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Restaurante

Para la 1.0.0. Algunas figuras son de una versión de prueba anterior y se van rehaciendo; donde una no cuadra con la pantalla, manda el texto. Para leer el resto con eso en mente:

Los permisos son por casillas, no por el nombre del rol: lo que cada uno ve lo dicen los permisos de su rol. Los roles de fábrica son ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO, MESERO, COCINERO y BODEGUERO (el Bodeguero es el que antes se llamaba Almacenista). La tabla de «Quién usa qué» es de antes de las casillas: las diferencias están anotadas una a una (por ejemplo, el cocinero marca agotado un plato, y el mesero arquea su turno desde la píldora de la barra).

La cuenta cobrada es una venta: las cuentas cobradas, el arqueo y las facturas son los mismos de las otras aplicaciones. La propina en efectivo sale aparte en el arqueo («Propinas apartadas»), y anular una cuenta de un turno ya cerrado pide un turno abierto, donde queda el retiro.

Los insumos son las pantallas de productos y stock de comercio (las mismas que en Inventario), dentro del grupo «Insumos». Un combo puede tener su propio descuento (una promoción de ese combo), además de las de toda la carta.

La pantalla de cocina, el salón y el cobro reciben los avisos en vivo solo de su sucursal y solo para quien puede verlos; la lista de cobrar se actualiza sola cuando otra caja cobra o anula una cuenta.

Los pedidos y las cuentas se sincronizan entre las cajas de una sucursal y con la nube.

Restaurante es la aplicación para un negocio que sirve comida en mesa: un restaurante, una pizzería, un asadero o un bar. Toma el pedido en la mesa, lo reparte a la cocina, avisa cuando un plato se está demorando, cobra la cuenta y descuenta de la despensa los insumos que se gastaron. Además recibe los domicilios de Uber Eats, DiDi Food y Rappi, emite la factura electrónica ante la DIAN y maneja varias sucursales desde el mismo computador.

Qué resuelve

«Se acabó el pescado y seguimos vendiéndolo toda la noche.» Marcas el plato como agotado —el famoso «86»— con un solo toque, y al mesero de esa sucursal le sale apagado, con el sello «Agotado hoy», sin poder pedirlo; en las demás sucursales se sigue vendiendo. No sale de la carta ni pierde su receta: cuando vuelve a haber, lo enciendes con otro toque. Y si el plato tiene receta, cada venta descuenta sus insumos, así que también te enteras cuando lo que se está acabando es el queso, no el plato.

«La comanda se quedó en el papel y la cocina nunca la vio.» El pedido que se toma en la mesa entra directo a la pantalla de cocina, ya partido por estaciones: la parrilla ve lo suyo y la barra lo suyo. Cada estación marca lo que va saliendo y el salón ve en qué va cada mesa sin tener que asomarse a preguntar.

«La mesa 7 pidió a las ocho y todavía no le sale nada.» En Inicio sale un aviso rojo con los pedidos pasados de tiempo, con la mesa y los minutos que llevan en cocina. Te enteras mientras se puede arreglar, no cuando el cliente se para a reclamar.

«Cerramos a la una de la mañana y la caja no cuadra, pero nadie sabe desde cuándo.» El turno se abre con una base, y cada cuenta, cada propina y cada retiro queda pegado a ese turno. Un turno vale 18 horas seguidas, no un día del calendario, así que el servicio que pasa de medianoche no se parte en dos arqueos. Al cerrar, el sistema te dice cuánto debería haber en el cajón contra lo que contaste.

Cómo está organizado

En un salón lo que importa es el espacio de trabajo: el plano de las mesas, la comanda, la cuenta. Por eso el menú no ocupa una columna fija. A la izquierda hay un carril angosto con los destinos del turno, con botones grandes para tocar con el dedo, y el menú completo se abre con «Más».

