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Revisar y aprobar un pedido

Restaurante · Lectura de 10 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Salón → Delivery → la ficha del pedido, a la derecha de la lista. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Aceptar es lo único que mete un domicilio a la cocina. Antes de pulsar el botón tienes delante toda la ficha: quién pidió, a dónde va, qué se va a preparar y cuánto liquidó la plataforma. Lo que decides tú es una sola cosa más: en cuántos minutos va a estar listo.

Ficha de un pedido

La plataforma y el código del pedido, del estilo Rappi #R-8813, con el reloj del plazo en grande mientras espera decisión. En los demás estados, en su lugar va una etiqueta con el estado.
Quién pidió y a dónde va. El nombre y el teléfono —o «Cliente sin nombre»— y la dirección. Si la plataforma no mandó dirección, dice cómo se entrega: «Lo recoge el repartidor de la plataforma», «Lo entrega el restaurante» o «El cliente lo recoge en el local». Debajo, «Llegó a las 14:29» y, si el canal está en pruebas, «pedido de prueba».
«Nota del cliente», en amarillo, cuando el cliente escribió algo: los sin cebolla y los timbre dañado, llamar al llegar.
«Falta decir qué es 1 ítem», en amarillo, solo si trae ítems que tu carta no reconoce, con «Decir qué es» al lado de cada uno. Ver Cuando el botón de aceptar está apagado.
«Lo que se va a preparar». Cada línea con su cantidad, el nombre de tu carta y su etiqueta («Plato», «Producto» o «Combo»). Si el nombre de allá es distinto, debajo sale «en el canal:» con el original. Las notas de la línea van en ámbar, y un añadido va corrido a la derecha y empieza con +. Lo que no se reconoce sale en rojo, con «Sin identificar» y sin precio.
Los importes, como los liquida la plataforma. «Domicilio», «Propina» y «Total». Son los de allá y no se recalculan: el agregador ya cobró con sus propias promociones.
«Aceptar y mandar a cocina». Solo sale mientras el pedido espera decisión, y está apagado mientras haya un ítem sin identificar.
«Rechazar el pedido», aparte, debajo de una raya y en rojo, para que no se pulse por equivocación. → Rechazar un pedido

Antes de empezar

El pedido tiene que estar en «Esperando aprobación» o en «Falta identificar qué es». Los demás estados ya no llevan el botón.
Ninguna línea puede estar en rojo. Con una sola, el botón de aceptar queda apagado.
El canal necesita una sucursal asignada. Si no la tiene, el pedido se puede abrir pero no se confirma.
En una pantalla angosta la ficha se abre en una hoja. Pasa en una tableta de pie o un teléfono: tocas la fila y la ficha sale a la derecha, encima de la lista.
Ten a la vista lo que hay en cocina. El número de minutos que marques es el que la plataforma usa para mandar al repartidor.

Aceptar un pedido

Ojo: esto no se puede deshacer desde la aplicación. Al confirmar, el pedido queda confirmado en la plataforma, el repartidor entra en camino y la comanda se crea en cocina. Antes de aceptar, mira la cantidad de cada línea y las notas.

En Delivery, pulsa «Por aceptar» y pulsa la fila del pedido. Su ficha se abre a la derecha.
Lee quién pidió y a dónde va.
Si hay recuadro «Nota del cliente», léelo.
Repasa «Lo que se va a preparar» línea por línea: cantidades, etiquetas y añadidos.
Comprueba el «Total».
Pulsa «Aceptar y mandar a cocina». Se abre a la derecha la hoja «Aceptar el pedido», con el plazo de la plataforma corriendo arriba: «Plazo de Rappi para confirmar».
En «¿En cuántos minutos estará listo?», toca uno de los tiempos de siempre —«10 min», «15 min», «20 min», «30 min» o «45 min»—, o márcalo en «U otro tiempo» con − y +, de 5 en 5. También puedes tocar el número del medio y escribirlo.
Pulsa el botón de abajo. Dice lo que va a pasar: «Aceptar · listo en 25 min».
Espera: el botón cambia a «Aceptando…».
La hoja se cierra y sale abajo el aviso «Pedido aceptado», con qué plataforma recibió la confirmación y con qué número quedó la comanda: «Rappi recibió la confirmación y la comanda P-000123 ya está en cocina.».
El pedido pasa a «En cocina».

