Recibir la mercancía

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Órdenes de compra → Ver → de una orden. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Llegó el camión, descargaste y contaste. Confirmar la recepción es lo que le dice al sistema que esa mercancía ya está en la bodega: los renglones pasan a «Recibido», el stock de la sede sube y el costo de compra de cada insumo se actualiza con lo que pagaste. Es un solo botón y va todo junto.

Detalle de una orden pendiente

  1. El estado. La etiqueta de color al lado del número. Solo se puede recibir una orden en «PENDIENTE» o en «PROCESANDO».
  2. Los datos de la orden. «Proveedor», «Sucursal», «Fecha orden», «Fecha esperada» y «Total». La «Sucursal» es la sede a la que va a entrar la mercancía: no es la de la terminal desde la que estás mirando, sino la que tenía la orden cuando se creó.
  3. Líneas. Lo que se pidió: «Variante», «Pedido», «Recibido», «Precio estimado» y «Estado». Mientras no confirmes, «Recibido» sale como «—» y el estado de cada renglón es «Pendiente».
  4. Confirmar recepción de mercancía. El recuadro azul con el botón Recibir orden. Solo aparece si quedan renglones sin recibir y tu usuario tiene permiso.
  5. Cancelar OC. El otro camino: el pedido no llega y se anula. Se explica en Órdenes de compra.

Antes de empezar

Cuenta la mercancía primero. La recepción se hace completa: se dan por recibidos todos los renglones pendientes, con la cantidad que dice «Pedido». No hay forma de recibir la mitad, ni de corregir la cantidad al recibir.

Mira de qué sucursal es la orden. El stock entra en la sede que sale en el recuadro «Sucursal», sin importar en qué terminal estés.

No hace falta turno de caja abierto.

Los cuatro roles que ven esta pantalla pueden recibir: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA.

Si eres DUENO, el stock lo miras en otro sitio. Donde aquí dice Insumos → Stock o Insumos → Productos, tú tienes Administración → Stock por sucursal y Administración → Gestión de productos: esas dos entradas de Insumos no te salen en el menú.

Confirmar la recepción

Ojo: esto no se puede deshacer. No hay ningún botón para devolver la orden a «PENDIENTE» ni para revertir la entrada de stock. Si confirmas de más, la única salida es corregir el inventario a mano en Insumos → Stock. Cuenta la mercancía antes de pulsar.

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Abre la orden con Ver →.
  3. Compara la columna «Pedido» con lo que realmente descargaste.
  4. Baja hasta el recuadro azul «Confirmar recepción de mercancía».
  5. Pulsa Recibir orden.
  6. Sale la pregunta «¿Confirmar recepción?» — «Se marcarán como recibidas todas las líneas pendientes de esta orden, se sumará el stock correspondiente y se actualizará el costo promedio de cada variante.»
  7. Pulsa Sí. Mientras trabaja, el botón dice «Procesando...».
  8. Sale «Recepción confirmada» — «Se crearon los movimientos de entrada en stock y se actualizó el costo promedio.» Pulsa Aceptar.
  9. La pantalla se recarga: cada renglón queda en «Recibido», la columna «Recibido» muestra la cantidad y el recuadro azul desaparece.

Qué cambia cuando confirmas

  • Los renglones. Todos los que estaban «Pendiente» pasan a «Recibido», con la cantidad que se había pedido.
  • El estado de la orden. Pasa a «RECIBIDA» cuando ya no queda ningún renglón pendiente. Si quedara alguno, se queda en «PROCESANDO».
  • El stock. A cada presentación se le suma lo recibido en la sucursal de la orden, como un movimiento de entrada que deja anotado el número de la orden. Se ve en Insumos → Stock.
  • La ficha de stock. Si esa presentación todavía no tenía existencias en esa sede, se le crea sola, en bodega, y arranca con lo que acaba de llegar.
  • El costo de compra. Se guarda por presentación, sede y proveedor. Si no había ninguno, se guarda el precio estimado de la orden. Si ya había uno de ese mismo proveedor, el nuevo queda justo en el punto medio entre el anterior y el de esta compra.

Ese costo es el que usan las recetas para calcular lo que cuesta un plato, y por eso importa tanto que el «Precio estimado» de la orden esté puesto y sea realista.

Preguntas frecuentes

Llegó menos de lo que pedí. ¿Qué hago? La orden solo sabe recibirlo todo. Tienes dos caminos: recibirla completa y después corregir la diferencia a mano en Insumos → Stock, o dejarla pendiente hasta que el proveedor complete el pedido.

¿Puedo recibir una orden cancelada? No. Una orden en «CANCELADA» no muestra el recuadro azul y no hay manera de recibirla.

Recibí la orden y el stock de un insumo no cambió. Mira esa presentación en Insumos → Productos: si tiene marcada la casilla «No requiere inventario», la entrada queda registrada pero no le suma stock, porque ese insumo no lleva existencias propias.

¿El costo promedio tiene en cuenta cuánto compré? No. Es el punto medio entre el costo que tenías guardado y el precio de esta compra, sin pesar las cantidades. Si el precio de una compra viene muy raro, el costo se te mueve igual.

¿Se puede recibir dos veces la misma orden? No pasa nada si lo intentas: los renglones ya recibidos se saltan. Pero cuando la orden queda en «RECIBIDA», el botón ya no aparece.

¿Esto imprime algo o le avisa al proveedor? No. La recepción solo mueve el inventario y el costo dentro del sistema.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No aparece el recuadro «Confirmar recepción de mercancía» La orden ya está «RECIBIDA» o «CANCELADA», o ya no le quedan renglones pendientes. Mira la etiqueta de estado arriba y la columna «Estado» de cada renglón.
«Error» — «No se pudo confirmar la recepción.» El servidor rechazó la operación. Casi siempre, algún dato de la orden quedó incompleto tras sincronizar entre terminales. Recarga la orden desde la lista y vuelve a intentar. Si insiste, avisa a tu proveedor con el número de la orden.
«Error» — «Ocurrió un error al confirmar.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.
Dice «Recepción confirmada» pero las líneas siguen en «Pendiente» La orden no tiene renglones, o no se pudo guardar el cambio. Vuelve a la lista y ábrela otra vez. Si la columna «Líneas» dice 0, esa orden no sirve: créala de nuevo.
La pantalla se queda en «Cargando orden...» El servidor no responde. Comprueba la red y vuelve a entrar desde Insumos → Órdenes de compra.
«Orden no encontrada.» La orden ya no existe. Pulsa Volver y ábrela desde la lista con Ver →.
Un renglón muestra «UPC: —» y un nombre raro Esa línea no llegó completa a esta terminal. Recárgala; si sigue igual, no la recibas y avisa a tu proveedor.
Recibiste de más y el stock quedó inflado La recepción no se puede deshacer. Corrige el inventario a mano en Insumos → Stock, dejando claro el motivo.

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