Proveedores

Para quién: ADMIN, GERENTE, ALMACENISTA y DUENO. Dónde está: Insumos → Proveedores. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Esta es la agenda de a quién le compras: la carne, el pan, la cerveza, los desechables. De cada uno guardas su nombre, su NIT o cédula, con quién se habla, el teléfono, el correo, la dirección y en qué condiciones se le paga. Con esa ficha creada ya puedes pedirle insumos con una orden de compra y dejar registrado a qué precio te vende cada cosa.

Pantalla de Proveedores

  1. Nuevo Proveedor. El botón azul de arriba a la derecha. Abre la ventana de la ficha en blanco.
  2. Total. Cuántos proveedores tienes registrados. Este número no cambia cuando buscas: siempre dice el total.
  3. Buscar. El cuadro «Buscar», con el texto de ayuda «Nombre, identificación, email...». Filtra la lista mientras escribes.
  4. La tarjeta de cada proveedor. Arriba el nombre y debajo «ID:» con la identificación. Luego «Contacto:», «Tel:» y «Email:», y una etiqueta azul con las condiciones de pago. Las líneas que estén vacías no se pintan.
  5. Editar. Abre la misma ficha con los datos cargados. Solo la ven ADMIN, DUENO y GERENTE.
  6. Ver OC. Te lleva a Insumos → Órdenes de compra.

Para qué sirve tener esto al día

Del proveedor al stock

Un proveedor solo, en la lista, no mueve nada. Lo que lo pone a trabajar son los dos pasos de la mitad: registrarle el precio al que te vende cada insumo, y hacerle la orden de compra. Cuando esa orden se recibe, lo que llega entra al stock de la sucursal.

Antes de empezar

No hace falta turno de caja abierto. Aquí no se cobra nada. Puedes crear y editar proveedores con la caja cerrada.

La lista es la misma para todas tus sucursales. Un proveedor no pertenece a una sede: si lo creas en una, aparece en todas cuando los equipos se sincronicen.

La identificación no se puede repetir. Dos proveedores no pueden tener el mismo NIT o la misma cédula. Si lo intentas, el guardado falla.

Quién puede qué:

Rol Qué puede hacer aquí
ADMIN, GERENTE, DUENO Todo: ver la lista, buscar, crear y editar.
ALMACENISTA Ver la lista, buscar y crear. No le sale el botón Editar en las tarjetas.
Los demás roles No ven la entrada Proveedores en el menú.

Crear un proveedor

Ventana Nuevo Proveedor

  1. Obligatorios. «Identificación» y «Nombre / Razón social» llevan asterisco rojo. Sin ellos el formulario no se envía.
  2. Los otros dos obligatorios. «Contacto» y «Condiciones de pago» también llevan asterisco. Los dos son texto libre: escribe lo que hayas acordado.
  3. Contacto. Es la segunda sección de la ventana. Ahí «Teléfono», «Email» y «Dirección» se pueden dejar en blanco.
  4. Crear. El botón azul de abajo a la derecha. Mientras guarda dice «Guardando...».

Y los pasos:

  1. Entra a Insumos → Proveedores.
  2. Pulsa Nuevo Proveedor. Si la lista está vacía, la pantalla dice «No hay proveedores» — «Aún no has registrado ningún proveedor.» y el botón del centro se llama Crear primer proveedor. Hace lo mismo.
  3. En «Identificación» escribe el NIT o la cédula. El texto de ayuda dice «NIT o cédula». Es obligatorio y no se puede repetir.
  4. En «Nombre / Razón social» escribe cómo lo vas a reconocer en la lista: Distribuidora La 80. Es obligatorio.
  5. En «Contacto» escribe el nombre de la persona con la que hablas allá. Es obligatorio.
  6. En «Condiciones de pago» escribe el acuerdo. El texto de ayuda propone «Ej: 30 días». Es obligatorio, y es lo que sale en la etiqueta azul de la tarjeta.
  7. Si quieres, en «Teléfono» escribe el número. Es opcional.
  8. Si quieres, en «Email» escribe el correo. Es opcional, pero si escribes algo tiene que tener forma de correo: si no, el campo se marca y el formulario no se envía.
  9. Si quieres, en «Dirección» escribe dónde queda. Es un cuadro grande y opcional.
  10. Pulsa Crear.
  11. Sale el aviso «Proveedor creado» — «El proveedor ha sido creado correctamente.». Pulsa Aceptar y la ventana se cierra sola con la lista ya actualizada.

Si te arrepientes antes de guardar, pulsa Cancelar: la ventana se cierra y no se guarda nada.

Buscar un proveedor

  1. En Insumos → Proveedores, escribe en el cuadro «Buscar».
  2. La lista se filtra sola mientras escribes.

Busca por tres cosas a la vez: el nombre, la identificación y el email. No distingue mayúsculas de minúsculas, pero sí las tildes: si el proveedor está guardado como Panadería El Trigal, escribir panaderia sin tilde no lo encuentra.

Si no queda ninguno, la pantalla dice «No hay proveedores» — «No coincide ningún proveedor con la búsqueda.». Borra el texto del cuadro para verlos todos otra vez.

El contador «Total:» de arriba no se mueve con la búsqueda. Sigue diciendo cuántos proveedores hay en total, no cuántos quedaron en pantalla.

Editar los datos de un proveedor

Sirve para corregir un teléfono, cambiar la persona de contacto o renegociar las condiciones de pago.

