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Corregir el stock: entrada, salida o ajuste

Restaurante · Lectura de 9 minutos

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. ADMIN y DUENO también lo hacen para cualquier sucursal desde Administración → Stock por sucursal. Dónde está: Insumos → Stock → la presentación → la fila de la ubicación. Hace falta comprarlo aparte: no.

Esta es la tarea del día a día: contaste la despensa, la pantalla dice 10 y en el estante hay 6. Escribes lo que hay y la aplicación te pide por qué cambió: de qué tipo es el movimiento y un motivo. Es lo que hace que dentro de un mes se sepa si faltaron tres kilos por una merma o porque alguien no registró una compra.

Cómo se corrige el stock

Antes de empezar

  • La presentación tiene que tener ya una ubicación en tu sucursal. Si la ficha dice «Sin stock en …», primero hay que darla de alta: Dar de alta el inventario.
  • Cuenta primero, escribe después. El número que vas a escribir es el que debe quedar.
  • Lo que no lleva control de stock no se corrige aquí. Las presentaciones con «Controla inventario» apagado y los platos con receta no tienen ubicaciones en su ficha.
  • No hace falta turno de caja abierto.

La regla que hay que entender antes de tocar nada

En la hoja escribes la cantidad que debe quedar, y eso es lo que queda, sea cual sea el tipo. El tipo dice por qué cambió, y solo se ofrecen los que van en la dirección del cambio: si el número sube, Entrada, Devolución, Ajuste, Transferencia o Pendiente; si baja, Salida, Merma, Ajuste, Transferencia o Pendiente.

La cantidad del movimiento se calcula contra lo que hay en la ubicación al guardar: si alguien vendió algo mientras tenías la hoja abierta, igual queda el número que escribiste.

Esto es lo que significa cada tipo:

Tipo Dirección Cuándo se usa
Entrada Sube Llegó una compra que no entró por una orden de compra
Devolución Sube Vuelve al stock, como una venta anulada o lo que devuelve un cliente
Salida Baja Se gastó, se regaló
Merma Baja Se dañó, se venció, se perdió
Ajuste Sube o baja Cuadrar el conteo físico
Transferencia Sube o baja Mercancía que llegó de otra sucursal o salió hacia ella
Pendiente Sube o baja Algo por confirmar

Debajo de los botones, la propia hoja resume los principales, según suba o baje.

Corregir el stock, paso a paso

Hoja Ajustar stock

  1. El título. «Ajustar stock», y debajo la presentación, la sucursal y el código.
  2. La ubicación. Dónde está, el lote y la caducidad. «Cambiar datos» abre esos campos.
  3. «Stock en mostrador». − y + a los lados de la cifra; tocando la cifra se escribe. Debajo, lo que había, y a la derecha la diferencia en verde o en rojo, en la unidad de la presentación: «−4 kg», o «−4 unidades» si se cuenta por unidad.
  4. «Por qué baja» o «Por qué sube». Los tipos de movimiento que van en esa dirección, en botones.
  5. «Motivo». Obligatorio. Queda en el historial con tu nombre.
  6. El pie. El resumen del cambio —«Mostrador 10 → 6 · Ajuste · a nombre de …», con tu usuario—, «Eliminar ubicación» a la izquierda y el botón de guardar, que dice el cambio con la unidad de la presentación: «Guardar ajuste · −4 kg».

Ojo: un movimiento guardado no se puede borrar. No hay botón para anularlo. Si te equivocas, la única salida es hacer otro ajuste que deje el stock donde debía quedar. Por eso el último paso va después de comprobar el número.

Los pasos:

  1. Entra a Insumos → Stock.
  2. Busca la presentación y pulsa su fila.
  3. En «Ubicaciones», toca la fila de la que contaste. Se abre por la derecha la hoja «Ajustar stock», lista para cambiar. Si el insumo está en dos sitios —mostrador y bodega—, cada ubicación se corrige por separado, con lo que contaste en ese sitio.
  4. Mira la cifra de «Stock en mostrador» —o en bodega, según la ubicación— y, debajo, «Había 10 kg. Escribe lo que hay ahora: queda exactamente eso.».
  5. Pon la cantidad que debe quedar: con − y +, o tocando la cifra y escribiéndola.
  6. A la derecha sale la diferencia, por ejemplo «−4 kg», y debajo aparece «Por qué baja» (o «Por qué sube»).
  7. Pulsa el tipo de movimiento. Repasa la tabla de arriba antes de elegir.
  8. Si el cambio viene de una compra, elige la «Orden de compra · opcional».
  9. Escribe el «Motivo». Sé concreto: «Ajuste por conteo físico», «Insumo vencido» o «Traslado a Sucursal Norte» son motivos que se entienden dentro de un mes.
  10. Escribe la «Referencia · opcional» si tienes un número de remisión, de guía o de ticket.
  11. Comprueba el resumen del pie: «Mostrador 10 → 6 · Ajuste».
  12. Pulsa «Guardar ajuste · −4 kg». Mientras guarda, el botón dice «Guardando…».
  13. Sale el aviso «Stock ajustado» / «Mostrador: 10 → 6.», y la ficha muestra el número nuevo.

