Configurar la facturación electrónica

Para quién: ADMIN y DUENO. El GERENTE ve la entrada en el menú, pero al abrirla el sistema lo devuelve con «Acceso denegado». Dónde está: Configuración → Facturación electrónica. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Aquí se enciende la facturación a la DIAN. En esta pantalla cargas las credenciales de tu cuenta de Factus, registras las resoluciones de numeración que la DIAN te autorizó y decides qué se emite solo y qué se hace a mano. Mientras esto no esté completo, el restaurante cobra y imprime exactamente igual que siempre, pero no le llega ni una factura a la DIAN.

Pantalla de Facturación electrónica

  1. Facturación electrónica. La entrada dentro de Configuración. Solo aparece si tu plan incluye el módulo.
  2. «Activa» / «Inactiva» y «Sandbox» / «Producción». Las dos etiquetas al lado del título. Dicen, de un vistazo, si el módulo está encendido y si lo que emite vale ante la DIAN.
  3. «Estado». Los tres interruptores: encender el módulo, emitir sola la factura al cobrar y emitir sola la nota crédito al anular.
  4. «Probar conexión». Le pregunta a Factus con las credenciales ya guardadas. Hasta que no guardes, está desactivado.
  5. «Datos de emisión». Con qué resolución sale cada documento, el municipio y los días de plazo.
  6. «Resoluciones de numeración». Las que la DIAN autorizó a tu cuenta. Desde aquí se crean, se activan, se corrige el consecutivo y se eliminan.
  7. «Guardar configuración». Nada de lo que toques arriba tiene efecto hasta que pulses este botón.

Antes de empezar

  • Necesitas rol ADMIN o DUENO. Con cualquier otro rol la pantalla te saca con «Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.»
  • Necesitas una cuenta de Factus con sus cuatro datos a la mano: el Client ID, el Client Secret, el usuario (el correo de la cuenta) y la contraseña. Se piden en el panel de Factus; el sistema no los genera.
  • Los datos de la empresa tienen que estar creados. Si nunca se crearon, al guardar por primera vez sale «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Se arreglan en Empresa y sucursales.
  • No hace falta un turno de caja abierto. Configurar no es cobrar.
  • La configuración es una sola para todo el negocio, no de esta terminal. Al guardar, las demás terminales la reciben con la sincronización.

El orden en que se hace

Orden de la puesta en marcha

  1. Enciende «Habilitar facturación electrónica».
  2. Escribe los cuatro datos de la cuenta de Factus en «Credenciales de Factus».
  3. Pulsa «Guardar configuración». Sin este paso, nada de lo demás funciona: las resoluciones se leen de la cuenta y la cuenta se conoce por las credenciales guardadas.
  4. Pulsa «Probar conexión» y lee lo que salga. Casi todos los problemas de puesta en marcha se ven aquí.
  5. Registra la resolución de facturas de venta si la cuenta no tiene ninguna, y elige cuál usa cada documento en «Datos de emisión».
  6. Solo cuando todo responda, cambia «Ambiente» a «Producción» y vuelve a guardar.

Ojo: todo lo que emitas mientras el ambiente sea «Sandbox» es una prueba y no vale ante la DIAN. Y al revés: en cuanto pases a «Producción», cada factura que salga consume un número de la resolución y queda ante la DIAN para siempre.

Las tres partes de la pantalla

Cada bloque tiene su propia página, con los pasos uno por uno:

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa mientras tengo esto apagado? Nada cambia. Las ventas se cobran y se imprimen igual que hoy; simplemente no se emite ningún documento a la DIAN.

¿Se factura sola cada cuenta que cobro? Solo si «Emitir automáticamente al completar la venta» está encendido, y solo las cuentas con cliente identificado. Las de mostrador quedan para facturarlas a mano desde Facturas electrónicas.

¿El NIT y la razón social de la factura salen de los datos de mi empresa? No. Salen de la cuenta de Factus. Los ves en el bloque «Cuenta de Factus», y si ahí aparece otra empresa, es la de esa cuenta: en «Sandbox» siempre es la de pruebas de Factus.

¿Puedo tener una cuenta de pruebas y otra de producción a la vez? No. Se guarda un solo juego de credenciales. Al cambiar de «Sandbox» a «Producción» hay que escribir de nuevo el Client Secret y la contraseña de la cuenta real.

¿Por qué el Client Secret y la contraseña salen vacíos si ya los guardé? Porque el sistema no los devuelve nunca a la pantalla. Déjalos vacíos y se conservan los que ya están guardados; escribe encima solo cuando quieras cambiarlos.