  1. En Insumos → Proveedores, busca el proveedor.
  2. En su tarjeta, pulsa Editar. Si no ves ese botón, tu rol no puede editar: pídeselo a un ADMIN, a un GERENTE o al dueño.
  3. La ventana se abre titulada «Editar Proveedor», con todos los datos ya escritos.
  4. Cambia lo que necesites.
  5. Pulsa Actualizar.
  6. Sale «Proveedor actualizado» — «El proveedor ha sido actualizado correctamente.». Pulsa Aceptar.

Ojo: el cambio pisa el dato anterior y no queda copia del valor viejo. Si cambias la identificación, las órdenes de compra que ya le hiciste siguen apuntando al mismo proveedor, pero con la identificación nueva.

Ver cuántos proveedores hay registrados

  1. Entra a Insumos → Proveedores.
  2. Mira la etiqueta azul debajo del título: «Total:» y el número.

Es el total de proveedores registrados, sin importar lo que hayas escrito en el buscador.

Ver las órdenes de compra de un proveedor

  1. En Insumos → Proveedores, busca el proveedor.
  2. En su tarjeta, pulsa Ver OC.
  3. Llegas a la pantalla de órdenes de compra.

La lista llega sin filtrar: te muestra todas las órdenes, no solo las de ese proveedor. Para ver las suyas, escribe su nombre en el buscador de esa pantalla, que dice «N° orden o proveedor...».

Usar el proveedor en el resto del sistema

Una vez creado, el proveedor aparece para elegirlo en dos sitios.

Al pedirle insumos. En Insumos → Órdenes de compra, al crear una orden, el primer campo es «Proveedor» y es obligatorio: la lista desplegable son los proveedores que tengas creados aquí. Si no has creado ninguno, no puedes hacer la orden.

Al registrar a qué te vende. En Insumos → Productos, entra al producto y a la presentación que compras, ve a la pestaña Precios, sección Precios de Compra, y pulsa Nuevo precio. Ahí hay un campo «Proveedor (opcional)» que arranca en «Sin proveedor específico». Si eliges uno, el precio queda atado a él y en la lista sale al lado de la sucursal.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elimino un proveedor? No se puede desde esta pantalla: la tarjeta solo tiene Editar y Ver OC. Si dejaste de comprarle, lo práctico es editarlo y dejarlo marcado en el nombre —por ejemplo Carnes del Valle (no usar)— para que nadie lo escoja por error en una orden de compra.

¿Puedo tener dos proveedores con el mismo NIT? No. La identificación es única. El segundo no se guarda y sale «No se pudo guardar el proveedor».

Soy almacenista y no me sale Editar. Es lo esperado: el almacenista puede ver la lista, buscar y crear, pero no editar fichas existentes. Pídele el cambio a un ADMIN, a un GERENTE o al dueño.

¿Los proveedores son de mi sucursal o de todo el negocio? De todo el negocio. La misma lista se ve en todas las sedes.

Creé un proveedor en otro equipo y aquí no aparece. La lista viaja entre equipos con la sincronización. Espera a que el equipo sincronice y vuelve a entrar a la pantalla.

¿Qué pongo en «Condiciones de pago»? Lo que hayas acordado, con tus palabras: Contado, 30 días, 15 días con factura. Es un texto libre; el sistema no calcula ni cobra nada con ese dato, solo lo muestra.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«No se pudo guardar el proveedor» Lo más común: ya existe otro proveedor con esa misma identificación. También sale si el equipo perdió la conexión con el servicio del restaurante justo al guardar. Busca la identificación en el cuadro «Buscar»: si ya está, edita el que hay en vez de crear otro. Si no está, cierra la ventana, vuelve a entrar a la pantalla y reintenta.
«No hay proveedores» — «Aún no has registrado ningún proveedor.» O la lista está vacía de verdad, o el equipo no logró traer los datos del servicio del restaurante y la pantalla se quedó sin nada que mostrar. Sale el mismo texto en los dos casos. Si de verdad no has creado ninguno, pulsa Crear primer proveedor. Si sabes que sí hay, sal de la pantalla, vuelve a entrar y espera a que pase el «Cargando proveedores...». Si sigue vacía, revisa que el servicio del restaurante esté encendido en este equipo.
«No hay proveedores» — «No coincide ningún proveedor con la búsqueda.» Hay proveedores, pero ninguno coincide con lo que escribiste. Recuerda que las tildes cuentan. Borra el texto del cuadro «Buscar» y escribe menos letras, o escribe solo un pedazo de la identificación.
«Módulo no incluido» — «Proveedores y órdenes de compra» no está incluido en el plan contratado. Tu plan no tiene este módulo. Pulsa Volver al inicio y habla con tu proveedor para activarlo.
«Licencia no vigente» — «La licencia de este equipo no está vigente.» La licencia caducó o el equipo lleva mucho sin sincronizar. Conecta el equipo a internet para que se actualice la licencia, o revisa el estado de tu suscripción.
«No se pudo comprobar la licencia» No se pudo consultar la licencia en este momento; no quiere decir que no tengas el módulo. Pulsa Reintentar. El resto de la aplicación sigue funcionando.
No me sale el botón Editar en las tarjetas Tu rol es ALMACENISTA. Solo ADMIN, DUENO y GERENTE editan. Pídele el cambio a alguien con esos roles.
No veo Proveedores en el menú O tu plan no incluye el módulo, o tu rol no es ADMIN, GERENTE, ALMACENISTA ni DUENO. Confirma con quién administra el sistema cuál de las dos cosas es.
El campo del correo se marca y no deja guardar Lo que escribiste en «Email» no tiene forma de correo (le falta la arroba o el dominio). Corrígelo, o bórralo del todo: el correo es opcional.

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