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Abrir y cerrar el turno

Restaurante · Lectura de 16 minutos

Para quién: ADMIN, DUENO, GERENTE, CAJERO y MESERO. Dónde está: Caja → Cajas y turnos → la tarjeta de tu caja. También se abre sola al entrar a una cuenta en Cobrar sin turno, y se llega desde «Más», con el botón «Ver la caja» o «Abrir el turno» del aviso del turno. Hace falta comprarlo aparte: no.

Abrir el turno es decirle al sistema con cuánta plata arrancas. Cerrarlo es contar lo que quedó y dejar por escrito si cuadró o no. Entre una cosa y otra, cada cuenta que cobras se va sumando sola a lo que el sistema espera encontrar en el cajón.

Las dos cosas se hacen en la misma hoja, que sale por la derecha. Así se ve al cerrar:

Hoja Cerrar turno

  1. «Cómo vas a contar». «Por total» para escribir solo la cifra de cada método, o «Por desglose» para contar billete por billete. Este computador recuerda lo que elegiste para la próxima vez.
  2. El importe y el teclado. Arriba, en grande, lo que estás escribiendo: «Efectivo contado», «Tarjeta contado» o «Transferencia contado», según el método que tocaste en la tabla. «Igual al esperado» copia de un toque lo que el sistema espera de ese método. El teclado del computador también sirve.
  3. «Tipo de arqueo». «Cierre», «Intermedio», «Emergencia» o «Auditoría». Solo les sale a ADMIN, DUENO y GERENTE; a los demás el arqueo se les registra como «Cierre».
  4. La tabla. Por cada método, lo «Esperado» y lo «Contado», y abajo el «Total». Toca la fila de un método para escribirlo con el teclado. Lo esperado es el fondo inicial, más las cuentas cobradas del turno, más o menos los ingresos y retiros que se anotaron. Si hubo alguno, más abajo una nota lo recuerda: «Lo esperado ya incluye retiros del turno por … y el fondo de ….».
  5. La diferencia. «Todo cuadra» en verde, «No cuadra: falta dinero» en rojo o «No cuadra: sobra dinero» en amarillo, con lo que falta o sobra en cada método y, a la derecha, la diferencia «en total».
  6. «Propinas en efectivo · sepáralas antes de contar». Solo aparece si se cobraron propinas en efectivo. Esa plata está en el cajón pero es del mesero, no del negocio, y lo esperado del efectivo ya no la cuenta. Ver Las propinas.
  7. «Observaciones». Obligatorias: sin esto no se guarda nada. Si no pasó nada raro, «Sin novedad» las llena de un toque.
  8. «Registrar cierre». Guarda el arqueo y cierra el turno. Su nombre cambia con el tipo: «Registrar arqueo intermedio», «Registrar arqueo de emergencia» o «Registrar auditoría». Al abrir el turno dice «Abrir turno · $…», con el fondo.

Abajo a la izquierda, la hoja dice a nombre de quién queda el arqueo: «Queda a nombre de …», el usuario con el que entraste.

Antes de empezar

  • La caja tiene que estar activa para abrir un turno. Si se desactivó con el turno abierto, el detalle de la caja no muestra «Cerrar turno»: actívala para cerrarlo.
  • Una caja tiene un solo turno abierto a la vez: no se abre otro encima, y sin turno abierto no hay nada que arquear.
  • Cuenta el dinero antes de abrir la hoja, o mientras la llenas «Por desglose». Se cuenta en la mano, no en la pantalla.
  • Un arqueo registrado no se corrige ni se borra desde esta pantalla. Si te equivocas, lo único que queda es hacer otro y explicarlo en las «Observaciones».

Abrir el turno

  1. Ve a Caja → Cajas y turnos.
  2. Pulsa la tarjeta de tu caja. Tiene que decir «Sin turno».
  3. Pulsa «Abrir turno». Se abre la hoja «Abrir turno · Caja …», con el subtítulo «Cuenta el efectivo con el que arranca».
  4. Mira el recuadro «Turno anterior»: el último arqueo de esta caja, cuándo fue, quién lo hizo, y lo que dejó en efectivo y en total. Si la caja es nueva, en su lugar dice «Es el primer turno de esta caja.».
  5. Escribe el «Fondo inicial» con el teclado: el efectivo con el que arranca la caja. Puede ser $0 si no se entrega base.
  6. Escribe las «Observaciones». Con una línea basta, del estilo de base del servicio de la noche, o pulsa «Sin novedad».
  7. Pulsa «Abrir turno · $…», abajo a la derecha. No hay pregunta de confirmación: el botón ya dice con cuánto abres.

