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Encender el módulo y cargar la cuenta de Factus

Restaurante · Lectura de 10 minutos

Parte de Configurar la facturación electrónica. Para quién: ADMIN y DUENO. Dónde está: Configuración → Facturación electrónica, bloques «Qué se emite», «Cuenta de Factus» y «Quién emite». Hace falta comprarlo aparte: sí.

Es el arranque: el interruptor que enciende la facturación, los cuatro datos con los que el sistema entra a tu cuenta de Factus y la comprobación de que esa cuenta responde. Hasta que esto no esté guardado, el resto de la pantalla no tiene de dónde leer nada.

Encender la facturación electrónica

  1. Entra a Configuración → Facturación electrónica.
  2. En el bloque «Qué se emite», toca la fila «Facturación electrónica» para encender su interruptor. Debajo lo dice: «Apagada, las ventas y la impresión funcionan exactamente igual que hoy.»
  3. Pulsa «Guardar cambios», en la cabecera.
  4. Espera el aviso «Facturación electrónica guardada».
  5. Mira debajo del título de la pantalla: tiene que decir «Encendida».

Con el interruptor apagado no se pierde nada; simplemente no sale ningún documento hacia la DIAN.

Ojo: la plantilla de fábrica de la «Cuenta de mesa» ya trae la sección «Factura electrónica (CUFE y QR)». Si usas una propia que no la tiene, encender el módulo se la agrega, justo antes del pie de página. Es un cambio en tu plantilla de impresión, y se ajusta en Plantillas de impresión. Si la quitas, vuelve a aparecer la próxima vez que guardes esta pantalla con el módulo encendido: para que no se imprima, déjala y apágale «Se imprime».

No basta con el interruptor: si faltan los datos de la cuenta, la pantalla dirá «Encendida» pero no se emitirá nada, y al intentarlo saldrá «Faltan credenciales de Factus (client id, client secret, usuario o contraseña).»

Elegir qué se emite solo

Las otras dos filas del bloque «Qué se emite» deciden qué sale hacia la DIAN sin que nadie lo pida. Las dos vienen encendidas, y quedan desvaídas y sin responder mientras «Facturación electrónica» esté apagada.

  1. Toca «Emitir sola al cobrar la cuenta» para encenderla o apagarla.
  2. Toca «Nota crédito al anular una cuenta» para encenderla o apagarla.
  3. Pulsa «Guardar cambios».

«Emitir sola al cobrar la cuenta» factura sola cada cuenta al cobrarla, pero solo las que tienen cliente identificado. Debajo lo dice: «Solo las cuentas con cliente identificado. Las de mostrador (consumidor final) se facturan a mano desde su detalle: Cuentas cobradas → «Factura y detalle».» Ahí, en el bloque «Factura electrónica». Ver Detalle de una cuenta. Es a propósito: emitirlas todas quemaría numeración de la DIAN en tiquetes que nadie pidió facturar.

Apagarla no impide facturar: solo hace que cada factura salga cuando alguien la pida.

«Nota crédito al anular una cuenta» manda la nota crédito sola cada vez que se anula una cuenta ya facturada. Debajo lo explica: «Anular una cuenta ya facturada no la borra de la DIAN: sin la nota crédito el negocio queda declarando un ingreso que devolvió.»

Ojo: una nota crédito no se puede deshacer. Con esta fila encendida, cada anulación de una cuenta facturada consume un número de la resolución de notas crédito y queda ante la DIAN.

El cajero no espera a la DIAN en ninguno de los dos casos: la cuenta se cierra y el documento sale después, por su cuenta. Si falla, queda registrado en Facturas electrónicas para reintentarlo.

Cargar los datos de la cuenta de Factus

Son cuatro datos y los entrega Factus, no el sistema. Bajo el título «Cuenta de Factus» está dicho: «Factus entrega el Client ID y el Client Secret al registrar la integración; el usuario y la contraseña son los de la cuenta. Se guardan y nunca vuelven a esta pantalla: para cambiarlos, escríbelos de nuevo.»

