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Repartir los insumos entre las sucursales

Restaurante · Lectura de 14 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO y GERENTE. Dónde está: Menú → Administración → Gestión de productos. Hace falta comprarlo aparte: no.

El catálogo de insumos es uno solo para toda la cadena, pero no todos los locales manejan lo mismo: en Chapinero se pide el lomo y en Cedritos no entra nunca. Esta pantalla decide, sucursal por sucursal, qué presentaciones se manejan en cada local. Es lo que hace que al almacenista de un local solo le aparezcan sus insumos y no los de los demás.

La pantalla se titula «Productos por sucursal», con «Qué presentaciones se venden en cada sucursal» debajo. Ojo con una palabra: dice que una presentación «se vende» en una sucursal cuando esa sucursal la maneja, aunque sea un insumo que solo se gasta en la cocina.

Antes de empezar

  • Tienen que existir los productos y sus presentaciones. Esta pantalla reparte lo que ya existe; no crea nada. Si sale «Todavía no hay productos», empieza por Productos (insumos).
  • Tienen que existir las sucursales. La franja de debajo de la cabecera las trae todas. → Empresa y sucursales
  • Con una sola sucursal no hace falta venir aquí. Cada presentación nueva queda asignada sola a esa única sucursal.
  • Administrador, dueño y gerente pueden entrar y cambiar el reparto. Los demás roles no ven la entrada en el menú.

Cómo se lee la pantalla

Debajo de la cabecera está la franja «Sucursal»: un botón por cada sucursal de la empresa, con la elegida resaltada y, al lado de cada nombre, cuántas presentaciones se venden ahí. La pantalla entra con la sucursal de este computador ya elegida; si este computador no tiene sucursal, con la primera.

Debajo se lee cuántas maneja la sucursal elegida, por ejemplo «24 de 40 presentaciones se venden en Chapinero», y la regla que frena los interruptores: «Las que tienen stock en la sucursal no se pueden quitar: primero hay que dejar su stock en cero.». A la derecha está «Copiar de otra sucursal».

Después viene el catálogo de insumos, un bloque por producto. Cada bloque trae el nombre del producto, la marca —o «Sin marca»— con cuántas presentaciones tiene, y una etiqueta que dice cuántas maneja la sucursal elegida: «3 de 3 se venden aquí». La etiqueta es:

  • Verde si la sucursal maneja todas las presentaciones de ese producto.
  • Ámbar si maneja algunas.
  • Gris si no maneja ninguna.

A la derecha del bloque están «Asignar todas», si a la sucursal le falta alguna, y el botón ⋯, que abre «Ver el producto» y «Quitar todas de Chapinero».

Los bloques entran abiertos, con sus presentaciones a la vista. Tocar el nombre del producto o su flecha lo pliega; plegado, debajo del nombre dice «toca para verlas».

Cada presentación es una fila con:

  • El modelo y, debajo, «UPC …» o «Sin código», el prefijo si lo tiene, y «no controla inventario» si la presentación no lleva control de stock.
  • El precio en esa sucursal, o «Sin precio».
  • El stock en esa sucursal, como «Stock 12», o «Sin stock». Suma todas las ubicaciones de la sucursal: la bodega, la nevera, la cocina.
  • Lo que dice el interruptor: «Se vende en Chapinero» o «No se vende aquí». Mientras llega lo de la sucursal dice «Comprobando…» y el interruptor espera.
  • El candado, en ámbar, con «Tiene 12 en stock», cuando la presentación se vende ahí y todavía le quedan unidades. Ese interruptor no se deja mover.

El catálogo no llega entero: trae los primeros 20 productos, cada uno con todas sus presentaciones, y los siguientes llegan solos a medida que bajas. Mientras llegan, abajo dice «Cargando más…». La cifra de debajo de la franja no depende de lo que ya llegó: cuenta todo el catálogo, sin las presentaciones eliminadas.

