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Elegir el cliente de una cuenta

Restaurante · Lectura de 9 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, MESERO y CAJERO, tanto en el pedido como en el cobro. Dónde está: Salón → Pedidos → «Nuevo pedido», y Salón → Cobrar → la cuenta que estés cobrando. Hace falta comprarlo aparte: no.

Un pedido puede llevar cliente o no llevarlo. Si lo lleva, su nombre acompaña la cuenta hasta el final: se ve al cobrar, queda en la cuenta cobrada y, si emites factura electrónica, es a quien se le emite. Si no lo lleva, todo sigue funcionando: la cuenta se cierra a nombre del «Consumidor Final».

Se elige en dos sitios —en la comanda y al cobrar— y en los dos con la misma hoja «Buscar cliente», que sale por la derecha y mira la libreta entera.

Elegir el cliente al tomar el pedido

  1. Entra a Salón → Pedidos.
  2. Pulsa «Nuevo pedido».
  3. En el panel de la derecha, elige el tipo de servicio y la «Mesa» como siempre.
  4. Debajo, en «Cliente (opcional)», pulsa el botón que dice «Sin cliente».
  5. Se abre la hoja «Buscar cliente». Elige al comensal como se explica más abajo.
  6. El botón ya dice su nombre. Arma el pedido y envíalo a cocina como de costumbre.

Para dejarlo sin nombre, no toques el botón. Si ya elegiste a alguien, pulsa «Quitar», a su lado.

Cambiar el cliente al cobrar

Al abrir una cuenta para cobrarla, arriba a la derecha hay un botón con el dibujo de una persona. Si el pedido traía cliente, el botón dice su nombre; si no, dice «Sin cliente».

  1. Entra a Salón → Cobrar.
  2. Pulsa la cuenta que vas a cobrar.
  3. Pulsa el botón del cliente, arriba a la derecha, al lado de «Precuenta».
  4. Se abre la hoja «Buscar cliente».
  5. Elige al cliente como se explica aquí abajo.
  6. La hoja se cierra y el botón de arriba ya dice el nombre del cliente.

Lo que diga ese botón es lo que se guarda al cerrar la cuenta. Cambiarlo aquí no toca el pedido ni la comanda de la cocina.

Ojo: no hay botón para quitar el cliente una vez elegido: solo se puede cambiar por otro. Si te equivocaste y la cuenta no debía llevar cliente, sal con Volver y vuelve a entrar; la cuenta abre otra vez con el cliente que traía el pedido.

Usar la hoja «Buscar cliente»

Hoja Buscar cliente

  1. El campo de búsqueda. Dice «Nombre, documento o teléfono». Escribe y deja de escribir un instante: la lista se llena sola, sin pulsar nada. La equis del campo lo borra.
  2. Cada fila encontrada. Las iniciales en un círculo, el nombre completo y, debajo, «Doc.» o «NIT» con el número y el teléfono, si lo tiene.
  3. «Elegir». Sale a la derecha de cada fila. Pulsa en cualquier parte de la fila: la hoja se cierra y el cliente queda puesto.
  4. «Nuevo cliente». Abajo a la izquierda, siempre a mano: abre la hoja de alta sin salir de donde estás. Les sale a ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO.
  5. «Cancelar». Cierra sin cambiar nada.

Antes de escribir nada dice «Busca un cliente» / «Escribe el nombre, el documento o el teléfono.». Mientras busca, salen unas filas grises con la forma de las de verdad.

El buscador mira la identificación, el nombre, los apellidos y el teléfono, en la libreta entera. Los clientes de la papelera no salen.

Trae hasta 20. Si hay más con ese texto, debajo de la lista dice «Salen los primeros 20. Escribe más del nombre, el documento o el teléfono para encontrarlo.».

Ojo: este buscador no busca por correo.

Si la búsqueda no llega al servidor, la hoja no dice que no hay nadie: sale «No se pudo buscar» / «El servidor no respondió. Revisa la conexión y vuelve a intentarlo: el cliente puede existir.», con el botón «Reintentar». No crees el cliente en ese momento: puede que ya esté en la libreta.

Si no aparece nadie, sale «Ningún cliente con ese dato» / «Prueba con el documento o el teléfono, o créalo si es la primera vez que viene.», con otro botón «Nuevo cliente». Al guardarlo, la hoja se queda buscando su documento y te lo muestra para elegirlo con un toque.

Confirmar el cliente antes de cerrar la cuenta

Al pulsar «Cobrar $…» se abre la hoja «Cobrar la cuenta», con todo a la vista: lo que se cobra, cómo se paga, el cliente, la factura y la impresión. El renglón «Cliente» lleva un botón con su nombre. Es la última oportunidad de corregirlo.

  1. Revisa el nombre que sale en el botón de «Cliente». Una cuenta sin cliente dice «Consumidor final».
  2. Si no es el correcto, toca el botón y elige al cliente en «Buscar cliente».
  3. Sigue con el cobro.

