abajo del todo en el menú. Ahí, entre otras cosas, están las cinco entradas que trabajan sede por sede.
  2. «Todas las sucursales». Cuando la pantalla la ofrece, junta las cifras de toda la cadena. Mira La opción «Todas las sucursales».
  3. La sede en la que estás trabajando. El panel se titula Sucursales y debajo dice cuántas hay. La elegida queda resaltada en azul.
  4. El rótulo de control. Debajo del título de la pantalla siempre dice de qué sede es lo que estás viendo. Léelo antes de tocar nada.
  5. Los botones de crear. Lo que crees se guarda en la sede elegida, no en la de esta terminal.

Antes de empezar

  • Tienes que ser administrador o dueño. Otros roles también ven el grupo Administración, pero con otras entradas: Stock por sucursal, Mesas por sucursal, Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal solo se le muestran al administrador y al dueño. Gestión de productos también le sale al gerente, pero al abrirla sale «Acceso denegado» / «No tienes permiso para acceder a esta sección.» y te devuelve a Inicio. → Usuarios
  • Tienen que existir las sedes. Si el panel dice «0 sucursales» y está vacío, no hay nada que repartir. → Empresa y sucursales
  • Esta terminal no necesita tener sucursal elegida. Es lo que diferencia a estas pantallas de las del turno: Pedidos, Mesas, Stock, Cajas y turnos o el KDS te paran con «Sucursal no seleccionada»; estas cinco, no. Abren igual y tú eliges la sede a mano.
  • No hace falta ningún turno de caja abierto. Puedes trabajar aquí a cualquier hora, con el restaurante abierto o cerrado.
  • Con una sola sucursal casi no vas a necesitar estas pantallas. Cuando existe una única sede, cada presentación nueva que creas queda asignada a ella sola. Con dos o más, el reparto es tuyo.

Las cinco pantallas y qué decide cada una

Entrada del menú Qué se decide ahí Quién la ve
Gestión de productos Qué presentaciones de insumos se manejan en cada sede. Es la única que además copia y pega la configuración entre sedes. ADMIN y DUENO (al GERENTE le sale en el menú pero no lo deja entrar)
Stock por sucursal Cuánto hay en la despensa de cada sede, y dar de alta el inventario de una presentación en una sede. ADMIN y DUENO
Mesas por sucursal El salón de todos los locales: ocupación, alta y edición de mesas, y el plano de cada sede. ADMIN y DUENO
Cajas por sucursal Las cajas registradoras de cada local: crearlas, activarlas, desactivarlas y ver si tienen turno abierto. ADMIN y DUENO
Descuentos por sucursal Las promociones de cada sede. Las reglas y los cupones son de toda la cadena. ADMIN y DUENO, y solo si el plan incluye el módulo

Hay una sexta pantalla que hace lo mismo con la carta, pero vive en el grupo Carta y la abren también los gerentes: Platos por sucursal. Está contada aparte, en Platos por sucursal.

Lo que se hace desde aquí

Tarea Dónde está explicada
Asignar o quitar presentaciones de insumos en una sede, y copiar la configuración de una sede a otra Repartir los insumos entre las sedes
Consultar el stock de cualquier sede y ver o crear las mesas de otro local El stock y las mesas de otra sede
Crear cajas de otro local y manejar las promociones sede por sede Las cajas y las promociones de otra sede

Lo que sigue son las cosas cortas que valen para las cinco pantallas por igual.

Elegir la sucursal en la que estás trabajando

Es lo primero, siempre. Todo lo que hagas después va a parar a la sede que quede marcada.

  1. Mira el panel Sucursales. En Gestión de productos, Mesas por sucursal, Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal está pegado a la izquierda del contenido. En Stock por sucursal está escondido: se abre con el botón de arriba a la derecha, el que dice el nombre de la sede o «Todas las sucursales».
  2. Pulsa el nombre de la sede.
  3. Comprueba el rótulo de debajo del título: tiene que decir el nombre de la sede que querías.

La sede queda resaltada en azul y el contenido se rehace solo. En un celular o una tablet el panel está escondido: se abre con el botón de edificio de la esquina superior derecha y se cierra solo apenas eliges la sede.

No todas arrancan igual. Es la fuente número uno de confusiones:

Pantalla Con qué sede arranca
Gestión de productos Con ninguna. Arriba dice «Selecciona una sucursal para empezar» y no hay botones que pulsar.
Stock por sucursal Con «Todas las sucursales».
Mesas por sucursal Con «Todas las sucursales».
Cajas por sucursal Con la primera sede de la lista, ya marcada. No tiene opción de ver todas juntas.
Descuentos por sucursal Con la primera sede de la lista, ya marcada. No tiene opción de ver todas juntas.

Ojo: el panel muestra todas las sucursales de la empresa, no solo la de esta terminal. Antes de crear una mesa, una caja o una promoción, lee el nombre que aparece arriba: es muy fácil dar de alta las cosas en la sede de al lado.

La opción «Todas las sucursales»

La ofrecen dos pantallas, y en cada una significa algo distinto:

  • En Stock por sucursal aparece como primera opción del cajón, con la explicación «Stock total consolidado». Es la vista con la que abre la pantalla. Arriba se lee «Vista global · 3 sucursales» y los contadores suman la cadena entera.
  • En Mesas por sucursal aparece igual, con la explicación «Salón consolidado». Con ella puesta, las mesas salen agrupadas por sede, una sección debajo de la otra, y desaparecen las pestañas Lista y Plano del salón: el plano es de una sede concreta y no existe un plano de toda la cadena.

Cajas por sucursal y Descuentos por sucursal no la tienen: siempre estás mirando una sede. Gestión de productos tampoco: ahí, o eliges una sede, o no puedes hacer nada.