Elegir la sucursal

  1. Mira la franja «Sucursal», debajo de la cabecera. Si hay muchas, las que no caben están en el botón «Más · N».
  2. Pulsa el nombre de la sucursal.
  3. Comprueba que debajo dice «… se venden en» con el nombre correcto.

Mientras llega lo de la otra sucursal, la lista se queda atenuada y los interruptores esperan.

Ojo: la franja trae todas las sucursales de la empresa, no solo la de esta terminal. Léela antes de asignar o quitar.

Buscar un producto

  1. Escribe en el buscador de la cabecera, el que dice «Producto, marca, modelo o UPC».
  2. Espera un instante: la lista se filtra sola, sin pulsar nada.
  3. Borra el texto (o pulsa la ✕ del buscador) para volver a ver el catálogo completo.

Busca por siete cosas a la vez: nombre, marca y descripción del producto; el código UPC, el modelo y el prefijo de la presentación; y el nombre de la categoría. Da igual mayúsculas o minúsculas, pero las tildes y las eñes sí cuentan.

Si nada coincide sale «No hay resultados para «…»» y debajo «Prueba con el nombre, la marca, el modelo o el código.», con el botón «Limpiar la búsqueda».

Ojo: con texto en el buscador, cada producto trae solo las presentaciones que coinciden. «Asignar todas» y «Quitar todas de …» trabajan sobre las que el bloque está mostrando, y la etiqueta «N de M se venden aquí» también las cuenta solo a ellas. Borra la búsqueda antes de usar esos botones si quieres el producto completo.

Asignar una presentación a una sucursal

  1. Elige la sucursal en la franja «Sucursal».
  2. Busca el producto y, dentro de su bloque, la presentación.
  3. Enciende el interruptor de la fila.

Sale abajo ««Lomo» se vende en Chapinero», y las cifras se actualizan solas. A partir de ahí la presentación aparece en Insumos → Productos y en Insumos → Stock de esa sucursal, y se puede pedir al proveedor y contar para ese local.

Asignar no le pone stock: eso se cuenta aparte. → Stock

Quitar una presentación de una sucursal

  1. Elige la sucursal.
  2. Busca la presentación: dice «Se vende en …» y tiene el interruptor encendido.
  3. Apaga el interruptor.

No pregunta: sale abajo ««Lomo» ya no se vende en Chapinero» con «Deshacer», que la vuelve a asignar. No se pierde nada —el producto, sus códigos y sus precios siguen igual, y las demás sucursales no cambian—.

No se puede quitar si en esa sucursal todavía quedan unidades. La fila lo dice antes de tocarla: el candado con «Tiene 12 en stock» y el interruptor quieto. Es a propósito: si se dejara quitar, esas unidades quedarían colgando sin sucursal. Baja el stock a cero primero, en Stock, y vuelve a intentarlo.

Asignar o quitar un producto entero

Es el atajo para no mover las presentaciones una por una. En un teléfono también están: bajan a una segunda línea del bloque.

Asignar todas

  1. Elige la sucursal.
  2. Busca el bloque del producto (no hace falta abrirlo).
  3. Pulsa «Asignar todas».

Agrega a esa sucursal las presentaciones que le falten; las que ya tenía se quedan igual. Sale «Carne de res: 2 presentaciones más en Chapinero», la etiqueta se pone verde y el botón desaparece.

Quitar todas de una sucursal

Ojo: puede vaciar un producto entero de esa sucursal. Pregunta antes, no se borra el catálogo y las demás sucursales no se tocan, pero para devolverlo hay que volver a asignarlo.

  1. Elige la sucursal.
  2. Pulsa el botón ⋯ del bloque del producto.
  3. Pulsa «Quitar todas de Chapinero». Debajo dice «Solo las que no tienen stock · pide confirmar».
  4. Lee la pregunta, por ejemplo «¿Quitar Carne de res de Chapinero?» / «Se dejarán de vender 2 presentaciones. Una se queda porque tiene stock.», y pulsa «Sí». Con «No» no cambia nada.