Sale abajo el aviso «Turno abierto con $…», la hoja se cierra y la caja pasa a decir «Turno abierto». Desde ese momento ya se puede cobrar.

Ojo: el fondo inicial es la referencia contra la que vas a cuadrar al final. Escribe lo que de verdad hay en el cajón, no lo que debería haber.

Abrir el turno desde la pantalla de cobro

Si entras a una cuenta en Cobrar y la caja de esta terminal no tiene turno abierto, la misma hoja se abre sola como «Abrir turno», con el aviso «Para cobrar hace falta un turno abierto» / «Puedes cerrar esta hoja e ir a otra sección, pero el cobro no se registrará hasta que el arqueo quede hecho.»

  1. Escribe el «Fondo inicial».
  2. Escribe las «Observaciones».
  3. Pulsa «Abrir turno · $…».

La cuenta se carga y ya puedes cobrar. Si en vez de eso cierras la hoja, te quedas en la pantalla de cobro, que dice «Para cobrar hace falta un turno abierto» con un botón «Abrir turno» para volver a la hoja. → Abrir el turno sin salir de Cobrar

Ojo: si lo que había era un turno de ayer sin cerrar, la hoja no sale como «Abrir turno» sino como «Cerrar turno», con el aviso «Este turno viene de hace muchas horas»: el turno lleva más de 18 horas desde su último arqueo y para cobrar ya no vale. Ciérralo contando la caja; enseguida la hoja vuelve como «Abrir turno» para empezar el nuevo. Sin el turno nuevo el cobro no pasa: sale «El turno de esta caja está cerrado: ábrelo antes de cobrar.»

Cerrar el turno

Este es el arqueo del final del servicio: cuentas todo, lo comparas con lo que el sistema esperaba y cierras.

Ojo: al confirmar, el turno queda cerrado y no se puede reabrir. Las cuentas que se cobren después van a pedir un turno nuevo. Y el arqueo tampoco se puede editar.

  1. Saca del cajón las propinas en efectivo, cuenta lo que queda y ten a mano los totales del datáfono.
  2. Ve a Caja → Cajas y turnos y pulsa la tarjeta de tu caja.
  3. Pulsa «Cerrar turno». Se abre la hoja «Cerrar turno · Caja …».
  4. Si eres ADMIN, DUENO o GERENTE, deja el «Tipo de arqueo» en «Cierre».
  5. En la tabla, toca «Efectivo» y escribe con el teclado lo que contaste. Si da exacto lo esperado, «Igual al esperado» lo copia de un toque.
  6. Toca «Tarjeta» y escribe el total del datáfono; después toca «Transferencia» y escribe lo que entró al banco.
  7. Mira el recuadro de la diferencia, debajo de la tabla.
  8. Escribe las «Observaciones». Si hay diferencia, explícala aquí: es lo único que va a quedar escrito.
  9. Pulsa «Registrar cierre».
  10. Lee la pregunta «¿Cerrar el turno?». Dice en palabras lo que va a pasar, por ejemplo «Se cerrará el turno de la caja 001 con $1.240.000 contados · faltan $10.000. Para volver a cobrar habrá que abrir otro.»
  11. Pulsa «Cerrar el turno». Si quieres revisar algo antes, «Seguir contando» te deja en la hoja.

Sale abajo el aviso «Turno cerrado · $1.240.000» con cómo quedó —«Todo cuadra.», «Faltaron $10.000.» o «Sobraron …»—. El arqueo aparece en «Arqueos» con la etiqueta «Cierre», y la caja vuelve a decir «Sin turno».

Si eres CAJERO o MESERO no verás el «Tipo de arqueo»: tu arqueo se registra siempre como «Cierre» y cierra el turno. Si lo que querías era contar a mitad de servicio sin cerrar, pídeselo a un ADMIN, al DUENO o a un GERENTE.

Contar por denominación

Es opcional, pero es lo que salva una discusión: deja escrito cuántos billetes de cada valor contaste. Sirve igual al abrir que al cerrar.

  1. Con la hoja abierta, en «Cómo vas a contar» pulsa «Por desglose».
  2. Pulsa «Agregar denominación».
  3. Si estás cerrando, elige el método de la fila: «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia». Al abrir el turno todas las filas son efectivo.
  4. Escribe el valor del billete o la moneda, por ejemplo 50000.
  5. Ajusta la cantidad con − y +. A la derecha sale lo que suma esa fila.
  6. Repite desde el paso 2 con cada denominación.
  7. Si te sobra una fila, pulsa el bote de basura de su derecha.

