Restaurante

Restaurante es la aplicación para un negocio que sirve comida en mesa: un restaurante, una pizzería, un asadero o un bar. Toma el pedido en la mesa, lo reparte a la cocina, avisa cuando un plato se está demorando, cobra la cuenta y descuenta de la despensa los insumos que se gastaron. Además recibe los domicilios de Uber Eats, DiDi Food y Rappi, emite la factura electrónica ante la DIAN y maneja varias sedes desde el mismo computador.

Qué resuelve

«Se acabó el pescado y seguimos vendiéndolo toda la noche.» Marcas el plato como agotado —el famoso «86»— y desaparece de lo que el mesero puede pedir, sin sacarlo de la carta ni perder su receta. Al día siguiente lo vuelves a activar con un clic. Y si el plato tiene receta, cada venta descuenta sus insumos, así que también te enteras cuando lo que se está acabando es el queso, no el plato.

«La comanda se quedó en el papel y la cocina nunca la vio.» El pedido que se toma en la mesa entra directo a la pantalla de cocina, ya partido por estaciones: la parrilla ve lo suyo y la barra lo suyo. Cada estación marca lo que va saliendo y el salón ve en qué va cada mesa sin tener que asomarse a preguntar.

«La mesa 7 pidió a las ocho y todavía no le sale nada.» En Inicio sale un aviso rojo con los pedidos pasados de tiempo, con la mesa y los minutos que llevan en cocina. Te enteras mientras se puede arreglar, no cuando el cliente se para a reclamar.

«Cerramos a la una de la mañana y la caja no cuadra, pero nadie sabe desde cuándo.» El turno se abre con una base, y cada cuenta, cada propina y cada retiro queda pegado a ese turno. Un turno vale 18 horas seguidas, no un día del calendario, así que el servicio que pasa de medianoche no se parte en dos arqueos. Al cerrar, el sistema te dice cuánto debería haber en el cajón contra lo que contaste.

Cómo está organizado

Mapa del menú lateral

La franja del turno. Arriba de todo dice «Turno abierto» en verde o «Turno cerrado» con un botón «Abrir». Al pulsarla te lleva a Caja → Cajas y turnos. Solo aparece si a este computador se le asignó una caja.
Inicio. Es lo primero que ves al entrar y el único sitio donde están las cifras del día: lo vendido, las cuentas, las propinas, lo que falta por cobrar, las mesas ocupadas y lo que está en cocina.
Los grupos se pliegan. Pulsa el nombre del grupo para cerrarlo; la aplicación recuerda cómo lo dejaste en este equipo. Un grupo del que no ves ninguna entrada desaparece completo, así que dos compañeros pueden tener menús de distinto largo.
El punto azul marca lo que se compra aparte. Si tu negocio no lo contrató, esas entradas sencillamente no aparecen.
Administración. Casi todas son las mismas pantallas de siempre, pero con la lista de sedes al lado, para gestionar otra sede sin estar sentado en ella. Gestión de productos es además el único sitio donde se crean productos nuevos.
Configuración. Está al pie, debajo de todos los grupos, y tiene seis pantallas propias. Ahí se dice a qué sucursal y a qué caja pertenece este computador — sin eso, casi nada carga.

Quién usa qué

Hay siete roles:

ADMIN — el que instala y pone a punto el sistema. Es el único que lo ve todo.
DUENO — el dueño del negocio (así aparece escrito, sin la eñe). Mira las cifras, la carta, las compras y los datos de la empresa. No ve Productos ni Stock: la despensa del día a día no es suya.
GERENTE — el que maneja la sede: la carta, los precios, las cajas, las compras y los usuarios.
ALMACENISTA — el de la despensa. Solo ve Inicio, el grupo Insumos y Configuración → General. Ni cobra ni toca la carta.
MESERO — el del salón. Toma pedidos, maneja las mesas, cobra y atiende los clientes.
COCINERO — el de la cocina. Solo ve Inicio y KDS. Si el negocio no compró la pantalla de cocina, se queda con Inicio a secas.
CAJERO — el de la caja. Cobra, consulta las cuentas cobradas y las facturas electrónicas.