Si quieres salir de la hoja sin decidir nada, pulsa «Cancelar» o la X. El pedido se queda donde estaba, con su reloj corriendo. Tocar fuera de la hoja no la cierra.

Sobre los minutos. La hoja trae puesto el «Tiempo de preparación sugerido» del canal cuando acepta un ADMIN, el DUENO o un GERENTE; al cajero y al mesero les llega en 20. No lo dejes por costumbre: pasarse deja al domiciliario esperando en la puerta y quedarse corto retrasa la entrega. Va de 1 a 240 minutos.

Si la plataforma no acepta la confirmación, la hoja no se cierra: muestra en rojo «No se pudo aceptar» con el motivo, y puedes volver a intentarlo o cancelar.

Cuando el botón de aceptar está apagado

Si la ficha trae el recuadro amarillo «Falta decir qué es 1 ítem» —o «Falta decir qué son 2 ítems»—, el pedido trae algo que tu carta no reconoce. Cada ítem sale entre comillas, como lo manda el canal, y debajo dice «Mientras falte uno, el pedido no entra a cocina: la comanda saldría sin sector.».

Pulsa «Decir qué es» al lado del ítem.
En la hoja «¿Qué es «…»?», busca y pulsa el plato, el producto o el combo que corresponde.
Repite con cada ítem del recuadro.
Cuando el recuadro desaparece, «Aceptar y mandar a cocina» se enciende. Sigue con Aceptar un pedido.

Los pasos completos están en Resolver un ítem que sale en rojo. Decir qué es cada ítem es de ADMIN, DUENO y GERENTE; si eres cajero o mesero, el botón no te sale: llama a uno de ellos.

Qué pasa después de aceptar

El pedido queda confirmado en la plataforma con los minutos que marcaste.
Se crea la comanda. Sale en Pedidos como pedido a domicilio, con la plataforma y el código del cliente en las observaciones, y con la dirección de entrega.
El KDS la reparte por estaciones igual que un pedido de mesa.
Las recetas descuentan sus insumos del stock de la sucursal del canal.
En la ficha aparece «Ver la comanda», que lleva al tablero de Pedidos, y debajo del cliente sale «comanda P-000123».
Cuando la cocina la marca como terminada, el estado pasa a «Listo» y, si el canal tiene encendido «Avisar a la plataforma cuando la cocina termina», el sistema se lo comunica. Al repartidor lo despachan los minutos que marcaste, no ese aviso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo quitar una línea antes de aceptar? No. La ficha es de solo lectura salvo los minutos.

¿Puedo aceptar y luego cambiar los minutos? No desde aquí. El número viaja con la confirmación.

¿Qué pasa si dos personas aceptan el mismo pedido a la vez? El sistema no lo confirma dos veces: el segundo intento devuelve el pedido tal como quedó.

Acepté y la comanda no aparece en cocina. ¿Lo acepto otra vez? No, y tampoco hace falta: el sistema lo reintenta solo cada dos minutos, hasta cinco veces. Si tienes prisa, busca el pedido —dirá «Con problema»— y pulsa «Reintentar» en su ficha.

¿El plato agotado frena un domicilio? El «86» sí: se revisa antes de confirmar, con el mismo criterio que un pedido de mesa. La falta de stock no: la hoja de «Aceptar el pedido» te dice antes qué falta —«Falta en la cocina», con cada insumo, cuánto se pide y para cuánto alcanza—, y aun así puedes aceptarlo: el insumo queda en negativo y el aviso de pedido aceptado lo repite. Si de verdad no hay con qué prepararlo, recházalo tú con su motivo.

