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Ingresos y retiros de efectivo

Restaurante · Lectura de 7 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja → «Ingreso o retiro». Hace falta comprarlo aparte: no.

No todo lo que entra o sale del cajón es una cuenta cobrada. Se le paga al domiciliario, se compra hielo, se saca la recaudación a la caja fuerte a media tarde, el dueño trae cambio para la noche. Si eso no se anota, al cierre aparece como un descuadre que nadie sabe explicar. Anotándolo, el sistema lo tiene en cuenta al calcular lo que debería haber.

La misma hoja sirve para las dos cosas y muestra, abajo, todo lo que ya se anotó en el turno. Se abre por la derecha, con el título «Ingreso o retiro» y debajo la caja y de quién es el turno, por ejemplo «Caja 001 · turno de Laura Gómez».

Antes de empezar

  • La caja tiene que tener el turno abierto. El botón «Ingreso o retiro» solo aparece con un turno corriendo y la caja activa. Un movimiento fuera de turno no caería en ningún arqueo.
  • Los meseros no anotan movimientos. A ellos no les sale el botón ni la vista «Ingresos y retiros»: es de ADMIN, DUENO, GERENTE y CAJERO.
  • Ten claro el motivo. Es obligatorio, y es lo que va a leer quien revise la caja mañana.

Anotar un retiro

Un retiro es plata que sale del cajón: la recaudación que va a la caja fuerte, el pago al domiciliario, la compra de insumos, las propinas que se le entregan al mesero.

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos y pulsa la tarjeta de tu caja.
  2. Pulsa «Ingreso o retiro».
  3. Escribe el «Monto» con el teclado de la hoja, o con el del computador. Siempre positivo: el sentido lo marca el botón del paso siguiente, no el signo.
  4. En «Qué pasa con el dinero» deja «Sale · retiro».
  5. En «Método» deja «Efectivo», salvo que de verdad se haya movido otra cosa.
  6. Escribe el «Motivo», o pulsa uno de los que propone la hoja: «Pago al domiciliario», «Retiro a la caja fuerte», «Compra de insumos» o «Propinas entregadas».
  7. Pulsa «Registrar retiro · $…», abajo a la derecha.

Sale «Retiro de … anotado» con «El arqueo lo tiene en cuenta en lo que debería haber.», y el retiro aparece en la lista de abajo, en rojo y con un menos. El próximo arqueo va a descontarlo de lo que debería haber.

Ojo: no hay pregunta de confirmación: el botón ya dice qué se va a anotar y por cuánto. Léelo antes de pulsarlo. Si te equivocas, anula el movimiento.

Anotar un ingreso

Un ingreso es plata que entra al cajón sin ser una cuenta: el cambio que trae el dueño, la plata que devuelve un proveedor.

  1. Entra a la caja y pulsa «Ingreso o retiro».
  2. Escribe el «Monto» con el teclado, positivo.
  3. En «Qué pasa con el dinero» elige «Entra · ingreso».
  4. Elige el «Método».
  5. Escribe el «Motivo», o pulsa uno de los propuestos: «Cambio para la noche», «Aporte del dueño» o «Devolución de un proveedor».
  6. Pulsa «Registrar ingreso · $…».

Sale «Ingreso de … anotado». Queda en verde y con un más en la lista de abajo, y el arqueo lo suma a lo que debería haber.

Anotar varios movimientos seguidos

La hoja no se cierra al guardar: el «Monto» y el «Motivo» se vacían y ya puedes escribir el siguiente.

  1. Registra el primero.
  2. Escribe el siguiente «Monto» y su «Motivo».
  3. Cambia «Qué pasa con el dinero» si hace falta.
  4. Pulsa otra vez el botón de registrar.
  5. Cuando termines, pulsa «Cerrar».

Ver lo anotado en el turno

En la hoja, debajo del motivo, está «En este turno», con cada anotación: el motivo, el método, quién la hizo, la hora y el monto. A la derecha del título va el «Neto»: la suma de todo, en rojo si en total salió plata y en verde si entró. Si no hay ninguna, dice «Sin movimientos anotados en este turno.».

Lo mismo se ve sin abrir la hoja: en el detalle de la caja, pulsa «Ingresos y retiros», arriba de la lista. Y en «Debería haber ahora», la fila «Ya incluye ingresos y retiros» dice cuánto suman.

Solo se ven los movimientos del turno que está abierto ahora, desde la apertura aunque haya habido arqueos intermedios. Los de turnos anteriores ya quedaron metidos en el saldo esperado de su arqueo y no hay pantalla que los vuelva a listar uno por uno.

Hay un retiro que no anota nadie: el que deja anular una cuenta de un turno ya cerrado. Aquel arqueo ya contó esa plata, así que la anulación la saca del turno abierto, método por método, con el motivo «Anulación de la cuenta V-…, cobrada en un turno ya cerrado: …». Si después vuelves a cobrar esos platos, el cobro nuevo y el retiro se compensan. → Anular una cuenta

Anular un movimiento mal anotado

Se puede anular mientras el movimiento siga dentro del turno abierto. Una vez que el turno se cierra, el número ya se usó para cuadrar la caja y no se deja tocar.

Ojo: anular no se puede deshacer. Si te equivocaste al anular, toca volver a anotar el movimiento a mano.

  1. Entra a la caja y pulsa «Ingreso o retiro».
  2. Busca el movimiento en «En este turno».
  3. Pulsa «Anular», a la derecha de su monto.
  4. Lee la pregunta «¿Anular el movimiento?»: dice qué anotación se quita, con su monto y su motivo.
  5. Pulsa «Anular».

Sale abajo el aviso «Movimiento de $… anulado», el movimiento desaparece de la lista y el «Neto» se recalcula.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
No aparece el botón «Ingreso o retiro» en el detalle de la caja La caja no tiene turno abierto, o está inactiva, o tu usuario es MESERO. Abre el turno primero. Si la caja está inactiva, actívala con «Activar caja». Si eres mesero, pídeselo al cajero o al gerente.
El botón «Registrar retiro» está gris y no se deja pulsar El «Monto» está en $0. Escribe la cantidad con el teclado.
Bajo el motivo sale «Escribe el motivo: sin él, el movimiento parece un descuadre.» El «Motivo» quedó vacío. Escribe para qué salió o entró la plata, o pulsa uno de los motivos propuestos.
«No se pudo registrar» — «La caja no tiene un turno abierto: abre el turno antes de registrar movimientos.» El turno se cerró desde otra terminal mientras tenías la hoja abierta. Cierra la hoja, abre un turno nuevo y vuelve a anotarlo.
«No se pudo registrar» — «El movimiento no quedó anotado. Inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta: casi siempre es la conexión con el servidor. Revisa la conexión y repite. El movimiento no quedó guardado.
«No se pudo anular» — «El movimiento ya fue incluido en un arqueo.» Ese movimiento es de un turno que ya se cerró. No se puede quitar. Anota el ajuste como un movimiento nuevo y explícalo en el motivo.
La lista sale vacía aunque sí anotaste movimientos Los que ves son solo los del turno abierto ahora mismo. Si el turno ya se cerró, esos movimientos quedaron dentro del saldo esperado de su arqueo y esta hoja no los vuelve a listar.
El arqueo de cierre sale faltando justo lo que se sacó a la caja fuerte El retiro no se anotó. Anota los retiros en el momento. Si ya cerraste, explícalo en las «Observaciones» del arqueo.

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