La navegación: el carril y el panel de «Más»

Hasta seis destinos del turno, los de tu rol: a un mesero le salen Mesas, Pedidos, Cobrar, Delivery, Inicio y Caja; a un cocinero, KDS e Inicio; a un cajero, Cobrar, Cuentas, Caja, Facturas, Inicio y Pedidos; a un administrador, Inicio, Cuentas, Caja, Platos, Stock y Usuarios. Con varios roles, el carril los mezcla. El de la pantalla en la que estás va en azul.
«Más», al final del carril. Abre el panel con todo lo que tu rol puede ver.
Tu cuenta, abajo del todo: el círculo con tus iniciales, con un punto verde cuando el turno está abierto y ámbar cuando está cerrado.
El negocio y tu usuario, arriba del panel, con la ✕ que lo cierra.
El aviso del turno. Dice «Turno abierto» en verde, con la caja y la hora, o «Turno cerrado» en ámbar, y su botón lleva a Cajas y turnos. Solo aparece si a este computador se le asignó una caja.
El menú, agrupado por lo que estás haciendo: Salón, Cocina, Carta, Insumos, Caja y Administración. Inicio va suelto, arriba.
Cada grupo se pliega tocando su nombre, y plegado dice cuántas entradas tiene. El equipo recuerda cómo lo dejaste.
Configuración y Cerrar sesión, al pie del panel y separados por una línea.

Lo que tu negocio no contrató no aparece: ni en el carril ni en el panel.

En Administración están las pantallas por sucursal —stock, mesas, cajas y descuentos—, con la franja «Sucursal» arriba, para mirar otra sucursal sin estar sentado en ella. Ahí también está Gestión de productos, donde nacen los productos nuevos (el botón «Nuevo producto» de Insumos → Productos lleva allá con la hoja ya abierta).

En una pantalla angosta no hay carril: un botón flotante, arriba a la izquierda, abre el mismo panel.

Encima de cada pantalla hay además una cabecera con el icono, el título, el buscador y los botones de esa pantalla, y a la derecha la hora y la fecha del equipo.

Quién usa qué

Hay siete roles:

ADMIN — el que instala y pone a punto el sistema. Es el único que lo ve todo.
DUENO — el dueño del negocio (así aparece escrito, sin la eñe). Mira las cifras, la carta, las compras y los datos de la empresa. No ve Productos ni Stock: la despensa del día a día no es suya.
GERENTE — el que maneja la sucursal: la carta, los precios, las cajas, las compras y los usuarios.
ALMACENISTA — el de la despensa. Solo ve Inicio, el grupo Insumos (menos Facturas recibidas) y Configuración → General. Ni cobra ni toca la carta.
MESERO — el del salón. Toma pedidos, maneja las mesas, cobra y atiende los clientes.
COCINERO — el de la cocina. Solo ve Inicio y KDS. Si el negocio no compró la pantalla de cocina, se queda con Inicio a secas.
CAJERO — el de la caja. Cobra, consulta las cuentas cobradas y las facturas electrónicas, y sigue el salón y los domicilios sin tomar pedidos.

Sección del menú	ADMIN	DUENO	GERENTE	ALMACENISTA	MESERO	COCINERO	CAJERO
Inicio	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Salón → Pedidos	✓	✓	✓	—	✓	—	✓ ¹
Salón → Mesas	✓	✓	✓	—	✓ ²	—	—
Salón → Cobrar	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Salón → Delivery	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Cocina → KDS	✓	✓	✓	—	—	✓	—
Carta → Carta, Platos, Recetas, Combos, Descuentos	✓	✓	✓	—	—	—	—
Carta → Platos por sucursal	✓	✓ ³	✓	—	—	—	—
Insumos → Productos, Stock	✓	—	✓	✓	—	—	—
Insumos → Conteo físico	✓	✓	✓	✓	—	—	—
Insumos → Categorías	✓	✓	✓	✓ ⁴	—	—	—
Insumos → Proveedores, Órdenes de compra	✓	✓	✓	✓	—	—	—
Insumos → Facturas recibidas	✓	✓	✓	—	—	—	—
Caja → Cajas y turnos	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Caja → Cuentas cobradas	✓	✓	✓	—	—	—	✓ ⁵
Caja → Facturas electrónicas	✓	✓	✓	—	—	—	✓
Administración → Gestión de productos	✓	✓	✓	—	—	—	—
Administración → Stock, Mesas, Cajas y Descuentos por sucursal	✓	✓	—	—	—	—	—
Administración → Usuarios	✓	✓	✓	—	—	—	—
Administración → Clientes	✓	✓	✓	—	✓	—	✓
Administración → Mapeo de delivery	✓	✓	✓	—	—	—	—
Administración → Auditoría	✓	✓	✓	—	—	—	—
Configuración → General	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Configuración → Sistema, Impresión	✓	✓	✓	—	—	—	—
Configuración → Empresa, Facturación electrónica, Canales de delivery	✓	✓	—	—	—	—	—