Si el negocio tiene la facturación electrónica, debajo sale el interruptor «Factura electrónica», y te dice a nombre de quién va: «A nombre de Laura Gómez.» o, sin cliente, «A Consumidor final (NIT 222222222222). Es válida ante la DIAN, pero gasta un número de la resolución: si el cliente la pidió a su nombre, elígelo arriba.». Está contado en Cerrar la cuenta.

Ojo: una vez cerrada la cuenta, el cliente que quedó no se cambia desde el cobro. Y una factura ya emitida a la DIAN no se corrige cambiando el cliente: eso se arregla con una nota crédito.

Facturarle a otro cliente una venta ya cobrada

Si la cuenta se cerró sin cliente y después el comensal pide la factura a su nombre, todavía se puede — siempre que esa venta no tenga factura todavía.

Ojo: esto no solo cambia la factura. La propia pantalla lo advierte: «Sin cliente se factura a consumidor final. Al facturar a otro cliente, la cuenta también queda a su nombre.». En cuanto pulsas la fila del cliente, la factura sale: no hay una segunda confirmación. Y emitir ante la DIAN no se deshace: si te equivocas de cliente, toca nota crédito.

  1. Entra a Caja → Cuentas cobradas. A esta pantalla entran ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO; un mesero no.
  2. Abre la cuenta.
  3. En el bloque «Factura electrónica», pulsa «Facturar a otro cliente».
  4. En «Buscar cliente», escribe la cédula, el nombre o el teléfono.
  5. Pulsa la fila del cliente.
  6. La factura se emite a su nombre y la cuenta queda reasignada.

El bloque «Factura electrónica» solo sale si el negocio tiene la facturación electrónica. Si no lo ves, la cuenta se queda como está.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cobro sin elegir cliente? Nada malo. La cuenta se cierra igual. En Caja → Cuentas cobradas, la fila de esa cuenta sale sin nombre de cliente, y si emites factura sale a nombre del consumidor final genérico de la DIAN.

¿El cliente que elijo al cobrar se guarda en el pedido? No. Queda guardado en la cuenta cobrada, que es lo que importa para la factura.

¿Puedo buscar un cliente por su correo? No. Ni la hoja «Buscar cliente» ni la lista de Administración → Clientes miran el correo: las dos buscan por identificación, nombre, apellidos y teléfono.

¿Sirve para buscar la cuenta después? Sí. En Salón → Cobrar, el buscador de arriba encuentra la cuenta por el nombre o los apellidos del cliente, además de por mesa, número de pedido y mesero. El recuadro solo dice «Mesa, número de pedido o mesero», pero el cliente también cuenta.

¿Y en los domicilios de las plataformas? Esos traen el nombre del comensal desde Uber Eats, DiDi Food o Rappi y no salen de esta libreta.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Ningún cliente con ese dato» / «Prueba con el documento o el teléfono, o créalo si es la primera vez que viene.» No hay nadie con ese texto en la identificación, el nombre, los apellidos o el teléfono. El correo no se busca aquí. Prueba con la cédula, o con el apellido solo. Si de verdad no existe, pulsa «Nuevo cliente».
«No se pudo buscar» / «El servidor no respondió. Revisa la conexión y vuelve a intentarlo: el cliente puede existir.» La búsqueda no llegó al servidor o no volvió. Comprueba la conexión y pulsa «Reintentar». No lo crees de nuevo: el guardado fallaría si ya existe.
«Ningún cliente con ese dato» con un cliente que sabes que existe Está en la papelera: el buscador no ofrece clientes eliminados. Pídele a un ADMIN, DUENO o GERENTE que lo restaure desde Administración → Clientes → «Eliminados».
«Salen los primeros 20. Escribe más del nombre, el documento o el teléfono para encontrarlo.» Hay más de 20 clientes con ese texto. Escribe el documento completo, el teléfono o el nombre y el apellido.
No sale «Nuevo cliente» en la hoja Tu rol no crea clientes. Pídeselo a un cajero, a un mesero o a un superior.
En el cobro el botón dice «Sin cliente» y tú elegiste a alguien en el pedido El pedido se guardó sin cliente, o lo cambiaste desde otro equipo. Pulsa el botón y elígelo otra vez antes de cerrar la cuenta.
Elegiste un cliente por error y la cuenta no debía llevar ninguno No hay botón para quitarlo, solo para cambiarlo. Sal con Volver y vuelve a entrar a la cuenta: abre con el cliente que traía el pedido.
«Solo se pueden facturar cuentas cobradas.» en el bloque «Factura electrónica», sin «Facturar a otro cliente» Esa cuenta no está cobrada. Termina de cobrarla y vuelve a entrar a la cuenta.
«Una cuenta anulada no se factura.» La cuenta se anuló. Es lo esperado: una cuenta anulada no lleva factura.

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