Facturas electrónicas

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Facturas electrónicas. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Este módulo se compra aparte. Si no lo ves en el menú, tu plan no lo incluye. Habla con tu proveedor para activarlo.

Cuando una cuenta se factura, el documento tiene que llegar a la DIAN. Esta pantalla es el tablero donde ves si llegó: cada factura y cada nota crédito con su número, su CUFE y su estado. Desde aquí bajas el PDF o el XML, se lo mandas por correo al cliente, vuelves a intentar lo que falló y comparas contra Factus lo que de verdad quedó emitido.

Pantalla de Facturas electrónicas

  1. Facturas electrónicas. La entrada del menú, dentro del grupo Caja. Solo aparece si tu plan incluye este módulo.
  2. Sandbox o Producción. La etiqueta al lado del título. Sandbox quiere decir pruebas: esos documentos no valen ante la DIAN. Si no ves ninguna etiqueta, el módulo todavía no está configurado.
  3. Buscar por número, CUFE o cliente... Filtra por número del documento, CUFE, nombre del cliente o su identificación. Ojo: busca solo dentro de la página que estás viendo.
  4. Todos los estados. El desplegable que filtra de verdad, sobre todos los documentos.
  5. Conciliar con Factus. Compara lo que Factus tiene emitido contra lo que hay aquí.
  6. Estado. El semáforo de cada documento. Solo Aceptada significa que la DIAN lo recibió bien.
  7. Acciones. Los botones cambian en cada fila: Cuenta, PDF, XML, Ver, Correo y Reintentar.

La lista trae 20 documentos por página, del más reciente al más viejo, y muestra los de todas las sucursales. Si hay más de una página, abajo sale el paginador.

Antes de empezar

  • El módulo tiene que estar encendido y con las credenciales de Factus guardadas. Si le falta algo, arriba de la lista sale el aviso «Módulo apagado» y el botón «Conciliar con Factus» queda desactivado. Eso se arregla en Configurar la facturación electrónica.
  • No hace falta tener un turno de caja abierto. El turno lo exige cobrar, no facturar.
  • Los documentos no se crean aquí. Aparecen solos cuando cobras una cuenta con la factura activada, o cuando alguien la factura a mano desde el detalle de la cuenta.
  • Con rol CAJERO ves la pantalla y puedes buscar, descargar, reenviar y reintentar. No puedes conciliar ni emitir notas crédito: eso es de ADMIN, DUENO y GERENTE.

Los estados de un documento

El mismo estado se escribe distinto en la lista y dentro de la cuenta. Es el mismo estado.

En la lista Dentro de la cuenta Qué significa
«Pendiente» «Pendiente de envío» Está registrado pero todavía no salió hacia la DIAN.
«Enviada» «Enviada, esperando DIAN» Ya salió; falta que la DIAN conteste.
«Aceptada» «Aceptada por la DIAN» Listo. Tiene número y CUFE. Es el único estado con valor legal.
«Rechazada» «Rechazada» Lo devolvieron por los datos. Hay que corregirlos y volver a enviarlo.
«Error» «Con error» No se pudo llegar: internet, credenciales o numeración.

Cómo avanza un documento

El sistema vuelve a mandar solo, cada dos minutos, los documentos que quedaron «Pendiente» o «Error», hasta cinco intentos por documento. Entre un intento y el siguiente espera cada vez más: dos minutos, cuatro, ocho, dieciséis. En media hora se le acaban los cinco intentos, y a partir de ahí solo avanza si lo reintentas tú.

Los «Enviada» no se vuelven a mandar —eso duplicaría el documento—: el sistema le vuelve a preguntar a la DIAN hasta que conteste.

Los «Rechazada» no se tocan solos: mandar lo mismo daría el mismo rechazo.

En la columna «CUFE / error» sale el CUFE si el documento lo tiene, y si no, el último error que devolvió Factus. Es lo primero que hay que leer cuando algo falló.

Buscar un documento

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Abre el desplegable «Todos los estados» y elige lo que buscas: «Aceptadas», «Pendientes de envío», «Enviadas», «Rechazadas» o «Con error».
  3. Escribe en «Buscar por número, CUFE o cliente...» el número del documento, el CUFE, el nombre del cliente o su identificación.
  4. Si no aparece, pasa a la página siguiente con el paginador: lo que escribiste se vuelve a aplicar sobre esa página.

