Anular una cuenta

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Caja → Cuentas cobradas → la lupa de una fila → Anular. Hace falta comprarlo aparte: no.

Anular es lo que se hace cuando se cobró algo que no era: la mesa equivocada, el plato equivocado, o el cliente que se arrepiente antes de irse. La cuenta no se borra; queda marcada como Anulada y sus platos vuelven a quedar pendientes de cobro, listos para volver a cobrarse bien.

Flujo de una anulación

Antes de empezar

  • Solo ADMIN, DUENO y GERENTE. A un CAJERO el botón Anular ni siquiera le aparece en la ficha de la cuenta.
  • No se puede deshacer. No hay ningún botón que devuelva una cuenta anulada a cobrada.
  • Una cuenta anulada no se puede volver a facturar. El bloque de la DIAN te dirá «Solo se pueden facturar ventas completadas.».
  • El dinero no se mueve solo. La aplicación cambia el estado de la cuenta; devolverle la plata al cliente es cosa tuya.

Anular la cuenta

Ojo: esto no se puede deshacer. Antes de seguir, comprueba que estás en la cuenta correcta: mira el número de arriba (tipo V-000128), la mesa y el total.

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas.
  2. Encuentra la cuenta. Si no está en el periodo que tienes abierto, pulsa Buscar y escribe su número.
  3. Pulsa la lupa del final de la fila.
  4. Comprueba en la ficha que es la cuenta que quieres anular.
  5. Pulsa Anular, arriba a la derecha.
  6. Lee la ventana que sale: ¿Anular esta cuenta? — «Sus platos vuelven a quedar pendientes de cobro. Si ya tenía factura electrónica aceptada, se emitirá la nota crédito que la anula ante la DIAN.».
  7. Pulsa Anular para confirmar, o Cancelar si te arrepientes.
  8. Sale «Cuenta anulada» — «Los platos volvieron al saldo pendiente.». Pulsa Aceptar.

La ficha se recarga sola: junto al número aparece la etiqueta roja Anulada, el botón Anular desaparece y, en el bloque de datos, Observaciones termina con el texto «Anulada: Anulada desde el detalle».

Qué cambia cuando anulas

En la cuenta. Pasa a estado Anulada. Sigue apareciendo en la lista, con la etiqueta roja, y se puede seguir abriendo y reimprimiendo.

En las cifras. Deja de sumar en Cuentas en esta página, Cobrado en esta página y Propinas. Y deja de contar en el saldo esperado del turno de caja abierto, así que el arqueo vuelve a cuadrar solo.

En el pedido y en la mesa. Los platos de esa cuenta vuelven a quedar pendientes de cobro. Si con eso al pedido le queda algo sin cobrar, el pedido se reabre y vuelve a aparecer en Salón → Cobrar, listo para cobrarse otra vez. → Cobrar

En la factura electrónica. Si la cuenta tenía un documento aceptado por la DIAN, se dispara sola la nota crédito que lo anula, siempre que en Configuración → Facturación electrónica siga puesto Emitir nota crédito al anular una cuenta —de fábrica lo está—. Va por su cuenta y puede tardar: revisa el bloque Factura electrónica (DIAN) de la ficha para ver si llegó. → Facturas electrónicas

Ojo: la mesa no se vuelve a marcar como ocupada. Si el salón la había pasado a Por limpiar o a Libre, ahí se queda; lo que se reabre es el pedido, no la mesa. → Mesas

Volver a cobrar lo que se anuló

  1. Entra a Salón → Cobrar.
  2. Busca el pedido: vuelve a estar en la lista de cuentas por cobrar.
  3. Cóbralo como cualquier otra cuenta, esta vez con los datos correctos.

Si el pedido no aparece, es porque a esa cuenta ya no le quedaba nada pendiente de otro sitio o porque el pedido se canceló. En ese caso hay que armar el pedido de nuevo. → Pedidos

Preguntas frecuentes

¿Anular borra la cuenta? No. Se queda en la lista con la etiqueta Anulada, y su ficha se puede seguir abriendo. Esa es la idea: que quede el rastro de lo que pasó.

¿Puedo anular solo un plato de la cuenta? No. Se anula la cuenta entera. Si solo sobra un plato, anúlala y vuelve a cobrar sin él.

¿Puedo escribir por qué la anulé? No hay casilla para el motivo. La aplicación deja siempre la misma nota en Observaciones.

¿Y si la cuenta ya estaba anulada? El botón Anular no aparece. No pasa nada: ya está hecho.

¿La nota crédito la tengo que pedir yo? No, sale sola al anular mientras esté puesto Emitir nota crédito al anular una cuenta en Configuración → Facturación electrónica. Si no llegó, en el bloque Factura electrónica (DIAN) hay el botón Emitir nota crédito para hacerlo a mano.

¿Puedo anular una cuenta de otro día o de otro turno? Sí. No hay límite de fecha ni hace falta el turno abierto. Ten en cuenta que el arqueo de un turno ya cerrado no se recalcula.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No ves el botón Anular Tu rol es CAJERO —solo lo ven ADMIN, DUENO y GERENTE— o la cuenta ya está anulada. Pídeselo a un gerente. Si ya tiene la etiqueta Anulada, no hay nada que hacer.
«No se pudo anular» — «Intenta de nuevo.» El servidor no aceptó la anulación: sin conexión, la cuenta ya no existe, o tu usuario no tiene permiso. Comprueba la conexión y reintenta. Si se repite, pídeselo a un ADMIN o a un DUENO.
Anulaste y el pedido no vuelve a Cobrar El pedido está cancelado, o ya no le quedaba nada pendiente. Arma el pedido de nuevo. → Pedidos
Anulaste y la mesa sigue marcada como Por limpiar Anular reabre el pedido, no la mesa. Cambia el estado de la mesa desde el salón. → Mesas
La nota crédito no aparece en el bloque de la DIAN Se emite por su cuenta y puede tardar; el proveedor la rechazó; o el aviso automático está apagado en Configuración → Facturación electrónica. Espera un momento y vuelve a abrir la ficha. Si sigue sin salir, usa Emitir nota crédito.
«No se pudo emitir» — «Factus rechazó la nota crédito.» El proveedor de facturación no aceptó el documento. Revisa la configuración del módulo. → Configurar la facturación electrónica
«Solo se pueden facturar ventas completadas.» Intentaste facturar una cuenta ya anulada. No se puede. Cobra otra vez lo que corresponda y factura esa cuenta nueva.
El arqueo del turno ya cerrado no cambió Un arqueo cerrado guarda las cifras del momento en que se cerró. Deja constancia por fuera. El saldo esperado sí cambia en un turno que siga abierto. → Cajas y turnos

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