Mientras no agregues ninguna, ahí dice «Agrega cada denominación que vas a contar: cuánto vale y cuántas hay.». Arriba, «Del último arqueo, a un toque» ofrece los valores que se contaron la vez pasada en esta caja: pulsa uno y queda agregado. Una fila sin valor o sin cantidad dice «no suma».

Con el desglose no se escribe el total: la tabla lo suma sola por método, y debajo de cada uno dice «del desglose». Las dos formas no se mezclan: lo que cuentes «Por total» no guarda desglose.

El desglose se queda guardado en el arqueo: en «Arqueos», pulsando su fila, sale en «Desglose». En el comprobante impreso sale en los arqueos de cierre; en los de apertura el papel solo lleva el fondo inicial.

Hacer un arqueo intermedio sin cerrar el turno

Sirve para contar la caja a media tarde, cuando cambia el cajero o cuando se saca la recaudación, sin partir el servicio en dos turnos.

Solo lo pueden hacer ADMIN, DUENO y GERENTE, que son los que tienen el «Tipo de arqueo».

  1. Cuenta el dinero.
  2. Entra a la caja y pulsa «Arqueo intermedio». La hoja sale como «Arqueo intermedio · Caja …», con «Intermedio» elegido y la etiqueta «El turno sigue abierto después de este arqueo».
  3. Escribe lo contado de cada método.
  4. Escribe las «Observaciones»: di por qué estás contando a media jornada.
  5. Pulsa «Registrar arqueo intermedio». No pregunta: el turno no se cierra.

Sale abajo el aviso «Arqueo intermedio registrado · $…» con cómo quedó. El turno sigue abierto y se puede seguir cobrando. El intermedio es un conteo de control, no un turno nuevo: lo que el sistema espera se sigue contando desde la apertura, con su fondo inicial, y las tarjetas y transferencias de antes del intermedio siguen sumando. El intermedio deja su propia diferencia en el historial, y la del cierre es la de todo el turno.

Para cobrar, el turno vuelve a valer 18 horas contadas desde el intermedio.

Los otros dos tipos, «Emergencia» y «Auditoría», sí cierran el turno, igual que «Cierre»: al elegirlos la hoja lo avisa con «Como un cierre, deja la caja sin turno», y al registrar pregunta «¿Registrar el arqueo de emergencia?» o «¿Registrar el arqueo de auditoría?», con el botón «Registrar». Úsalos solo cuando quieras que quede marcado en el historial por qué se contó la caja.

Comparar lo contado con lo esperado

El sistema no adivina lo que hay en el cajón: lo calcula. El «Total» de la columna «Esperado» es el fondo inicial con el que se abrió, más lo cobrado en el turno, más los ingresos y menos los retiros que se anotaron. Al efectivo se le restan además las propinas que se pagaron en efectivo, que se separan antes de contar. Lo calcula el servidor en el momento de guardar: lo que queda registrado como esperado no depende de lo que mostraba la pantalla.

En cuanto escribes lo contado, el recuadro de la diferencia lo compara:

  • «Todo cuadra», en verde, solo si cuadran los tres métodos a la vez.
  • «No cuadra: falta dinero», en rojo, si falta en alguno.
  • «No cuadra: sobra dinero», en amarillo, si solo sobra.
  • Debajo dice qué método no cuadra y por cuánto —«Efectivo: faltan $10.000»— y a la derecha va la diferencia «en total».
  • Lo que queda registrado como diferencia del arqueo es solo la del efectivo. Es lo único que puede desaparecer del cajón: lo cobrado con tarjeta o transferencia queda en el datáfono y en el banco.

Después, en «Arqueos», cada arqueo dice cómo quedó: «Cuadró», «Faltaron …» o «Sobraron …». Pulsando la fila sale también lo «Esperado».

Las propinas

Las propinas no son del negocio, y el arqueo las trata según dónde estén:

  • Las de efectivo salen en la franja amarilla «Propinas en efectivo · sepáralas antes de contar», con el monto. Lo esperado del efectivo no las incluye: sácalas del cajón, entrégalas y cuenta lo que queda. Si las dejas adentro, el efectivo sale sobrando justo por ese monto.
  • Las de tarjeta y transferencia no se pueden separar: el datáfono y el banco las suman a su total. Por eso sí están en lo esperado de «Tarjeta» y «Transferencia», y debajo sale una nota «Propinas con tarjeta (…) …: ya están en lo esperado de su método, como en el datáfono y en el banco. No las separes.» Cuenta esos métodos tal como los da el datáfono. Si al mesero se le pagan en efectivo del cajón, anótalo como un retiro. → Ingresos y retiros

Cuando una cuenta se paga entre varios métodos, la propina se toma primero del método principal.