Ojo: el cuadro de búsqueda solo mira los 20 documentos de la página que tienes delante. El desplegable de estado sí busca en todo el histórico. Si algo no sale, filtra primero por estado y después busca.

Para volver a pedir la lista al servidor —por ejemplo, después de esperar a que la DIAN conteste—, pulsa «Actualizar».

Descargar el PDF o el XML

Se guardan como archivo en el equipo, no se abren en una pestaña.

  1. Ubica la fila del documento.
  2. Pulsa «PDF» o «XML» en la columna «Acciones».
  3. Espera. Mientras baja, los botones «PDF», «XML» y «Correo» de esa fila quedan desactivados.
  4. Cuando termine, sale «PDF descargado» (o «XML descargado») con el nombre del archivo que quedó guardado.

Los botones «PDF» y «XML» solo aparecen si el documento ya tiene número. Una factura en «Pendiente» o en «Error» todavía no tiene, y por eso no los verás.

Si acabas de emitir el documento, puede que el archivo aún no exista: la DIAN a veces se demora en terminar de validarlo. Espera un momento y vuelve a intentarlo.

Abrir el documento en Factus

  1. Pulsa «Ver» en la fila del documento.
  2. Se abre la representación gráfica en el navegador del equipo.

El botón «Ver» solo aparece si Factus ya devolvió el enlace público del documento.

Si el equipo no deja abrir el navegador desde la aplicación, sale el aviso «Abre el enlace en tu navegador» y el enlace queda copiado en el portapapeles. Pégalo tú en el navegador.

Enviar la factura al correo del cliente

  1. Ubica la fila del documento. Tiene que estar en «Aceptada».
  2. Pulsa «Correo».
  3. Espera a que salga «Correo enviado».

El correo lo manda Factus a la dirección que tiene el cliente en su ficha. Si el cliente no tiene correo, o si la cuenta salió a nombre de Consumidor Final, no hay a quién mandársela: revisa primero la ficha en Clientes.

El botón «Correo» solo sale en los documentos «Aceptada». En cualquier otro estado no aparece, porque solo un documento aceptado se puede reenviar.

Reintentar un documento que falló

  1. Ubica la fila con estado «Rechazada», «Error», «Pendiente» o «Enviada».
  2. Lee la columna «CUFE / error»: ahí está el motivo del último intento.
  3. Si el motivo son los datos del cliente —el caso más común es que el nombre no coincida con el del RUT—, corrígelos primero en Clientes.
  4. Pulsa «Reintentar».
  5. Espera. Si sale bien, aparece «Documento aceptado» con el número que le tocó.

Si vuelve a fallar sale «Sigue sin aceptarse» con el motivo. Reintentar un «Rechazada» sin haber corregido nada da exactamente el mismo rechazo.

Ojo: un documento que Factus dio por rechazado a veces quedó emitido igual —pasa cuando se cae la conexión justo después de mandarlo—. Si reintentas y el motivo habla de un documento repetido, no insistas: usa «Conciliar con Factus» para ver qué hay del otro lado.

El botón «Reintentar» desaparece en cuanto el documento queda «Aceptada». Un documento aceptado ya no se toca: si está mal, se corrige con una nota crédito.

Saltar a la cuenta que originó el documento

  1. Pulsa «Cuenta» en la fila del documento.
  2. Se abre el detalle de esa cuenta, con su consumo, sus pagos y su bloque de facturación.

Desde ahí puedes reimprimirla con «Reimprimir» y, si tu rol es ADMIN, DUENO o GERENTE, anularla con «Anular» o emitir la nota crédito. El botón «Cuenta» solo sale si el documento tiene una cuenta detrás.

Emitir una nota crédito

La nota crédito es el documento con el que se anula ante la DIAN una factura ya aceptada. No se emite desde la lista: se emite desde el detalle de la cuenta.

Facturación electrónica dentro de una cuenta

  1. El estado. El mismo semáforo de la lista, escrito largo.
  2. «Número:» y «CUFE:». Los datos legales del documento. El CUFE es lo que la DIAN usa para identificarlo.
  3. «Descargar PDF» y «Descargar XML». Guardan el archivo en el equipo, igual que en la lista.
  4. «Ver documento». Abre la representación gráfica en el navegador.
  5. «Emitir nota crédito». Solo sale si la factura está aceptada y tu rol es ADMIN, DUENO o GERENTE.
  6. «Notas crédito». Las que ya se emitieron para esta cuenta, con sus propios botones «PDF», «XML» y «Ver».

