Contrato de transmisión de datos

1. Partes y papel de cada una

El suscriptor, responsable del tratamiento:

decide qué datos registra en las aplicaciones, de quién y para qué. Es quien obtuvo, o debe obtener, la autorización de sus clientes, proveedores y empleados, y quien responde ante ellos.

«PENDIENTE: razón social» (NeoGestify), encargado del tratamiento:

guarda y procesa esos datos únicamente para prestar el servicio contratado y siguiendo las instrucciones del suscriptor. No decide sobre ellos ni los usa para fines propios.

Este contrato solo se aplica mientras el suscriptor tenga activo el respaldo en la nube o un plan en la nube. Sin ellos, la información de las aplicaciones reside solo en los equipos del suscriptor y el proveedor no la recibe.

2. Qué datos se tratan y de quién

Los que el suscriptor registre en las aplicaciones, entre ellos:

• de sus clientes: nombre o razón social, documento de identificación, datos de contacto, dirección y los necesarios para facturar;
• de sus proveedores: datos de identificación y de contacto;
• de las personas que usan las aplicaciones: nombre, usuario y rol;
• las ventas, compras, pagos y demás operaciones asociadas a esas personas;
• la configuración del negocio, incluidas las credenciales de su proveedor de facturación electrónica, si las registra.

3. Qué hace el proveedor con esos datos

El tratamiento se limita a estas actividades, y a ninguna otra:

• con el respaldo en la nube: recibir y almacenar una copia de la información de cada aplicación, y devolverla a los equipos del suscriptor cuando la pidan (por ejemplo, al reinstalar una caja o al sincronizar varias sucursales);
• con un plan en la nube: ejecutar la aplicación en los servidores del proveedor, que usa esa base de datos como la principal del negocio;
• hacer copias de seguridad periódicas de esas bases y restaurarlas cuando haga falta;
• suprimir la información cuando el suscriptor lo pida o cuando se cumplan los plazos de este contrato;
• atender las solicitudes de soporte que el propio suscriptor haga.

4. Instrucciones del suscriptor

Son instrucciones del suscriptor la configuración que elige en su cuenta (qué aplicaciones respalda o tiene en la nube, pedir el borrado de sus datos) y las solicitudes que envíe por escrito desde el correo registrado en la cuenta. El proveedor avisará si considera que una instrucción es contraria a la ley, y en ese caso podrá abstenerse de cumplirla.

5. Deberes del proveedor como encargado

Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el proveedor se obliga a:

• tratar los datos solo para las finalidades autorizadas por el suscriptor y según su política de tratamiento;
• conservarlos con las medidas de seguridad de este contrato, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado;
• guardar reserva sobre ellos, obligación que se extiende a su personal y que sigue vigente después de terminado el contrato;
• actualizar, rectificar o suprimir los datos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que el suscriptor se lo pida, cuando no pueda hacerlo él mismo desde las aplicaciones;
• remitir al suscriptor, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, toda consulta o reclamo que le llegue de un titular, para que el suscriptor la responda en los plazos de ley, y colaborar con él para atenderla;
• registrar las anotaciones de «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando el suscriptor lo indique, y abstenerse de circular la información que la Superintendencia de Industria y Comercio ordene bloquear;
• permitir el acceso a los datos solo a las personas que lo necesiten para prestar el servicio;
• informar al suscriptor y a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad, en los términos del apartado de incidentes;
• cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Deberes del suscriptor como responsable

• obtener y conservar la autorización de los titulares cuyos datos registra, e informarles que sus datos pueden guardarse en los servidores de su proveedor de software;
• tener su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus titulares;
• registrar solo datos que haya obtenido lícitamente y mantenerlos veraces y actualizados;
• comunicar al proveedor, por los canales de este contrato, las rectificaciones o supresiones que no pueda hacer él mismo desde las aplicaciones;
• custodiar las credenciales de su cuenta y de las aplicaciones, y cambiar la contraseña inicial que el proveedor le entregue para una aplicación en la nube.

7. Medidas de seguridad

• cada suscriptor tiene una base de datos propia; Inventario, Parqueadero y Restaurante comparten la de su cuenta, con un espacio separado para cada aplicación, y las demás aplicaciones tienen la suya. Ningún otro cliente puede entrar en ella;
• los equipos del suscriptor y su aplicación en la nube trabajan con un usuario que puede leer y escribir sus datos, pero no cambiar la estructura de la base ni desactivar el registro de lo que se hace en ella; esos cambios solo los hace el proveedor al actualizar la aplicación;
• la conexión entre los equipos del suscriptor y su base de respaldo va cifrada de extremo a extremo: los intermediarios de red, incluido el que protege el sitio, transportan esa información sin poder leerla;
• un equipo solo puede conectarse a la base si está vinculado a la cuenta, la licencia está vigente y ejecuta esa aplicación; al desvincularlo desde el perfil deja de poder hacerlo en menos de dos minutos;
• las contraseñas de las bases se guardan cifradas y solo se entregan al equipo que las necesita;
• las copias de seguridad se comprueban después de hacerse;
• el acceso administrativo a los servidores se limita al personal que lo necesita y deja registro.

8. Dónde están los datos y quién más interviene

Las bases de datos y sus copias de seguridad se alojan en servidores administrados directamente por NeoGestify, ubicados en Colombia.

Todo el tráfico del sitio y de las aplicaciones en la nube pasa por Cloudflare, Inc., con sede en los Estados Unidos, que protege el servicio frente a ataques y oculta la ubicación de los servidores. Cloudflare actúa como subencargado:

• con el respaldo en la nube, transporta la conexión cifrada sin poder leer su contenido;
• con un plan en la nube, recibe cifradas las peticiones de las cajas a la aplicación y debe descifrarlas para entregarlas a los servidores del proveedor. No las almacena más allá de lo necesario para transportarlas.

Esto supone una transmisión internacional de datos a los Estados Unidos, que la Superintendencia de Industria y Comercio incluye entre los países con un nivel adecuado de protección. El suscriptor la autoriza al aceptar este contrato.

Si el proveedor incorpora otro subencargado que tenga acceso a estos datos, lo avisará al correo registrado con quince (15) días calendario de antelación; el suscriptor que no esté de acuerdo puede terminar el servicio sin penalidad antes de esa fecha.

9. Incidentes de seguridad

Si el proveedor conoce un incidente que afecte o pueda afectar los datos del suscriptor, se lo comunicará al correo registrado dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes, con lo que se sepa hasta ese momento: qué pasó, qué datos se vieron afectados, qué se hizo para contenerlo y qué debe hacer el suscriptor. Seguirá informándole a medida que sepa más.

El proveedor reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley, y colaborará con el suscriptor para que este cumpla sus propios deberes frente a sus titulares.

10. Copias de seguridad

Cada base se copia una vez al día. Se conservan las copias de los últimos siete (7) días y una por semana de las últimas cuatro (4) semanas; las más antiguas se eliminan solas.

Con el respaldo en la nube, la información principal sigue estando en los equipos del suscriptor, y a él le corresponde cuidarlos. Con un plan en la nube, estas copias son la protección del negocio frente a una falla del servidor: el proveedor responde de hacerlas y de poder restaurarlas.

11. Borrado de los datos

12. Vigencia

Este contrato rige desde que el suscriptor activa el respaldo o un plan en la nube y hasta que se borren todos sus datos y copias según el apartado anterior. El deber de reserva sigue vigente después.

Las comunicaciones sobre este contrato se dirigen a «PENDIENTE: correo para habeas data». Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y de los Términos y condiciones.