Sección del menú	ADMIN	DUENO	GERENTE	ALMACENISTA	MESERO	COCINERO	CAJERO
Inicio	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Salón → Pedidos	✓	✓	✓	—	✓	—	✓ ¹
Salón → Mesas	✓	✓	✓	—	✓ ²	—	—
Salón → Cobrar	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Salón → Delivery	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Cocina → KDS	✓	✓	✓	—	—	✓	—
Carta → Carta, Platos, Recetas, Combos, Descuentos	✓	✓	✓	— ³	—	— ³	—
Carta → Platos por sucursal	✓	✓ ⁴	✓	—	—	—	—
Insumos → Productos, Stock	✓	—	✓	✓	—	—	—
Insumos → Categorías	✓	✓	✓	✓ ⁵	—	—	—
Insumos → Proveedores, Órdenes de compra	✓	✓	✓	✓	—	—	—
Caja → Cajas y turnos	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Caja → Cuentas cobradas	✓	✓	✓	—	—	—	✓ ⁶
Caja → Facturas electrónicas	✓	✓	✓	—	—	—	✓
Administración → Gestión de productos	✓	✓	— ⁷	—	—	—	—
Administración → Stock, Mesas, Cajas y Descuentos por sucursal	✓	✓	—	—	—	—	—
Administración → Usuarios	✓	✓	✓	—	—	—	—
Administración → Clientes	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Administración → Mapeo de delivery	✓	✓	✓	—	—	—	—
Configuración → General	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Configuración → Sistema, Impresión, Facturación electrónica	✓	✓	✓	—	—	—	—
Configuración → Empresa, Canales de delivery	✓	✓	—	—	—	—	—

¹ El cajero ve el tablero de pedidos y puede seguirlo, pero «Nuevo pedido» le rebota: tomar un pedido es del mesero. «Cancelar» también le rebota, y al mesero igual, aunque a los dos les salga el botón: cancelar es de ADMIN, DUENO y GERENTE. ² Al mesero se le pintan «Nueva Mesa» y el lápiz de editar, pero al guardar le sale un error de permiso. Lo único que sí puede hacer es cambiar el estado de una mesa. ³ Recetas no se le ofrece al almacenista ni al cocinero a propósito. Si el almacenista llega por dirección directa, la pantalla le dice que todavía no hay recetas — y es mentira: lo que pasa es que no las puede leer. ⁴ El dueño entra en modo consulta y la propia pantalla se lo avisa. Repartir platos por sede es de ADMIN y GERENTE. ⁵ El almacenista consulta cómo está clasificada la despensa, pero no le salen los botones de crear ni de editar categorías. ⁶ El cajero ve el detalle de una cuenta cobrada, pero no el botón de anularla. Anular es de ADMIN, DUENO y GERENTE. ⁷ El menú se la ofrece al gerente, pero al abrirla le sale «Acceso denegado» y lo devuelve a Inicio. Esta pantalla es de ADMIN y DUENO.

Ojo: ver una pantalla y poder hacer todo lo de adentro no es lo mismo. Cada documento del manual dice quién puede hacer qué dentro de su pantalla.

Si intentas llegar por dirección directa a una sección que tu rol no ve, la aplicación te devuelve a Inicio con el aviso «Acceso denegado».

Lo que se compra aparte

Cinco partes del sistema son opcionales. Si el negocio no las contrató, sus entradas sencillamente no aparecen en el menú; y si llegas a una por dirección directa, sale una tarjeta que dice «Módulo no incluido».

Módulo	Qué entradas trae	Qué añade
KDS multi-estación	Cocina → KDS	La pantalla de cocina repartida por estaciones, con el trozo de cada pedido que le toca a cada una y el semáforo de tiempos. Sin él los pedidos siguen funcionando, pero se despachan desde el tablero, sin reparto por estación.
Descuentos y combos	Carta → Combos, Descuentos; Administración → Descuentos por sucursal	Reglas de descuento, cupones, promociones con happy hour y combos que se venden como un solo renglón de la cuenta.
Proveedores y órdenes de compra	Insumos → Proveedores, Órdenes de compra	Los proveedores y los pedidos que les haces, desde que se crean hasta que la mercancía entra al stock. Van juntos porque un pedido sin proveedor no existe.
Facturación electrónica	Caja → Facturas electrónicas; Configuración → Facturación electrónica	Emitir la factura de tus cuentas ante la DIAN y sacar notas crédito. Además de contratarlo, hay que encenderlo y cargar las credenciales.
Canales de delivery	Salón → Delivery; Administración → Mapeo de delivery; Configuración → Canales de delivery	Los pedidos de Uber Eats, DiDi Food y Rappi entrando solos al tablero, con confirmación a la plataforma y descuento de insumos por receta. Además de contratarlo, hay que encender cada canal y cargar sus credenciales.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

El manual

Las carpetas están en el orden en que se usan: primero lo que se hace con la mesa enfrente, después la carta y la despensa, y al final la administración y la configuración.