Los pasos

Ojo: una nota crédito no se puede deshacer. Se manda a la DIAN, consume un número de la resolución de notas crédito y queda para siempre. Emítela solo si de verdad hay que anular la cuenta.

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas y abre la cuenta. También llegas con el botón «Cuenta» desde la lista de facturas.
  2. Baja hasta el bloque «Factura electrónica (DIAN)».
  3. Comprueba que el estado sea «Aceptada por la DIAN». Si no lo es, no hay nada que anular.
  4. Pulsa «Emitir nota crédito».
  5. Confirma en el aviso «Se enviará a la DIAN una nota crédito que anula esta cuenta. ¿Continuar?».
  6. Espera a que salga «Nota crédito emitida» con el número del documento.
  7. Comprueba en el bloque «Notas crédito» que quedó en «Aceptada por la DIAN». Ese aviso sale también cuando la DIAN la rechazó; en ese caso la nota queda ahí con su estado real y sin número legal.

La nota crédito es siempre por la cuenta completa: ante la DIAN no se devuelve medio plato.

Si en la configuración está encendido «Emitir nota crédito al anular una cuenta», no tienes que hacer nada de esto: al pulsar «Anular» en la cuenta, la nota crédito sale sola.

Conciliar con Factus

Sirve para encontrar documentos que la DIAN aceptó y que aquí no quedaron registrados. Esos consumieron numeración y existen fiscalmente aunque no los veas en la lista.

  1. Entra a Caja → Facturas electrónicas.
  2. Pulsa «Conciliar con Factus». Mientras compara, el botón dice «Comparando...».
  3. Se abre la ventana «Conciliación con Factus».
  4. Lee el aviso de arriba. Si dice «Todo cuadra», no hay nada que hacer. Si dice «… no están en el sistema», esos son los que hay que revisar.
  5. Mira la tabla: «Número», «Cliente», «Total», «Emitido» y «En el sistema». Los que tienen «No» en la última columna son los que faltan.
  6. Anota esos números y búscalos en el panel de Factus.
  7. Pulsa «Cerrar».

Solo compara la página más reciente de lo que Factus tiene emitido, no el histórico completo. El aviso te dice cuántos documentos hay en total y qué página se comparó.

Con rol CAJERO el botón está pero la comparación no se hace: sale «No se pudo conciliar» con el motivo «Acceso denegado».

Preguntas frecuentes

¿Se factura sola cada cuenta? Solo si en la configuración está encendido «Emitir automáticamente al completar la venta», y solo las cuentas con cliente identificado. Las de mostrador quedan para facturarlas a mano.

¿Puedo facturar desde aquí una cuenta que no se facturó? No. Esta pantalla solo muestra documentos ya creados. Para facturar una cuenta, entra a Cuentas cobradas, ábrela y usa «Facturar a la DIAN».

¿Puedo borrar una factura equivocada? No desde aquí. Una factura que la DIAN aceptó solo se corrige con una nota crédito.

¿Por qué una factura sale a nombre de «Consumidor Final»? Porque la cuenta se cobró sin cliente identificado. Es válido ante la DIAN, pero consume un número de la resolución igual que cualquier otra.

¿La propina va en la factura? No. La propina no es base gravable ante la DIAN, así que no entra en el documento. En la cuenta impresa sí aparece.

¿Veo los documentos de todas las sedes? Sí. La lista muestra los de todas las sucursales, sin filtro por sede.