¿Al encender el módulo cambia algo en lo que imprimo? Sí. Se agrega el bloque «Factura electrónica (CUFE y QR)» a la plantilla activa de «Cuenta de mesa», para que el tiquete pueda imprimir el CUFE y su código QR. Se ajusta en Plantillas de impresión.

¿El GERENTE puede al menos mirar? Ve la entrada en el menú, pero al entrar la pantalla lo devuelve a Configuración. Esta pantalla es de ADMIN y DUENO.

Cuando algo no sale

Están todos los mensajes de la feature. Los de cada bloque también aparecen en su propia página.

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Acceso denegado» — «Solo los administradores pueden configurar la facturación electrónica.» Tu rol no es ADMIN ni DUENO. Pídeselo al administrador o al dueño. Con GERENTE la entrada se ve, pero la pantalla no se abre.
«Módulo no incluido», y debajo que «Facturación electrónica» no está incluido en el plan contratado. Llegaste por un enlace viejo a un módulo que tu plan no tiene. Habla con tu proveedor.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia del equipo caducó o no se pudo renovar. Conecta el equipo a internet para que se actualice, o revisa tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» — «No es que el módulo no esté incluido: es que ahora mismo no se pudo consultar.» No se pudo preguntar por la licencia. Pulsa «Reintentar». El resto del sistema sigue funcionando.
«Faltan datos» — «Para habilitar la facturación electrónica hace falta el Client ID.» Intentaste guardar con el módulo encendido y «Client ID» vacío. Escribe el Client ID de tu cuenta de Factus y vuelve a guardar.
«Faltan credenciales» — «Ingresa el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» Es la primera vez que guardas con el módulo encendido y falta el secreto o la contraseña. Escríbelos. Solo se pueden dejar vacíos cuando ya hay unos guardados.
«No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Nunca se llenaron los datos de la empresa. Complétalos en Configuración → Empresa y vuelve.
«Error» — «No se pudo guardar la configuración.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a pulsar «Guardar configuración».
«Conexión exitosa» — «Factus respondió correctamente con las credenciales guardadas.» Todo bien. Nada. Sigue con las resoluciones.
«Conectado, pero falta numeración» Las credenciales sirven, pero la numeración no está lista para emitir. Debajo sale el motivo. Lee el motivo en las filas siguientes de esta tabla.
«Sin conexión» — «Factus no respondió como se esperaba.» Factus no contestó, o contestó con un rechazo. Revisa la conexión a internet y que las credenciales sean las de ese ambiente.
«Error» — «No se pudo contactar a Factus.» La llamada ni siquiera salió. Revisa la red del equipo y vuelve a probar.
«Todavía no hay configuración de facturación electrónica.» Se probó la conexión antes de guardar nada. Guarda primero con «Guardar configuración».
«Faltan credenciales de Factus para probar la conexión.» Alguno de los cuatro datos está vacío. Complétalos, guarda y vuelve a probar.
«Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …» El Client ID, el secreto, el usuario o la contraseña están mal, o son de otro ambiente. Cópialos otra vez del panel de Factus. Las de sandbox no sirven en producción.
«No se pudo autenticar contra Factus: …» Factus no respondió al intento de entrar. Revisa internet. Si insiste, mira el estado del servicio de Factus.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.» La cuenta respondió mal al pedirle su numeración. Pulsa «Probar conexión»: ahí sale el motivo de verdad.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a entrar a la pantalla.
«No se pudieron leer los rangos de numeración: …» Factus rechazó la consulta de la numeración. Prueba la conexión. Suele ser credenciales de otro ambiente.
El bloque «Cuenta de Factus» no aparece Factus no entregó el emisor ni el consumo del plan. No sale ningún mensaje: son datos informativos y la pantalla sigue sirviendo. Pulsa «Probar conexión»: ahí sí sale el motivo.
«La cuenta de Factus no tiene rangos de numeración activos: o la DIAN no ha autorizado ninguna resolución, o la vigente ya se agotó. Sin rango no se puede emitir. Puedes crear uno desde esta misma pantalla.» La cuenta no tiene numeración utilizable. Crea la de facturas de venta en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta no tiene ninguna resolución activa para facturas de venta. Crea una desde esta misma pantalla antes de facturar.» No hay resolución de facturas, o las que hay están vencidas o inactivas. Créala o actívala en «Resoluciones de numeración».