¹ El cajero ve el salón y cobra desde ahí, pero no le sale «Nuevo pedido»: tomar un pedido es del mesero o de la gerencia. «Cancelar el pedido» solo les sale a ADMIN, DUENO y GERENTE. ² El mesero cambia el estado de una mesa y toma su pedido, pero no le salen «Nueva mesa» ni «Editar»: crear y cambiar mesas es de ADMIN, DUENO y GERENTE. ³ El dueño entra en modo consulta y la propia pantalla se lo avisa. Repartir platos por sucursal es de ADMIN y GERENTE. ⁴ El almacenista consulta cómo está clasificada la despensa, pero no le salen los botones de crear ni de editar categorías. ⁵ El cajero ve el detalle de una cuenta cobrada, pero no el botón de anularla. Anular es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Ojo: ver una pantalla y poder hacer todo lo de adentro no es lo mismo. Cada documento del manual dice quién puede hacer qué dentro de su pantalla.

Si llegas por un enlace o un botón a una sección que tu rol no ve, la aplicación te devuelve a Inicio con el aviso «Tu rol no abre «…»» — «Te llevamos al inicio.».

Lo que se compra aparte

Seis partes del sistema son opcionales. Si el negocio no las contrató, sus entradas sencillamente no aparecen en el menú; y si llegas a una por un enlace, sale una tarjeta que dice «Módulo no incluido».

Módulo	Qué entradas trae	Qué añade
KDS multi-estación	Cocina → KDS	La pantalla de cocina repartida por estaciones, con el trozo de cada pedido que le toca a cada una y el semáforo de tiempos. Sin él los pedidos siguen funcionando, pero se despachan desde el tablero, sin reparto por estación.
Descuentos y combos	Carta → Combos, Descuentos; Administración → Descuentos por sucursal	Reglas de descuento, cupones, promociones con happy hour y combos que se venden como un solo renglón de la cuenta.
Proveedores y órdenes de compra	Insumos → Proveedores, Órdenes de compra	Los proveedores y los pedidos que les haces, desde que se crean hasta que la mercancía entra al stock. Van juntos porque un pedido sin proveedor no existe.
Conteo físico	Insumos → Conteo físico	Sesiones de conteo de la despensa: la lista para ir contando, la diferencia contra el sistema y el ajuste de todo de un solo golpe.
Facturación electrónica	Caja → Facturas electrónicas; Insumos → Facturas recibidas; Configuración → Facturación electrónica	Emitir la factura de tus cuentas ante la DIAN, sacar notas crédito y responder las facturas que te mandan tus proveedores. Además de contratarlo, hay que encenderlo y cargar las credenciales.
Canales de delivery	Salón → Delivery; Administración → Mapeo de delivery; Configuración → Canales de delivery	Los pedidos de Uber Eats, DiDi Food y Rappi entrando solos al tablero, con confirmación a la plataforma y descuento de insumos por receta. Además de contratarlo, hay que encender cada canal y cargar sus credenciales.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

El manual

Las carpetas están en el orden en que se usan: primero lo que se hace con la mesa enfrente, después la carta y la despensa, y al final la administración y la configuración.