Cuando algo no sale

Todos estos salen dentro de la hoja «Aceptar el pedido», en el recuadro rojo «No se pudo aceptar». La hoja sigue abierta.

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
El recuadro «Falta decir qué es…» y el botón de aceptar apagado	Hay ítems sin equivalencia en tu carta. El recuadro los nombra.	Ver Cuando el botón de aceptar está apagado.
«Hay ítems sin equivalencia local: [Combo familiar]. Resuélvelos en Delivery → Mapeo de productos antes de aceptar el pedido.»	Alguien deshizo la equivalencia entre que abriste la ficha y pulsaste el botón.	Cancela la hoja, vuelve a decir qué es con «Decir qué es» y acepta otra vez.
«El canal de Uber Eats no tiene sucursal asignada: sin ella no se sabe qué cocina prepara el pedido.»	Al canal le falta elegir la sucursal que atiende sus pedidos.	Un ADMIN o el DUENO la elige en Canales de delivery, en «Sucursal que atiende el canal».
«El pedido llegó sin ítems; no hay nada que cocinar.»	La plataforma no mandó qué se pide.	Recházalo y, si se repite, avisa a tu proveedor: es un problema de la conexión con esa plataforma.
«No se puede crear el pedido: Bandeja paisa (marcado como agotado hoy)»	Ese plato está marcado como agotado —el «86»— en esa sucursal.	Reactívalo en Platos si de verdad hay, o rechaza el domicilio.
«No se pudo confirmar el pedido en Uber Eats: …»	La plataforma no aceptó la confirmación. Suele ser que se venció el plazo o que el pedido ya se cayó de su lado.	Cancela la hoja, pulsa la flecha de actualizar y mira en qué estado quedó el pedido.
«El pedido quedó confirmado en Uber Eats pero no se pudo crear la comanda: …»	Lo peor que puede pasar: el cliente ya tiene su pedido confirmado, pero la cocina no lo vio.	Avisa a la cocina de viva voz, cierra la hoja y pulsa «Reintentar» en la ficha, que ahora dice «Con problema». No vuelvas a aceptar.
«El canal de Rappi está deshabilitado.»	El canal se apagó después de que llegara el pedido.	Vuelve a encenderlo en Canales de delivery y reintenta.
«Faltan credenciales de Rappi (client id o client secret).»	El canal está encendido pero sin credenciales completas.	Cárgalas en Canales de delivery.
«Uber Eats no está configurado. Configúralo en Ajustes → Canales de delivery.»	Nunca se guardó la configuración de ese canal. Donde dice «Ajustes» busca Configuración.	Un ADMIN o el DUENO lo configura en Canales de delivery.
«El pedido ya está cancelado y no se puede aceptar.»	El cliente o la plataforma lo cancelaron mientras lo revisabas.	Cancela la hoja: el pedido pasa a «Cerrados hoy» en el siguiente refresco. No hay nada que cocinar.
«Uber Eats no recibió la confirmación.»	La plataforma contestó que no y sin explicación.	Cancela la hoja, pulsa la flecha de actualizar y mira en qué estado quedó el pedido antes de volver a intentarlo.
«No se pudo contactar a Uber Eats. Revisa la conexión e inténtalo de nuevo.»	No hubo respuesta: la conexión con el servidor o con la plataforma se cayó.	Revisa la conexión. Antes de volver a pulsar, mira en la lista en qué estado quedó: si ya dice «En cocina», sí entró.

Relacionado

Delivery — el tablero, los filtros y las demás tareas.
Rechazar un pedido — la otra salida cuando el pedido no se puede preparar.
Mapeo de delivery — todas las equivalencias con tu carta.
Canales de delivery — sucursal, credenciales y tiempo de preparación sugerido de cada canal.
Pedidos — dónde continúa la comanda.
KDS (pantalla de cocina) — quién la prepara y quién la marca lista.
Platos — el «86» que puede frenar la aceptación.
Stock — los insumos que la receta necesita para poder aceptar.