«La cuenta tiene N resoluciones activas para facturas de venta y no hay ninguna seleccionada. Elígela arriba, en «Datos de emisión → Resolución de facturas»; no en «Resoluciones de la cuenta», que solo sirve para crearlas. Con varias activas la API exige indicar cuál, y los documentos se rechazarían.» Hay más de una resolución activa del mismo tipo y el desplegable quedó en automático. Elige una en «Datos de emisión» → «Resolución de facturas» y guarda. El bloque de abajo, el que solo sirve para crearlas, se llama «Resoluciones de numeración».
«La resolución configurada para facturas de venta (id N) no está entre las activas de la cuenta. Vuelve a elegirla arriba, en «Datos de emisión → Resolución de facturas».» La resolución que estaba elegida se eliminó, se desactivó o se venció. Vuelve a elegir una en «Datos de emisión» y guarda.
«La resolución configurada para notas crédito (id N) es de Factura de Venta. Cada tipo de documento consume su propia numeración ante la DIAN: usar la que no le toca gasta consecutivos de otro documento.» En «Resolución de notas crédito» quedó puesta una de facturas. Cámbiala por una de notas crédito y guarda.
«No hay resolución de facturas activa» — «La cuenta de Factus no tiene ninguna resolución. Crea la de facturas de venta abajo: sin ella, la DIAN rechaza todo.» La cuenta está vacía de numeración. Pulsa «Nueva resolución» y crea la de «Factura de venta (21)».
«No hay resolución de facturas activa» — «Ninguna de las resoluciones de la cuenta sirve para facturas de venta, o están vencidas o inactivas. Crea o activa una abajo.» Las que hay son de otro documento, o están vencidas o inactivas. Actívala con «Activar», o crea una nueva.
«La resolución de … se está agotando», con el nombre del documento en el hueco A la resolución con la que estás emitiendo le quedan menos de 500 números. Solicita una nueva a la DIAN y regístrala antes de que se acabe.
«Guarda primero las credenciales de Factus: las resoluciones se leen de la cuenta.» Todavía no hay credenciales guardadas. Escríbelas y pulsa «Guardar configuración».
«Falta el prefijo» — «El prefijo es el que la DIAN autorizó (ej. SETP).» Se pulsó «Crear resolución» sin prefijo. Escribe el prefijo tal como sale en la resolución de la DIAN.
«Falta la resolución» — «El número de resolución de la DIAN es obligatorio para Factura de venta (21).» Falta el número del acto de la DIAN. Cópialo de la resolución. Las notas crédito no lo llevan.
«El prefijo no puede pasar de 4 caracteres.» El prefijo es más largo de lo que admite la DIAN. Déjalo en cuatro caracteres o menos.
«El consecutivo no puede ser negativo.» / «El consecutivo tiene que ser un número positivo.» Se escribió un número negativo. Escribe un número entero de cero para arriba.
«Número inválido» — «Escribe un número entero positivo.» El consecutivo tiene letras, decimales o va en negativo. Escribe solo el número, sin puntos ni comas.
«No se pudo crear» — «Factus rechazó la resolución.» Factus no aceptó el alta: prefijo repetido, resolución que no es de esta cuenta o datos que no cuadran. Compara el prefijo y el número con el papel de la DIAN.
«Factus rechazó el rango de numeración: …» Lo mismo, con el motivo que dio Factus. Corrige lo que diga el motivo y vuelve a crearla.
«No se pudo actualizar» — «Factus rechazó el consecutivo.» / «Factus no pudo mover el consecutivo: …» El número queda fuera del rango autorizado, o por debajo de lo ya emitido. Ponlo dentro del «Desde – hasta» y por encima del último número usado.
«No se pudo cambiar» — «Factus rechazó el cambio de estado.» / «Factus no pudo cambiar el estado del rango: …» Factus no dejó activar o desactivar esa resolución. Suele ser una resolución vencida. Registra una nueva.
«No se pudo eliminar» — «Factus rechazó la eliminación.» / «Factus no pudo eliminar el rango: …» Factus no dejó borrarla. Si ya numeró documentos, no se borra. Desactívala.
«Error» — «No se pudo contactar al servidor.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y repite la acción.
«La facturación electrónica no está configurada. Configúrala en Ajustes → Facturación electrónica.» Se intentó emitir sin que esta pantalla se haya guardado nunca. Es esta misma pantalla: Configuración → Facturación electrónica. Complétala y guarda.
«La facturación electrónica está deshabilitada.» El interruptor «Habilitar facturación electrónica» está apagado. Enciéndelo y guarda.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Falta alguno de los cuatro datos. Complétalos y guarda.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña). Guárdalas para poder leer los datos de la cuenta.» Se pidieron los datos de la cuenta sin las cuatro credenciales guardadas. Complétalas y pulsa «Guardar configuración».
«Acceso denegado» a secas El servidor rechazó la acción por tu rol. Guardar, probar y tocar resoluciones es de ADMIN y DUENO.

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