¿Qué pasa si se va el internet a la hora pico? Nada se pierde. Las cuentas se cobran igual y los documentos quedan en «Pendiente» o «Error»; cuando vuelva la conexión, el sistema los reintenta solo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Módulo apagado» — «La facturación electrónica está deshabilitada o le faltan credenciales. Configúrala en Configuración → Facturación electrónica.» El módulo está apagado o le falta alguna credencial de Factus. Ve a Configuración → Facturación electrónica y complétalo. Con ADMIN o DUENO.
«No hay documentos electrónicos para mostrar.» No hay documentos, o el filtro de estado deja fuera todos. Pon el filtro en «Todos los estados» y pulsa «Actualizar».
«Sigue sin aceptarse» El reintento volvió a fallar. Debajo sale el motivo que dio Factus o la DIAN. Lee el motivo. Si habla del cliente, corrígelo en Clientes y reintenta. Si habla de la resolución, es configuración.
«Sigue sin aceptarse» — «El reintento no prosperó.» El servidor no contestó el reintento, así que no hay motivo que mostrar. Revisa la red, pulsa «Actualizar» y vuelve a intentarlo. Los documentos no se pierden.
«Cargando...» — «Conectando, por favor espera...», que vuelve a salir cada pocos segundos El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red. Cuando vuelva, sale «Conectado». Los documentos no se pierden.
«No se pudo descargar el PDF» / «No se pudo descargar el XML» Factus no entregó el archivo. Espera un minuto y reintenta. Si insiste, ábrelo con «Ver» y bájalo desde Factus.
«El documento todavía no tiene número: no hay PDF disponible.» El documento no llegó a la DIAN, así que no tiene archivo. Pulsa «Reintentar» y espera a que quede «Aceptada».
«Factus no devolvió el PDF del documento. Si acaba de emitirse, puede que la DIAN todavía lo esté validando.» El documento es muy reciente. Espera unos minutos, pulsa «Actualizar» y vuelve a bajarlo.
«Este equipo no permite descargar archivos desde la aplicación. Abre el documento en el portal de Factus para obtener el PDF.» El equipo no admite descargas desde la aplicación. Pulsa «Ver» y descarga el archivo desde el portal de Factus.
«Abre el enlace en tu navegador» — «El enlace quedó copiado en el portapapeles: pégalo en el navegador.» La aplicación no pudo abrir el navegador del equipo. Abre el navegador y pega el enlace.
«No se pudo enviar» — «Factus no pudo enviar el correo: …» Factus no pudo mandar el correo, normalmente porque el cliente no tiene una dirección válida. Corrige el correo del cliente en Clientes y vuelve a pulsar «Correo».
«Solo se puede enviar por correo un documento aceptado por la DIAN.» El documento dejó de estar aceptado desde que se cargó la lista. Pulsa «Actualizar» y mira en qué estado quedó de verdad.
«El documento ya fue aceptado por la DIAN.» Se reintentó un documento que ya está aceptado. No hay nada que hacer. Si está mal, emite una nota crédito.
«No se pudo conciliar» — «Acceso denegado» Tu rol es CAJERO y la conciliación es de ADMIN, DUENO o GERENTE. Pídeselo a un administrador o a tu gerente.
«No se pudo conciliar» — «No se pudo leer el listado de Factus: …» Factus no respondió, o las credenciales ya no sirven. Revisa la conexión. Si sigue, prueba la conexión en Configuración → Facturación electrónica.
«La facturación electrónica está deshabilitada.» El interruptor del módulo está apagado. Enciéndelo en Configuración → Facturación electrónica.
«Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).» Falta alguno de los cuatro datos de la cuenta de Factus. Complétalos en Configuración → Facturación electrónica y guarda.
«La cuenta ya tiene factura electrónica (…).» Se intentó facturar otra vez una cuenta que ya tiene su factura aceptada. Búscala en esta pantalla por el número que sale entre paréntesis.
«Solo se pueden facturar cuentas cobradas (la cuenta está …).» La cuenta no está completada: quedó en proceso o está anulada. Cóbrala primero. Una cuenta anulada no se factura.
«La cuenta no tiene consumo que facturar (solo propina).» En esa cuenta solo quedó propina, y la propina no se factura. No hay nada que facturar.
«La cuenta no tiene una factura electrónica aceptada que corregir.» Se pidió una nota crédito de una cuenta que nunca se facturó, o cuya factura no llegó a aceptarse. Si no hay factura aceptada, no hace falta nota crédito.
«No se pudo emitir» Ni siquiera se llegó a mandar la nota crédito: debajo sale el motivo. Lee el motivo. Suele ser el rol, o que la cuenta no tiene factura aceptada.
«Acceso denegado» Tu rol no alcanza para esa acción. Las notas crédito y la conciliación son de ADMIN, DUENO y GERENTE.
En la cuenta, el aviso «Último error» sobre un documento «Aceptada por la DIAN» La DIAN lo aceptó con observaciones (por ejemplo, el nombre no coincide con el RUT). El documento vale. Corrige el dato del cliente para que no vuelva a salir. En la lista no se ve: esa columna muestra el CUFE cuando el documento lo tiene.

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