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Dar de alta el inventario de una presentación

Restaurante · Lectura de 8 minutos

Para quién: ADMIN, GERENTE y ALMACENISTA. ADMIN y DUENO también lo hacen para cualquier sucursal desde Administración → Stock por sucursal. Dónde está: Insumos → Stock → la presentación → «Agregar stock». Hace falta comprarlo aparte: no.

Una presentación asignada a tu sucursal no tiene stock hasta que alguien le abre su registro de inventario. Ese registro es la ficha física del insumo en un sitio de la sucursal: cuánto hay, dónde está guardado, de qué lote es y cuándo se vence. En la pantalla cada registro se llama ubicación. Si el insumo se guarda en un solo sitio, basta con una; si está repartido entre el mostrador y la bodega, cada sitio lleva la suya y el stock de la sucursal es la suma.

Mientras la sucursal no tenga ninguna, la ficha dice «Sin stock en Centro» —con el nombre de tu sucursal— y la cocina no puede gastar ese insumo.

Antes de empezar

La presentación tiene que estar asignada a tu sucursal. Si no aparece en el listado de Stock, no está asignada. Se reparte en Administración → Gestión de productos, una pantalla que abren ADMIN, DUENO y GERENTE.
Cuenta antes de abrir el formulario. El número que escribas es el que queda.
Una ubicación por sitio. Si ya existe la ubicación donde está el insumo, no crees otra: tócala y ajústala. Una segunda ubicación es para un sitio distinto, no para corregir la primera.
Recibir una orden de compra también la crea. Si la presentación no tenía ninguna ubicación en la sucursal, al recibir la orden se le crea sola una de tipo Bodega. Ver Recibir la mercancía.

Crear la ubicación

Entra a Insumos → Stock.
Busca la presentación y pulsa su fila.
Pulsa «Agregar stock», arriba a la derecha o en el centro del aviso «Sin stock en …». Si la sucursal ya tiene una ubicación y quieres otra, el botón de arriba se llama «Nueva ubicación». Se abre por la derecha la hoja «Nueva ubicación», con la presentación, la sucursal y el código debajo del título.
En «Dónde va, en Centro», pulsa el «Tipo de ubicación»: «Mostrador», «Bodega», «Tránsito» u «Otro». Viene puesto «Mostrador», que es lo que está a mano para la cocina: al vender se descuenta primero de ahí.
Escribe «Dónde está»: el sitio exacto, para encontrarlo rápido. Es obligatorio. Por ejemplo Estante A-1, Bodega 2 o Cámara de refrigeración.
Escribe el «Lote · opcional», si lo llevas.
Si es perecedero, elige la fecha en «Caduca · opcional».
En «Stock inicial», pon las unidades que hay ahora con − y +, o toca la cifra y escríbela. Lo que se pesa admite decimales.
Si tienes unidades apartadas, ponlas en «Reservado». Si no, déjalo en 0.
Pulsa el botón de guardar, que dice lo que va a pasar: «Agregar ubicación · 10 kg».
Sale el aviso «Ubicación agregada» —por ejemplo «Bodega en Centro con 10.»— y la fila de la ubicación aparece en la ficha.

Al crear la ubicación, el número de «Stock inicial» es el stock: no te pide ningún tipo de movimiento. Queda guardado como inventario inicial, con tu usuario.

Disponible = stock − reservado. No se escribe: se calcula solo. La hoja lo recuerda junto a «Reservado», y la ficha lo enseña en «Disponible».

Cambiar la ubicación, el lote o la caducidad

Esto no toca el stock, así que no hay que registrar ningún movimiento.

Entra a Insumos → Stock y abre la presentación.
Toca la fila de la ubicación, en «Ubicaciones». Se abre la hoja «Ajustar stock». Arriba resume la ubicación: dónde está, el lote y la caducidad.
Pulsa «Cambiar datos». Aparecen los campos «Tipo de ubicación», «Dónde está», «Lote · opcional» y «Caduca · opcional».
Cambia lo que necesites. Si te arrepientes, «Dejar los datos como estaban» los devuelve.
No toques el stock. Si lo cambias, la hoja te va a pedir un tipo de movimiento y un motivo; eso está contado en Corregir el stock.
Pulsa «Guardar cambios». Sale el aviso «Cambios guardados».

La fecha de caducidad marca la ubicación sola: la etiqueta «Por caducar» cuando faltan 30 días o menos, y «Caducado» cuando ya pasó. Es un aviso visual, nada más: no bloquea la venta ni descuenta nada.