Sale «Carne de res: 2 presentaciones menos en Chapinero». Las que tienen stock en esa sucursal se quedan. Si todas las que se venden ahí tienen stock, no pregunta nada y sale «No hay nada que quitar» con el motivo.

Copiar lo que se vende en otra sucursal

Es la forma de poner en marcha un local nuevo: hereda los insumos del que ya trabaja y después le quitas lo que no vaya a usar. Se hace desde la sucursal que recibe.

  1. En la franja «Sucursal», elige la sucursal nueva, la que va a recibir.
  2. Pulsa «Copiar de otra sucursal». Se abre la lista de las demás sucursales, cada una con cuántas presentaciones vende, bajo el aviso «Lo que se vende en la sucursal que elijas pasa a venderse también en …» con el nombre de la sucursal nueva.
  3. Pulsa la sucursal de la que quieres copiar.
  4. Lee la pregunta —«¿Copiar los productos de Usaquén?» / «Todo lo que se vende en Usaquén pasará a venderse también en Cedritos. Lo que ya se vende en Cedritos no cambia y no se quita nada.»— y pulsa «Sí».

Al terminar sale abajo «Se copiaron 24 presentaciones de Usaquén». Si el destino ya las tenía todas, sale «Cedritos ya tenía todo lo de Usaquén» y no cambia nada.

Copiar solo suma. Se agregan al destino las presentaciones que le faltaban y se conserva todo lo que ya tenía. No borra nada, así que repetir la copia no duplica ni daña nada. Lo que no copia es el stock —la sucursal nueva hereda qué maneja, no cuánto tiene— ni las presentaciones eliminadas o de productos que están en «Eliminados».

Ojo: el sentido importa. Lo copiado entra en la sucursal que tienes elegida en la franja, no en la que pulsas en la lista. Lee la pregunta de confirmación antes de aceptar.

Si la empresa tiene una sola sucursal, el botón «Copiar de otra sucursal» no sale.

Ir al catálogo completo

El botón «Todos los productos», arriba a la derecha, sale de esta pantalla y lleva a «Todos los productos»: el listado de toda la cadena, con «Nuevo producto» para dar de alta y el botón «Eliminados» para ver la papelera. Desde ahí se vuelve con «Volver a Gestión de productos». «Ver el producto», en el ⋯ de cada bloque, abre la ficha de ese producto.

A su lado, «Importar» abre la carga de productos desde una hoja de cálculo. → Importar insumos desde un archivo

Eso ya es el mantenedor del catálogo, no el reparto por sucursales. → Productos (insumos)

Preguntas frecuentes

¿Quitar una presentación de aquí la borra del catálogo? No. Sale de esa sucursal y nada más. El producto, sus códigos y sus precios siguen intactos, y las demás sucursales no se enteran.

Creé una presentación y no aparece en ninguna sucursal. Con dos o más sucursales el reparto no se hace solo: hay que asignarla aquí. Con una sola sucursal sí queda asignada sola al crearla.

¿Por qué la cifra de arriba es más grande que lo que veo en la lista? Porque cuenta todo el catálogo, y la lista va llegando de 20 productos en 20. Baja y los demás aparecen.

¿Esto es lo mismo que «Platos por sucursal»? Es el mismo patrón, pero con otro catálogo. Aquí se reparten los insumos que se compran; allí se reparten los platos que se venden. → Platos por sucursal

Copié una sucursal en otra. ¿Se llevó el stock? No. Se lleva la lista de qué presentaciones maneja la sucursal. El conteo hay que hacerlo en el local nuevo. → Stock