Qué se comparte entre sedes y qué no

Casi todas las llamadas de soporte nacen de confundir estas dos columnas.

Es de toda la cadena Es de cada sede
El producto y sus presentaciones: nombre, marca, código, unidad Qué presentaciones se manejan en la sede, y su stock
El plato: nombre, foto, descripción, minutos de preparación Qué platos se ofrecen en la sede
La receta del plato El consumo de insumos, que sale de la despensa de esa sede
Las categorías Los mínimos y máximos de stock, que se ponen sede por sede
Las reglas de descuento y los cupones Las promociones, que se guardan para una sede
Los proveedores Las mesas, los salones y el plano
Los roles y lo que puede hacer cada uno Las cajas registradoras y sus turnos, y el usuario, que pertenece a una sede
El precio de cadena de un plato El precio propio de la sede, cuando se le pone uno

La regla corta: la ficha es una sola; el reparto y las existencias son de cada local. Cambiar el nombre de un plato lo cambia en todos lados; quitarlo de una sede solo lo quita de ahí.

Poner en marcha una sede nueva

Cuando abres un local, no hay que volver a crear el catálogo: se hereda del que ya trabaja.

De la sede nueva al primer servicio

  1. Crea la sucursal en Configuración → Empresa. → Empresa y sucursales
  2. Copia los insumos de una sede que ya funcione, en Administración → Gestión de productos. → Repartir los insumos entre las sedes
  3. Copia la carta, en Carta → Platos por sucursal, y quita lo que ese local no vaya a servir. → Platos por sucursal
  4. Crea sus cajas en Administración → Cajas por sucursal. → Las cajas y las promociones de otra sede
  5. Crea sus mesas en Administración → Mesas por sucursal. → El stock y las mesas de otra sede
  6. Cuenta el stock inicial. Se hace presentación por presentación, desde Administración → Stock por sucursal.

Los pasos 4 y 5 no se pueden copiar: las cajas y las mesas se crean una por una en cada sede.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que ir hasta el otro local para configurarlo? No. Ese es justamente el punto de estas cinco pantallas: se trabaja sobre cualquier sede desde cualquier computador, siempre que entres con un usuario administrador o dueño.

¿Le cambia algo a esta terminal el hecho de elegir otra sede aquí? No. La sucursal de este computador sigue siendo la misma y se cambia en otro sitio, en Configuración → Sistema. → Configuración de la terminal

Soy gerente y veo «Gestión de productos», pero no me deja entrar. Es lo previsto: la entrada aparece en el menú, y la pantalla comprueba el rol por su cuenta y te devuelve a Inicio con «Acceso denegado». El reparto de insumos lo hace un administrador.

Soy dueño y en «Gestión de productos» los botones no hacen nada. También es lo previsto. El dueño ve toda la pantalla, pero quien puede asignar, quitar y copiar insumos es el administrador. Está contado en Repartir los insumos entre las sedes.

¿Por qué el mesero no ve estas pantallas? Cada quien ve en el menú lo que su rol permite. El mesero sí ve el grupo Administración, pero dentro solo le salen las entradas que puede usar, como Clientes. → Usuarios

Creé una presentación nueva y no aparece en ninguna sede. ¿Por qué? Porque con dos o más sucursales el reparto no se hace solo. Asígnala en Administración → Gestión de productos.

¿Hay alguna forma de copiar mesas o cajas de una sede a otra? No. Solo los insumos (Gestión de productos) y la carta (Platos por sucursal) se copian de una sede a otra. Las mesas y las cajas se crean a mano.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
En el grupo Administración no salen las entradas «por sucursal» Tu usuario no es administrador ni dueño. Cada rol ve en el menú solo lo que puede usar. Al gerente le sale Gestión de productos, pero no las otras cuatro. Pídele a un administrador que entre él, o que te revise el rol. → Usuarios
«Acceso denegado» — «No tienes permiso para acceder a esta sección.» Llegaste a una de estas pantallas sin el rol que pide. Le pasa al gerente en Gestión de productos, aunque la vea en el menú. Pulsa Aceptar: te devuelve a Inicio. Entra con un usuario administrador.
«Módulo no incluido», y debajo el nombre Descuentos y combos con la nota de que no está incluido en el plan contratado Descuentos por sucursal se compra aparte y tu plan no lo tiene. Pulsa Volver al inicio. Habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del computador caducó o no se ha podido renovar. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» — «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia: red, antivirus o un arranque a medias. Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando.
El panel dice «0 sucursales» y está vacío No hay sucursales registradas, o el equipo no alcanzó a traerlas. Revísalas en Empresa y sucursales. Si estaban, vuelve a entrar a la pantalla.
«Selecciona una sucursal para empezar» y no hay botones que pulsar Estás en Gestión de productos y todavía no elegiste sede. Pulsa una sucursal en el panel Sucursales.
Creaste una mesa, una caja o una promoción en la sede equivocada El panel muestra todas las sedes de la empresa y es fácil pulsar la de al lado. Se arregla a mano: abre lo que creaste y bórralo o corrígelo en la sede correcta.
Cambiaste algo aquí y en el otro local no se ve Los locales se ponen de acuerdo cuando sincronizan. No es inmediato. Espera un momento y vuelve a entrar a la pantalla. Stock por sucursal y Mesas por sucursal además tienen botón Recargar. Si el otro local está sin internet, lo verá cuando vuelva.
Los números de arriba y la lista no cuadran En Stock por sucursal, «Total Variantes» cuenta lo que se ve en la lista, y «Stock Bajo», «Stock Mínimo» y «Stock Normal» cuentan sobre el catálogo entero de la cadena. Fíate de la lista y del contador «Mostrando N de M variantes».

Relacionado