  1. En «Ambiente», pulsa «Pruebas (sandbox)» para empezar.
  2. Escribe el «Client ID» de tu cuenta de Factus.
  3. Escribe el «Client Secret». El ojo de la derecha muestra lo escrito, para comprobarlo.
  4. Escribe el «Usuario (correo de la cuenta)»: es el correo con el que entras a Factus.
  5. Escribe la «Contraseña» de esa cuenta. También tiene su ojo.
  6. Pulsa «Guardar cambios» y espera «Facturación electrónica guardada».

Cuando ya hay datos guardados, el «Client Secret» y la «Contraseña» salen vacíos, con «Guardado: escribe para cambiarlo» dentro y «En blanco se conserva el guardado.» debajo. El sistema nunca devuelve esos dos datos a la pantalla, así que la única forma de cambiarlos es escribirlos de nuevo.

Lo que impide guardar (con «Facturación electrónica» encendida):

  • El «Client ID» vacío: «Faltan datos de la cuenta» — «Para encender la facturación hace falta el Client ID.» El campo queda marcado: «Hace falta para encender la facturación.»
  • La primera vez, el secreto o la contraseña vacíos: «Faltan datos de la cuenta» — «Escribe el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» El que falte queda marcado: «Escribe el Client Secret de la cuenta.» o «Escribe la contraseña de la cuenta.»

El «Usuario (correo de la cuenta)» no se comprueba al guardar, pero sin él la cuenta se considera incompleta: «Probar conexión» seguirá apagado y las resoluciones no se cargarán.

Cambiar de pruebas a producción

El sistema guarda un solo juego de datos. Debajo de «Ambiente» lo recuerda: «Cada ambiente tiene sus propias credenciales: las de pruebas no sirven en producción.»

Ojo: en «Producción» cada documento que salga es real. Consume un número de la resolución, queda ante la DIAN y ya no se borra: si está mal, se corrige con una nota crédito.

  1. Ten a la mano el Client ID, el Client Secret, el usuario y la contraseña de la cuenta real.
  2. En «Ambiente», pulsa «Producción».
  3. Escribe de nuevo el «Client ID» y el «Usuario (correo de la cuenta)».
  4. Escribe de nuevo el «Client Secret» y la «Contraseña». Dejarlos en blanco conservaría los de pruebas, y con esos no se entra.
  5. Pulsa «Guardar cambios». Debajo del título pasa a decir «producción».
  6. Pulsa «Probar conexión» y comprueba que salga «Factus respondió».
  7. Revisa «Cómo se numera y se emite»: las resoluciones de la cuenta real son otras, y si tenías una elegida, sigue apuntando a la de pruebas.

Mientras el ambiente sea de pruebas, arriba de todo sale el aviso «Ambiente de pruebas» — «Lo que se emita en sandbox no tiene validez fiscal. Cambia a producción solo con las credenciales reales de tu cuenta de Factus y una resolución vigente.»

Probar la conexión con Factus

«Probar conexión» prueba lo que está guardado, no lo que tienes escrito en pantalla. Al lado del botón dice en qué punto estás:

  • «Guarda primero las credenciales para poder probarlas.» — no hay datos guardados y el botón está apagado.
  • «Prueba lo guardado: guarda antes los cambios para probarlos.» — hay cambios sin guardar.
  • «Prueba las credenciales guardadas contra Factus.» — todo guardado.
  1. Si tienes cambios, pulsa antes «Guardar cambios».
  2. Pulsa «Probar conexión». Mientras responde, el botón dice «Probando…».
  3. Lee el resultado.

Hay cuatro finales posibles:

  • «Factus respondió» — «Las credenciales guardadas funcionan.» Sale abajo y se va solo. Todo bien.
  • «Conectado, pero falta numeración», en ámbar junto al botón. Los datos de la cuenta sirven, pero la numeración no está lista. El texto dice exactamente qué falta; casi siempre es una resolución que hay que crear o elegir.
  • «Factus no respondió como se esperaba», en rojo junto al botón, con el motivo debajo. O la cuenta no contesta, o los datos no son los de ese ambiente.
  • «Sin conexión» — «No se pudo contactar a Factus desde el servidor.», en rojo junto al botón.

