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Las resoluciones de numeración

Restaurante · Lectura de 10 minutos

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloque «Resoluciones de numeración», al final de la pantalla. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Son las resoluciones que la DIAN le autorizó a tu cuenta de Factus. Cada tipo de documento consume la suya y se agota, y sin al menos una activa para facturas de venta no se puede emitir nada. Desde aquí se dan de alta, se corrige el siguiente número, se activan o se desactivan y se eliminan.

Todo lo que hagas en este bloque ocurre en la cuenta de Factus, no en este equipo, y se guarda desde la hoja de cada resolución: no hace falta «Guardar cambios». Bajo el título está dicho: «Lo que cambies aquí cambia en la cuenta de Factus, no solo en este equipo.»

El bloque de resoluciones y la hoja de una resolución

  1. La fila. El prefijo, el documento —«Factura de venta» o «Nota crédito»— y su estado: «Activa», «Inactiva» o «Vencida». Las activas van primero. Toda la fila se toca y abre la hoja de esa resolución.
  2. La resolución y su vigencia. El número del acto de la DIAN —o «Sin resolución propia», en las notas crédito— y hasta cuándo vale: «hasta el 30 sep 2027», «terminó el 31 ago».
  3. «quedan». Los números que le faltan por consumir. En ámbar cuando quedan menos de 500; en rojo cuando se acabaron.
  4. Volver a leer y «Nueva resolución». El botón de las flechas vuelve a preguntarle a la cuenta. «Nueva resolución» abre la hoja para crear una.
  5. Los datos de la resolución. «Quedan», «Estado», «Autorizada» (del primero al último número que permitió la DIAN), «Vigencia» y, si la tiene, la «Clave técnica».
  6. «Siguiente número». El número con el que saldrá el siguiente documento. Solo se toca en un caso: lo explica Corregir el siguiente número.
  7. «Resolución activa». El interruptor para activarla o desactivarla.
  8. El pie de la hoja. «Eliminar resolución», en rojo y apartado a la izquierda; «Cancelar»; y el botón que guarda, que dice lo que va a hacer: «Guardar · sigue SETP4689», «Activar resolución», «Desactivar resolución» o «Guardar cambios».

Antes de empezar

  • Los datos de la cuenta de Factus tienen que estar guardados. Si no, el bloque dice «Sin cuenta de Factus todavía» — «Guarda las credenciales de arriba: las resoluciones se leen de la cuenta.», y no hay botones. Eso se arregla en Encender el módulo y cargar la cuenta de Factus.
  • Necesitas el papel de la resolución de la DIAN: de ahí salen el prefijo y el número.
  • Con la cuenta vacía, el bloque dice «La cuenta no tiene ninguna resolución» — «Crea la de facturas de venta con los datos que te dio la DIAN: sin ella no se puede emitir nada.», con el botón «Nueva resolución» en el medio.

Registrar una resolución de numeración

  1. Pulsa «Nueva resolución». Se abre la hoja «Nueva resolución», «Con los datos que autorizó la DIAN».
  2. En «Tipo de documento», pulsa «Factura de venta» o «Nota crédito».
  3. Escribe el «Prefijo»: el que autorizó la DIAN, hasta cuatro caracteres. El campo lo pasa solo a mayúsculas.
  4. Escribe el «Número de resolución»: el número del acto de la DIAN. Para las notas crédito el campo queda apagado y dice «Las notas crédito no llevan resolución propia.»
  5. Revisa el «Primer número». Viene en 1. Es el número con el que saldrá el siguiente documento: si la numeración ya se usó en otro sistema, pon el siguiente al último emitido.
  6. Pulsa el botón del pie. Con el prefijo escrito dice con qué número empieza, por ejemplo «Crear · empieza en SETP1». Mientras se crea, dice «Creando…».
  7. Abajo sale «SETP quedó en la cuenta de Factus» — «El primer documento sale como SETP1.», con tu prefijo.
  8. Comprueba que la fila nueva aparezca en la lista como «Activa».
  9. Si es de facturas y la cuenta ya tenía otra activa, ve a «Cómo se numera y se emite» y elige cuál se usa.

El botón de crear no se deja pulsar hasta que haya prefijo y, si es de facturas, número de resolución.

Ojo: la resolución se crea en la cuenta de Factus, no aquí. Si te equivocas en el prefijo o en el número, queda registrada mal y hay que eliminarla y volver a crearla —y no se puede eliminar si ya numeró algún documento.

Solo se ofrecen los dos tipos que el restaurante emite. Debajo lo dice: «Cada uno consume su propia numeración. Solo salen los dos que este sistema emite.»

Para cerrar la hoja sin crear nada, pulsa «Cancelar».

Corregir el siguiente número

Hace falta cuando esa numeración ya se usó fuera del sistema: si el siguiente número apunta a uno ya emitido, la DIAN rechaza el documento por duplicado y no hay forma de arreglarlo desde la pantalla de ventas.

  1. Pulsa la fila de la resolución. Se abre su hoja, con el prefijo y el documento de título.
  2. Escribe el número en «Siguiente número». Solo admite cifras.
  3. Comprueba que esté dentro de «Autorizada». Si no, el campo se pone en rojo con «Queda fuera de lo autorizado (del … al …).» y el botón no se deja pulsar.
  4. Pulsa el botón del pie. Dice cómo saldrá el próximo, por ejemplo «Guardar · sigue SETP245».
  5. Abajo sale «Siguiente número guardado» — «El próximo documento de SETP sale como SETP245.»

