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Recibir la mercancía

Restaurante · Lectura de 8 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA. Dónde está: Insumos → Órdenes de compra → la fila de una orden. Hace falta comprarlo aparte: sí.

Llegó el camión, descargaste y contaste. Confirmar la recepción es lo que le dice al sistema que esa mercancía ya está en la bodega: los insumos pasan a «Recibido», el stock de la sucursal sube y el costo de compra de cada insumo se actualiza con lo que pagaste. Es un solo botón y va todo junto.

Detalle de una orden pendiente

  1. El estado. La etiqueta de color de arriba a la derecha. Solo se puede recibir una orden en «Pendiente» o en «Procesando».
  2. El menú ⋯. Trae «Cancelar orden», el otro camino: el pedido no llega y se anula. Se explica en Órdenes de compra.
  3. Los datos de la orden. «Proveedor», «Sucursal», «Pedida», «Esperada» y «Total estimado». La «Sucursal» es aquella a la que va a entrar la mercancía: no es la de la terminal desde la que estás mirando, sino la que tenía la orden cuando se creó.
  4. «Insumos». Lo que se pidió: «Insumo» con su código, «Pedido», «Recibido», «Estimado» y «Estado». Mientras no la recibas, «Recibido» sale como una raya y el estado de cada insumo es «Pendiente».
  5. «Vas a recibir». A la derecha, la lista de lo que va a entrar, con la cantidad, y debajo «Entra al stock de …» con la sucursal. Se queda a la vista mientras bajas por los insumos.
  6. «Recibir orden». El botón azul, que dice cuántos insumos entran: «Recibir orden · 2 insumos». Solo aparece si quedan insumos sin recibir y tu rol puede recibir.

Antes de empezar

Cuenta la mercancía primero. La recepción se hace completa: se dan por recibidos todos los insumos pendientes, con la cantidad que dice «Pedido». No hay forma de recibir la mitad, ni de corregir la cantidad al recibir.

Mira de qué sucursal es la orden. El stock entra en la sucursal que sale en «Sucursal», sin importar en qué terminal estés.

No hace falta turno de caja abierto.

Los cuatro roles que ven esta pantalla pueden recibir: ADMIN, DUENO, GERENTE y ALMACENISTA.

Si eres DUENO, el stock lo miras en otro sitio. Donde aquí dice Insumos → Stock o Insumos → Productos, tú tienes Administración → Stock por sucursal y Administración → Gestión de productos: esas dos entradas de Insumos no te salen en el menú.

Confirmar la recepción

Ojo: esto no se puede deshacer, y el botón no pregunta antes: el resumen de «Vas a recibir» es la confirmación. No hay ningún botón para devolver la orden a «Pendiente» ni para revertir la entrada de stock. Si confirmas de más, la única salida es corregir el inventario a mano en Insumos → Stock. Cuenta la mercancía antes de pulsar.

  1. Entra a Insumos → Órdenes de compra.
  2. Abre la orden pulsando su fila.
  3. Compara la columna «Pedido» —o la lista de «Vas a recibir»— con lo que realmente descargaste.
  4. Pulsa «Recibir orden · N insumos». Mientras trabaja, el botón dice «Recibiendo…».
  5. Sale el aviso «OC-000012 recibida» / «El stock entró y el costo promedio quedó actualizado.».
  6. La pantalla se recarga: cada insumo queda en «Recibido», la columna «Recibido» muestra la cantidad, la etiqueta de arriba pasa a «Recibida» y a la derecha dice «Mercancía recibida» / «Entró al stock el 17 sep.».

Qué cambia cuando confirmas

  • Los insumos. Todos los que estaban «Pendiente» pasan a «Recibido», con la cantidad que se había pedido.
  • El estado de la orden. Pasa a «Recibida» cuando ya no queda ningún insumo pendiente. Si quedara alguno, se queda en «Procesando».
  • El stock. A cada presentación se le suma lo recibido en la sucursal de la orden, como un movimiento de Entrada con el motivo «Recepción de orden de compra OC-000012». Entra a su ubicación de tipo Bodega; si no tiene, a la más antigua. Se ve en Insumos → Stock, y el movimiento en Administración → Auditoría.
  • La ubicación. Si esa presentación todavía no tenía ninguna en esa sucursal, se le crea sola, de tipo Bodega, y arranca con lo que acaba de llegar.
  • La fecha de entrega. Cuando ya no queda nada pendiente, la orden guarda la fecha y la hora en que se recibió. En la lista, la columna «Llegada» pasa a decir «Llegó el …».
  • El costo de compra. Se guarda por presentación, sucursal y proveedor, por unidad. Si no había costo, se guarda ese. Si ya había uno de ese mismo proveedor, el nuevo es el promedio ponderado por cantidad: lo que había en stock a su costo más lo que llegó a su precio. Una línea sin «Precio est. c/u» no cambia el costo.