Los avisos en ámbar y en rojo se quedan junto al botón mientras corriges. Se quitan con su ✕ o al volver a probar.

Pase lo que pase, la pantalla vuelve a leer los datos de la cuenta: la lista de resoluciones y el bloque «Quién emite» quedan al día después de probar.

Probar la conexión no exige que el módulo esté encendido. Se puede comprobar la cuenta antes de habilitar nada.

Leer el bloque «Quién emite»

Aparece solo cuando la cuenta contestó. Es informativo: no se edita desde aquí.

  • «Razón social», «NIT», «Régimen», «Organización», «Dirección», «Municipio», «Teléfono», «Correo» y «Responsabilidades» son los datos del emisor, o sea, a nombre de quién sale la factura. Los que la cuenta no tenga no salen.
  • El aviso «Plan contratado» dice cuántos documentos te quedan del plan de Factus y en cuántos días vence: «Quedan 940 de 1.000 documentos; el plan vence en 210 días.» Cuando bajan de 100 se pone en ámbar; en cero, o con el plan vencido, en rojo.

Bajo el título está dicho: estos datos salen de la cuenta de Factus, no de los datos de empresa del sistema. Si aquí ves otra empresa, es la de esa cuenta: en pruebas siempre es la de pruebas de Factus.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Solo un administrador o el dueño configuran la facturación electrónica» / «Pídele a uno de ellos que cambie estos datos.» Tu rol no es ADMIN ni DUENO y llegaste por la dirección: la entrada del carril solo les sale a ellos. Pulsa «Volver a Configuración» y pídeselo al administrador o al dueño.
«Faltan datos de la cuenta» — «Para encender la facturación hace falta el Client ID.» Guardaste con la facturación encendida y sin Client ID. Escríbelo y vuelve a guardar.
«Faltan datos de la cuenta» — «Escribe el Client Secret y la contraseña de la cuenta de Factus.» Es la primera vez que guardas y falta el secreto o la contraseña. Escríbelos. Solo se dejan en blanco si ya hay unos guardados.
«No se pudo guardar» — «No hay empresa configurada: primero completa los datos de la empresa.» Nunca se llenaron los datos de la empresa. Complétalos en Configuración → Empresa.
«Sin conexión con el servidor» — «La configuración no se guardó.» El equipo no está hablando con el servidor del negocio. Revisa la red y vuelve a guardar.
«Guardar cambios» está apagado No hay nada distinto de lo guardado. Si querías probar, «Probar conexión» no necesita guardar otra vez.
«Probar conexión» está apagado Falta guardar alguno de los cuatro datos. Al lado dice «Guarda primero las credenciales para poder probarlas.» Complétalos, también el usuario, y pulsa «Guardar cambios».
«Factus no respondió como se esperaba» con «Factus rechazó las credenciales (HTTP 401): …» Alguno de los cuatro datos está mal, o son de otro ambiente. Cópialos otra vez del panel de Factus.
«Factus no respondió como se esperaba» con «No se pudo autenticar contra Factus: …» Factus no respondió al intento de entrar. Revisa internet. Si insiste, mira el estado del servicio de Factus.
«Sin conexión» — «No se pudo contactar a Factus desde el servidor.» La consulta ni siquiera salió. Revisa la red y vuelve a probar.
Probaste y el resultado no cambió aunque corregiste un dato «Probar conexión» prueba lo guardado. Pulsa «Guardar cambios» y vuelve a probar.
El bloque «Quién emite» no aparece Factus no entregó ni el emisor ni el consumo del plan. No sale ningún mensaje: son datos informativos y la pantalla sigue sirviendo. Pulsa «Probar conexión»: ahí sí sale el motivo.
«Conectado, pero falta numeración» Los datos sirven, pero falta resolución o falta elegirla. Sigue el motivo que trae el aviso: está en Las resoluciones o en Cómo se numera y se emite.

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