Ojo: mover el número hacia atrás, a uno que ya se emitió, hace que la DIAN rechace el siguiente documento por duplicado. Y saltarlo hacia adelante deja huecos en la numeración que hay que poder explicar. Cámbialo solo si sabes cuál fue el último número usado.

Para salir sin cambiar nada, pulsa «Cancelar».

Activar o desactivar una resolución

  1. Pulsa la fila de la resolución.
  2. En la hoja, toca «Resolución activa». Debajo lo dice: «Una inactiva no se ofrece al elegir con qué numerar. Se puede volver a activar cuando quieras.»
  3. Pulsa el botón del pie, que ahora dice «Desactivar resolución» o «Activar resolución».
  4. Abajo sale «SETP quedó inactiva» o «SETP vuelve a estar activa». Si te equivocaste, pulsa «Deshacer» en ese aviso, en los segundos que dura.

Si en la misma hoja cambiaste el número y el estado, el botón dice «Guardar cambios» y hace las dos cosas.

Desactivar la única resolución de facturas deja al negocio sin poder emitir, y arriba aparecerá el aviso rojo «No hay resolución de facturas activa».

Una resolución «Vencida» no vuelve a servir por activarla: la vigencia la pone la DIAN, no el sistema. Su hoja lo dice: «Esta resolución ya venció» — «La DIAN rechaza lo que se emita con ella. Solicita una nueva y créala aquí.»

Eliminar una resolución

Ojo: esto no se puede deshacer y no borra nada ante la DIAN. Si esa resolución ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.

  1. Pulsa la fila de la resolución.
  2. Pulsa «Eliminar resolución», en rojo, a la izquierda del pie de la hoja.
  3. Lee la pregunta «¿Eliminar SETP?» —con tu prefijo—: «Se quita de la cuenta de Factus y no se puede deshacer. Si ya numeró algún documento, Factus solo la marca como eliminada: los consecutivos consumidos existen ante la DIAN y no se borran.»
  4. Pulsa «Sí». Con «No» no pasa nada.
  5. Abajo sale «SETP se eliminó de la cuenta», y la hoja se cierra.

Si lo que quieres es dejar de usarla pero conservar el histórico, no la elimines: desactívala.

Volver a leer la lista

  1. Pulsa el botón de las flechas, a la izquierda de «Nueva resolución».
  2. La lista vuelve a preguntarle a la cuenta de Factus. Mientras lee, las filas se atenúan.

Sirve cuando alguien tocó la cuenta desde el panel de Factus, o después de arreglar un problema de conexión. Si la lectura falla, las filas que ya había se quedan y arriba sale «No se pudieron volver a leer» con el motivo.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Sin cuenta de Factus todavía» — «Guarda las credenciales de arriba: las resoluciones se leen de la cuenta.» No hay datos de la cuenta guardados. Guárdalos en «Cuenta de Factus».
«La cuenta no tiene ninguna resolución» La cuenta de Factus está vacía de numeración. Pulsa «Nueva resolución» y crea la de «Factura de venta».
«No se pudieron leer las resoluciones» — «Factus no devolvió las resoluciones. Revisa las credenciales y prueba la conexión.» La cuenta respondió mal. Pulsa «Probar conexión» arriba: ahí sale el motivo.
«No se pudieron leer las resoluciones» — «No se pudo contactar al servidor para leer los datos de la cuenta.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
«No se pudieron leer las resoluciones» — «No se pudieron leer los rangos de numeración: …» Factus rechazó la consulta. Suele ser credenciales de otro ambiente. Revísalas y prueba la conexión.
«No se pudieron volver a leer» con el motivo, encima de la lista Falló la nueva lectura; las filas que ves son las de la lectura anterior. Pulsa otra vez el botón de volver a leer. Si sigue, prueba la conexión.
El botón de crear no se deja pulsar Falta el prefijo o, en una de facturas, el número de resolución. Complétalos.
«No se pudo crear la resolución» — «Factus rechazó el rango de numeración: …» Prefijo repetido, resolución que no es de esta cuenta, o datos que no cuadran con la DIAN. Compara prefijo y número con el papel de la resolución.
«Queda fuera de lo autorizado (del … al …).» bajo «Siguiente número» El número no está dentro de lo que autorizó la DIAN. Escribe uno dentro de ese rango.
«No se pudo cambiar el siguiente número» — «Factus no pudo mover el consecutivo: …» El número está por debajo de lo ya emitido, o Factus no lo aceptó. Ponlo por encima del último usado.
«No se pudo cambiar el estado» — «Factus no pudo cambiar el estado del rango: …» Factus no dejó activar o desactivar esa resolución. Casi siempre está vencida. Registra una nueva.
«No se pudo eliminar» — «Factus no pudo eliminar el rango: …» Factus no dejó borrarla. Si ya numeró documentos, no se borra. Desactívala.
«Sin conexión con el servidor» — «La resolución sigue como estaba.» (o «La resolución no se creó.», o «La resolución sigue en la cuenta.») El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y repite la acción.
La hoja dice «Solo administración y dueños cambian las resoluciones.» y el pie solo tiene «Cerrar» Tu rol no puede tocar las resoluciones. En la práctica no lo verás: la pantalla solo se abre para ADMIN y DUENO. Crear, corregir y eliminar es de ADMIN y DUENO.
Eliminaste una resolución y sigue en la lista Ya había numerado documentos: Factus solo la marca como eliminada. Es lo correcto. Los consecutivos consumidos existen ante la DIAN.

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