Ese costo es el que usan las recetas para calcular lo que cuesta un plato, y por eso importa tanto que el precio estimado de la orden esté puesto y sea realista. Se ve en la fila «Precio de compra» de la presentación: Poner precios de venta y de compra.

Preguntas frecuentes

Llegó menos de lo que pedí. ¿Qué hago? La orden solo sabe recibirlo todo. Tienes dos caminos: recibirla completa y después corregir la diferencia a mano en Insumos → Stock, o dejarla pendiente hasta que el proveedor complete el pedido. La propia pantalla lo recuerda debajo de «Vas a recibir».

¿Puedo recibir una orden cancelada? No. Una orden en «Cancelada» no trae «Recibir orden»: a la derecha dice «Orden cancelada» / «Esta orden ya no admite recepción.». Y si alguien la cancela mientras la tienes abierta, al recibir sale «No se pudo recibir» / «La orden OC-000012 está cancelada: solo se reciben las pendientes o en proceso.».

Recibí la orden y el stock de un insumo no cambió. Mira esa presentación en Insumos → Productos: si tiene apagado «Controla inventario», la entrada queda registrada pero no le suma stock, porque ese insumo no lleva existencias propias.

¿El costo promedio tiene en cuenta cuánto compré? Sí. Con 100 kg a $4.000 en la bodega, recibir 2 kg a $10.000 deja el costo en unos $4.118, no en $7.000: pesa más lo que más hay.

¿Se puede recibir dos veces la misma orden? No. Cuando la orden queda en «Recibida», el botón ya no aparece, y si dos personas confirman a la vez, a la segunda le sale «La orden OC-000012 está recibida: solo se reciben las pendientes o en proceso.».

¿Esto imprime algo o le avisa al proveedor? No. La recepción solo mueve el inventario y el costo dentro del sistema.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No aparece «Recibir orden» y a la derecha dice «Orden cancelada» o «Mercancía recibida» La orden ya no admite recepción. Mira la etiqueta de estado arriba.
A la derecha dice «No le queda nada por recibir.» Todos sus insumos ya están en «Recibido». No hay nada que hacer.
A la derecha dice «Tu rol no puede registrar la recepción.» Tu usuario no es ADMIN, DUENO, GERENTE ni ALMACENISTA. Pídele a uno de ellos que la reciba.
«Esta orden no tiene insumos» / «Se creó sin líneas, así que no hay nada que recibir.» La orden se guardó sin ningún insumo. No sirve: cancélala y créala de nuevo.
«No se pudo recibir» / «La orden OC-000012 está cancelada: solo se reciben las pendientes o en proceso.» Alguien la canceló —o la recibió— desde otro equipo mientras la tenías abierta. Vuelve a la lista y ábrela otra vez para ver cómo quedó.
«No se pudo recibir» / «La orden sigue como estaba. Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó la operación sin decir por qué. Casi siempre, algún dato de la orden quedó incompleto tras sincronizar entre terminales. Vuelve a la lista, abre la orden otra vez y repite. Si insiste, avisa a soporte con el número de la orden.
«No se pudo recibir» / «No hay conexión con el servidor.» No se pudo hablar con el servidor. Comprueba que el servidor esté encendido y que esta terminal tenga red.
La orden quedó en «Procesando» y un insumo sigue en «Pendiente» Esa línea no llegó completa a esta terminal y no se pudo recibir; las demás sí entraron. Arriba de la tabla dice cuántos ya se recibieron. Vuelve a abrir la orden y pulsa «Recibir orden» otra vez: solo se recibe lo pendiente. Si el insumo sigue igual, avisa a soporte con el número de la orden.
«No se pudo cargar la orden» / «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» El servidor no respondió al abrirla. Pulsa «Reintentar».
«Orden no encontrada» / «Puede que se haya eliminado, o que el enlace esté mal.» La orden ya no existe. Pulsa «Volver a Órdenes de compra» y ábrela desde la lista.
Un insumo se llama «Insumo» y dice «Sin código» Esa línea no llegó completa a esta terminal. Vuelve a abrir la orden; si sigue igual, no la recibas y avisa a soporte.
Recibiste de más y el stock quedó inflado La recepción no se puede deshacer. Corrige el inventario a mano en Insumos → Stock, dejando claro el motivo.

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