Las mismas cifras se ven sin abrir la hoja, en el detalle de la caja: «Propinas en efectivo · sepáralas» y «Propinas con tarjeta y transferencia, ya incluidas», dentro de «Debería haber ahora».

Ver qué se contó en el último arqueo

Al abrir la hoja para cerrar, debajo del título dice cuál fue el último arqueo, cuándo y quién lo hizo, por ejemplo «Último arqueo: apertura hoy a las 7:02 · Laura Gómez». Al abrir el turno, lo mismo sale en el recuadro «Turno anterior», con lo que dejó en efectivo.

Para ver el detalle de cualquier arqueo:

  1. Entra a la caja y pulsa «Arqueos».
  2. Pulsa la fila del arqueo.
  3. Mira lo contado en «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia», lo «Esperado» y, si lo hubo, el «Desglose».
  4. Para cerrarla, pulsa la fila otra vez.

Cuando algo no sale

Lo que ves Por qué pasa Qué hacer
Bajo «Observaciones» sale «Escribe una observación: queda con el arqueo.» El campo «Observaciones» quedó vacío. Escribe aunque sea una línea, o pulsa «Sin novedad», y vuelve a pulsar el botón de guardar.
«No se registró el arqueo» / «Inténtalo de nuevo.» El servidor rechazó el arqueo y no dijo por qué. La hoja sigue abierta con lo que escribiste. Vuelve a pulsar. Si se repite, cierra la hoja, vuelve a entrar a la caja y mira si dice «Turno abierto» o «Sin turno»: el botón grande te dice qué toca.
«No se registró el arqueo» / «No hubo respuesta del servidor. Inténtalo de nuevo.» No hubo respuesta: casi siempre es la conexión con el servidor. Revisa la conexión y vuelve a pulsar. No vuelvas a contar: lo escrito sigue en la hoja.
«No se registró el arqueo» / «La caja ya tiene el turno abierto: ciérralo antes de abrir otro.» Alguien abrió el turno desde otra terminal mientras tenías la hoja abierta. Cierra la hoja y vuelve a entrar a la caja: ya se puede cobrar.
«No se registró el arqueo» / «La caja no tiene un turno abierto: no hay nada que arquear.» Alguien cerró el turno desde otra terminal mientras contabas. Cierra la hoja y vuelve a entrar. Si el servicio sigue, abre un turno nuevo.
«No se registró el arqueo» / «La caja … está inactiva: actívala para abrir un turno.» La caja está desactivada. Que un ADMIN, DUENO o GERENTE la active con «Activar caja».
«No se pudo traer lo esperado para mostrarlo aquí. Al guardar, el servidor lo calcula igual y registra la diferencia del efectivo: la verás en los arqueos de la caja.» y la columna «Esperado» con «—» La hoja no pudo traer lo esperado del servidor. Cierra la hoja y vuelve a abrirla para poder comparar antes de registrar. Si registras igual, la diferencia queda en el arqueo: míralo en «Arqueos».
La hoja no tiene la tabla de lo esperado Estás abriendo turno, no cerrándolo: al abrir no hay nada contra qué comparar. En su lugar sale «Turno anterior». Es normal. Escribe el «Fondo inicial» y sigue.
El detalle dice «Abrir turno» cuando esperabas cerrar Esta caja no tiene turno abierto: alguien ya lo cerró. Si el servicio sigue, abre uno nuevo. Si buscabas el arqueo de cierre, míralo en «Arqueos».
No aparecen los botones del turno en el detalle de la caja La caja está inactiva. Pulsa «Activar caja». Eso lo hacen ADMIN, DUENO o GERENTE.
No te sale el selector «Tipo de arqueo» ni el botón «Arqueo intermedio» Tu usuario es CAJERO o MESERO. Tu arqueo se registra como «Cierre», que es lo normal al terminar. Para un intermedio o una auditoría, pídeselo a un ADMIN, al DUENO o a un GERENTE.
El efectivo sale sobrando justo por el valor de las propinas en efectivo Se contó el cajón con las propinas adentro. Sácalas del cajón y vuelve a escribir el efectivo. Lo esperado ya no las cuenta.
La tarjeta sale sobrando justo por sus propinas Se restaron las propinas del total del datáfono. Escribe el total del datáfono tal cual: lo esperado de la tarjeta ya incluye sus propinas.
El turno lleva abierto desde ayer y Cobrar abre la hoja «Cerrar turno» Para cobrar, un turno solo vale 18 horas desde su último arqueo. El menú sigue diciendo «Turno abierto», pero para cobrar ya no sirve. Cierra el turno viejo contando la caja y abre el nuevo en la misma hoja.

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