Primeros pasos	De la aplicación recién instalada a tu primer pedido cobrado.
Inicio	Las cifras del día, los pedidos demorados y los accesos directos.
Pedidos	El tablero del salón: tomar un pedido, agregarle rondas, mandarlo a cocina y entregarlo.
Mesas	El plano del salón, el estado de cada mesa y a qué pedido está pegada.
Cobrar	Convertir el pedido en cuenta: dividirla, aplicar descuentos, cobrar y soltar la mesa.
Delivery	Los domicilios que llegan de las plataformas: aprobarlos, rechazarlos y seguirlos.
KDS (pantalla de cocina)	Lo que ve cada estación: qué preparar, en qué orden y cuánto lleva esperando.
Cajas y turnos	Abrir el turno con la base, registrar ingresos y retiros, arquear y cerrar.
Cuentas cobradas	Buscar una cuenta pasada, ver su detalle, reimprimirla o anularla.
Facturas electrónicas	Emitir la factura ante la DIAN, sacar notas crédito y saber en qué estado quedó cada una.
Carta	Qué se ofrece y en qué horario: cartas con vigencia, sus renglones y su vista previa.
Platos	El catálogo de lo que la cocina prepara: alta, precio, foto y el «86» de lo que se agotó.
Platos por sucursal	Qué platos se ofrecen en cada sede y cómo copiar la carta de una sede a otra.
Recetas	Qué lleva cada plato, cuánto cuesta hacerlo y qué se descuenta de la despensa al venderlo.
Combos	Los combos que se arman con varios platos y se cobran como uno solo.
Descuentos	Rebajas, cupones y promociones con horario, y a qué sedes aplica cada una.
Productos (insumos)	Lo que se compra: crear un producto, sus presentaciones y cuáles se venden directo en la carta.
Stock	Cuánto hay en la despensa, entradas y salidas, y el aviso de lo que se está acabando.
Categorías	Ordenar platos e insumos, y decidir qué categorías se usan en la carta.
Proveedores	La ficha de cada proveedor y a quién le compras qué.
Órdenes de compra	Pedirle insumos a un proveedor y recibirlos contra el pedido.
Usuarios	Crear usuarios, asignarles rol, cambiarles la contraseña y desactivarlos.
Clientes	La ficha de cada cliente, sus datos de facturación y su historial.
Mapeo de delivery	Decirle al sistema qué plato tuyo es cada ítem de Uber Eats, DiDi Food y Rappi.
Trabajar con varias sucursales	La barra de sedes, el copiar y pegar entre ellas, y qué se comparte y qué no.
Configuración de la terminal	El tema de la pantalla y a qué sucursal y a qué caja pertenece este computador.
Empresa y sucursales	El nombre, el logo, el NIT, las propinas y el alta de cada sede.
Plantillas de impresión	Qué sale impreso en la comanda de la estación, en la cuenta de la mesa y en el arqueo.
Configurar la facturación electrónica	Encenderla, cargar las credenciales y los rangos de numeración. Se hace una sola vez.
Canales de delivery	Encender Uber Eats, DiDi Food o Rappi y cargar las credenciales de cada uno.

Si algo no funciona

Estos son los tropiezos que más se repiten los primeros días. Cada uno está explicado a fondo en su documento.

Lo que ves	Qué está pasando	Dónde se arregla
«Sucursal no seleccionada» al entrar a Pedidos, Mesas, Stock, KDS o Cajas y turnos	A este computador todavía no se le dijo a qué sede pertenece. Casi ninguna pantalla carga sin eso. Si eres cajero o mesero no lo puedes arreglar tú: esa pantalla es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídeselo a un superior.	Configuración de la terminal
Entras a Cobrar y se abre solo un arqueo que no pediste, o sale «Terminal sin turno configurado»	Cobrar exige un turno abierto. Si además la terminal no tiene caja asignada, primero hay que asignársela. La franja verde de arriba del menú te avisa antes de que llegues con la cuenta pedida.	Cajas y turnos
«No se puede aprobar todavía» en un domicilio	Uno o varios ítems que mandó la plataforma no están emparejados con un plato tuyo. El aviso te dice cuáles. Ningún domicilio entra a la cocina sin aprobarlo a mano.	Mapeo de delivery
«Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.»	La impresora térmica no se elige en esta aplicación: se elige en NeoGestify y desde ahí llega. Aquí solo se decide qué va escrito en el papel.	Plantillas de impresión
Al mesero no le aparecen platos al armar el pedido	El catálogo llega recortado por las cartas vigentes a esa hora. Un plato solo sale si está activo, asignado a la sede, con precio y con su categoría marcada para usarse en la carta.	Carta
«Módulo no incluido», o a un compañero le falta una entrada del menú que tú sí ves	O su rol no la incluye, o esa parte se compra aparte y el plan no la tiene.	Las tablas Quién usa qué y Lo que se compra aparte, aquí arriba

Si el problema es de una pantalla en concreto, cada documento del manual termina con su propia sección «Cuando algo no sale», con los mensajes tal como salen en pantalla.