Primeros pasos	De la aplicación recién instalada a tu primer pedido cobrado.
Inicio	Las cifras del día, los pedidos demorados y los accesos directos.
Pedidos	El tablero del salón: tomar un pedido, agregarle rondas, mandarlo a cocina y entregarlo.
Mesas	Dar de alta las mesas, verlas en lista o en el plano del salón, y el estado de cada una.
Cobrar	Convertir el pedido en cuenta: dividirla, aplicar descuentos, cobrar y soltar la mesa.
Delivery	Los domicilios que llegan de las plataformas: aceptarlos, rechazarlos y seguirlos hasta entregarlos.
KDS (pantalla de cocina)	Lo que ve cada estación: qué preparar, en qué orden y cuánto lleva esperando.
Cajas y turnos	Abrir el turno con la base, registrar ingresos y retiros, arquear y cerrar.
Cuentas cobradas	Buscar una cuenta pasada, ver su detalle, reimprimirla o anularla.
Facturas electrónicas	Emitir la factura ante la DIAN, sacar notas crédito y saber en qué estado quedó cada una.
Carta	Qué se ofrece y en qué horario: cartas con vigencia, sus renglones y su vista previa.
Platos	El catálogo de lo que la cocina prepara: alta, receta, sucursales, precio y el «86» de lo que se agotó.
Platos por sucursal	Qué platos se ofrecen en cada sucursal y cómo copiar la carta de una sucursal a otra.
Recetas	Qué lleva cada plato, cuánto cuesta hacerlo y qué se descuenta de la despensa al venderlo.
Combos	Los combos que se arman con varios platos y se cobran como uno solo.
Descuentos	Rebajas, cupones y promociones con horario, y a qué sucursales aplica cada una.
Productos (insumos)	Lo que se compra: crear un producto, sus presentaciones y cuáles se venden directo en la carta, o subirlos de una vez desde un Excel.
Stock	Cuánto hay en la despensa, entradas y salidas, y el aviso de lo que se está acabando.
Categorías	Ordenar platos e insumos, y decidir qué categorías se usan en la carta.
Proveedores	La ficha de cada proveedor y a quién le compras qué.
Órdenes de compra	Pedirle insumos a un proveedor y recibirlos contra el pedido.
Usuarios	Crear usuarios, asignarles rol y sucursal, cambiarles la contraseña y desactivarlos.
Clientes	La ficha de cada cliente, sus datos de facturación y su historial.
Mapeo de delivery	Decirle al sistema qué plato tuyo es cada ítem de Uber Eats, DiDi Food y Rappi.
Trabajar con varias sucursales	La franja «Sucursal», el copiar y pegar entre ellas, y qué se comparte y qué no.
Configuración de la terminal	El tema de la pantalla, a qué sucursal y a qué caja pertenece este computador, y qué hay en Configuración.
Empresa y sucursales	El nombre, el logo, el NIT, el régimen, las propinas y el alta de cada sucursal.
Plantillas de impresión	Qué sale impreso en la comanda de la estación, en la cuenta de la mesa y en el arqueo.
Configurar la facturación electrónica	Encenderla, cargar la cuenta de Factus y las resoluciones de numeración. Se hace una sola vez.
Canales de delivery	Encender Uber Eats, DiDi Food o Rappi y cargar las credenciales de cada uno.

Si algo no funciona

Estos son los tropiezos que más se repiten los primeros días. Cada uno está explicado a fondo en su documento.

Lo que ves	Qué está pasando	Dónde se arregla
«Esta terminal no tiene sucursal» al entrar a Pedidos, Mesas, Cobrar, Productos, Stock, KDS o Cajas y turnos	A este computador todavía no se le dijo a qué sucursal pertenece. Casi ninguna pantalla carga sin eso. Si eres cajero o mesero no lo puedes arreglar tú: esa configuración es de ADMIN, DUENO y GERENTE. Pídeselo a un superior.	Configuración de la terminal
Entras a cobrar una cuenta y se abre sola la hoja «Abrir turno», o sale «Esta terminal no tiene caja»	Cobrar exige un turno abierto. Si además la terminal no tiene caja asignada, primero hay que asignársela. El aviso del turno, arriba del panel de «Más», te avisa antes de que llegues con la cuenta pedida.	Cajas y turnos
«1 ítem sin identificar» en la lista de domicilios, o «Falta decir qué es 1 ítem» en su ficha	Uno o varios ítems que mandó la plataforma no están emparejados con un plato tuyo. La ficha te dice cuáles, cada uno con «Decir qué es». Ningún domicilio entra a la cocina sin aceptarlo a mano.	Delivery y Mapeo de delivery
«Impresora no configurada. Configure la impresora térmica en la configuración.»	La impresora térmica no se elige en esta aplicación: se elige en NeoGestify y desde ahí llega. Aquí solo se decide qué va escrito en el papel.	Plantillas de impresión
Al mesero no le aparecen platos al armar el pedido	El catálogo llega recortado por las cartas vigentes a esa hora. Un plato solo sale si está en la carta y asignado a la sucursal. Sin precio sale, pero no se deja pedir; sin categoría de carta sale al final, en «Sin categoría».	Carta y Platos
«Módulo no incluido», o a un compañero le falta una entrada del menú que tú sí ves	O su rol no la incluye, o esa parte se compra aparte y el plan no la tiene.	Las tablas Quién usa qué y Lo que se compra aparte, aquí arriba

Si el problema es de una pantalla en concreto, cada documento del manual termina con su propia sección «Cuando algo no sale», con los mensajes tal como salen en pantalla.