Mientras falte algo, el botón se queda apagado y la hoja lo dice: «Para guardar falta el tipo de movimiento y el motivo.».

Lo que hayas cambiado con «Cambiar datos» o en «Reservado» se guarda con el mismo botón.

Vincular el movimiento con una orden de compra

El campo «Orden de compra · opcional» sirve para dejar dicho de qué compra salió esta entrada. Solo aparece cuando cambias el stock. En la lista sale el número de la orden, el proveedor y su estado, así: «OC-000012 · Distribuidora El Sol · Pendiente». La primera opción es «Sin orden de compra». Solo salen las órdenes pendientes o recibidas de esta sucursal.

Ojo: recibir una orden de compra ya suma el stock por su cuenta. Si además la sumas aquí a mano, la cantidad queda contada dos veces. Usa este campo solo para referenciar una compra que estás cuadrando a mano, nunca para volver a meter lo que la orden ya metió. Las órdenes se reciben en Órdenes de compra.

Elegir una orden aquí no cambia el estado de esa orden ni la marca como recibida.

Si no hay ninguna, debajo del campo dice «No hay órdenes pendientes ni recibidas en Centro.», con el nombre de tu sucursal. Puedes dejarlo en «Sin orden de compra» y seguir.

Casos típicos

Cuadrar un conteo físico Pon la cantidad que contaste, elige Ajuste y en «Motivo» pon algo como «Ajuste por conteo físico» con la fecha del conteo.

Se dañó o se venció mercancía Pon lo que queda utilizable, elige Merma y explica en «Motivo» qué pasó. En «Referencia» pon el número del acta si la llevas.

Llegó mercancía sin orden de compra Pon el total que queda después de guardar lo que llegó, elige Entrada y pon el número de la factura del proveedor en «Referencia».

Mandaste insumo a otra sucursal Pon lo que te queda, elige Transferencia y en «Motivo» di a qué sucursal fue. Después, en la sucursal que lo recibió, alguien tiene que subirle el stock con otra Transferencia o una Entrada: el traslado no se hace solo entre las dos sucursales.

Lo que esta pantalla no hace

  • No lista los movimientos. Quedan guardados con su tipo, su motivo, su referencia, tu usuario y la fecha, y ADMIN, DUENO y GERENTE los ven en Administración → Auditoría → «Inventario». Escribe bien el «Motivo»: es lo que después explica el cambio.
  • No anula un movimiento. Se corrige con otro.
  • No avisa a nadie. Los límites pintan etiquetas y llenan los botones de nivel de Stock; no mandan mensajes.
  • No deja el stock en negativo. La cantidad de una ubicación no baja de cero.
  • No exporta ni imprime.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
«Para guardar falta el tipo de movimiento y el motivo.» y el botón apagado Cambiaste el stock y esos dos datos son obligatorios Pulsa un tipo y escribe el motivo
«No se guardó» / «Una «Devolución» solo puede subir el stock (hay 4). Para bajarlo elige «Salida», «Merma» o «Ajuste».» Alguien cambió el stock mientras tenías la hoja abierta, y ahora el tipo va en la dirección contraria Cierra la hoja, vuelve a abrirla y elige un tipo que vaya en la dirección del cambio
«No se guardó» / «Esta ubicación ya no existe: puede que la hayan eliminado. Cierra la hoja y vuelve a abrir la ficha.» La ubicación se eliminó desde otro equipo mientras la tenías abierta Cierra la hoja y vuelve a abrir la ficha
«No se guardó» / «No hubo conexión con el servidor. Lo escrito sigue aquí: inténtalo de nuevo.» Se cayó la conexión al guardar Revisa la red y vuelve a pulsar el botón. Antes de repetir, comprueba con Recargar si el cambio entró
«No se guardó» / «El servidor no aceptó el cambio. Revisa los datos e inténtalo de nuevo.» El servicio del negocio rechazó el cambio sin decir por qué Cierra con «Cancelar», pulsa Recargar en la ficha y vuelve a intentarlo
Cambiaste la cifra y no apareció «Por qué baja» ni «Por qué sube» Escribiste el mismo número que ya había Comprueba que el número es distinto
«Lo reservado no puede ser más que el stock.» Bajaste el stock por debajo de lo que hay apartado Baja también «Reservado» en la misma hoja
El número quedó al doble de lo que esperabas Se sumó la orden de compra al recibirla y además lo sumaste aquí Corrígelo con Ajuste y en adelante deja que la orden lo sume sola
«Guardando…» y no termina nunca Se perdió la conexión con el servicio del negocio Revisa la red, cierra la hoja y comprueba con Recargar si el cambio entró antes de repetirlo
La ficha no tiene ninguna ubicación que tocar La presentación no lleva control de stock, o la sucursal no tiene ubicaciones Si dice «Sin stock en …», ver Dar de alta el inventario

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