¿Puedo deshacer una copia? No hay un botón para eso. Se deshace a mano, quitando de la sucursal de destino lo que no debía entrar.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
Abajo, «Tu rol no abre «Gestión de productos»» — «Te llevamos al inicio.» Entraste con un rol que no es administrador, dueño ni gerente (por ejemplo, con un enlace guardado). Ya quedas en Inicio. Entra con un usuario de esos tres roles.
«No hay sucursales» — «Crea una sucursal en Configuración → Empresa para asignarle productos.» No hay sucursales registradas. Créalas en Empresa y sucursales.
«No se pudieron cargar las sucursales» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» El servidor no respondió al pedir las sucursales. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
«Todavía no hay productos» — «Crea el primero en Todos los productos, o tráelos de una hoja de cálculo con Importar.» El catálogo de insumos está vacío. Pulsa «Ir a Todos los productos». → Productos (insumos)
«No hay resultados para «…»» — «Prueba con el nombre, la marca, el modelo o el código.» Nada coincide con lo que escribiste. Pulsa «Limpiar la búsqueda», o prueba con menos letras, con la marca o con el código UPC.
«No se pudieron cargar los productos» — «Revisa la conexión con el servidor e inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor al abrir la pantalla o al buscar. Revisa la red y pulsa «Reintentar».
Al bajar por la lista sale «No se pudieron cargar las siguientes.» Se cortó la conexión mientras llegaba la siguiente tanda; los productos que ya ves siguen bien. Pulsa «Reintentar», justo al lado.
«No se pudo saber qué se vende en Chapinero. Los interruptores esperan hasta que llegue.» No llegó la lista de lo que se vende en esa sucursal. Pulsa «Reintentar», al lado del aviso.
El interruptor de una fila no se deja mover y tiene un candado con «Tiene 12 en stock» Esa presentación todavía tiene unidades en esa sucursal, en alguna de sus ubicaciones. Baja a cero cada ubicación en Stock y vuelve a intentarlo.
«No se pudo quitar» — ««Lomo» sigue vendiéndose en Chapinero. Si tiene stock en la sucursal, no se puede quitar.» El servidor no la quitó: le quedaba stock que esta pantalla todavía no veía, o no hubo respuesta. Vuelve a entrar a la pantalla para recargarla y mira su stock en Stock.
«No se pudo asignar» — ««Lomo» sigue sin venderse en Chapinero. Inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta del servidor, o la presentación se eliminó desde otro equipo (una eliminada no se asigna). Vuelve a elegir la sucursal para recargar, mira cómo quedó y repite.
«Algunas no se asignaron» — «1 de 3 presentaciones de Carne de res no se pudieron asignar. Inténtalo de nuevo.» Una parte de «Asignar todas» falló; el resto sí entró. Pulsa otra vez «Asignar todas»: solo intenta las que faltan.
«No hay nada que quitar» Todas las presentaciones de ese producto que se venden ahí tienen stock, o el producto no se vende en esa sucursal. Baja el stock a cero primero, o revisa qué sucursal tienes elegida.
«No se pudieron quitar» — «Alguna de las presentaciones tiene stock en la sucursal y no se puede quitar. Ninguna cambió.» Al servidor le constó stock en alguna de las que ibas a quitar. Revisa su stock en Stock y repite.
«No se pudieron quitar» — «No hubo respuesta del servidor. Las presentaciones siguen como estaban.» Se cortó la conexión. Revisa la red y repite.
«No se pudo copiar» — «Lo que se vende en la sucursal quedó como estaba. Inténtalo de nuevo.» La sucursal de destino ya no existe, o no hubo respuesta del servidor. Comprueba que la sucursal sigue activa y repite. → Empresa y sucursales
«Cedritos ya tenía todo lo de Usaquén» No es un error: al destino no le faltaba ninguna. Nada. Si esperabas cambios, revisa qué sucursal tenías elegida en la franja.
Las presentaciones se copiaron a la sucursal equivocada Lo copiado entra en la sucursal elegida en la franja, no en la que se pulsa en la lista. Quítalas a mano de esa sucursal con «Quitar todas de …» o fila por fila, y repite la copia desde la sucursal correcta.
Asignaste la presentación pero el almacenista sigue sin verla Su terminal está en otra sucursal, o todavía no ha recargado. Comprueba a qué sucursal pertenece esa terminal. → Configuración de la terminal

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