Apartar unidades sin sacarlas

«Reservado» es para las unidades que no quieres que nadie cuente como disponibles —lo de un evento del sábado, lo que ya está prometido—. Se pone a mano: nada lo llena solo, tampoco las comandas. Debajo del campo lo dice: «Se aparta a mano: lo que no se debe vender, como un encargo. Disponible = stock − reservado, y es lo que mira la carta para saber si un plato alcanza.».

Toca la fila de la ubicación.
En «Reservado», pon la cantidad con − y +.
Pulsa «Guardar cambios».

«Disponible» baja, pero el stock no se mueve. Lo reservado tampoco cuenta para la carta: un plato se calcula con lo disponible, así que si lo reservas todo, los platos que lo usan pueden salir «Sin insumos». Para que vuelva a contar, baja «Reservado» a 0.

Lo reservado no puede ser más que el stock: si lo intentas, la hoja dice «Lo reservado no puede ser más que el stock.» y no deja guardar.

Presentaciones que no llevan control de stock

Algunas presentaciones tienen apagado «Controla inventario» en Crear y editar una presentación —y los platos con receta lo llevan apagado a la fuerza, porque su control está en los insumos, no en ellos—.

Su ficha no tiene ubicaciones ni botón «Agregar stock»: en su lugar dice «Esta presentación no controla stock…» —o «Este plato sale de su receta…», si es un plato—. En la lista de Stock dicen «No se controla» o «Sale de su receta» en vez de un número. Es a propósito.

Si necesitas que esa presentación sí lleve stock, enciéndele «Controla inventario» en su formulario.

Eliminar una ubicación

Ojo: su stock deja de contar para la sucursal. Si era la única, la cocina no puede gastar ese insumo en esa sucursal: al arrancar un plato que lo necesite, el KDS falla. La hoja no pregunta antes de eliminar, pero el aviso trae «Deshacer» durante unos segundos. Si lo que quieres es dejar la existencia en cero, ajusta el stock a 0 en vez de borrar.

Entra a Insumos → Stock y abre la presentación.
Toca la fila de la ubicación.
Pulsa «Eliminar ubicación», el botón rojo de abajo a la izquierda.
Sale el aviso «Mostrador · Nevera 2 eliminada» —con el nombre de la ubicación— y, si le quedaba stock, «Sus 8 salen del stock con un ajuste.». Pulsa «Deshacer» si te equivocaste: sale «La ubicación volvió».

Ni el producto ni la presentación se borran: siguen en el catálogo y en el listado de Stock, pero sin existencias en esa ubicación.

Si a la ubicación le quedaba stock, la baja deja un movimiento de Ajuste que lo lleva a cero, con el motivo «Se eliminó la ubicación»: así se sabe a dónde fue ese stock. Al deshacerlo, otro ajuste lo devuelve.

Cuando algo no sale

Lo que ves	Por qué pasa	Qué hacer
No hay botón «Agregar stock» en la ficha	La presentación no lleva control de stock —dice «Esta presentación no controla stock…» o «Este plato sale de su receta…»—, o este equipo no tiene sucursal —dice «Esta terminal no tiene sucursal»—	Lo primero es correcto. Para lo segundo, pulsa «Ir a la configuración» y elige la sucursal en Configuración → Sistema
La sucursal quedó con dos ubicaciones y solo querías una	Usaste «Nueva ubicación» en vez de tocar la fila que ya había	Ajusta la que sobra a 0, súmale esas unidades a la buena, y elimina la que sobra
El botón de guardar está apagado y «Dónde está» dice «Escribe dónde está»	«Dónde está» es obligatorio	Escribe el sitio
«Lo reservado no puede ser más que el stock.» y el botón apagado	Pusiste más unidades apartadas de las que hay	Baja «Reservado» o sube el stock
«No se guardó», en rojo dentro de la hoja, con un motivo debajo	El servicio del negocio no aceptó el cambio; el motivo dice por qué	Corrige lo que dice y vuelve a guardar
«No se guardó» / «No hubo conexión con el servidor. Lo escrito sigue aquí: inténtalo de nuevo.»	Se cayó la conexión al guardar	Revisa la red y vuelve a pulsar el botón: lo escrito no se perdió
«No se guardó» / «No se pudo eliminar la ubicación. Sigue como estaba.»	El servicio del negocio no dejó eliminarla	Cierra la hoja, pulsa Recargar y mira si la ubicación sigue ahí
«No se pudo deshacer» / «La ubicación sigue eliminada.»	Pulsaste «Deshacer» y no se pudo recuperar	Créala de nuevo con «Agregar stock» o «Nueva ubicación»
En el KDS: «Error» / «No se pudo actualizar el estado de la comanda.»	Un insumo de la receta no tiene ubicación en esa sucursal, o no alcanza	Dale de alta el inventario en esa sucursal o súbele el stock